Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y cyngor at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth (i fodloni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus)
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Wrth wneud y gwaith yma, rhaid i ni gasglu gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, defnyddio'r wybodaeth yma, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. Rhaid i ni hefyd wybod am amrywiaeth ein gweithlu i sicrhau ein bod ni'n cefnogi'n gweithwyr yn effeithiol. O ganlyniad i'r angen i gasglu gwybodaeth bersonol am unigolion, a'i defnyddio, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth rydyn ni am ei wneud gyda'r wybodaeth yma, a gyda phwy y mae hawl gyda ni i'w rhannu.
Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth (i fodloni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus). Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?
Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma yn canolbwyntio ar fonitro cydraddoldeb ac adrodd amdano fe i'n helpu i gyflawni ein dyletswyddau cyfreithiol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae gwaith cydraddoldeb ac amrywiaeth yn bwysig i ni ac mae elfennau hefyd mewn hysbysiadau preifatrwydd eraill. Er enghraifft, os yw defnyddiwr gwasanaeth yn gwneud cwyn am wasanaeth sy'n ymwneud â nodwedd warchodedig, byddai'r gŵyn yma'n cael ei thrin yn ôl ein gweithdrefn gwyno. Hefyd, os ydych yn cwyno am fater yn y gwaith sy'n ymwneud â nodwedd warchodedig, byddai'r Adran Adnoddau Dynol yn delio â hyn.
Caiff y dyletswyddau rydyn ni'n ymdrechu i'w bodloni o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 eu hadnabod fel Dyletswyddau Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Er mwyn helpu i gyflawni'r dyletswyddau yma, rydyn ni'n monitro cydraddoldeb gan fod angen i ni adnabod a chefnogi trigolion, defnyddwyr gwasanaeth a staff â nodweddion gwarchodedig er mwyn sicrhau bod eu hanghenion yn cael eu bodloni, mynd i'r afael â rhagfarn, hyrwyddo dealltwriaeth, annog cyfranogiad ym mywyd cyhoeddus, cael gwared ag anfantais neu ei leihau.
Mae'r data mae'r sefydliad yn ei ddefnyddio at y dibenion yma yn ddienw ac mae unigolion yn dewis datgelu'r wybodaeth yma. Gallan nhw hefyd ofyn bod y sefydliad ddim yn prosesu'r data yma ar gyfer monitro cyfleoedd cyfartal ar unrhyw adeg.
Mae unigolion yn gwbl rydd i benderfynu a ydyn nhw'n darparu data o'r fath ai peidio a does dim canlyniadau o beidio â gwneud hynny.
Mae nodweddion gwarchodedig yn cynnwys:
- Oedran
- Anabledd
- Ailbennu rhywedd
- Priodas a Phartneriaeth Sifil
- Beichiogrwydd a Mamolaeth
- Hil
- Crefydd neu gred
- Rhyw
- Cyfeiriadedd rhywiol
Er mwyn ein helpu ni i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol, mae gan y Cyngor garfan Amrywiaeth a Chynhwysiant ganolog. Mae'r garfan yn cefnogi cyflwyno agenda cydraddoldeb ac amrywiaeth y Cyngor trwy ddarparu'r Cynllun Cydraddoldeb Strategol, casglu data ac adrodd ar ein dyletswyddau statudol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae'r garfan hefyd yn darparu cyngor ymarferol o ddydd i ddydd ar ystod o faterion yn ymwneud â chydraddoldeb.
Mae'r garfan yn hwyluso amrywiaeth o grwpiau mewnol ac allanol, gan gynnwys y Fforwm Anabledd, Perthyn (ein rhwydwaith LHDTC+), Spotlight (ein rhwydwaith ar gyfer staff Du, Asiaidd ac o grwpiau ethnig lleiafrifol), Rhwydwaith y Cynghreiriaid a'r Rhwydwaith Anabledd a Chynhalwyr.
Mae gwasanaethau'r Cyngor yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am gydraddoldeb ac amrywiaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth er mwyn cyflawni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus y Cyngor, i wneud cymdeithas yn decach trwy fynd i'r afael â gwahaniaethu a rhoi cyfle cyfartal i bawb. Mae'r gwasanaethau yn casglu data am unrhyw nodwedd warchodedig sydd gyda chi, a'r canlynol:
- Pa wasanaethau rydych chi'n eu defnyddio
- P'un a yw ein gwasanaethau'n bodloni'ch anghenion a'ch barn ar sut byddai modd eu gwella
Mae hyn i sicrhau ein bod yn cynnig gwasanaethau cynhwysol sy'n cael eu defnyddio gan bawb ac sy'n bodloni anghenion ein holl drigolion.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am:
Ein gweithlu (h.y. gweithwyr presennol a darpar weithwyr)
Mae'r math o wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu, ei defnyddio a'i dadansoddi yn cynnwys:
- Gwybodaeth sensitif am nodwedd warchodedig fel oedran, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a chenedligrwydd, tuedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth
- Adran a gradd gyflog
- Hyfforddiant
Mae'r wybodaeth yma yn cael ei chynnal yn bennaf yn system Adnoddau Dynol y Cyngor a'r system recriwtio, ac mae'n cael ei thrin fel gwybodaeth gyfrinachol.
Ein dinasyddion, ein trigolion a'n defnyddwyr gwasanaeth (h.y. y bobl sy'n byw yn Rhondda Cynon Taf, sy'n ymweld â Rhondda Cynon Taf, neu sy'n derbyn gwasanaethau wrthyn ni)
Gallai'r math o wybodaeth y byddwn ni'n ei chasglu, ei defnyddio a'i dadansoddi gynnwys:
- Gwybodaeth sensitif am nodwedd warchodedig fel oedran, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a chenedligrwydd, tuedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth
- Gwasanaethau mae unigolion yn eu defnyddio, eu barn am y gwasanaeth a sut gall y gwasanaeth gael ei wella
Aelodau o'n fforymau anabledd :
- Enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, a rhif ffôn
- Manylion car a theithio trigolion (os yw treuliau'n cael eu hawlio)
- Ceisiadau am addasiad rhesymol i unigolion
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae gwybodaeth am y gweithlu yn cael ei chasglu:
- Yn uniongyrchol wrth y gweithiwr, er enghraifft ar ffurflenni cais recriwtio, holiaduron archwilio proffil staff, arolygon, ffurflenni adborth ar hyfforddiant a thrwy wybodaeth sy'n cael ei darparu i'r Rheolwr Llinell
- Rydyn ni hefyd yn paratoi ein data ein hunain, er enghraifft, mae Carfan Datblygu Gweithlu'r Cyngor yn dadansoddi gwybodaeth o'r system Adnoddau Dynol a'r system recriwtio i lunio adroddiadau
Mae gwybodaeth am ddinasyddion, trigolion a defnyddwyr gwasanaethyn cael ei chasglu:
- Yn uniongyrchol wrth ddefnyddiwr y gwasanaeth, er enghraifft pan fydd yn cysylltu â ni neu'n derbyn gwasanaethau'r Cyngor. Efallai byddwn ni hefyd yn cysylltu â defnyddwyr gwasanaeth yn uniongyrchol i gasglu gwybodaeth, er enghraifft trwy siarad â nhw
- Os yw'n berthnasol, efallai byddwn ni hefyd yn casglu gwybodaeth o ffynonellau eraill, er enghraifft cynhalwyr a rhieni/gwarcheidwaid
Mae gwybodaeth am aelodau o'r fforwm anabledd yn cael ei chasglu:
- Yn uniongyrchol wrth unigolion, er enghraifft ar ffurflen aelodaeth neu ffurflen hawlio treuliau.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma er mwyn:
Cefnogaeth ac arweiniad
- Cefnogi gwasanaethau wrth gynnal asesiadau effaith cydraddoldeb
- Rhoi cyngor ac arweiniad yn ymwneud â materion cydraddoldeb i wasanaeth
- Cefnogi datrys cwynion yn ymwneud â phryderon cydraddoldeb ac amrywiaeth gan staff a'r cyhoedd
Rhoi Gwybod am Wendid
- Paratoi adroddiadau rheoli gwybodaeth i gefnogi cynllunio a chyflwyno gwasanaethau
- Paratoi ein Hadroddiad Cydraddoldeb Blynyddol a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor
Fforymau Cydraddoldeb
- Ar gyfer fforymau staff mewnol rydyn ni'n cyfathrebu â chi trwy restr ddosbarthu e-bost
- Dydy cyfeiriadau e-bost aelodau unigol ddim yn cael eu rhannu gan fod negeseuon e-bost yr aelodau yn cael eu hanfon ymlaen gan ddefnyddio 'copi dall'
- Ar gyfer aelodau allanol y fforymau, rydyn ni'n cadw manylion aelodaeth ar gronfa ddata gyfrinachol ac yn defnyddio hyn i anfon gohebiaeth am gyfarfodydd atoch chi. Byddwn ni hefyd yn trefnu addasiadau rhesymol os bydd rhywun yn gofyn amdanyn nhw ar y ffurflen aelodaeth
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn nodi ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth yw:
- Cyflawni ei dyletswyddau swyddogol fel Cyngor ac i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth:
- Deddf Cydraddoldeb 2010
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Mae'r wybodaeth uchod yn cael ei defnyddio gan y Cyngor yn unig at y dibenion sy'n cael eu crybwyll uchod a fydd hi ddim yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliad trydydd parti arall at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth oni bai bod rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae unrhyw adroddiadau sy'n cael eu paratoi trwy ddefnyddio'r data yma yn ddienw.
Gweithlu
Mae modd i staff sydd â mynediad i borth hunanwasanaeth iTrent fewnbynnu gwybodaeth sensitif amdanyn nhw eu hunain, megis y nodweddion gwarchodedig sydd wedi'u nodi uchod, yn rhan o'u proffil. Mae'r wybodaeth yma'n gyfrinachol i chi a fydd hi ddim yn cael ei rhannu gyda'ch Rheolwr Llinell. Mae modd i'r garfan Amrywiaeth a Chynhwysiant ddefnyddio’r wybodaeth at ddibenion ystadegol, ond fydd yr wybodaeth ddim yn cael ei defnyddio i adnabod unrhyw unigolion.
7. Am ba mor hir caiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen, yn dibynnu ar natur y wybodaeth. Er enghraifft, os ydych chi'n aelod o fforwm cydraddoldeb byddwn ni'n cadw eich data chi dim ond am y cyfnod rydych chi'n aelod o'r fforwm, os ydych chi'n aelod o staff gallwn ni gadw'ch gwybodaeth chi am y cyfnod rydych chi'n cael eich cyflogi gan y Cyngor.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltu â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau canlynol:
E-bost: cydraddoldeb@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 444529
Drwy lythyr: Y Garfan Amrywiaeth a Chynhwysiant, Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY