SUT RYDYN NI'N DEFNYDDIO EICH GWYBODAETH BERSONOL - CWESTIYNAU CYFFREDIN

  1. Pam fod angen fy ngwybodaeth bersonol ar y Cyngor? 
  2. Sut mae'r Cyngor yn defnyddio fy ngwybodaeth bersonol?
  3. Oes angen fy ngwybodaeth bersonol ar holl wasanaethau'r Cyngor?
  4. Pa wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanaf fi?
  5. Sut mae'r Cyngor yn casglu gwybodaeth amdanaf fi?
  6. Sut bydd y Cyngor yn rhoi gwybod i mi am y ffordd mae e'n defnyddio fy ngwybodaeth bersonol?
  7. Oes angen caniatâd ar y Cyngor i ddefnyddio fy ngwybodaeth bersonol?
  8. Os does dim angen fy nghaniatâd ar y Cyngor, sut y byddaf fi'n gwybod ei fod e'n prosesu fy ngwybodaeth bersonol?
  9. A oes unrhyw amgylchiadau lle does dim gofyn i'r Cyngor roi gwybod i mi am y ffordd y caiff fy ngwybodaeth bersonol ei defnyddio?
  10. Ydy'r Cyngor yn rhannu fy ngwybodaeth yn fewnol rhwng adrannau. Os felly, pam?
  11. Gyda phwy mae'r Cyngor yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol, a pham?
  12. Am ba mor hir y bydd y Cyngor yn cadw fy ngwybodaeth?
  13. Sut bydd y Cyngor yn cadw fy ngwybodaeth yn ddiogel?
  14. Ydy'r Cyngor wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth?
  15. Oes Swyddog Diogelu Data gan y Cyngor?
  16. Ble mae modd i mi gael cyngor annibynnol?

1. Pam fod angen fy ngwybodaeth bersonol ar y Cyngor?

Mae'r Cyngor yn darparu amrywiaeth eang o wasanaethau i'w drigolion a chwsmeriaid. Os ydych chi'n byw yn Rhondda Cynon Taf, yn ymweld â'r Fwrdeistref Sirol, yn edrych ar ein gwefan a/neu'n derbyn gwasanaeth gennym ni, mae'n debygol y byddwn ni'n gofyn am wybodaeth gennych chi ac yn prosesu'r wybodaeth yma er mwyn darparu gwasanaethau i chi neu ar eich rhan. Mae llawer o'r gwasanaethau rydyn ni'n eu darparu yn seiliedig ar ein dyletswydd statudol i wneud hynny (h.y. mae gofyn cyfreithiol neu reoleiddiol arnon ni i ddarparu'r gwasanaeth), ond mae gyda ni rai gwasanaethau anstatudol hefyd.

Er mwyn cyflawni ein dyletswyddau statudol a gwasanaethau anstatudol, mae angen i ni gasglu eich gwybodaeth bersonol a'i phrosesu. Ni waeth a oes dyletswydd statudol arnon ni i ddarparu gwasanaeth ai peidio, rhaid i ni sicrhau eich bod chi'n effro i'r hyn rydyn ni'n bwriadu ei wneud gydag unrhyw wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi, a gyda phwy y byddwn ni'n ei rhannu. 

Mae tryloywder yn bwysig iawn i'r Cyngor, ac rydyn ni'n anelu at fod yn agored ac yn onest ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Mae'r Cyngor o'r farn y byddwch chi'n fwy hyderus bod eich preifatrwydd wedi'i ddiogelu os byddwch chi'n gwybod o'r dechrau pa wybodaeth sydd gyda ni amdanoch chi, sut y byddwn ni'n ei defnyddio, at ba ddiben, a gyda phwy y byddwn ni'n ei rhannu. Dylai hyn atal unrhyw achosion o bryder annisgwyl.

