Hysbysiad preifatrwydd yn ymwneud â phrosesu data personol gweithwyr gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf wrth olrhain cerbydau'r Cyngor.
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd y Cyngor yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol gweithwyr wrth olrhain cerbydau'r Cyngor.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
Cyflwyniad
Mae dyfais olrhain GPS (System Leoli Fyd-eang) wedi'i ffitio ym mhob cerbyd sy'n eiddo i'r Cyngor. Mae cerbydau sydd wedi cael eu prydlesu neu eu llogi gan y Cyngor am gyfnod o dri mis neu ragor hefyd â dyfais o'r fath.
Mae'r ddyfais GPS yn olrhain lleoliad/symudiad y cerbyd, yr amser a'r dyddiad y mae'n symud/pryd mae'n segur a'r cyflymder y mae'n teithio. Yn ddiofyn, mae modd i'r wybodaeth yma gael ei chysylltu â gyrrwr y cerbyd ac mewn rhai amgylchiadau ei deithwyr. Caiff cerbydau eu monitro'n barhaus.
Mae gosod dyfeisiau GPS ar gerbydau'r Cyngor yn helpu i wneud y gwaith o reoli'r fflyd yn fwy effeithlon, cost effeithiol ac yn cynorthwyo'r Cyngor yn ei ddyletswydd gofal i'w weithwyr.
Mae gan y Cyngor Bolisi Gyrru ar Fusnes y Cyngor sy'n rhoi gwybod i weithwyr am olrhain cerbydau a'r rhesymau dros y monitro. Dylech chi ddarllen y polisi yma yn ogystal â'r hysbysiad preifatrwydd.
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael ei gasglu wrth olrhain cerbydau'r Cyngor.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.
Y Swyddog Diogelu Data
Mae modd cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor mewn perthynas â materion diogelu data.
Os bydd angen i chi gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol, mae modd i chi wneud hynny drwy anfon e-bost at: Rheoli.Gwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae modd cysylltu'r wybodaeth a gasglir wrth olrhain cerbyd a'i chysylltu â gyrrwr y cerbyd. Felly mae olrhain GPS ar gerbydau yn casglu'r data personol canlynol sy'n ymwneud â'r gyrrwr yn anuniongyrchol:
- Lleoliad a symudiadau'r gyrrwr, ac mewn rhai amgylchiadau ei deithwyr wrth ddefnyddio'r cerbyd;
- Yr amser/dyddiad mae'r gyrrwr yn defnyddio/ddim yn defnyddio'r cerbyd – mae'n bosibl bod hyn yn gysylltiedig ag amserau gwaith y gyrrwr;
- Y cyflymder y mae'r gyrrwr yn teithio.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Dyma ddibenion olrhain GPS ar gerbydau’r Cyngor:
- Gwneud rheolaeth fflyd yn fwy effeithlon a chost-effeithiol e.e.:
- Ymateb yn effeithiol i ofynion y gwasanaeth;
- Ffurfweddu gweithwyr yn effeithiol (e.e. patrymau gwaith, lleoliadau) i ddarparu gwasanaeth effeithlon ac ymatebol;
- Lleihau traul ar gerbydau, gan leihau costau cynnal a chadw;
- Lleihau gwastraff tanwydd;
- Lleihau costau yswiriant.
- Gwella diogelwch y cerbydau gan y bydd lleoliad y cerbyd yn hysbys bob amser.
- Cefnogi'r rheolwr i gyflawni ei gyfrifoldebau i ddiogelu gweithwyr a all fod yn agored i niwed neu mewn perygl oherwydd eu bod yn gweithio ar eu pennau eu hunain.
- Monitro cydymffurfiad gyrrwr â'r Polisi Gyrru ar Fusnes y Cyngor e.e. safon gyrru, defnydd preifat heb awdurdod. Lle ceir achos difrifol o dorri'r polisi, bydd gwybodaeth olrhain GPS yn cael ei defnyddio i gefnogi achosion disgyblu.
- Monitro safon gyrru a nodi a chefnogi'r angen am hyfforddiant gyrwyr e.e. er mwyn lleihau damweiniau ac ati.
- Diogelu’r Cyngor rhag honiadau ffug gan y cyhoedd neu ddefnyddwyr eraill y ffordd sy’n arwain at ostyngiad mewn hawliadau 3ydd parti.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol wrth olrhain cerbydau yw:
|
Diben
|
Sail gyfreithiol:
|
|
Iechyd a Diogelwch (Gweithio Unigol)
Monitro Cyflawniad Gyrwyr (Cyflymder, Damweiniau)
|
Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth, rheoliadau a chanllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i;
|
|
Gwneud rheoli cerbydau'r Cyngor yn fwy effeithlon a chost effeithiol
Diogelwch Cerbydau'r Cyngor
|
Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6(e) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
|
|
Monitro Cydymffurfiaeth Gyrwyr (Torri Polisi Gyrru Busnes y Cyngor)
|
Contract - Erthygl 6(b) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae testun y data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau gweithredu ar gais testun y data cyn ymrwymo i gontract.
|
|
Amddiffyniad rhag Hawliadau Trydydd Parti
|
Buddiannau Cyfreithlon - Erthygl 6(f) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol at ddibenion buddiannau cyfreithlon a ddilynir gan y Rheolydd neu gan drydydd parti, ac eithrio pan fo buddiannau o’r fath yn cael eu diystyru gan fuddiannau neu hawliau a rhyddid sylfaenol testun y data sy’n gofyn am ddiogelu data personol, yn enwedig pan fo testun y data yn blentyn.
|
Y ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn - ond heb fod yn gyfyngedig iddyn nhw - yw:
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Rydyn ni'n defnyddio system o'r enw Quartix Vehicle Tracking i olrhain cerbydau'r Cyngor.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’r data sy’n cael ei ddal gan y system olrhain GPS yn cael ei gyrchu gan y canlynol ac mae modd ei rannu â:
- Rheoli Cerbydau'r Cyngor
- Rheolwr Llinell Gweithwyr / Carfan Reoli ac ati.
- Adnoddau Dynol – mewn achos o gamau disgyblu.
- Carfan Yswiriant – mewn achos o ddifrod i gerbyd. Lle ceir hawliad trydydd parti mae modd rhannu gwybodaeth berthnasol gyda chynrychiolydd y trydydd parti e.e. cwmni yswiriant.
Proseswyr data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ran rheolwr (y Cyngor).
Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Rydyn ni'n defnyddio system o'r enw Quartix Vehicle Tracking a Karantis 360 i olrhain cerbydau'r Cyngor.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'i gynnwys yn y cofnodion Olrhain Cerbydau fel a ganlyn:
|
Cofnod
|
Cyfnod cadw'r wybodaeth
|
|
Data Olrhain GPS (a gedwir o fewn system Olrhain Cerbydau Quartix)
|
Mae data GPS yn cael ei ddinistrio fel mater o drefn 7 mlynedd ar ôl i'r data gael ei gasglu.
Sylwch, lle mae data olrhain cerbydau yn cael ei gadw fel tystiolaeth mewn hawliad disgyblu neu yswiriant ac ati, efallai bydd adroddiadau system yn cael eu cadw'n hirach at y diben hwnnw.
|
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r Cyngor yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno os ydych chi o'r farn ein bod y Cyngor ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Os oes gyda chi bryder ynghylch prosesu eich data personol wrth olrhain cerbydau’r Cyngor, dylech chi gysylltu â’ch rheolwr llinell yn y lle cyntaf.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae gyda chi hefyd hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anhapus â’r ffordd rydyn ni wedi defnyddio eich data personol, ond rydyn ni'n eich annog i siarad â’ch rheolwr llinell, Adnoddau Dynol neu’r garfan Rheoli Gwybodaeth yn gyntaf. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy gyfarfod neu sgwrs syml.
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: http://www.ico.org.uk