Hysbysiad Preifatrwydd Gweinyddu'r Gweithlu

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar gyfer Gweinyddu'r Gweithlu (mae hyn yn cynnwys cyflogeion, gweithwyr a gwirfoddolwyr)

 Mae'r Cyngor yn gyflogwr ac mae'n darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae gwneud y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am ein gweithlu, sy'n cynnwys cyflogeion a gweithwyr, p'un a ydyn nhw'n cael eu talu neu beidio, a chadw cofnodion amdanyn nhw. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad ni o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddu'r gweithlu. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud. 

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma yn esbonio rhagor am sut mae Cyngor Rhondda Cynon Taf (y sefydliad) yn defnyddio data ei weithlu, sy'n cynnwys cyflogeion a gweithwyr, sy'n derbyn tâl neu beidio, gan gynnwys gwirfoddolwyr. Os ydych chi'n wirfoddolwr, fydd rhai rhannau o'r hysbysiad   preifatrwydd yma ddim yn berthnasol i chi, er enghraifft o ran prosesu data at ddibenion y gyflogres. 

Caiff data gan gyflogai a gweithwyr ei ddefnyddio i reoli'r cytundeb cyflogaeth, sy'n cynnwys monitro perfformiad a phresenoldeb, hyfforddiant a datblygiad a'r gyflogres. Gweithlu'r Cyngor yw ei ased mwyaf gwerthfawr ac mae'r Adran Adnoddau Dynol yn chwarae rhan flaenllaw mewn datblygu a chynnal amodau ac arferion cyflogaeth da ar gyfer yr holl staff, a sicrhau bod gyda nhw'r adnoddau sydd eu hangen. Serch hynny, mae data'r gweithlu hefyd yn cael ei ddefnyddio gan eich adran a meysydd eraill y Cyngor fel Adran y Gyflogres a'r Adran Bensiynau.

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Mae Cyngor Rhondda Cynon Taf yn casglu ac yn prosesu data personol sy'n ymwneud â'i gyflogeion a'i weithwyr presennol a blaenorol er mwyn rheoli'r berthynas gyflogaeth. Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys: 

• Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni
• Manylion cyswllt e.e. cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhyw
• Telerau ac amodau eich cyflogaeth
• Manylion eich cymwysterau, eich sgiliau, eich profiad a'ch hanes cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol ac o fewn y sefydliad
• Gwybodaeth am eich tâl, gan gynnwys eich hawl i fuddion fel pensiynau
• Gwybodaeth am eich treuliau a lwfansau
• Gwybodaeth am eich tâl, gan gynnwys ffigurau gros (cyn didyniadau) a ffigurau net (ar ôl didyniadau)
• Gwybodaeth am dâl ac oriau hanesyddol, a gaiff ei defnyddio at ddibenion yr Adran Bensiynau (er mwyn datrys ymholiadau gan yr Adran Bensiynau sy'n cyfrifo'ch buddion pensiwn)
• Didyniad o'ch tâl a 'thaliadau' Treth y Cyngor, Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol Prudential (AVC) a gwahanol ffioedd aelodaeth, h.y. Undebau Llafur, Ysbytai Cymreig a sefydliadau elusennol amrywiol (o dan drefniadau 'Rhoi wrth i chi ennill'), os ydych chi'n talu am y rhain trwy'ch cyflog
• Manylion unrhyw atafaeliad enillion (gorchmynion Llys) sydd gyda chi
• Didyniadau aberthu cyflog a chyflwyno'r P11D i Wasanaethau Cyllid a Thollau ei Mawrhydi (HMRC) ar ddiwedd y flwyddyn i roi gwybod am unrhyw fuddion trethadwy
• Eich cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu
• Gwybodaeth am eich statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion a chysylltiadau mewn argyfwng
• Gwybodaeth am eich cenedligrwydd a'ch hawl i weithio yn y DU
• Gwybodaeth am eich cofnod troseddol, os yw'n hanfodol i'ch rôl
• Manylion eich amserlen (dyddiau ac oriau gwaith) a phresenoldeb yn y gwaith
• Manylion am gyfnodau o absenoldeb rydych chi wedi'u cymryd, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb oherwydd salwch, gwyliau teuluol, a'r rhesymau dros yr absenoldeb
• Manylion am unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno rydych chi wedi bod yn gysylltiedig â nhw, gan gynnwys unrhyw rybuddion sy wedi cael eu rhoi i chi a gohebiaeth gysylltiedig
• Asesiadau o'ch perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, adolygu a graddio perfformiad, cynlluniau gwella perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig
• Gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gyda chi anabledd mae angen i'r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer
• Gwybodaeth monitro cyfleoedd cyfartal gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol a chrefydd neu gred

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Gall y sefydliad gasglu'r wybodaeth yma mewn ffyrdd amrywiol. Er enghraifft, mae modd casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych chi, e.e.

