Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Gwasanaethau Etholiadol
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Gwasanaethau Etholiadol.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Gwasanaethau Etholiadol.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaethau Etholiadol
E-bost: gwasanaethauetholiadau@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 490100
Drwy'r post: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, 10-12 Heol Gelliwastad, Pontypridd, CF37 2BW
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Gwasanaethau Etholiadol Rhondda Cynon Taf sy'n gyfrifol am gynnal y gofrestr etholiadol a gweinyddu pob etholiad yn Rhondda Cynon Taf.
Mae'n ofynnol i ni gadw'r gofrestr etholiadol yn gyflawn ac yn gywir drwy gydol y flwyddyn. Mae hyn yn cynnwys ei diweddaru pan fydd trigolion yn symud, yn dod yn gymwys i bleidleisio, neu'n darparu gwybodaeth newydd.
Rhaid i chi fod wedi cofrestru i bleidleisio er mwyn cymryd rhan mewn unrhyw etholiad neu refferendwm.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion y Gwasanaethau Etholiadol;
- Trigolion Rhondda Cynon Taf sy'n cofrestru, neu sydd wedi cofrestru i bleidleisio
- Ymgeiswyr sy'n sefyll mewn etholiadau
- Etholwyr tramor sydd â hawl i bleidleisio
- Unigolion y darperir eu data yn rhan o drefniadau trawsffiniol, megis staff neu etholwyr sy'n gysylltiedig ag awdurdodau cyfagos
Y categorïau data personol rydyn ni'n eu prosesu
Byddwn ni'n cadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi yn rhan o’n rôl fel Gwasanaethau Etholiadol, mae modd i hyn gynnwys:
- Manylion cyswllt megis enw, cyfeiriad cyfredol a hen gyfeiriadau, cyfeiriad e-bost a rhif ffôn (Etholwyr, Staff Pleidleisio)
- Dynodwyr Personol megis rhif Yswiriant Gwladol, Dyddiad Geni a'ch llofnod ar gyfer gwirio pleidlais absennol
- Nodiadau am unrhyw amgylchiadau perthnasol rydych chi wedi'u rhannu gyda ni
- Gwybodaeth am y bobl eraill sy'n byw yn eich cartref
- Gwybodaeth Iechyd (cofrestr y rhai sydd â nam ar eu golwg ac anableddau) – i wneud yr orsaf bleidleisio yn fwy hygyrch
- Gwybodaeth am yr Ymgeisydd, megis y blaid wleidyddol, yr ardal y maen nhw'n ymgeisio ynddi, enw asiantiaid yr etholiad ac ati
I bleidleisio yn un o'n gorsafoedd pleidleisio, rhaid i etholwr ddangos dogfen adnabod â llun fel a ganlyn:
- Trwydded Yrru Cerdyn â llun (Llawn neu Dros Dro)
- Pasbort y DU, neu basbort a gyhoeddwyd o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd
- Bathodyn Glas
- Tocyn bws (i bobl dros 60 oed)
- Cerdyn adnabod gan yr EEA
- Cerdyn Cynllun Safonau Prawf Oedran (PASS)
- Trwydded Breswylio Biometrig
- Cerdyn Adnabod y Weinyddiaeth Amddiffyn (Ffurflen 90 y Weinyddiaeth Amddiffyn)
- Tystysgrif Awdurdod Pleidleiswyr (gwnewch gais am dystysgrif am ddim) yma)
Os bydd angen rhagor o dystiolaeth arnon ni i ddilysu eich hunaniaeth, efallai y byddwn ni'n prosesu'r wybodaeth ganlynol
- Llun diweddar
- Tystysgrif geni, briodas, bartneriaeth sifil neu fabwysiadu
- Tystysgrif arfau tanio
- Cofnod penderfyniad ar fechnïaeth
- Gwybodaeth ariannol megis pensiwn, cerdyn credyd, datganiadau banc
- Gwybodaeth am gyflogaeth fel P45 neu P60
- Datganiadau Budd-dal fel Credyd Cynhwysol, Lwfans Byw i’r Anabl, Taliadau Annibyniaeth Bersonol neu fudd-daliadau’r wladwriaeth.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol ar gyfer y Gwasanaethau Etholiadol. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Cynnal cofrestr etholiadol gywir a chyfredol
- Cysylltu â chi yn ystod yr arolwg blynyddol o etholwyr blynyddol i gadarnhau pwy sy'n byw yn eich eiddo a phwy sydd wedi cofrestru i bleidleisio. Rydyn ni'n dilysu'r wybodaeth yma yn erbyn cofnodion Treth y Cyngor
- Trefnu a chynnal etholiadau, gan gynnwys penodi staff gorsafoedd pleidleisio, cyhoeddi a gwirio papurau pleidleisio, cynnal cofnodion presenoldeb a chadarnhau hunaniaeth pleidleiswyr ac ati
- Gwirio ceisiadau pleidleiswyr ifainc yn erbyn cofnodion addysg
- Darparu a gweinyddu Tystysgrifau Awdurdod Pleidleiswyr ar gyfer etholwyr nad oes gyda nhw ffurf dderbyniol o ddogfen adnabod ffotograffig
- Gweinyddu Ceisiadau Pleidleiswyr Absennol (pleidleisiau drwy'r post a thrwy dirprwy)
- Rhannu a derbyn data etholaethau ac etholiadau gyda/gan Awdurdodau Lleol eraill ar gyfer Etholiadau Seneddol y DU
- Gweinyddu’r broses o adnewyddu etholwyr Tramor
- Sicrhau bod etholiadau’n hygyrch i etholwyr sydd wedi’u rhestru ar y gofrestr ar gyfer pobl â nam ar eu golwg ac anableddau
- Darparu Platfform Gwybodaeth Etholiadau Cymru (WEIP) i ddarparu gwybodaeth ynghylch Etholiadau Senedd Cymru a Phrif Gynghorau
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer y Gwasanaethau Etholiadol yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol Erthygl 6(c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolydd data.
- Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolydd data.
- Atodlen 1, Rhan 2.6(1)(b) o Ddeddf Diogelu Data 2018
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9(2)(g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001, ac
- Adrannau 16 a 24, Rhan 3 o Ddeddf Senedd ac Etholiadau (Cymru) 2020
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Arolwg Blynyddol o Etholwyr) (Diwygiad) 2019
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Arolwg Blynyddol o Etholwyr) (Diwygiad) (Cymru) 2020
- Deddf Etholiadau 2022
- Rheoliadau Adnabod Pleidleiswyr 2022
- Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Pleidleisio Drwy'r Post a Phleidleisio Dirprwyol) (Diwygiad) 2023
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gennych chi neu gynrychiolydd sy'n gweithredu ar eich rhan
- Awdurdodau Lleol eraill os ydych chi'n symud i'r ardal o awdurdod lleol arall
- Bydd Prifysgol De Cymru yn rhannu data myfyrwyr i’n helpu ni i gynnal y gofrestr etholiadol
- Gwasanaethau Cymdeithasol, sy'n darparu mynediad i'r gofrestr ar gyfer pobl â nam ar eu golwg ac anableddau, i helpu i fynd i’r afael â materion hygyrchedd wrth drefn etholiadau.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol ar gyfer y Gwasanaethau Etholiadol:
Dim ond y lleiafswm o ddata personol sydd eu hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael eu rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Llywodraeth y Deyrnas Unedig
- Y Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol
- Adran Gwaith a Phensiynau
|
- I'ch cynorthwyo i gael Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr
- I gwblhau gwiriadau hunaniaeth ar geisiadau pleidleisio, e.e. pleidleiswyr absennol, dirprwyon, ac ati.
- I gwblhau gwiriadau Cymhwysedd Dinasyddion yr UE i bleidleisio
- I weinyddu’r broses o adnewyddu hawl Etholwyr Tramor
|
|
Cynrychiolwyr yr etholiad
|
Mae'n bosibl y bydd rhannau o'r gofrestr yn cael eu rhannu gyda chynrychiolwyr etholedig ac ymgeiswyr sy'n sefyll dros yr ardal y maen nhw'n ei chynrychioli.
|
|
Asiantaethau Gwirio Credyd
|
Darparu gwasanaethau gwirio credyd
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor
- Swyddfa'r Cabinet
- Addysg
- Treth y Cyngor
|
- I weinyddu'r gofrestr etholiadol ac etholiadau
- I wirio gwybodaeth y cais
|
|
Gwasanaethau Marchnata MPS
|
Er mwyn argraffu cardiau etholiad, ac ati
|
|
Heddlu De Cymru
|
I roi cymorth gydag ymchwiliadau
|
|
Awdurdodau Lleol eraill
|
- I weinyddu etholwyr sy'n symud i mewn/allan o'u hardal
- I reoli etholiadau trawsffiniol
|
Prosesyddion Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion y Gwasanaethau Etholiadol:
- Darparwyr Systemau TG
- Cwmnïau Argraffu
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion Gwasanaethau Etholiadol ar gyfer:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Darparu cofnod Dynodydd Personol ar gyfer Pleidlais Absennol – 1 Flwyddyn
|
Gofyniad statudol
|
|
Darparu cofnod Dynodydd Personol ar gyfer Pleidlais trwy Ddirprwy – 1 Flwyddyn
|
Gofyniad statudol
|
|
Cofnodion Etholiadau o Orsafoedd Pleidleisio – 1 Flwyddyn
|
Gofyniad statudol
|
|
Cofnodion Etholiad (archwiliad cyhoeddus) – 1 Flwyddyn
|
Gofyniad statudol
|
|
Ffurflenni Ymholiad ar gyfer Aelwydydd (ffurflenni electronig) – Bydd y rhain yn cael eu tynnu pan fydd y flwyddyn gofrestru wedi dod i ben.
|
Penderfyniad Busnes i fynd i’r afael ag unrhyw ymholiadau sy’n codi
|
|
Ffurflenni gwahoddiad i gofrestru (wedi'u cwblhau gan etholwyr) – 1 Flwyddyn
|
Penderfyniad Busnes i fynd i’r afael ag ymholiadau
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol rydyn ni'n dal gafael arnyn nhw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaethau Etholiadol yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
E-bost: gwasanaethauetholiadau@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 490100
Drwy'r post: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, 10-12 Heol Gelliwastad, Pontypridd, CF37 2BW
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk/