Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaethau Etholiadol
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Wrth wneud y gwaith yma, rhaid i ni gasglu gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, defnyddio'r wybodaeth yma, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i'r angen i gasglu gwybodaeth bersonol am unigolion, a'i defnyddio, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth rydyn ni am ei wneud gyda'r wybodaeth yma, a gyda phwy y mae hawl gyda ni i'w rhannu.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion yr adran Gwasanaethau Etholiadol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd y Cyngor yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddiben Gwasanaethau Etholiadol.
Mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol (ac wrth gynnal Etholiadau, y Swyddog Canlyniadau) yn casglu'r data personol rydych chi'n ei roi at ddiben cofrestru eich hawl i bleidleisio a gweinyddu etholiadau. Mae angen i chi fod wedi cofrestru i allu pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm rydych chi'n gymwys ar ei gyfer.
Mae dyletswydd arnon ni i gynnal cofrestr gyflawn gywir drwy gydol y flwyddyn. Byddwn ni ond yn casglu’r data personol sydd ei angen arnon ni gennych chi, er mwyn gwneud hyn.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei phrosesu.
Y Rheolwr Data
Y Cyngor ydy'r rheolwr data ar gyfer y data personol rydyn ni'n eu prosesu, ac felly mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) fel rheolwr (Z47870100).
Sut i gysylltu â ni ynglŷn â materion neu bryderon diogelu data
Os oes unrhyw bryderon gyda chi neu os ydych chi eisiau gwybod rhagor am sut rydyn ni'n trin eich gwybodaeth bersonol, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
E-bost: gwasanaethauetholiadau@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 490100
Neu drwy lythyr i: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, 10-12 Heol Gelliwastad, Pontypridd, CF37 2BW
Y Swyddog Diogelu Data
Mae modd cysylltu â'r Swyddog Diogelu Data (DPO) mewn perthynas â materion diogelu data.
Os bydd angen i chi gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol, mae modd i chi wneud hynny drwy anfon e-bost i'r cyfeiriad e-bost canlynol:
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Byddwn ni'n cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn ein rôl fel yr Adran Gwasanaethau Etholiadol.
Gall yr wybodaeth yma gynnwys y canlynol:
- Manylion cyswllt megis enw, cyfeiriad cyfredol a hen gyfeiriadau, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
- Dynodwyr Personol fel rhif Yswiriant Gwladol, Dyddiad Geni a'ch llofnod ar gyfer gwirio pleidlais absennol
- Ffurflenni cais wedi'u sganio, tystiolaeth ddogfennol, dyddiadau unrhyw ohebiaeth
- Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi'u rhannu gyda ni
- Gwybodaeth am y bobl eraill sy'n byw yn eich cartref
Os bydd angen rhagor o dystiolaeth arnon ni i ddilysu eich hunaniaeth, efallai y byddwn ni'n prosesu'r wybodaeth ganlynol
- Llun diweddar
- Tystysgrif geni, briodas, bartneriaeth sifil neu fabwysiadu
- Tystysgrif arfau tanio
- Cofnod penderfyniad ar fechnïaeth
- Gwybodaeth ariannol megis pensiwn, cerdyn credyd, datganiadau banc
- Gwybodaeth am gyflogaeth fel P45 neu P60
- Datganiadau Budd-dal fel Credyd Cynhwysol, Lwfans Byw i’r Anabl, Taliadau Annibyniaeth Bersonol neu fudd-daliadau’r wladwriaeth
- Pasbort neu drwydded yrru
- Cerdyn adnabod gan yr EEA
- Dogfennau mewnfudo wedi'u prosesu yn y DU
- Cerdyn adnabod etholiadol a gyhoeddwyd yng Ngogledd Iwerddon
O fis Mai 2023 byddwn ni hefyd yn prosesu dogfennau adnabod ffotograffig yn ein gorsafoedd pleidleisio.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n ei ddefnyddio at ddibenion etholiadol gan gynnwys cynnal y gofrestr etholiadol ac i weinyddu etholiadau. Fyddwn ni ddim yn ei ddefnyddio at unrhyw ddibenion eraill heb roi gwybod i chi yn gyntaf.
Weithiau mae’n rhaid i ni ei roi i awdurdodau, sefydliadau neu bobl eraill. Mae hyn ar gyfer atal neu ganfod trosedd, neu yn achos materion cyfreithiol, er enghraifft. Does dim angen eich caniatâd arnon ni i wneud hyn, ond os oes modd i ni wneud, byddwn ni'n rhoi gwybod i chi os ydyn wedi trosglwyddo'ch gwybodaeth.
Ceisiadau ac Arolwg Blynyddol o Etholwyr
Mae pob cais unigol i gofrestru sy'n dod i law trwy gydol y flwyddyn yn cael ei llwytho’n ddyddiol i Swyddfa'r Cabinet trwy borth diogel er mwyn gwirio bod y cais yn ddilys.
