Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar gyfer Recordio a Chyhoeddi Cyfarfodydd y Cyngor, y Cabinet a'r Pwyllgorau.
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol pan fyddwn ni'n recordio cyfarfodydd y Cyngor, ei Gabinet a'i Bwyllgorau, ac yn cyhoeddi recordiadau'r cyfarfodydd hynny. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth rydyn ni'n ei wneud.
Mae'r Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru), y mae disgwyl iddo ddod i rym, yn gosod gofyniad statudol ar bob awdurdod lleol yng Nghymru i recordio, darlledu neu ffrydio'n fyw holl gyfarfodydd y Cyngor sy'n agored i'r cyhoedd. Mae hyn yn creu tryloywder ac yn sicrhau eu bod nhw'n hygyrch i'r cyhoedd a'r rheiny sydd ddim yn gallu dod i'r cyfarfod.
O ganlyniad i bandemig COVID 19, mae holl gyfarfodydd y Cyngor sy'n ddarostyngedig i'r ddeddfwriaeth yma bellach yn cael eu cynnal drwy gyfleusterau cynadledda sain a/neu fideo. O ganlyniad i hynny, does dim modd i'r cyhoedd fynychu/cymryd rhan yn y cyfarfodydd ar hyn o bryd.
Wrth baratoi ar gyfer gofynion y Bil, ac i wneud iawn am gyfarfodydd y Cyngor nad yw'r cyhoedd yn gallu eu mynychu ar hyn o bryd, rydyn ni'n bwriadu recordio'r cyfarfod yma a chyhoeddi'r recordiad ar wefan y Cyngor.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Byddwn ni'n cadw gwybodaeth bersonol am y rhai sy'n mynychu'r cyfarfod. Yr enw ar y bobl yma yw 'cyfranogwyr'. Mae modd i'r cyfranogwyr yma gynnwys:
- Aelodau Etholedig
- Swyddogion y Cyngor
- Gwesteion gwahoddedig
Wrth recordio'r cyfarfod, byddwn ni'n casglu, yn defnyddio ac yn storio'r mathau canlynol o wybodaeth bersonol amdanoch chi;
- Caiff eich llais ei recordio pan fyddwch chi'n siarad yn y cyfarfod
- Caiff eich delwedd ei recordio drwy gydol eich presenoldeb yn y cyfarfod.
Ar hyn o bryd, mae'r Cyngor yn defnyddio system o'r enw 'Zoom' i gynnal a recordio'r cyfarfod. Fel bod modd i'r Cyngor anfon gwahoddiad atoch chi i'r cyfarfod, ac er mwyn i chi gymryd rhan yn y cyfarfod rhithwir, byddwn ni hefyd yn prosesu'r wybodaeth ganlynol naill ai'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol trwy Zoom;
- Enw, teitl swydd, a'r sefydliad rydych chi'n gweithio iddo ac ati (fel sy'n berthnasol).
- Gwybodaeth gyswllt fel eich cyfeiriad e-bost a'ch rhif ffôn.
- Cyfeiriad IP
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Bydd unrhyw wybodaeth amdanoch chi sydd ei hangen er mwyn anfon gwahoddiad i gyfarfod atoch chi neu'ch galluogi i gymryd rhan yn y cyfarfod rhithwir naill ai'n cael ei chasglu'n uniongyrchol gennych chi, neu efallai bydd gyda ni gofnod o'r wybodaeth yma eisoes.
Bydd eich llais a'ch delwedd yn cael eu cofnodi'n uniongyrchol wrth i ni recordio'r cyfarfod.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Yn unol â'r hyn a nodwyd uchod, byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth i:
- Anfon gwahoddiad i'r cyfarfod atoch chi.
- Rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am newidiadau i'r cyfarfod.
- Rhoi gwybodaeth allweddol i chi, e.e. yr agenda, adroddiadau ac ati, cyn y cyfarfod.
- Cofnodi eich llais a/neu ddelwedd yn y cyfarfod.
- Cyhoeddi recordiad o'r cyfarfod ar wefan gyhoeddus y Cyngor.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'ch gwybodaeth bersonol yw Erthygl 6(1)(e) – mae prosesu'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Caiff hyn ei gefnogi gan y ddeddfwriaeth ganlynol:
- Cydymffurfiaeth y Cyngor â'r rheoliadau a wnaed o dan Adran 78 Deddf Coronafeirws 2020.
- Cydymffurfiaeth â Deddf Llywodraeth Leol 1972
- Pennod 4 o Fil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru)
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Dydy'r Cyngor ddim yn rhannu recordiadau'r cyfarfodydd ag unrhyw sefydliad arall mewn modd uniongyrchol. Serch hynny, caiff recordiadau o'r cyfarfodydd eu cyhoeddi ar wefan y Cyngor ac felly maen nhw'n gyhoeddus ac mae modd i unrhyw un eu gweld.
Mae'r holl recordiadau'n cael eu storio gan Zoom, sy'n brosesydd i'r Cyngor. Efallai y bydd gan weithwyr Zoom fynediad gweinyddol i'r recordiad at ddibenion cymorth, cynnal a chadw, ac i ddatrys unrhyw broblemau technegol gyda'r recordiadau.
7. Am ba mor hir gaiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag sydd ei hangen i gyflawni'r dibenion ar gyfer ei chasglu. Bydd recordiadau o Gyfarfodydd y Cyngor, y Cabinet a'r Pwyllgor yn cael eu storio am 5 mlynedd.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9.Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
- E-bost: BusnesyCyngor@rctcbc.gov.uk
- Ffôn: 01443 424098
- Llythyr: Uned Busnes y Cyngor - Gwasanaethau Democrataidd, Y Pafiliynau, Cwm Clydach, CF40 2XX