Sut byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn yr Adran Adborth gan Gwsmeriaid.
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth gyflawni gwaith Adran Adborth gan Gwsmeriaid y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Rydyn ni bob amser yn croesawu'ch sylwadau a'ch awgrymiadau gyda golwg ar wella'n gwasanaethau, gwella enw da'r Cyngor, a datblygu ffyrdd mwy ymatebol o weithio sy'n rhoi'r cwsmer wrth galon ein gwaith.
Mae'r modd y mae'r Cyngor yn delio ag adborth ac yn ymateb iddo (cwynion, canmoliaeth neu sylwadau) yn ddangosydd allweddol o'n llwyddiant. Rydyn ni wedi ymrwymo i:
- Fanteisio ar adborth ein cwsmeriaid i wella safon ein gwasanaethau;
- Gwella’n perthynas â'n cwsmeriaid;
- Nodi’n gwendidau a gwella pethau mewn modd rhesymol a chyflym;
- Monitro a nodi tueddiadau o ran cwynion er mwyn gwella’n gwasanaethau;
- Sicrhau bod ein cwsmeriaid a'n gweithwyr yn gwybod am ein Cynllun Adborth Cwsmeriaid a bod modd cael mynediad ato.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni dros y ffôn, trwy lythyr, e-bost neu drwy wefan y Cyngor, mae'n bosibl y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi neu'ch teulu fel bod modd i ni ddarparu'r gwasanaeth perthnasol. Mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth rydyn ni ei hangen yn cynnwys gwybodaeth bersonol, er enghraifft:
- Enw cyntaf
- Enw'r teulu neu gyfenw
- Cyfeiriad
- Rhifau ffôn
- Cyfeiriad E-bost
- Cyfeiriad IP (os ydych chi'n defnyddio'n gwefan)
O bryd i'w gilydd, mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu gwybodaeth categori arbennig. Mae'n bosibl bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am iechyd a gwybodaeth biometreg, ac mae modd i hyn gynnwys recordiad teledu cylch cyfyng a lluniau.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae'r wybodaeth yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r wybodaeth yn dod oddi wrthych chi. O bryd i'w gilydd, bydd pobl eraill neu sefydliadau yn darparu gwybodaeth bersonol trwy wneud cwyn neu drwy gyflwyno gwybodaeth ar ran rywun arall, er enghraifft aelod etholedig gan gynnwys AS, AC neu Gynghorydd.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu gyda'r gwasanaethau priodol sydd wedi'u nodi yn eich adborth fel bod modd i'r gwasanaeth archwilio ac ymateb yn unol â'r adborth hynny (os oes angen).
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Ein sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio'r wybodaeth yma yw bod gan y Cyngor dasg gyhoeddus i ymateb i gwynion, sylwadau a chanmoliaethau, yn unol â'r Polisi Cynllun Adborth Cwsmeriaid.
Mae'n bosibl y bydd angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn bodloni rhwymedigaeth gyfreithiol, er enghraifft os oes bryderon ynghylch iechyd a diogelwch neu ddiogelu. Mae hyn yn dibynnu ar natur yr adborth.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Byddwn ni ond yn rhannu'ch gwybodaeth gydag adrannau mewnol os oes gofyn i ni wneud er mwyn cael yr wybodaeth sydd ei hangen fel bod modd i ni ymateb i'ch cais.
Os ydych chi'n cyfeirio unrhyw gŵyn rydych chi wedi'i wneud i Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru er mwyn iddi gael ei harchwilio, mae'n bosibl y bydd yr ombwdsmon yn cysylltu â ni er mwyn cael rhagor o wybodaeth yn ymwneud â'r gŵyn. Byddwn ni'n rhyddhau'r wybodaeth honno gan eich bod chi wedi gofyn eu bod nhw'n ymchwilio i'r mater ar eich rhan chi.
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Fyddwn ni ddim yn cadw'ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy nag sydd ei hangen a byddwn ni ond yn cadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd a'i bod yn angenrheidiol. Bydd hyd y cyfnod y byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth yn dibynnu ar natur yr wybodaeth.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth ynglyn â'r ffordd rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
Trwy'r post : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Bronwydd, Y Porth, CF39 9DL
E-bost : adborth@rctcbc.gov.uk
Ffôn : 01443 425005