• Trwy ffurflenni cais, CVs neu grynodebau eraill
• O'ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill fel eich trwydded yrru
• O ffurflenni rydych chi wedi'u llenwi ar ddechrau neu yn ystod eich cyflogaeth, fel gwybodaeth o'ch ffurflen gais
• Gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn ein gohebiaeth â chi
• Trwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu asesiadau eraill, er enghraifft goruchwylio, adolygu ac arfarnu perfformiad a chyfweliadau dychwelyd i'r gwaith.
• O'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu i ni eich hun trwy'r porth staff
• O wybodaeth efallai byddwch chi'n ei datgelu yn rhan o'ch ymgysylltiad â grwpiau/fforymau cefnogi staff/ymgysylltu â staff
• Mewn rhai achosion, mae modd i'r sefydliad gasglu data personol amdanoch chi gan drydydd parti, fel geirdaon gan eich cyn-gyflogwyr neu diwtoriaid, gwybodaeth gan Reoleiddiwr neu achos llys y tu allan i'r gwaith, a'r cyfryngau cymdeithasol. Mae modd i'r sefydliad hefyd gasglu gwybodaeth gan ddarparwyr gwiriadau cefndir at ddibenion cyflogaeth sy'n cynnwys (ond heb eu cyfyngu i) gyrff rheoleiddio, gwybodaeth gan asiantaethau gwirio credyd a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol sy'n cael eu caniatáu yn ôl y gyfraith.

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Mae prosesu eich data yn caniatáu i'r sefydliad: 

• Rhedeg prosesau recriwtio a dyrchafu
• Cynnal cofnodion cyflogaeth a manylion cyswllt cywir a diweddar (gan gynnwys manylion am bwy i gysylltu â nhw os bydd argyfwng), a chofnodion o hawliau cytundebol a statudol cyflogeion a gweithwyr
• Er mwyn talu eich cyflog ac unrhyw daliadau ychwanegol efallai bydd yn ddyledus bob mis
• Er mwyn talu eich trethi cyflogaeth i Wasanaethau Cyllid a Thollau ei Mawrhydi
• Er mwyn bod mor sicr ag sy'n bosibl eich bod chi'n addas i gael eich cyflogi yn y swydd   rydych chi wedi'ch contractio i weithio ynddi
• Gweithredu a chadw cofnod o brosesau disgyblu a chwyno, er mwyn sicrhau ymddygiad derbyniol yn y gweithle
• Gweithredu a chadw cofnod o berfformiad cyflogeion a gweithwyr a phrosesau cysylltiedig, er enghraifft hyfforddiant a datblygiad, cynlluniau ar gyfer datblygu gyrfa, ac ar gyfer cynllunio olyniaeth a dibenion rheoli'r gweithlu
• Gweithredu a chadw cofnod o berfformiad cyflogeion a gweithwyr a phrosesau cysylltiedig, er enghraifft hyfforddiant a datblygiad, cynlluniau ar gyfer datblygu gyrfa, ac ar gyfer cynllunio olyniaeth a dibenion rheoli'r gweithlu
• Gweithredu a chadw cofnod o absenoldeb a gweithdrefnau rheoli absenoldeb, er mwyn rheoli'r gweithlu yn effeithiol a sicrhau bod cyflogeion a gweithwyr yn derbyn y tâl neu'r buddion eraill mae gyda nhw'r hawl iddyn nhw eu derbyn
• Cael cyngor iechyd galwedigaethol, i sicrhau bod y sefydliad yn cydymffurfio â'i   ddyletswyddau yn ymwneud ag unigolion ag anableddau, ei fod yn bodloni ei   rwymedigaethau o dan y gyfraith iechyd a diogelwch, a sicrhau bod y cyflogai a'r gweithiwr yn derbyn y tâl neu'r buddion eraill y mae gyda nhw'r hawl iddyn nhw
• Yn unol â'ch cais, rhoi cymorth ichi â grwpiau/fforymau cefnogi staff/ymgysylltu â staff
• Sicrhau gweinyddu materion adnoddau dynol cyffredinol a busnes yn effeithiol
• Darparu geirdaon ar gais ar gyfer gweithwyr presennol a blaenorol
• Ymateb i hawliadau cyfreithiol ac amddiffyn yn eu herbyn
• Rhoi gwybodaeth am gyflogau ac oriau i'r Adran Bensiynau ar gyfer llunio Datganiad Buddion blynyddol
• At ddibenion modelu ystadegol ac ariannol

Mae rhai categorïau arbennig o ddata personol, fel gwybodaeth am darddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol neu grefydd neu gred yn cael eu prosesu at ddibenion monitro cyfleoedd cyfartal. Mae hyn er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol yn ymwneud â chyflogaeth. Mae'r data mae'r sefydliad yn ei ddefnyddio at y dibenion yma yn ddienw ac mae cyflogeion a gweithwyr yn   dewis datgelu'r wybodaeth yma. Gallan nhw hefyd ofyn bod y sefydliad ddim yn prosesu'r data yma ar gyfer monitro cyfleoedd cyfartal ar unrhyw adeg. Mae cyflogeion a gweithwyr yn gwbl rydd i benderfynu a ydyn nhw'n darparu data o'r math yma ai peidio a does dim canlyniadau o beidio â gwneud hynny.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?  

Rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth i brosesu data i ymrwymo i gytundeb cyflogaeth gyda chi ac i fodloni rhwymedigaethau o dan eich cytundeb cyflogaeth. Er enghraifft, mae angen i ni brosesu eich data fel bod modd i ni roi cytundeb cyflogaeth i chi, i'ch talu yn ôl eich cytundeb cyflogaeth ac i weinyddu buddion fel pensiwn.

Mewn rhai achosion, mae angen i'r sefydliad brosesu data i sicrhau ei fod yn bodloni ei   rwymedigaethau cyfreithiol, e.e. i wirio hawl cyflogai neu weithiwr i weithio yn y DU, i ddidynnu treth, i fodloni cyfreithiau iechyd a diogelwch ac i alluogi cyflogeion neu weithwyr i gymryd cyfnodau o absenoldeb mae gyda nhw'r hawl iddyn nhw.

Efallai bydd eich gwybodaeth hefyd yn cael ei phrosesu i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn ein rôl ni fel corff cyhoeddus, er enghraifft trwy ddarparu cyfleoedd gwirfoddoli a rhestru manylion cyswllt staff ar ein mewnrwyd, cynnig cyfleoedd i ymuno â grwpiau/fforymau cefnogi staff/ymgysylltu â staff a chwblhau gwerthusiadau staff.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau wrth weinyddu'r gweithlu, mae'n bosibl y bydd rhaid i ni rannu gwybodaeth gyda'r canlynol:

Adrannau eraill y Cyngor yn cynnwys:

• Yr Adran Adnoddau Dynol
• Y Garfan Materion Cydraddoldeb ac Amrywiaeth
• Adran y Gyflogres
• Yr Adran Bensiynau
• Yr Adran TGCh
• Yr Uned Iechyd Galwedigaethol
• Byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda'r panel apeliadau cyflogai perthnasol os byddwch chi'n anghytuno â phenderfyniad 

Gwasanaethau Cyhoeddus / Cyrff Rheoleiddio eraill yn cynnwys:

•  Yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP)
•  Gofal Cymdeithasol Cymru
•  Cyngor y Gweithlu Addysg
•  Nofio Cymru
•  Cymdeithas Achub Bywyd Brenhinol y DU
•  Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
•  Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
•  Awdurdodau Lleol eraill
•  Yr Heddlu
•  Bwrdd Iechyd Lleol e.e. Meddygon Teulu, Ymgynghorwyr

Sefydliadau / Unigolion eraill gan gynnwys:

• Asiantaethau cyfeirio credyd
• Darparwr hyfforddiant
• Tiwtoriaid
• Cyrff achredu ar gyfer cymwysterau unigol a safonau gwasanaeth
• Ymgynghorwyr recriwtio
• Sefydliadau hyfforddi a datblygu
• Undebau Llafur
• Ysgolion
• Cyfreithyr (Eversheds)
• Asiantaethau recriwtio
• Pensiynau Athrawon
• Ymarferydd Meddygol Cofrestredig Annibynnol (IRMP) os oes angen ar gyfer gweinyddu ensiynau
• Prudential
• Ysbytai Cymreig
• Cyn gyflogwyr
• Darpar gyflogwyr
• Sefydliadau fel Coleg y Cymoedd ac ymgynghorwyr fel Saville Consulting ar   gyfer profion datblygu, profion seicometreg a phrofion gallu
• Sefydliadau sy'n cynorthwyo gydag addasiadau ac asesiadau yn y gweithle,   er enghraifft asesiadau offer sgrin arddangos (DSE)
• Gwasanaethau argraffu at ddiben anfon post y gyflogres, e.e. MPS

Cyflenwyr   System:

• Selima
• iTrent
• Capitia Resourcing Ltd
• Learning Pool 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu y cawn ni gadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o rhwng 6 mis ac ar hyd y cyfnod rydych chi wedi'ch cyflogi gan y Cyngor. Rydyn ni hefyd yn cadw rhywfaint o'ch gwybodaeth os bydd eich cyflogaeth yn dod i ben, mae hyn yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rheoliadau'r llywodraeth o ran rheoli cofnodion, a hefyd i alluogi'r Cyngor i Hysbysiad Preifatrwydd Gweinyddu'r Gweithluddarparu gwybodaeth ar gyfer pethau fel geirdaon a gweinyddu pensiwn.

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r   gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

Yr Adran Adnoddau Dynol:

E-bost recriwtio@rctcbc.gov.uk

Ffôn: 01443 444533

Trwy lythyr: Yr Adran Adnoddau Dynol, Tŷ Elái, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY 

Adran y Gyflogres:

Ebost: AdranGyflogres@rctcbc.gov.uk

Ffôn: 01443 680612, 680393, 680392

Trwy lythyr: CBSRhCT, Adran y Gyflogres, Bronwydd, Y Porth, CF39 9DL