HAWL I WELD GWYBODAETH

Pa hawliau sydd gen i?

Mae gyda chi hawl i ofyn i'r Cyngor os oes ganddo unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch chi ac at ba ddiben y mae e'n defnyddio'r wybodaeth yma, yn ogystal â chael copi o'r wybodaeth yma.  

Sut mae modd i mi wneud cais a pha wybodaeth sydd angen i mi ei darparu?

Rhaid i'ch cais gynnwys digon o wybodaeth sy'n sicrhau bod modd i ni eich adnabod chi. Er enghraifft, eich enw, eich cyfeiriad a'ch dyddiad geni.

Dylai'r cais hefyd gynnwys digon o wybodaeth sy'n ein galluogi ni i adnabod yr wybodaeth rydych chi'n gwneud cais amdano. Gofynnwn i chi gynnwys cyfeirnodau, dyddiadau a manylion y gwasanaeth y mae'r wybodaeth yn ymwneud ag e, yn ogystal ag enwau unrhyw swyddogion y Cyngor sy'n gysylltiedig â'r achos.

Bydd rhoi cymaint o wybodaeth ag sy'n bosibl yn ein helpu ni i ddod o hyd i'r wybodaeth rydych chi'n gwneud cais am ei weld, ac yn ein galluogi ni i ymateb i'ch cais yn gyflymach.

Mae'r Cyngor wedi llunio ffurflen er mwyn ei gwneud hi'n haws i chi wneud cais. Rydyn ni'n argymell yn gryf eich bod chi'n defnyddio'r ffurflen, er bod hynny ddim yn orfodol.

Wrth wneud cais, oes angen i mi ddarparu tystiolaeth o bwy ydw i?

Er mwyn sicrhau ein bod ni'n darparu'r wybodaeth gywir i'r person cywir, ac i gyflymu'r gwaith o brosesu'ch cais, gofynnwn ni i chi roi tystiolaeth o bwy ydych chi a'ch cyfeiriad ar adeg y cais.

Dyma restr o'r dogfennau byddwn ni'n eu derbyn fel tystiolaeth. Byddwn ni'n derbyn copïau o'r dogfennau, ond, os byddwn ni'n amau pwy ydych chi, mae'n bosibl byddwn ni'n mynnu gweld y dogfennau gwreiddiol:

TYSTIOLAETH O BWY YDYCH CHI

• Pasbort
• Trwydded Yrru (Llawn neu Dros Dro)
• Tystysgrif Geni / Mabwysiadu
• Tystysgrif Cydnabod Rhywedd (GRC)
• Tystysgrif Priodas / Partneriaeth Sifil
• Cerdyn adnabod Lluoedd Ei Mawrhydi
• Cerdyn adnabod yr EU
• Tocyn bws am ddim/Pobl Anabl
• Bathodyn Glas

TYSTIOLAETH O'CH CYFEIRIAD

• Llythyr diweddar/dogfen ddiweddar gan y Llywodraeth (Adran Gwaith a Phensiynau, Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi) e.e. P45/P60, budd-daliadau, llythyr pensiwn ac ati. 
• Cyfriflen Banc / Cymdeithas Adeiladu / Cerdyn Credyd
• Bil cyfleustodau diweddar – trydan, nwy, dŵr, ffôn, ffôn symudol ac ati

Sut ydw i’n wneud gais ?

Mae modd i chi wneud cais ar-lein neu drwy ddefnyddio’r ffurflenni penodol isod. Rydyn ni’n argymell eich bod yn defnyddio’r dulliau yma ond does dim rhaid i chi.

Neu, yn lle gallech wneud cais trwy ffonio'r tîm Rheoli Gwybodaeth ar 01443 562289.

Pan fydd fy nghais yn cyrraedd y Cyngor, beth fydd yn digwydd?

Pan fydd eich cais yn cyrraedd, byddwn ni'n gwirio'r manylion i wneud yn siŵr bod gennym ni bopeth sydd ei angen ar gyfer bwrw ymlaen â'ch cais. Os bydd gennym ni'r holl wybodaeth sydd ei hangen, bydd eich cais yn cael ei ddilysu. Yna, byddwn ni'n ysgrifennu atoch chi (drwy e-bost, fel arfer, os byddwch chi wedi rhoi eich cyfeiriad e-bost i ni, neu drwy lythyr), gan roi cyfeirnod eich cais a nodi erbyn pryd gallwch chi ddisgwyl cael ymateb.

Os fydd gennym ni ddim yr holl wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer bwrw ymlaen â'ch cais, byddwn ni'n cysylltu â chi ac yn gofyn am ragor o wybodaeth. Unwaith i'ch cais gael ei ddilysu, mae'n bosibl byddwn ni'n cysylltu â chi drwy neges e-bost, dros y ffôn, neu drwy lythyr – yn dibynnu ar y manylion cyswllt byddwch chi wedi eu rhoi i ni. 

Faint o amser sydd gan y Cyngor i gydymffurfio â fy nghais?

Unwaith i'r cais gael ei ddilysu, mae gan y Cyngor fis i ddarparu'r wybodaeth sydd ganddo e amdanoch chi i chi. Os bydd y cais yn gymhleth neu'n niferus, efallai y caiff estyniad o ddeufis ei ganiatáu. Os bydd angen caniatáu estyniad, byddwn ni'n rhoi gwybod i chi cyn gynted â phosibl ac yn egluro pam fod angen gwneud hynny.

Sut bydd yr wybodaeth yn cael ei hanfon ata i?

Byddwn ni'n darparu copi ysgrifenedig o'r wybodaeth i chi lle bynnag y bo modd gwneud hynny, oni bai eich bod chi wedi gofyn i ni ddarparu'r wybodaeth mewn modd arall e.e. ar lafar. Os does dim modd i ni ddarparu copi ysgrifenedig o'r wybodaeth i chi, byddwn ni'n egluro pam hynny ac yn gweithio gyda chi i ganfod ffordd arall o gyflwyno'r wybodaeth i chi. Er enghraifft, mae modd i hyn fod ar ffurf gwahoddiad i weld yr wybodaeth dros eich hun yn un o swyddfeydd y Cyngor ar adeg sy'n gyfleus i bawb

A oes modd i'r Cyngor beidio â rhannu unrhyw wybodaeth?

I ddechrau, byddwn ni'n rhyddhau'r holl wybodaeth i chi oni bai fod rheswm dros beidio â gwneud hynny. O dan rai amgylchiadau, byddwn ni'n peidio â rhannu'r wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani hi â chi. Mae'r rhesymau mwyaf cyffredin dros beidio â rhannu gwybodaeth â chi isod: 

Os yw'r wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani hi'n cynnwys gwybodaeth am bobl eraill:

Weithiau, bydd yr wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani hi yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â rhywun arall. Oni bai fod yr unigolyn arall yn rhoi ei ganiatâd, neu, os dyw hi ddim yn rhesymol i ddarparu'r wybodaeth heb ei ganiatâd, bydd y Cyngor yn gwrthod rhannu'r wybodaeth yma

Wrth ymdrin â'ch cais, cofiwch fod modd i'r Cyngor gysylltu â'r unigolyn perthnasol arall er mwyn cael ei ganiatâd i ryddhau'r wybodaeth amdanoch chi. Er mwyn sicrhau bod modd i'r unigolyn hwnnw wneud penderfyniad hyddysg ynglŷn â rhyddhau gwybodaeth i chi, mae'n debyg y bydd y Cyngor angen rhoi gwybod iddo am eich cais a pha wybodaeth mae'r cais yn ymwneud â hi (mewn perthynas â nhw).

Os ydych chi'n ymwybodol bod modd i'r wybodaeth rydych chi wedi gwneud cais amdani gynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud â rhywun arall, a'ch bod chi ddim yn awyddus i'r Cyngor gysylltu â'r unigolyn hwnnw er mwyn cael caniatâd i ryddhau'r wybodaeth, yna rhowch wybod i ni am hynny wrth wneud eich cais. 

Os byddai'r wybodaeth rydych chi wedi gwneud cais amdani yn niweidio ymchwiliad:

Mae modd i sawl sefyllfa godi lle bydd yr wybodaeth rydych chi wedi gofyn amdani hi ddim yn cael ei rhannu â chi gan y byddai hynny'n peryglu ymchwiliad sydd wrthi'n mynd rhagddo 

Er enghraifft: Mae unigolyn wedi'i amau o dwyll. Dydy'r unigolyn dan sylw ddim yn ymwybodol bod yr Adran yn dal i gasglu tystiolaeth er mwyn cefnogi'r cyhuddiad. Mae'r unigolyn yn gwneud cais gwrthrych am wybodaeth i'r Cyngor. Cyn ymateb i'r cais, rhaid i'r Cyngor benderfynu p'un a fyddai cyflwyno'r wybodaeth sy'n ymwneud â'r ymchwiliad yn peryglu'r ymchwiliad ac yn cael effaith negyddol ar allu'r Cyngor i gyfranni at yr ymchwiliad ac atal honiadau twyllodrus troseddol.

Oes modd i mi gael gafael ar wybodaeth bersonol am fy mhlentyn?

Hyd yn oed os yw'r plentyn yn ifanc iawn, mae'r wybodaeth sydd gan y Cyngor amdanyn nhw yn parhau i fod yn wybodaeth bersonol, a dydy e ddim yn eiddo i chi, fel rhiant y plentyn, nag unrhyw un arall. Y plentyn sydd â'r hawl i gael mynediad at yr wybodaeth sydd gyda ni amdanyn nhw.

Mae'n bosibl y caiff gwybodaeth am blentyn ei rannu â rhiant neu unigolyn sydd â chyfrifoldeb rhiant ar gais. Serch hynny, byddwn ni bob amser yn ystyried lles gorau'r plentyn cyn rhannu unrhyw wybodaeth yn uniongyrchol â'r rhiant.

Cyn ymateb i gais am wybodaeth ynglŷn â phlentyn, bydd y Cyngor yn ystyried p'un a yw'r plentyn yn ddigon aeddfed i ddeall ei hawliau h.y. a yw e'n gallu deall (yn gyffredinol) ystyr gwneud cais gwrthrych am wybodaeth a sut i ddehongli'r wybodaeth a gaiff ei rhannu o ganlyniad i hynny (bydd hyn yn dibynnu'n helaeth ar yr wybodaeth sy'n ymwneud â'r cais).

Os yw'r Cyngor yn hyderus bod modd i'r plentyn ddeall ei hawliau a dehongli'r wybodaeth sy'n gysylltiedig â'r cais, byddwn ni'n ymateb yn uniongyrchol i'r plentyn yn hytrach na'r rhiant neu'r sawl sy'n gwneud y cais.

Sut mae modd i mi brofi bod gen i gyfrifoldeb rhiant?

Os byddwch chi'n gwneud cais ar ran plentyn, rhaid i chi ddarparu tystiolaeth i'r Cyngor o'r ffaith bod gyda chi gyfrifoldeb rhiant. Mae modd i'r dystiolaeth a gaiff ei derbyn gynnwys:

• Tystysgrif geni
• Dogfennau Mabwysiadu
• Gorchymyn Llys, e.e. Cyfrifoldeb Rhieni / Gwarchodaeth Arbennig / Gofal/ Lleoliad
• Llythyr sy'n trafod budd-dal plant / Llythyr dyfarnu credyd treth diweddar

Oes modd i mi drefnu bod rhywun arall yn gwneud cais ar fy rhan?

Oes. Rhaid i chi ddarparu caniatâd ysgrifenedig gennych chi sy'n awdurdodi rhywun arall (e.e. aelod o'r teulu, ffrind ac ati)  i wneud cais ar eich rhan. 

Nodwch: Mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth rydych chi'n gofyn amdani hi'n cynnwys gwybodaeth sensitif amdanoch chi a gwybodaeth rydych chi'n ei hystyried yn gyfrinachol neu'n breifat. Cyn caniatáu i rywun arall weithredu ar eich rhan, sicrhewch eich bod chi'n deall pa wybodaeth a gaiff ei rhannu yn rhan o'ch cais a'ch bod chi'n fodlon i ni ddarparu'r wybodaeth honno i'r unigolyn dan sylw 

Os bydd gan y Cyngor bryderon ynglŷn â rhannu'ch gwybodaeth â'r unigolyn sy'n gweithredu ar eich rhan (er enghraifft, gan fod yr wybodaeth yn sensitif), efallai y byddwn ni'n cysylltu â chi er mwyn trafod hyn ymhellach cyn rhannu'r wybodaeth a/neu'n trefnu bod yr wybodaeth yn cael ei hanfon yn syth atoch chi.