Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn yr Adran Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion yr Adran Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol (a'r Swyddog Canlyniadau wrth gynnal Etholiadau) yw'r rheolydd data. Mae'r swyddog yn casglu data personol rydych chi'n ei ddarparu er mwyn cofrestru eich hawl i bleidleisio a gweinyddu etholiadau. Mae angen i chi gofrestru er mwyn pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm lle rydych chi'n gymwys i bleidleisio.

 

Mae'n ddyletswydd arnon ni i gynnal cofrestr gywir a chyflawn trwy gydol y flwyddyn. Byddwn ni ond yn casglu'r data personol rydyn ni ei angen er mwyn gwneud hyn.

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

A ninnau'n Adran Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol, byddwn ni'n cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi.

 

Mae modd i’r wybodaeth yma gynnwys:

      
  •   Eich enw, cyfeiriad, cenedligrwydd a dyddiad geni  

  •   Codau adnabod unigryw (fel eich Rhif Yswiriant Gwladol)  

  •   Llofnodion ar gyfer gwirio pleidleiswyr absennol  

  •   Ffurflenni cais wedi'u sganio, tystiolaeth ddogfennol, dyddiadau unrhyw lythyrau  

  •   Nodiadau ynghylch unrhyw amgylchiadau perthnasol.  

  •   Eich cyfeiriad blaenorol neu gyfeiriad ailgyfeirio  

  •   Unrhyw un arall sy'n byw yn eich  cartref  

  •   Os ydych chi dros 76 oed neu dan 16/17 oed  

  •   A ydych chi wedi dewis peidio â chael eich cynnwys ar y gofrestr agored.

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Gan amlaf, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth wrthych chi yn uniongyrchol. Weithiau, bydd pobl eraill yn cyflwyno gwybodaeth ar ran rywun arall. Er enghraifft, bydd ychydig o wybodaeth yn cael ei darparu yn y   'Ffurflen Ymholiad Aelwyd'. Caiff y ffurflen yma'i defnyddio yn ystod y broses o gynnal y Gofrestr Etholiadol.

 

Hefyd, mae modd i asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni. Mae'n bosibl y bydd hyn yn digwydd pan rydych chi'n symud i'r ardal o Awdurdod Lleol arall. Os ydych chi'n fyfyriwr ym Mhrifysgol De Cymru, mae'n bosibl y byddan nhw'n rhannu gwybodaeth gyda ni yn rhan o'n dyletswyddau o ran cynnal y Gofrestr Etholiadol.

 

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth at ddibenion etholiadol, gan gynnwys cynnal a chadw'r gofrestr etholiadol a gweinyddu etholiadau. Fyddwn ni ddim yn defnyddio'r wybodaeth at unrhyw ddibenion eraill heb eich caniatâd, neu heb roi gwybod ichi’n gyntaf.

 

Weithiau, bydd rhaid i ni rannu'r wybodaeth gydag awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Byddai hyn er mwyn atal neu ddatrys trosedd neu oherwydd materion cyfreithiol, er enghraifft. Dydyn ni ddim angen eich caniatâd i allu gwneud hyn. Ond byddwn ni'n rhoi gwybod i chi os ydyn ni wedi rhannu'ch gwybodaeth os oes modd i ni wneud hynny.

 

Maeenghreifftiau o'r gwasanaethau a'r sefydliadau y mae modd i ni rannu eich gwybodaeth gyda nhw yn adran 6 isod.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma? 

Rydyn ni'n gwneud hyn yn rhan o dasg sy'n cael ei chyflawni er budd y cyhoedd er mwyn sicrhau eich bod chi wedi cofrestru i bleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm. Rydyn ni hefyd yn gwneud   hyn er mwyn cydymffurfio â Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013 a Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001.

 

Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n orfodol i ddarparu gwybodaeth i'w cynnwys yn y gofrestr lawn i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol.

 

Rydyn ni'n cadw cofnodion ynglŷn ag etholwyr posibl a nifer y gwir etholwyr, pleidleiswyr, dinasyddion, ymgeiswyr a'u hasiantau. Mae'n bosibl bydd y cofnodion yma wedi'u hysgrifennu ar bapur neu wedi'u cadw ar gyfrifiadur.

 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

Caiff yr wybodaeth rydych chi'n ei darparu ei chadw ar gofrestrau etholiadol. Caiff y cofrestrau yma eu rheoli gan swyddogion cofrestru etholiadol sy'n cadw dwy gofrestr, gan ddefnyddio'r wybodaeth sy'n cael ei chyflwyno: y gofrestr etholiadol lawn a'r gofrestr agored (wedi'i golygu).

 

Caiff y gofrestr lawn ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn a chaiff ei diweddaru bob mis. Dim ond y bobl a'r sefydliadau isod sy'n cael mynediad i'r gofrestr: 

      
  • Y Llyfrgell Brydeinig  

  • Awdurdod Ystadegau'r Deyrnas Unedig  

  • Y Comisiwn Etholiadol  

  • Comisiwn Ffiniau Lloegr  

  • Biwro Galw Rheithgor  

  • Aelodau Etholedig (AS, ASE, Cynghorwyr Lleol)  

  • Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu  

  • Ymgeiswyr yr etholiadau nesaf  

  • Pleidiau Gwleidyddol Lleol a Chenedlaethol  

  • Y Cyngor  

  • Cynghorau Plwyf a Chymuned  

  • Yr Heddlu, Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol  

  • Llyfrgell Gyhoeddus neu wasanaeth archif yr Awdurdod Lleol  

  • Adrannau neu gyrff llywodraethol  

  • Asiantaethau Gwirio Credyd  

  • Menter Twyll Genedlaethol  

  • Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau

Rydyn ni hefyd yn rhannu’ch gwybodaeth gyda'n darparwyr Meddalwedd ac argraffwyr dan gontract.

 

Mae'n drosedd i rannu'r wybodaeth sydd ar gopi o'r gofrestr lawn gydag eraill, oni bai bod rheswm cyfreithiol dros wneud hynny.

 

Mae modd i unrhyw un edrych ar y gofrestr etholiadol lawn.  

  • Mae modd edrych ar y gofrestr dan oruchwyliaeth.  

  • Mae modd i chi gadw rhannau o'r gofrestr, trwy ysgrifennu nodiadau ar bapur.  

  • Yn unol â deddfwriaeth diogelu data, ddylech chi ddim defnyddio'r wybodaeth at ddibenion marchnata uniongyrchol, oni bai bod yr wybodaeth wedi cael ei chyhoeddi yn y fersiwn agored.  

  • Byddai unrhyw un sy'n methu â chydymffurfio â'r amodau yma yn cyflawni trosedd a bydd yr unigolyn yn derbyn dirwy o hyd at £5,000.

Mae'r gofrestr agored yn cynnwys yr un wybodaeth ag sydd ar y gofrestr lawn, ond dyw'r gofrestr agored ddim yn cael ei defnyddio ar gyfer etholiadau neu refferendwm. Caiff y gofrestr ei diweddaru a'i chyhoeddi bob mis ac mae modd gwerthu'r gofrestr i unrhyw berson, sefydliad neu gwmni at ystod eang o ddibenion. Caiff yr wybodaeth ei defnyddio gan fusnesau ac elusennau er mwyn gwirio enwau a chyfeiriadau; mae'r rheiny sy'n defnyddio'r gofrestr yn cynnwys cwmnïau marchnata uniongyrchol a chwmnïau cyfeiriaduron arlein

 

Mae modd i chi ddewis a ydych chi'n cynnwys eich manylion yn fersiwn agored y gofrestr; fodd bynnag, bydd eich manylion yn cael eu cynnwys oni bai eich bod chi'n gofyn eu bod nhw'n cael eu tynnu oddi ar y gofrestr. Fydd dileu'ch manylion o'r gofrestr agored ddim yn effeithio ar eich hawl i fwrw pleidlais.

 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Mae gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau ddyletswydd i brosesu'ch data personol wrth baratoi ar gyfer etholiadau a'u cynnal.

 

Bydd eich manylion personol yn cael eu cadw a'u diweddaru yn unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â chyfnodau cadw statudol.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

 

9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: gwasanaethauetholiadol@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Ffôn: 01443 490100

 

Trwy lythyr: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda   Cynon Taf, Yr Hen Lys, Stryd y Llys, Pontypridd CF37 1JW

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.