Sut mae Gwasanaeth y Crwner yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol a ninnau'n darparu gwasanaeth Crwner ar gyfer y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1.         Pwy ydyn ni, beth rydyn ni'n ei wneud. 

Crwner yw deiliad swydd farnwrol annibynnol sydd wedi'i benodi gan gyngor lleol. Mae crwneriaid yn ymchwilio i farwolaethau sydd wedi cael eu dwyn i'w sylw os yw'n ymddangos bod:

 

  • yr ymadawedig wedi marw oherwydd achos o drais neu fod y farwolaeth yn annaturiol
  • achos y farwolaeth yn anhysbys
  • bu farw'r person yn y carchar, yn y ddalfa, neu mewn math arall o ganolfan gadw'r wladwriaeth.

Yn yr achosion yma, rhaid i grwneriaid ymchwilio i sefydlu hunaniaeth yr ymadawedig, ynghyd ag amgylchiad ei farwolaeth.

2.         Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Bydd Swyddfa'r Crwner yn cadw gwybodaeth bersonol ar o leiaf dau gategori o bersonau adnabyddadwy:

  • Yn gyntaf, mewn perthynas â pherson ymadawedig - er bod gwybodaeth am yr unigolyn  ymadawedig y tu allan i gwmpas y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data mae'n bosibl bydd personau byw hefyd yn cael eu hadnabod yn uniongyrchol o'r data sy'n cael eu cadw amdano, er enghraifft, perthynas agosaf, meddyg neu gyfreithiwr yr ymadawedig. Gall fod modd hefyd ddwyn ynghyd, yn anuniongyrchol, wybodaeth am bersonau byw o'r   data a all fod gan Swyddfa'r Crwner am berson ymadawedig;
  • Yn ail, mewn perthynas â phobl eraill y mae'r Crwner (neu ei staff) mewn cysylltiad â nhw yn ystod busnes arferol Swyddfa'r Crwner. Mae enghreifftiau'n cynnwys gweithwyr awdurdod lleol (gan gynnwys swyddogion y crwner), swyddogion yr heddlu, staff ambiwlans, patholegwyr, rheithwyr, staff cofrestru, meddygon teulu, staff y GIG, cyfreithwyr, cyfarwyddwyr angladdau, tystion a thystion arbenigol, aelodau'r cyhoedd a phobl eraill â buddiant. 

Yn y ddau gategori gall y data personol yma gynnwys gwybodaeth fel y canlynol:

  • Enw
  • Cyfenw cyn priodi
  • Cyfeiriad a chod post y cartref arferol
  • Dyddiad geni
  • Man geni
  • Cyfeiriad e-bost
  • Statws priodasol
  • Rhyw
  • Galwedigaeth
  • Gwybodaeth am gyfrif banc

3.         O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Mae'r wybodaeth yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r wybodaeth yn dod oddi wrthoch chi yn dilyn cais gan Grwner E.M. i ddarparu gwybodaeth o'r fath. Gall hyn fod oherwydd eich bod chi'n perthyn i'r ymadawedig neu eich bod yn dyst neu'n reithiwr ar achos ac mae Crwner E.M. yn gofyn am eich gwybodaeth er mwyn cynorthwyo gyda'i ymholiadau neu i symud mater penodol yn ei flaen.   

 

Yn ogystal â hynny, mae'n bosibl y bydd asiantaethau allanol megis awdurdodau lleol, Gwasanaeth yr Heddlu neu Asiantaethau Iechyd yn rhoi gwybodaeth bersonol i ni.

4.         Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Dyletswydd Crwneriaid yw ymchwilio i farwolaethau sy'n cael eu dwyn i'w sylw. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei chasglu yn cael ei defnyddio wrth gynnal ymchwiliadau o'r fath. Er enghraifft, efallai eich bod chi'n dyst neu'n rheithiwr ar achos, ac rydyn ni angen eich gwybodaeth bersonol er mwyn rhoi   gwybod i chi am drefniadau sy'n ymwneud â'r achos.  

5.         Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma? 

Mae Crwneriaid yn swyddogion barnwrol annibynnol, sy'n golygu nad ydyn nhw'n atebol i unrhyw un arall wrth gynnal eu dyletswyddau. Mae gyda nhw ddisgresiwn barnwrol eang i gynnal ymchwiliadau i farwolaeth ac fe gân nhw wneud pa bynnag ymholiadau maen nhw o'r farn sy'n angenrheidiol. Pan fydd aelod o staff Swyddfa'r Crwner (swyddogion y Crwner, staff awdurdod lleol, staff heddlu neu eraill) yn cynnal gweithrediadau yng ngorchwyl pwerau a chyfrifoldebau y Crwner, mae hyn yn cael ei ystyried yn waith barnwrol.

 

Yn gyffredinol, y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth o'r fath pan fydd Crwner yn cynnal gweithrediadau barnwrol, yw ei bod hi'n angenrheidiol i weinyddu cyfiawnder, ac fel y cyfryw, yn dasg sy'n cael ei chynnal er budd y cyhoedd.

  

Serch hynny, bydd achosion lle na chaiff data eu prosesu am reswm barnwrol. Er enghraifft, lle mae'r Crwner yn cyflawni swyddogaeth personél, arweinyddiaeth, lles neu swyddogaeth AD arall. Wrth gynnal gweithrediadau prosesu at ddibenion sydd ddim yn farnwrol, bydd y sail gyfreithlon yn   angenrheidiol wrth geisio 'tasg gyhoeddus', gweithredu'r awdurdod cyfreithiol sydd wedi'i roi iddyn nhw, neu fudd cyfreithlon.

6.         Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

O bryd i'w gilydd, fe allwn ni rannu gwybodaeth gyda sefydliadau megis y canlynol:

  • Gwasanaeth yr Heddlu
  • Asiantaethau Iechyd
  • Awdurdodau Lleol

Gall ceisiadau am wybodaeth gael eu cyflwyno gan "Bersonau sydd â Budd". Rhaid i'r Crwner ddatgelu dogfennau perthnasol (ym marn y crwner) ar gais cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol.

 

Gall yr wybodaeth yma gynnwys y canlynol:

  • adroddiadau archwiliadau post mortem,
  • adroddiadau eraill sy'n cael eu rhoi i'r crwner yn ystod yr archwiliad,
  • unrhyw ddogfen arall sydd ym marn y crwner yn berthnasol i'r cwest (a all gynnwys cofnodion meddygol yr ymadawedig).

Mae rhai amgylchiadau lle gall fod yn angenrheidiol i'r Crwner wrthod datgelu gwybodaeth, er   enghraifft:

 

Mae gwaharddiad statudol neu gyfreithiol ar ddatgeu (a all gynnwys deunydd breintiedig sy'n cael ei rannu â'r crwner yn unig)

  • Does dim modd cael caniatâd unrhyw awdur neu berchennog hawlfraint yn rhesymol
  • Mae'r cais yn afresymol  
  • Mae'r ddogfen yn ymwneud ag achos troseddol a ystyriwyd neu a gychwynnwyd neu mae'r crwner yn ei hystyried yn amherthnasol i'r ymchwiliad

7.         Am faint o amser bydd fy ngwybodaeth yn cael ei chadw? 

Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen. Serch hynny, mae'n ofynnol i ni gadw gwybodaeth benodol am gyfnod ar ddiwedd ein hymchwiliadau.   Rhaid cadw ffeiliau achos Crwneriaid am gyfnod o 15 mlynedd oni bai fod y Prif Grwner yn rhoi caniatâd i beidio â gwneud hyn.

8.         Eich gwybodaeth, eich hawliau 

Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i weld   gwybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi (serch hynny cofiwch fod eithriad o ran arfer hawliau penodol lle mae Crwner yn prosesu data yn rhinwedd ei swyddogaeth farnwrol).

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 9.         Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost : Crwner.Gweinyddu@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Ffôn : 01443 281100

 

Trwy lythyr : Crwner EM, Ardal Canol De Cymru, The Old Courthouse, Stryd y Llys, Pontypridd,

CF37 1JW 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.