Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn yr Adran Gofrestru a Gweinyddu Etholiadol
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth gyflawni gwaith Adran Gofrestru a Gweinyddu Etholiadol y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth rydyn ni'n ei wneud.
Mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (ac wrth gynnal Etholiadau, y Swyddog Canlyniadau) yn rheolwr data ac yn casglu'r data personol sy'n cael ei ddarparu gennych chi at ddibenion cofrestru'ch hawl i bleidleisio a gweinyddu etholiadau. Mae angen i chi fod wedi cofrestru i allu pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm rydych chi'n gymwys ar ei gyfer.
Mae dyletswydd arnon ni i gynnal cofrestr gyflawn gywir drwy gydol y flwyddyn. Dim ond er mwyn gwneud hyn y byddwn ni'n casglu'r data personol sydd ei angen arnon ni.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Bydd yr Adran yn cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn ein rôl fel yr Adran Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol
Mae modd i'r wybodaeth yma gynnwys y canlynol:
- Eich enw, cyfeiriad, cenedligrwydd a dyddiad geni
- Dynodwyr unigryw (megis Rhif Yswiriant Gwladol).
- Llofnodion ar gyfer gwirio pleidlais absennol
- Ffurflenni cais wedi'u sganio, tystiolaeth ddogfennol, dyddiadau unrhyw ohebiaeth.
- Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi'u rhannu gyda ni
- Eich cyfeiriad blaenorol neu unrhyw gyfeiriad ar gyfer ailgyfeirio
- Manylion pobl eraill sy'n byw yn eich cartref
- Os ydych chi dros 75 oed
- Os ydych chi o dan 18 oed, neu o dan 16 oed.
- Os ydych chi wedi dewis ‘optio allan’ o fersiwn agored y gofrestr neu beidio.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Gan amlaf, daw'r wybodaeth yn uniongyrchol gennych chi. Weithiau mae modd i bobl eraill gyflwyno gwybodaeth ar ran rhywun arall, er enghraifft, trwy wybodaeth sy'n cael eiddarparu wrth gynnal arolwg blynyddol o etholwyr, sy'n cael ei defnyddio wrth gynnal y Gofrestr Etholiadol.
Hefyd, gall asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni.Mae modd i hyn ddigwydd pan fyddwch chi'n symud i'r ardal o ardal awdurdod lleol arall. Os ydych chi'n fyfyriwr ym Mhrifysgol De Cymru mae'n bosibl y bydd y Brifysgol yn rhannu eich data gyda ni, yn rhan o'n cyfrifoldebau dros gynnal y Gofrestr Etholiadol.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Rydyn ni'n ei defnyddio at ddibenion etholiadol gan gynnwys cynnal y gofrestr etholiadol ac i weinyddu etholiadau. Fyddwn ni ddim yn ei defnyddio at unrhyw ddibenion eraill heb eich caniatâd, neu heb ddweud wrthoch chi yn gyntaf.
Weithiau mae'n rhaid i ni ei roi i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Mae hyn ar gyfer atal neu ganfod trosedd, neu yn achos materion cyfreithiol, er enghraifft. Does dim angen eich caniatâd arnon ni i wneud hyn, ond os oes modd i ni wneud, byddwn ni'n rhoi gwybod i chi os ydyn wedi trosglwyddo'ch gwybodaeth.
Rydyn ni wedi rhestru'r sefydliadau mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth gyda nhw yn Adran 6 isod.
Mae pob cais unigol i gofrestru sy'n cael ei dderbyn yn ystod y flwyddyn yn cael ei lwytho bob dydd i Swyddfa'r Cabinet trwy borth diogel i wirio bod y cais yn ddilys.
O arolwg 2020, bydd y broses yn dechrau gyda pharu data arolwg blynyddol o etholwyr cenedlaethol trwy Swyddfa'r Cabinet. Mae pob etholwr ac eiddo sy'n cael eu cadw ar y gofrestr etholiadol yn cael eu llwytho'n ddiogel i Swyddfa'r Cabinet (mae pobl ifainc 14 a 15 oed wedi'u heithrio). Yna mae'r canlyniadau yn cael eu llwytho'n ôl yn uniongyrchol i mewn i'r Meddalwedd Cofrestru Etholiadol.
Byddwn hefyd yn cymharu Data Lleol â Chofnodion treth y cyngor i sicrhau bod y gofrestr mor gywir â phosibl.
Bydd canlyniadau'r cymharu data yma yn rhoi'r wybodaeth ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol benderfynu pa gyfathrebiadau canfasio sy'n cael eu hanfon i bob eiddo.
O fis Mehefin 2020, mae hawl gyda phobl ifainc 14 a 15 oed wneud cais i gofrestru i bleidleisio, gan fod pobl ifainc 16 oed yn gymwys i bleidleisio yn etholiadau’r Senedd o 2021. Mae modd gwirio unrhyw geisiadau sy'n cael eu derbyn gan bleidleiswyr ifainc o dan 16 oed adeg eu cyflwyno yn erbyn cofnodion Addysg. Ar ôl eu cymeradwyo, bydd eu gwybodaeth yn cael ei chadw ar y system gyfrifiadurol ond fydd hi ddim yn cael ei chynnwys mewn allbynnau o'r system fel cofrestrau a ffeiliau data.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Rydyn ni'n gwneud hyn fel tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd i sicrhau eich bod chi wedi'ch cofrestru i allu pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm rydych yn gymwys ar eu cyfer. Ac er mwyn cydymffurfio â;
Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013
Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001, ac
Adrannau 16+24, Rhan 3 Deddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020
Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasio Blynyddol) (Diwygio) 2019
Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Canfasio Blynyddol) (Diwygio) (Cymru) 2020
Mae'r gyfraith yn ei gwneud hi'n orfodol i ddarparu gwybodaeth i swyddog cofrestru etholiadol er mwyn ei chynnwys ar y gofrestr lawn.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Mae'r wybodaeth rydych chi'n ei darparu yn cael ei chadw mewn cofrestrau etholiadol sy'n cael eu rheoli gan swyddogion cofrestru etholiadol sydd, gan ddefnyddio'r wybodaeth a dderbynnir, yn cadw dwy gofrestr - y gofrestr etholiadol lawn a'r gofrestr agored (wedi'i golygu).
Mae'r gofrestr lawn yn cael ei chyhoeddi unwaith y flwyddyn ac mae'n cael ei diweddaru bob mis. Dim ond y bobl a'r sefydliadau canlynol sy'n eu derbyn (ac eithrio gwybodaeth am bobl ifanc 14 a 15 oed):
- Y Llyfrgell Brydeinig
- Awdurdod Ystadegau'r DU
- Y Comisiwn Etholiadol
- Comisiwn Ffiniau Lloegr
- Swyddfa Gwysio Rheithgor
- Cynrychiolwyr Etholedig (AS, ASE, Cynghorwyr Lleol)
- Comisiynydd Heddlu a Throseddu
- Ymgeiswyr sy'n sefyll mewn etholiadau
- Pleidiau Gwleidyddol Lleol a Chenedlaethol
- Y Cyngor
- Cynghorau Plwyf a Chymuned
- Lluoedd yr Heddlu, Asiantaeth Troseddu Genedlaethol
- Llyfrgell Gyhoeddus neu wasanaethau archif yr Awdurdod Lleol
- Adrannau neu gyrff o fewn y llywodraeth (gan gynnwys cymharu data'n flynyddol â Swyddfa'r Cabinet)
- Asiantaethau Gwirio Credyd
- Menter Twyll Genedlaethol
- Swyddogion Cofrestru a Chanlyniadau Etholiadol
Rhaid i ni hefyd ddatgelu (rhannu) eich gwybodaeth gyda'n darparwyr Meddalwedd ac argraffwyr dan gontract.
Mae'n drosedd i unrhyw un sydd â chopi o'r gofrestr lawn drosglwyddo gwybodaeth o'r gofrestr yma i eraill os nad oes ganddo/ganddi reswm cyfreithlon i'w gweld.
Mae modd i unrhyw un archwilio'r gofrestr etholiadol lawn.
- Bydd archwiliad o'r gofrestr dan oruchwyliaeth
- Mae modd i bobl gymryd darnau o'r gofrestr, ond dim ond trwy nodiadau wedi'u hysgrifennu â llaw
- Rhaid peidio â defnyddio gwybodaeth sy'n cael ei chymryd at ddibenion marchnata uniongyrchol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data, oni bai ei bod wedi'i chyhoeddi yn y fersiwn agored
- Bydd unrhyw un sy'n methu â chadw at yr amodau hyn yn cyflawni trosedd, ac yn wynebu cosb o hyd at £5,000.
Mae'r gofrestr agored yn cynnwys yr un wybodaeth â'r gofrestr lawn, ond chaiff mo’i defnyddio ar gyfer etholiadau na refferenda. Mae'n cael ei diweddaru a'i chyhoeddi bob mis ac mae modd ei gwerthu i unrhyw berson, sefydliad neu gwmni at ystod eang o ddibenion. Mae'n cael ei defnyddio gan fusnesau ac elusennau ar gyfer gwirio enwau a chyfeiriadau; mae'r rhai sy'n defnyddio'r gofrestr yn cynnwys cwmnïau marchnata uniongyrchol a chwmnïau cyfeirlyfrau ar-lein.
Mae modd i chi ddewis cynnwys eich manylion personol yn fersiwn agored y gofrestr neu beidio; fodd bynnag, maen nhw'n cael eu cynnwys oni bai eich bod yn gofyn i'w tynnu oddi arni. Fydd dileu'ch manylion o'r gofrestr agored ddim yn effeithio ar eich hawl i fwrw pleidlais.
7. Am ba mor hir gaiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Mae'n ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau brosesu'ch data personol wrth baratoi ar gyfer etholiadau a'u cynnal.
Bydd eich manylion yn cael eu cadw a'u diweddaru yn unol â'n rhwymedigaethau cyfreithiol ac yn unol â chyfnodau cadw statudol.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltu â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
E-bost: gwasanaethauetholiadau@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 490100
Trwy lythyr: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Yr Hen Lys, Stryd y Llys, Pontypridd, CF37 1JW