Hysbysiad Preifatrwydd Aelod Etholedig ac Aelodau Lleyg / Cyfetholedig

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol fel Aelod Etholedig ac Aelod Lleyg / Cyfetholedig

 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau a swyddogaethau democrataidd ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Er mwyn ymgymryd â'r ddarpariaeth yma, mae'r Cyngor yn gweithio gydag Aelodau Etholedig sydd wedi'u hethol yn ddemocrataidd i gynrychioli buddiannau eu cymunedau a'r Cyngor yn ogystal ag Aelodau Lleyg / Cyfetholedig. Felly mae'r Cyngor yn casglu, defnyddio a chadw gwybodaeth bersonol am Aelodau Etholedig sy'n cynrychioli wardiau etholiadol yn y Fwrdeistref Sirol ac Aelodau Lleyg / Cyfetholedig. Wrth i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am Aelodau, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol chi, a chithau'n Aelod Etholedig neu'n Aelod Lleyg / Cyfetholedig. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

 

1.     Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud? 

Mae'r Gwasanaethau Democrataidd, o fewn Uned Busnes y Cyngor, yn chwarae rhan hanfodol yn darparu cefnogaeth strategol i'r holl Aelodau Etholedig (Aelodau Lleyg ac Aelodau Cyfetholedig) i'w cynorthwyo i gyflawni eu swyddogaeth yn rhan o'r Cyngor ac eirioli dyletswyddau ar gyfer y cymunedau y maen nhw'n eu gwasanaethu. Mae'n cefnogi trefniadau llywodraethu cryf a thryloyw. 

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn cadw at ac yn cefnogi swyddogaethau democrataidd yn barhaus, rydyn ni'n cynorthwyo Aelodau Etholedig ac Aelodau Lleyg / Cyfetholedig i ddatblygu eu dealltwriaeth o swyddogaethau, cyfrifoldebau a rôl Aelodau Etholedig yn ehangach trwy raglen ddatblygu a hyfforddi.
 
2.     Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 
Pan gewch chi eich ethol (neu eich penodi'n Aelod Lleyg / Cyfetholedig), mae angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi, er mwyn bod modd i'r Cyngor weinyddu ei swyddogaethau democrataidd yn briodol. Mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth rydyn ni ei hangen yn cynnwys gwybodaeth bersonol, er enghraifft; 
  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Rhywedd
  • Rhif ffôn
  • Cyfeiriad e-bost
  • Manylion Banc/Talu
  • Datganiadau o Fuddiannau
  • Manylion Gwaith
  • Ffotograffau
  • Delweddau a recordiadau sain o gyfarfodydd cyhoeddus
  • Rhif Cofrestru Cerbyd
  • Barn Wleidyddol.
  • Data am Iechyd (at ddibenion hygyrchedd ac addasiadau h.y. os ydych chi'n defnyddio cadair olwyn).

 

3.     O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Bydd yr wybodaeth sydd gyda ni yn cael ei darparu i Gyngor Rhondda Cynon Taf gennych chi, ac efallai y bydd achlysuron pan fydd modd gofyn am yr wybodaeth gan ffynonellau eraill.

 

4.     Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol? 

 Mae'r wybodaeth a ddarperir yn cael ei defnyddio i sicrhau bod y gefnogaeth a'r gwasanaeth a roddir i bob Aelod Etholedig / Aelod Lleyg / Aelod Cyfetholedig yn cael eu haddasu i'w hanghenion penodol. Mae'r wybodaeth hefyd yn cael ei defnyddio i sicrhau bod modd i Uned Fusnes y Cyngor gysylltu â chi a'ch cefnogi chi trwy rannu dogfennau allweddol, gwybodaeth a thrwy adolygiadau datblygiad personol i ganiatáu i'r Aelodau gyflawni eu rôl. 

Mae recordiadau a fideos o gyfarfodydd rhithwir y Cyngor yn cael eu rhannu ar wefan y Cyngor yn unol â gofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru).

 

 5.     Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma? 

Y sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio a phrosesu eich gwybodaeth bersonol yw ei bod yn angenrheidiol cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 a Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

 

6.     Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

Rydyn ni'n rhannu data personol am Aelodau Etholedig (ac mewn rhai achosion Aelodau Lleyg / Cyfetholedig) gyda; 

  • Swyddogion / Adrannau Perthnasol eraill y Cyngor
  • Y Cyhoedd trwy ein Tudalennau Gwe (eich manylion cyswllt, yn unol â chyfarwyddyd yr unigolyn) manylion plaid wleidyddol a ward a Datganiadau o Fuddiannau Personol
  • Carfan Cyflogres y Cyngor i dalu cyflogau a phrosesu hawliadau 

Dydyn ni ddim yn rhannu unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi. 

Mae yna sefyllfaoedd penodol hefyd lle mae'n bosibl y bydd gofyn i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, er enghraifft;

  • Lle mae'n ofynnol i'r Cyngor ddarparu'r wybodaeth yn ôl y gyfraith
  • Lle mae angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd
  • Lle mae datgelu er budd hanfodol yr unigolyn dan sylw

 

7.     Am ba mor hir caiff fy ngwybodaeth ei chadw? 

Rydyn ni'n cadw'ch gwybodaeth fel Aelod Etholedig neu Aelod Lleyg / Cyfetholedig am 6 blynedd ar ôl i'r aelodaeth ddod i ben.

 
8.     Eich gwybodaeth, eich hawliau 

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi. 

 Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

 
9.     Cysylltu â ni 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau canlynol: 

Drwy e-bostio:

 BusnesyCyngor@rctcbc.gov.uk

Drwy ffonio: 01443 424102 

Cyfeiriad post: 

Uned Busnes y Cyngor

Bloc E

Y Pafiliynau

Cwm Clydach

CF40 2XX