Hysbysiad Preifatrwydd Buddion Staff

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol chi ar gyfer prosesu a gweinyddu cynlluniau Buddion Staff RhCT.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddu a phrosesu'r Cynlluniau Buddion Staff RhCT. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Caiff cynlluniau Buddion Staff RhCT eu gweinyddu gan Garfan Datblygu'r Gweithlu sy'n rhan o Adran Adnoddau Dynol. Mae modd i holl staff RhCT fanteisio ar becyn buddion yn rhan o'u contractau cyflogaeth.

Mae RhCT yn defnyddio cyflenwr trydydd parti, sef I-COM Works, er mwyn cynnal system ar-lein y mae modd i staff ei ddefnyddio i fanteisio ar amrywiaeth eang o fuddion i staff. Trwy ddefnyddio'r system yma, caiff staff eu hatgyfeirio i wefannau cwmnïau eraill sy'n cynnig Cynllun Buddion i Staff trwy Ildio/aberthu cyflog, e.e. Tusker ar gyfer ceir, Halfords ar gyfer beiciau a Let's Connect ar gyfer technoleg.

Mae modd i staff lawrlwytho e-gerdyn gostyngiadau (Vectis) y mae modd ei ddefnyddio er mwyn manteisio ar amrywiaeth o ostyngiadau a chynigion, gan gynnwys gostyngiadau mewn siopau a bwytai'r stryd fawr.

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

• Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol
• Manylion cyswllt e.e. rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
• Manylion ariannol e.e. gwybodaeth am eich cyflog
• Eich Rhif Cyflogres

Mae'r wybodaeth sy'n cael ei chadw a'i phrosesu ar gyfer cyflogai a gweithwyr yn unig.

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Caiff eich rhif cyflogres, sydd ei angen at ddibenion dilysu, ei lawrlwytho o system integredig adran Adnoddau Dynol/adran y Gyflogres Cyngor RhCT.

Caiff unrhyw wybodaeth arall sy'n cael ei defnyddio yn ystod y broses buddion staff ei mewnbynnu i'r gwefannau buddion staff perthnasol gan yr unigolyn sy'n gwneud cais am y cynnyrch. Caiff yr wybodaeth yma ei chasglu a'i hanfon i Adran Adnoddau Dynol RhCT.

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Caiff yr wybodaeth rydyn ni'n ei derbyn ei defnyddio i gymeradwyo cais gan aelod o staff am gynnyrch yn rhan o’r cynllun buddion staff.

Caiff cofnodion staff eu defnyddio i wirio'u bod yn gymwys ar gyfer cynlluniau ildio/aberthu cyflog. Er enghraifft, bydd adran y Gyflogres yn cynnal gwiriadau er mwyn sicrhau bod cyflogai a gweithwyr ddim yn mynd yn is na'r Isafswm Cyflog Cenedlaethol ar ôl i'r taliadau gael eu didynnu a hefyd er mwyn prosesu   taliadau i'r cynllun a phrynu nwyddau. Byddwn ni hefyd yn gwirio a yw'r gweithiwr yn debygol o gael unrhyw newidiadau i'w gontract neu a yw'r gweithiwr wedi rhoi rhybudd ei fod yn mynd i adael y sefydliad.

Dydy sefydliadau trydydd parti ddim yn derbyn yr wybodaeth yma. Rydyn ni ond yn rhoi gwybod bod modd i'r sefydliad symud ymlaen â'r pryniant. 

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Contract - Os yw'r aelod o staff yn cofrestru ac yn gwneud cais am gynnyrch yn rhan o unrhyw gynllun buddion staff, mae ef/hi yn cychwyn contract gyda'r darparwr trydydd parti.

Rhwymedigaeth gyfreithiol - Mae disgwyl i'r gwasanaeth sicrhau nad yw unrhyw ddidyniadau yn gosod yr unigolyn o dan y trothwy yn unol â chyfraith Isafswm Cyflog Cenedlaethol. 

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn i'r Gwasanaeth ymgymryd â'i ddyletswyddau mewn perthynas â'r Cynllun Buddion Staff, mae rhaid i ni rannu gwybodaeth gyda'r canlynol:

Adrannau eraill o'r Cyngor:

• Adran y Gyflogres

Sefydliadau eraill (fel sydd wedi'u nodi ym mhwynt 1):

• I-COM Works  
• Tusker  
• Halfords  
• Let's Connect  
• Vectis

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Caiff yr wybodaeth yma ei chadw am gyfnod sy'n cyfateb i hyd y contract perthnasol rhwng y darparwr a'r aelod o staff. Caiff cofnodion ariannol eu cadw am saith mlynedd. 

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

9.    Cysylltwch â ni

Os   oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

E-bost : BuddionstaffRhCT@rctcbc.gov.uk

Dro y ffôn : 01443 570039

Trwy lythyr : Adeiladau'r Cyngor, Stryd y Capel, Pontypridd, CF37 2DP