2. Sut mae'r Cyngor yn defnyddio fy ngwybodaeth bersonol?

Mae'r ffordd y mae'r Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn dibynnu ar y gwasanaethau rydych chi'n eu derbyn. Mae modd i'r rhain gynnwys gwasanaethau statudol a gwasanaethau anstatudol, megis:

  • Casglu gwybodaeth gennych chi er mwyn gweinyddu eich taliadau treth y Cyngor;
  • Helpu chi i wneud cais am Fudd-dal Tai;
  • Darparu amrywiaeth eang o wasanaethau addysgol i unigolion o bob oed ledled y Fwrdeistref Sirol;
  • Darparu cyngor a chymorth i oedolion a phlant drwy ein gwasanaethau cymdeithasol;
  • Rheoli a gweinyddu eich aelodaeth o gynllun Hamdden am Oes y Cyngor;
  • Trefnu i ymweld ag atyniad o fewn y Fwrdeistref Sirol, er enghraifft Theatr neu Lido Ponty.

Wrth ddarparu'r gwasanaethau yma, byddwn ni'n gofyn am eich gwybodaeth bersonol ac yn ei defnyddio at y dibenion canlynol:

  • deall eich anghenion
  • cadw cofnod o'r gwasanaethau rydyn ni'n eu darparu ar eich cyfer
  • cadw mewn cysylltiad â chi ynglŷn â'r gwasanaethau rydych chi'n eu derbyn
  • cyflawni ein dyletswyddau cyfreithiol fel Cyngor

3. Oes angen fy ngwybodaeth bersonol ar holl wasanaethau'r Cyngor?

Nac oes, nid ar bob gwasanaeth. Er enghraifft, fyddwn ni ddim angen eich gwybodaeth i ymateb i ymholiad cyffredinol megis darparu gwybodaeth am amseroedd agor pwll nofio neu ddarparwyr gofal plant cofrestredig yn Rhondda Cynon Taf.

Ein haddewid ni i chi:

 

  •   Os fyddwn ni ddim angen eich gwybodaeth bersonol er mwyn darparu gwasanaeth ar eich cyfer, fyddwn ni ddim yn gofyn amdani.
  •   Os bydd gofyn i chi ddarparu gwybodaeth bersonol fel bod modd i ni ddarparu gwasanaeth ar eich cyfer, byddwn ni dim ond yn casglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnon ni at y diben hwnnw.

4. Pa wybodaeth bersonol sydd gan y Cyngor amdanaf fi?

Bydd yr wybodaeth sydd gyda ni yn amrywio, gan ddibynnu ar y gwasanaeth neu'r gwasanaethau rydych chi'n eu cael. Ar gyfer y mwyafrif helaeth o wasanaethau, efallai y byddwn ni'n casglu gwybodaeth sylfaenol megis eich enw, eich cyfeiriad, eich dyddiad geni a'ch manylion cyswllt. Bydd hyn yn ein galluogi ni i'ch adnabod chi a darparu'r gwasanaeth cywir ar eich cyfer.

Weithiau, byddwn ni hefyd yn gofyn am wybodaeth fwy sensitif gennych chi, ac yn ei phrosesu. Er enghraifft, os byddwch chi'n derbyn gwasanaeth gofal, mae'n debyg y byddwn ni angen gwybodaeth am eich iechyd a'ch hanes meddygol.

Os byddwch chi'n derbyn gwasanaethau mwy penodol gan y Cyngor, mae modd i chi ddysgu rhagor am y math o wybodaeth rydyn ni'n ei chadw a'r hyn rydyn ni'n ei wneud â'r wybodaeth honno drwy glicio yma.

5. Sut mae'r Cyngor yn casglu gwybodaeth amdanaf fi?

Mae'r Cyngor yn casglu gwybodaeth amdanoch chi o nifer o ffynonellau:

  • Efallai y byddwch chi'n rhannu'r wybodaeth â ni, er enghraifft, drwy ffurflen gais, drwy sgwrs ag aelod o staff neu'n rhan  o asesiad, ymholiad neu gŵyn.
  • Efallai y bydd sefydliadau neu asiantaethau eraill yn darparu gwybodaeth amdanoch chi i ni, er enghraifft os oes dyletswydd cyfreithiol neu statudol ar sefydliad i rannu math penodol o wybodaeth gyda ni, megis pryder o ran diogelwch.
  • Yn ogystal â hynny, efallai y bydd y Cyngor yn creu ei wybodaeth ei hun amdanoch chi, er enghraifft, wrth asesu eich anghenion a gwneud penderfyniad yn seiliedig ar yr asesiad hwnnw.

6. Sut bydd y Cyngor yn rhoi gwybod i mi am y ffordd mae e'n defnyddio fy ngwybodaeth bersonol?

Mae'r Cyngor wedi ymrwymo i fod yn agored ac yn onest gyda chi ynglŷn â'r ffordd rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Yn ogystal â'r wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn yr adran yma, mae modd i chi edrych ar Hysbysiadau Preifatrwydd Gwasanaeth. Mae'r rhain yn rhoi'r manylion perthnasol i chi mewn perthynas â phob gwasanaeth rydych chi'n ei dderbyn gennym ni.

Yn ystod eich cyswllt â ni, byddwch chi hefyd yn gweld y byddwn ni'n cyfathrebu'r wybodaeth yma a chi mewn ffyrdd gwahanol. Mae modd i hyn gynnwys:

  • Mae gwefan y Cyngor yn cynnwys Hysbysiad Preifatrwydd cyffredinol y Cyngor, yn ogystal â Hysbysiadau Preifatrwydd Gwasanaeth.
  • Gwybodaeth ar lafar - pan fyddwch chi'n siarad â staff wyneb yn wyneb neu dros y ffôn.
  • Yn ysgrifenedig - ar ffurflenni cais/asesu, taflenni gwybodaeth, llythyrau a mathau eraill o ohebiaeth argraffedig.
  • Arwyddion - yn swyddfeydd ac adeiladau'r Cyngor mewn perthynas â defnyddio Teledu Cylch Cyfyng.

7. Oes angen caniatâd ar y Cyngor i ddefnyddio fy ngwybodaeth bersonol?

 

Does dim angen eich caniatâd ar y Cyngor i brosesu eich gwybodaeth bersonol ar gyfer y rhan fwyaf o'r gwasanaethau rydyn ni'n eu darparu. Mae hyn am fod gyda ni ddyletswydd statudol a/neu am fod angen cyfreithiol i ni ddarparu'r gwasanaethau yma ar eich cyfer a phrosesu'r wybodaeth mewn modd penodol.

Serch hynny, ar gyfer gwasanaethau anstatudol lle mae dewis clir gyda chi ynglŷn â'r ffordd mae'r Cyngor yn defnyddio eich gwybodaeth, efallai y bydd angen i chi roi eich caniatâd. Os ydyn ni'n dibynnu ar eich caniatâd er mwyn prosesu eich gwybodaeth bersonol, byddwn ni'n sicrhau'r canlynol:

  • Byddwn ni'n gwneud y cais am ganiatâd yn amlwg ac yn ei osod ar wahân i delerau ac amodau eraill;
  • Byddwn ni'n gofyn i chi optio i mewn;
  • Fyddwn ni ddim yn defnyddio bocsys sydd wedi'u ticio eisoes na mathau eraill o gael caniatâd awtomatig;
  • Byddwn ni'n defnyddio iaith glir, eglur a hawdd i'w deall;
  • Byddwn ni'n nodi pam ein bod ni eisiau'r wybodaeth yma a'r hyn rydyn ni'n mynd i'w wneud gyda hi;
  • Byddwn ni'n sicrhau bod modd i chi wrthod rhoi caniatâd heb anfantais;
  • Byddwn ni'n osgoi eich gorfodi i roi caniatâd cyn derbyn gwasanaeth;
  • Byddwn ni'n ei gwneud hi'n hawdd i chi dynnu'ch caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg;
  • Byddwn ni'n sicrhau bod modd i chi weithredu'ch hawliau gwybodaeth mewn perthynas â rhoi caniatâd.

8. Os does dim angen fy nghaniatâd ar y Cyngor, sut y byddaf fi'n gwybod ei fod e'n prosesu fy ngwybodaeth bersonol?

Er ein bod ni ddim angen eich caniatâd i brosesu eich cais bob amser, mae angen i ni fod yn agored ac yn onest gyda chi ynglŷn â'r ffordd rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Fel sydd wedi'i nodi uchod, rydyn ni'n gwneud hyn mewn amrywiaeth o ffyrdd, gan ddibynnu ar sut rydych chi'n cysylltu â ni, y gwasanaethau rydych chi'n eu derbyn a sut y caiff y gwasanaethau hynny eu darparu. Er mwyn eich helpu chi i ddeall hyn yn well, rydyn ni'n eich annog i edrych ar yr Hysbysiadau Preifatrwydd Gwasanaeth sydd, o bosibl, yn berthnasol i chi drwy glicio ar y yma.

9.  A oes unrhyw amgylchiadau lle does dim gofyn i'r Cyngor roi gwybod i mi am y ffordd y caiff fy ngwybodaeth bersonol ei defnyddio?

Oes. Mae rhai amgylchiadau lle mae'r gyfraith yn caniatáu i'r Cyngor beidio â rhoi gwybod i chi am achosion penodol pan fydd e'n prosesu eich gwybodaeth. Mae hyn fel arfer yn cynnwys math o wybodaeth sy'n cael ei ddefnyddio er mwyn atal, canfod a/neu ymchwilio i drosedd neu dwyll, lle byddai tynnu'ch sylw at yr wybodaeth sy'n cael ei phrosesu yn peryglu'r ymchwiliad.

Er enghraifft, os bydd unigolyn wedi'i amau o dwyll. Os byddai rhoi gwybod i'r unigolyn o'r amheuaeth yma yn debygol o niweidio'r ymchwiliad (er enghraifft, am y byddai hi'n ei gwneud hi'n anodd i'r Cyngor gasglu tystiolaeth i brofi'r twyll). Mae'r gyfraith yn ein caniatáu ni i brosesu gwybodaeth at y diben yma heb roi gwybod i'r unigolyn am yr ymchwiliad.

Caiff penderfyniad y Cyngor i beidio â rhoi gwybod i unigolyn bod ei wybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu ei wneud yn seiliedig ar yr achos unigol, gan ystyried yr holl amgylchiadau sy'n ymwneud â'r achos.

10. Ydy'r Cyngor yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol yn fewnol rhwng gwasanaethau. Os felly, pam? 

Ydy. Mae'n bosibl y bydd y Cyngor yn rhannu eich gwybodaeth yn fewnol rhwng gwasanaethau am amrywiaeth o resymau. Mae'r rhesymau mwyaf cyffredin wedi'u nodi isod

Er mwyn darparu gwasanaethau i chi

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn darparu gwasanaeth effeithlon ac effeithiol i chi, weithiau bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth rhwng y carfanau sy'n darparu'r gwasanaeth rydych chi'n ei gael neu er mwyn trefnu ymateb i'ch cais. Bydd yr wybodaeth rydyn ni'n ei rhannu a'r carfanau rydyn ni'n rhannu'r wybodaeth hynny â nhw yn amrywio yn seiliedig ar y gwasanaethau rydych chi'n eu cael.

Mae modd cael rhagor o wybodaeth ynglŷn â phwy rydyn ni'n rhannu gwybodaeth â nhw er mwyn darparu gwasanaethau penodol yn yr hysbysiad preifatrwydd gwasanaeth DOLEN.

Er mwyn creu darlun unigol a diweddaru'ch gwybodaeth a sicrhau ei bod hi'n gywir

Er mwyn i'r Cyngor ddarparu gwasanaeth effeithlon ac effeithiol ar eich cyfer, mae'n bwysig ein bod ni'n cydlynu'r hyn rydyn ni'n ei wneud ar eich rhan mewn modd priodol, ac yn cadw cofnodion yn dda. 

Mae eich cofnod cwsmer sylfaenol yn cynnwys eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, manylion cyswllt, crynodeb o'ch cyswllt â'r Cyngor, nodyn o'r gwasanaethau rydych chi wedi'u defnyddio a rhif cyfeirnod cwsmer unigryw. Caiff yr wybodaeth yma ei chysylltu â'i rhannu â phob un o wasanaethau'r Cyngor er mwyn sicrhau bod ein cofnodion yn gywir ac wedi'u diweddaru. Mae rhannu'r wybodaeth yma yn ei gwneud hi'n haws i chi wneud busnes â'r Cyngor, er enghraifft os byddwch chi'n symud tŷ neu'n diweddaru eich rhif ffôn, bydd modd i chi ddweud hynny wrthyn ni unwaith, a byddwn ni'n rhannu'r wybodaeth yma â'r gwasanaethau perthnasol eraill ar eich rhan lle bo modd gwneud hynny.

Atal twyll neu ganfod twyll a diogelu arian cyhoeddus

Mae dyletswydd gyfreithiol ar y Cyngor i ddiogelu'r arian cyhoeddus mae e'n ei weinyddu ac atal/canfod unrhyw weithgaredd twyllodrus. Mae modd i'r Cyngor rannu gwybodaeth bersonol yn fewnol at y diben yma.

Mae modd cael rhagor o wybodaeth am waith Ymchwilio i Dwyll y Cyngor yma.

Er mwyn gwella anghenion y cwsmeriaid a gwella gwasanaethau

Rydyn ni fel Cyngor bob amser yn chwilio am ffyrdd o wella'r ffordd rydyn ni'n darparu gwasanaethau i'n trigolion a'n defnyddwyr gwasanaeth. Mae'r wybodaeth rydych chi'n ei rhoi i ni yn ein helpu ni i feithrin dealltwriaeth amdanoch chi a'r hyn rydych chi ei angen gennym ni. Drwy gyfuno'r wybodaeth sydd gyda ni am gwsmeriaid a'i ddadansoddi (gan greu mewnwelediad), mae modd i ni addasu a darparu'r gwasanaethau sydd eu hangen arnoch chi yn ôl yr angen.

11. Gyda phwy mae'r Cyngor yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol, a pham?

Mae'r Cyngor yn gweithio gyda nifer o bartneriaid, asiantaethau, busnesau, cyflenwyr, a chontractwyr dibynadwy.  Nod hyn yw darparu gwasanaethau effeithiol, effeithlon ac o safon ar eich cyfer chi. Dyma rai enghreifftiau o gategorïau Trydydd parti efallai y byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth gyda nhw:

Llywodraeth Cymru

Mae'n ofynnol i'r Cyngor ddarparu ystod eang o wybodaeth i Lywodraeth Cymru:

Enghrefftiau:

  • Cyraeddiadau addysg yn ystod cyfnodau allweddol addysg plant;
  • Gwybodaeth ynglŷn â gofal cymdeithasol;
  • Os byddwn ni'n derbyn arian grant penodol o du Llywodraeth Cymru, efallai bydd gofyn inni gyflwyno gwybodaeth o bryd i'w gilydd sy'n dangos pa ddeilliannau rydyn ni wedi'u cyflawni; a
  • Sylwadau yn dilyn cyfnod ymgynghori lle mae'r Cyngor yn adolygu dalgylchoedd ysgolion.

Caiff unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chyflwyno i Lywodraeth Cymru ei rhannu yn unol â Hysbysiad(au) Preifatrwydd y Cyngor. Mae modd darllen rhagor o wybodaeth am Bolisi Preifatrwydd Llywodraeth Cymru yma.

Swyddfa Archwilio Cymru

Gwaith Swyddfa Archwilio Cymru yw cefnogi'r Archwilydd Cyffredinol fel corff gwarchod y sector cyhoeddus i Gymru. Nod Swyddfa Archwilio Cymru yw sicrhau bod pobl Cymru yn gwybod a yw arian cyhoeddus yn cael ei wario a'i reoli mewn modd call, a bod cyrff cyhoeddus yng Nghymru yn deall sut i wella deilliannau.

Mae Swyddfa Archwilio Cymru yn gwneud hyn ar ran yr Archwilydd Cyffredinol trwy:

  • Archwilio cyfrifon ariannol cyrff cyhoeddus
  • Adrodd ar y modd mae gwasanaethau’n cael eu cyflenwi
  • Asesu gwerth am arian
  • Gwirio sut mae sefydliadau yn cynllunio a chyflawni gwelliannau

Mae'n ofynnol i'r Cyngor rannu data gyda Swyddfa Archwilio Cymru mewn perthynas â'i gwaith ac astudiaethau archwilio; fe all hyn gynnwys data personol gan ddibynnu ar gwmpas yr archwiliad. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chyflwyno i Swyddfa Archwilio Cymru ei rhannu yn unol â Hysbysiad(au) Preifatrwydd y Cyngor.  Mae hysbysiad prosesu teg Swyddfa Archwilio Cymru ar gael ar ei gwefan.

ESTYN

Arolygiaeth Addysg a Hyfforddiant i Gymru yw ESTYN. Ei swyddogaeth yw darparu gwasanaeth arolygu a chyngor annibynnol ar ansawdd a safonau addysg a hyfforddiant a ddarperir yng Nghymru, gan gynnwys:

  • i ba raddau y mae addysg a hyfforddiant yn bodloni anghenion dysgwyr ac yn cyfrannu at eu datblygiad a’u lles;
  • y safonau sy’n cael eu cyflawni; ac
  • ansawdd arweinyddiaeth a hyfforddiant

Mae Estyn yn arolygu’r sefydliadau/cyrff canlynol:

  • ysgolion a lleoliadau meithrin a gynhelir gan, neu sy’n cael arian gan awdurdodau lleol;
  • ysgolion cynradd;
  • ysgolion uwchradd;
  • ysgolion arbennig;
  • unedau cyfeirio disgyblion;
  • ysgolion annibynnol;
  • addysg bellach;
  • colegau arbenigol annibynnol;
  • dysgu oedolion yn y gymuned;
  • gwasanaethau addysg awdurdodau lleol;
  • addysg a hyfforddiant athrawon; 
  • Cymraeg i oedolion;
  • dysgu yn y gwaith;
  • dysgu yn y sector cyfiawnder; ac
  • ysgolion pob oed.

Mae'n ofynnol i'r Cyngor rannu data gydag Estyn mewn perthynas â'i gwaith ac astudiaethau archwilio; fe all hyn gynnwys data personol gan ddibynnu ar gwmpas yr archwiliad. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chyflwyno i Estyn ei rhannu yn unol â Hysbysiad(au) Preifatrwydd y Cyngor. Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth am Estyn ac i ddarllen ei pholisi preifatrwydd.

Arolygiaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru (AGGCC)

CSSIW yw rheoleiddiwr annibynnol gofal cymdeithasol a gofal plant yng Nghymru. Ei gwaith yw gwella ansawdd a diogelwch gwasanaethau er llesiant pobl Cymru.  Ei swyddogaeth yw:

  • Penderfynu pwy all ddarparu gwasanaethau.
  • Arolygu a gyrru gwelliant mewn gwasanaethau a reoleiddir a gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol.
  • Cynnal adolygiadau thematig o wasanaethau gofal cymdeithasol.
  • Archwilio pryderon a leisir ynglŷn â gwasanaethau cymdeithasol.

Mae'n ofynnol i'r Cyngor rannu data gyda'r Arolygiaeth mewn perthynas â'i gwaith ac astudiaethau archwilio; fe all hyn gynnwys data personol gan ddibynnu ar gwmpas yr archwiliad. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chyflwyno i AGGCC ei rhannu yn unol â Hysbysiad(au) Preifatrwydd y Cyngor.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am yr Arolygiaeth. 

Menter Twyll Genedlaethol:

Mae'n ofynnol i'r Cyngor yn unol â’r gyfraith ddiogelu’r arian cyhoeddus y mae'n ei weinyddu. Caiff e rannu gwybodaeth bersonol gyda chyrff eraill sy’n gyfrifol am archwilio neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll. 

Mae'r Cyngor hefyd yn cymryd rhan yn y Fenter Twyll Genedlaethol – cliciwch yma am ragor o wybodaeth.

Gweithio mewn partneriaeth

Mae'r Cyngor yn gweithio mewn partneriaeth â nifer o sefydliadau, gan gynnwys cynghorau lleol, Llywodraeth Cymru, ac adrannau Llywodraeth y DU i gynnal gwasanaethau i chi ac i fodloni'i rwymedigaethau cyfreithiol.

Mae modd i chi weld enghreifftiau o sut rydyn ni'n gweithio gyda phobl eraill yma. Un o bartneriaethau allweddol y Cyngor yw Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Cwm Taf. Mae Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Cwm Taf yn gasgliad o gyrff cyhoeddus sy'n cydweithio er mwyn gwella llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol y bobl sy'n byw ac yn gweithio yn ardaloedd Rhondda Cynon Taf a Merthyr Tudful, sef ardal Cwm Taf, ac sy'n ymweld â nhw. Cewch chi ragor o wybodaeth am Fwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus Cwm Taf trwy gyrchu'i wefan.

Mae enghreifftiau o sefydliadau eraill isod, ac mae gwybodaeth ychwanegol am yr hyn a rannwn, a chyda phwy a pham i'w chael yn hysbysiadau preifatrwydd y gwasanaeth perthnasol. 

  • Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
  • Yr Adran Gwaith a Phensiynau
  • DVLA
  • Bwrdd Iechyd
  • Llywodraeth Cymru
  • Llysoedd
  • Bwrdd Diogelu Cwm Taf
  • Hwb Diogelu Aml-asiantaeth
  • Cynghorau eraill

Cyflenwyr a chontractwyr

Mae'r Cyngor yn gweithio gyda nifer o gyflenwyr a chontractwyr dibynadwy trydydd parti sy'n cyflenwi nwyddau a gwasanaethau ar ein rhan. Bydd y cyflenwyr a chontractwyr i gyd yn destun camau gwirio diogelwch trwyadl, a dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen er mwyn cynnal y gwasanaethau ar ein rhan fydd gyda nhw.

Cwmnïau TGCh

Mae'r Cyngor yn gweithio gyda nifer o gwmnïau TGCh sy'n darparu systemau, ac atebion busnes i ni ynghyd â chymorth a chynnal a chadw. Er mwyn iddyn nhw ddarparu gwasanaethau i ni, bodloni'u rhwymedigaethau cytundebol ac ateb unrhyw broblemau technegol, efallai bydd angen i'r cwmnïau yma gyrchu systemau lle mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw.

Mae diogelwch TG yn cael ei reoli'n dynn trwy gyfrwng polisïau a gweithdrefnau cadarn.  Mae'n trefniadau diogelwch ni yn unol â gofynion cenedlaethol sy'n cael eu gosod arnon ni, megis y rhai hynny sydd wedi'u cynnwys yn Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus.

Byddwn ni hefyd yn gweithio gyda chwmnïau TG sy'n defnyddio'r Cwmwl/Cloud ar gyfer storio neu dechnoleg letyol. Golyga hyn fod eich data, o bosibl, yn cael ei storio'r tu allan i'r Cyngor yn rhan o amgylchedd TG y cyflenwr. Os yw'r amgylchedd TG y tu allan i Ardal Economaidd Ewropeaidd, byddwn ni'n sicrhau bod contractau priodol yn eu lle sy'n cynnwys rheolau llym ynglŷn â chyfrinachedd a diogelwch eich gwybodaeth.

Darparwyr Prosesu Taliadau

Mae'r Cyngor yn gweithio gyda darparwyr prosesu taliadau trydydd parti dibynadwy er mwyn cymryd a rheoli taliadau cardiau credyd a debyd yn ddiogel.

Dyma'n hymrwymiad i chi pan fyddwn ni'n rhannu gwybodaeth bersonol gydag eraill:

 

  •   Byddwn ni'n dweud wrthoch chi y bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu, gyda phwy, ac at ba ddiben.
  •   Byddwn ni dim ond yn rhannu'r isafswm o wybodaeth sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben y caiff yr wybodaeth ei defnyddio.

 

12. Am ba mor hir y bydd y Cyngor yn cadw fy ngwybodaeth?

Bydd hyd yr amser y byddwn ni'n cadw gwybodaeth cyn cael gwared â hi yn dibynnu ar y math o wybodaeth, gofynion cyfreithiol ac angen o ran busnes. Mae mwy o wybodaeth am y cyfnodau cadw ar gyfer gwasanaethau penodol i'w chael yn yr Hysbysiadau Preifatrwydd.

13. Sut bydd y Cyngor yn cadw fy ngwybodaeth yn ddiogel? 

Bydd y Cyngor yn gwneud pob ymdrech i gadw'ch gwybodaeth yn ddiogel, ac mae mesurau yn eu lle i sicrhau bod eich gwybodaeth, boed hynny ar gyfrifiadur neu ar bapur, yn ddiogel. Mae enghreifftiau o'n mesurau diogelwch yn cynnwys:

  • Polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau wedi'u cymeradwyo a'u cyhoeddi ynglŷn â diogelwch sy'n rhoi arweiniad clir ar ddiogelwch gwybodaeth, e.e. gweithdrefnau gweithio gartref ac oddi swyddfa er mwyn gofalu bod gwybodaeth yn ddiogel wrth weithio y tu allan i'r swyddfa arferol.
  • Hyfforddiant rheoli gwybodaeth a diogelu data fel bod y staff i gyd yn gwybod am eu swyddogaethau a chyfrifoldebau ar gyfer rheoli gwybodaeth bersonol.
  • Swyddog Diogelu Data penodedig, a'i swydd yw monitro cydymffurfiaeth y Cyngor o ran y gyfraith diogelu data, ac i ymchwilio i unrhyw bryderon ynglŷn â'r defnydd ar wybodaeth bersonol unigolyn. 
  • Swyddog Diogelwch Gwybodaeth penodedig a fydd yn gyfrifol am ddiogelu rhwydweithiau, seilwaith a systemau cyfrifiaduron y Cyngor.
  • Amgryptio dyfeisiau symudol i atal mynediad heb awdurdod i'r wybodaeth bersonol sydd arnyn nhw.
  • Camau rheoli ffisegol i atal mynediad i adeiladau ac offer y Cyngor i atal mynediad ffisegol diawdurdod i wybodaeth bersonol, e.e. Camerâu Teledu Cylch Cyfyng, mesurau rheoli mynediad i fannau diogel.
  • Trefniadau cadw diogel i ddiogelu cofnodion ac offer er mwyn osgoi colled, difrod, lladrad neu beryglu gwybodaeth bersonol, e.e. ystafelloedd storio a chypyrddau ffeilio ar glo ynghyd â mynediad cyfyngedig.
  • Trefniadau ar gyfer cael gwared â chofnodion ac offer yn ddiogel pan fydd dim eu heisiau mwyach.
  • Rheolau mynediad defnyddwyr a chyfrineiriau cadarn yn gymorth i sicrhau mai dim ond unigolion sydd ag awdurdod sy'n cael cyrchu gwybodaeth a systemau'r Cyngor. 
  • Profi systemau TG a thechnoleg yn rheolaidd i osod y diweddariadau diogelwch (e.e. uwchraddio, a phatsio).

14. Ydy'r Cyngor wedi cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth?

Ydy. Mae Deddf Diogelu Data 1998 yn mynnu bod pob sefydliad sy'n prosesu gwybodaeth bersonol yn cofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, heblaw eu bod nhw wedi'u heithrio.  Mae'n drosedd i beidio â gwneud hynny.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn y modd isod.

  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf – Rhif Cofrestru Z4870100
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf  - Cofrestryddion Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau – Rhif Cofrestru ZA091000
  • Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf – Swyddog Cofrestru Etholiadau – Rhif Cofrestru Z5276952

Caiff ysgolion ac Aelodau Etholedig (wrth brosesu gwybodaeth bersonol wrth gynrychioli etholwr) eu cofrestru ar wahân.

Mae modd ichi gael rhagor o wybodaeth neu chwilio'r Gofrestr Gyhoeddus Diogelu Data yma.

15. Oes Swyddog Diogelu Data gan y Cyngor?

Oes. Yn unol â'r gyfraith, mae'n ofynnol bod gan y Cyngor Swyddog Diogelu Data sy'n gyfrifol am:

  • Monitro cydymffurfiaeth y Cyngor â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol a deddfau diogelu data eraill.
  • Monitro ein polisïau, cynyddu ymwybyddiaeth, hyfforddiant ac archwiliadau ynglŷn â materion diogelu data.
  • Rhoi cyngor i'r Cyngor ynglŷn â'i rwymedigaethau diogelu data.
  • Rhoi cyngor ar y broses Asesiad Effaith Diogelwch Data a'i monitro.
  • Gweithredu yn fan cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ac aelodau o'r cyhoedd ynghylch unrhyw faterion yn ymwneud â diogelu data.

Mae modd cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor trwy'r ffyrdd isod:

Cyngor Rhondda Cynon Taf TGCh – Rheoli Gwybodaeth AT SYLW: Swyddog Diogelu Data Tŷ Bronwydd Y Porth RhCT CF39 9DL

Ebost: Rheoli.Gwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk

16. Ble mae modd cael cyngor annibynnol? 

Os oes unrhyw bryderon neu gwestiynau gyda chi ynglŷn â'ch gwybodaeth bersonol, anfonwch ebost at ein Swyddog Diogelu Data Rheoli.Gwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk.

I gael cyngor annibynnol am ddiogelu data, preifatrwydd a rhannu data, mae modd ichi gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth Tŷ Churchill, 17 Ffordd Churchill, Caerdydd CF10 2HH 

Neu, ewch i ico.org.uk neu anfon neges i casework@ico.org.uk

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.