Mae’r broses yn dechrau gyda pharu data arolwg blynyddol o etholwyr cenedlaethol trwy Swyddfa'r Cabinet. Mae pob etholwr ac eiddo sy'n cael eu cadw ar y gofrestr etholiadol yn cael eu llwytho'n ddiogel i Swyddfa'r Cabinet (mae pobl ifainc 14 a 15 oed wedi'u heithrio). Yna mae'r canlyniadau yn cael eu llwytho'n ôl yn uniongyrchol i mewn i'r Meddalwedd Cofrestru Etholiadol.
Byddwn ni hefyd yn cymharu data lleol â chofnodion treth y cyngor i sicrhau bod y gofrestr mor gywir â phosibl.
Bydd canlyniadau'r gwaith cymharu data yma yn rhoi'r wybodaeth ofynnol i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol benderfynu pa gyfathrebiadau canfasio sy'n cael eu hanfon i bob eiddo.
Pleidleiswyr Ifainc
O fis Mehefin 2020, mae modd i bobl ifainc 14 a 15 oed wneud cais i gofrestru i bleidleisio, gan fod pobl ifainc 16 oed yn gymwys i bleidleisio yn etholiadau’r Senedd o 2021. Mae modd gwirio unrhyw geisiadau sy'n cael eu derbyn gan bleidleiswyr ifainc o dan 16 oed adeg eu cyflwyno yn erbyn cofnodion Addysg. Ar ôl eu cymeradwyo, bydd eu gwybodaeth yn cael ei chadw ar y system gyfrifiadurol ond ni fydd yn cael ei chynnwys mewn allbynnau o'r system fel cofrestrau a ffeiliau data.
Tystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr
O fis Mai 2023 ymlaen, bydd gofyn i unigolion sy’n dymuno mynd i orsaf i bleidleisio ar gyfer Etholiadau Senedd y DU ac Etholiadau Comisiynwyr Heddlu a Throseddu, gan gynnwys y rhai sy’n dirprwyo ar ran unigolyn arall, ddangos ffurf dderbyniol o gerdyn adnabod â llun i brofi pwy ydyn nhw cyn y bydd papur pleidleisio yn cael ei roi iddyn nhw mewn gorsaf bleidleisio.
Os nad oes gan unigolyn un o'r ffurfiau derbyniol o gerdyn adnabod â llun yma, mae modd iddo/iddi wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr. Dogfen sy'n cynnwys enw a llun yr etholwr ydy hon. Mae modd ei chael am ddim gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol lleol, wedi iddo/iddi wirio hunaniaeth yr ymgeisydd. Mae modd gwneud cais am Dystysgrifau Awdurdod Pleidleisiwr ar-lein hefyd.
Ceisiadau Pleidleisio Ar-lein
O fis Hydref 2023 ymlaen, byddwn ni'n cynnig gwasanaeth newydd lle mae modd i unigolion wneud cais i bleidleisio ar-lein. Mae bellach modd i unigolion wneud cais ac uwchlwytho'r dogfennau perthnasol yn ddigidol.
Rhannu Data Ar Draws Ffiniau Seneddol
Mae Gorchymyn Ffiniau Seneddol Tachwedd 2023 yn ei gwneud hi'n ofynnol i ni rannu/derbyn data staffio etholaeth ac etholiadau gyda/gan Awdurdodau Lleol eraill yn ystod Etholiad Cyffredinol Senedd y DU.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol;
Yn unol â'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol i ymgymryd â’n swyddogaeth statudol at ddibenion Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol –Erthygl 6(c) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol y rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
- Erthygl 10 Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol wedi'i chymeradwyo yn unol ag Atodlen 1, Rhan 2.6 (1)(b) o Ddeddf Diogelu Data 2018.
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001, ac
- Adrannau 16 a 24, Rhan 3 o Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Arolwg Blynyddol o Etholwyr) (Diwygiad) 2019
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Arolwg Blynyddol o Etholwyr) (Diwygiad) (Cymru) 2020
- Deddf Etholiadau 2022
- Rheoliadau Adnabod Pleidleiswyr 2022
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Pleidleisio Drwy'r Post a Phleidleisio Dirprwyol) (Diwygiad) 2023
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Cymru a Lloegr) (Diwygiad) 2002
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Yn y mwyafrif helaeth o achosion, mae'r wybodaeth yn dod yn uniongyrchol oddi wrthoch chi. Weithiau mae'n bosibl y bydd pobl eraill yn cyflwyno gwybodaeth ar ran rhywun arall, er enghraifft, trwy wybodaeth sy'n cael ei darparu yn ystod yr arolwg blynyddol o etholwyr sy'n cael ei ddefnyddio yn y broses o gynnal y Gofrestr Etholiadol.
Hefyd, mae modd i asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni.Mae'n bosibl y bydd hyn yn digwydd pan fyddwch chi'n symud i'r ardal o ardal awdurdod lleol arall. Os ydych chi'n fyfyriwr ym Mhrifysgol De Cymru efallai y bydd yn rhannu eich data gyda ni, eto yn rhan o'n cyfrifoldebau ar gyfer cynnal y Gofrestr Etholiadol.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i gyflawni ein swyddogaeth statudol o ran Cofrestru Etholiadol.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Llywodraeth y DU – Yr Adran Ffyniant Bro, Tai a Chymunedau
Adran Gwaith a Phensiynau
|
- I'ch cynorthwyo i gael Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr.
- I gwblhau gwiriadau hunaniaeth ar geisiadau pleidleisio e.e. pleidleiswyr absennol, dirprwyon ac ati.
- Data Cymhwysedd Dinesydd yr UE i Bleidleisio
|
|
Cynrychiolwyr yr etholiad
|
Mae'n bosibl y bydd rhannau o'r gofrestr yn cael eu rhannu gyda chynrychiolwyr etholedig ac ymgeiswyr sy'n sefyll dros yr ardal y maen nhw'n ei chynrychioli.
|
|
Asiantaethau Gwirio Credyd
|
Darparu gwasanaethau gwirio credyd.
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor –
Swyddfa'r Cabinet
Adran Addysg
|
At ddibenion dilysu.
|
|
Darparwyr gwasanaethau trydydd parti wedi'u comisiynu –Gwasanaethau Marchnata MPS
|
Cwmnïau argraffu at ddibenion deunydd ysgrifennu etholiadol.
|
|
Gwasanaethau Brys –Heddlu De Cymru
|
I roi cymorth gydag ymchwiliadau.
|
|
Awdurdodau Lleol Eraill
|
I weinyddu Cyflenwyr TGCh Etholiad Cyffredinol Senedd
|
Mae modd i unrhyw un archwilio'r gofrestr etholiadol lawn.
- Bydd archwilio'r gofrestr yn cael ei wneud dan oruchwyliaeth.
- Mae modd iddyn nhw gymryd detholiadau o'r gofrestr, ond dim ond â nodiadau wedi'u hysgrifennu â llaw.
- Rhaid peidio â defnyddio gwybodaeth sydd wedi'i chymryd at ddibenion marchnata uniongyrchol, yn unol â deddfwriaeth diogelu data, oni bai ei bod wedi’i chyhoeddi yn y fersiwn agored.
- Mae unrhyw un sy'n methu â chadw at yr amodau hyn yn cyflawni trosedd a bydd cosb o hyd at £5,000 yn cael ei chodi.
Mae'r gofrestr agored yn cynnwys yr un wybodaeth â'r gofrestr lawn, ond dydy hi ddim yn cael ei defnyddio ar gyfer etholiadau neu refferenda. Caiff ei diweddaru a'i chyhoeddi bob mis ac mae modd ei gwerthu i unrhyw berson, sefydliad neu gwmni at ystod eang o ddibenion. Mae busnesau ac elusennau yn ei defnyddio i wirio enwau a manylion cyfeiriadau; mae defnyddwyr y gofrestr yn cynnwys cwmnïau marchnata uniongyrchol a hefyd cwmnïau cyfeiriaduron ar-lein.
Mae modd i chi ddewis a ydych chi am gynnwys eich manylion personol yn fersiwn agored y gofrestr ai peidio; fodd bynnag, byddan nhw'n cael eu cynnwys oni bai eich bod chi'n gofyn iddyn nhw gael eu dileu. Fydd dileu'ch manylion o'r gofrestr agored ddim yn effeithio ar eich hawl i fwrw pleidlais.
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ran rheolwr. Dyma'r categori o broseswyr data y mae'r Gwasanaeth yn eu defnyddio;
- y DU (IDOX), sy'n darparu ein System Rheoli Etholiadol
Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Os oes gyda chi ymholiad penodol yn ymwneud â'n proseswyr data, cysylltwch â'r Arweinydd Diogelu Data.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Mae dyletswydd ar y Swyddog Cofrestru Etholiadol a'r Swyddog Canlyniadau i brosesu eich gwybodaeth mewn perthynas â pharatoi ar gyfer etholiadau a'u cynnal.
Bydd eich manylion yn cael eu cadw a'u diweddaru yn unol â'n rhwymedigaethau ac yn unol â chyfnodau cadw statudol.
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Os oes pryder gyda chi, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn y lle cyntaf. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost. Pe hoffech chi wneud cwyn swyddogol, mae modd i chi wneud trwy ddefnyddio ein Cynllun Adborth Corfforaethol.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data, ond rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn y lle cyntaf.
Dyma fanylion cyswllt Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk