Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y cyngor at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth (i fodloni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus)

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. Rhaid i ni hefyd wybod am amrywiaeth ein gweithlu i sicrhau ein bod yn cefnogi'n gweithwyr yn effeithiol. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth (i fodloni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus). Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud 

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma yn canolbwyntio ar fonitro cydraddoldeb ac adrodd amdano fe i'n helpu i gyflawni ein dyletswyddau cyfreithiol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae gwaith cydraddoldeb ac amrywiaeth yn bwysig i ni ac mae elfennau hefyd wedi'u cynnwys mewn hysbysiadau preifatrwydd eraill. Er enghraifft, os yw defnyddiwr gwasanaeth yn gwneud cwyn am wasanaeth sy'n ymwneud â nodwedd warchodedig, byddai'r gŵyn yma'n cael ei thrin yn ôl ein gweithdrefn gwyno. Hefyd, os ydych yn cwyno am fater yn y gwaith sy'n ymwneud â nodwedd warchodedig, byddai'r Adran Adnoddau Dynol yn delio â hyn.

 

Caiff y dyletswyddau rydyn ni'n ymdrechu i'w bodloni o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 eu hadnabod fel Dyletswyddau Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus. Er mwyn helpu i gyflawni'r dyletswyddau yma, rydyn ni'n monitro cydraddoldeb gan fod angen i ni adnabod a chefnogi trigolion, defnyddwyr gwasanaeth a staff â nodweddion gwarchodedig er mwyn sicrhau bod eu hanghenion yn cael eu bodloni, mynd i'r afael â   rhagfarn, hyrwyddo dealltwriaeth, annog cyfranogiad ym mywyd cyhoeddus, cael gwared ag anfantais neu ei leihau.

 

Mae'r data mae'r sefydliad yn ei ddefnyddio at y dibenion yma yn ddienw ac mae unigolion yn dewis datgelu'r wybodaeth yma. Gallan nhw hefyd ofyn bod y sefydliad ddim yn prosesu'r data yma ar gyfer monitro cyfle cyfartal ar unrhyw adeg.

 

Mae unigolion yn gwbl rydd i benderfynu a ydyn nhw'n darparu data o'r fath ai peidio a does dim canlyniadau o beidio â gwneud hynny.

 

Mae nodweddion gwarchodedig yn cynnwys:

  • Oedran
  • Anabledd
  • Ail-bennu rhywedd
  • Priodas a Phartneriaeth Sifil
  • Beichiogrwydd a Mamolaeth
  • Hil
  • Crefydd neu gred
  • Rhyw
  • Tuedd rhywiol

Er mwyn ein helpu i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol, mae gan y Cyngor Garfan Cydraddoldeb ac Amrywiaeth ganolog. Mae'r garfan yn cefnogi cyflwyno agenda cydraddoldeb ac amrywiaeth y Cyngor trwy ddarparu'r Cynllun Cydraddoldeb Strategol, casglu data ac adrodd ar ein dyletswyddau statudol o  dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010. Mae'r garfan hefyd yn darparu cyngor ymarferol o ddydd i ddydd ar ystod o faterion yn ymwneud â chydraddoldeb.

Mae'r garfan yn helpu ystod o grwpiau mewnol ac allanol gan gynnwys y Fforwm Anabledd, y rhwydwaith LGBT, rhwydwaith y Cynghreiriaid a'r rhwydwaith Anabledd a Chynhalwyr. Mae hefyd yn darparu Cyfamod y Lluoedd Arfog ar ran y Cyngor.

Mae gwasanaethau'r Cyngor yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am gydraddoldeb ac amrywiaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth er mwyn cyflawni Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus y Cyngor, i wneud cymdeithas yn decach trwy fynd i'r afael â gwahaniaethu a rhoi cyfle cyfartal i bawb. Mae'r gwasanaethau yn casglu data am unrhyw nodwedd warchodedig sydd gyda chi a:

  • Pa wasanaethau rydych chi'n eu defnyddio
  • P'un a yw ein gwasanaethau'n bodloni'ch anghenion a'ch barn ar sut byddai modd eu gwella

Mae hyn i sicrhau ein bod yn cynnig gwasanaethau cynhwysol sy'n cael eu defnyddio gan bawb ac sy'n bodloni anghenion ein holl drigolion.

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am:

 

Ein gweithlu (h.y. gweithwyr presennol a darpar weithwyr)

 

Mae'r math o wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu, ei defnyddio a'i dadansoddi yn cynnwys:

  • Gwybodaeth sensitif am nodwedd warchodedig fel oedran, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a  chenedligrwydd, tuedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth
  • Adran a gradd gyflog
  • Hyfforddiant

Mae'r wybodaeth yma yn cael ei chynnal yn bennaf yn system Adnoddau Dynol y Cyngor a'r system recriwtio, ac mae'n cael ei thrin fel gwybodaeth gyfrinachol.

 

Ein dinasyddion, ein trigolion a'n defnyddwyr gwasanaeth (h.y. y bobl sy'n byw yn Rhondda Cynon Taf, sy'n ymweld â Rhondda Cynon Taf, neu sy'n derbyn gwasanaethau wrthyn ni)

 

Gallai'r math o wybodaeth y byddwn ni'n ei chasglu, ei defnyddio a'i dadansoddi gynnwys:

  • Gwybodaeth sensitif am nodwedd warchodedig fel oedran, rhyw, anabledd, ethnigrwydd a   chenedligrwydd, tuedd rhywiol, crefydd neu gred, hunaniaeth rhywedd, statws priodasol, beichiogrwydd a mamolaeth
  • Gwasanaethau mae unigolion yn eu defnyddio, eu barn am y gwasanaeth a sut gall y gwasanaeth gael ei wella

Aelodau o'n fforymau anabledd :

  • Enw, cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, a rhif ffôn
  • Manylion car a theithio trigolion (os yw treuliau'n cael eu hawlio)
  • Ceisiadau am addasiad rhesymol i unigolion

 3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

 Mae gwybodaeth am y gweithlu yn cael ei chasglu:

 

  • Yn uniongyrchol wrth y gweithiwr, er enghraifft ar ffurflenni cais recriwtio, holiaduron archwilio proffil staff, arolygon, ffurflenni adborth ar hyfforddiant a thrwy wybodaeth sy'n cael ei darparu i'r Rheolwr Llinell
  • Rydyn ni hefyd yn paratoi ein data ein hunain, er enghraifft, mae Carfan Datblygu Gweithlu'r Cyngor yn dadansoddi gwybodaeth o'r system Adnoddau Dynol a'r system recriwtio i lunio   adroddiadau

Mae gwybodaeth am ddinasyddion, trigolion a defnyddwyr gwasanaethyn cael ei chasglu: 

  • Yn uniongyrchol wrth ddefnyddiwr y gwasanaeth, er enghraifft pan fydd yn cysylltu â ni neu'n  derbyn gwasanaethau'r Cyngor. Efallai byddwn ni hefyd yn cysylltu â defnyddwyr gwasanaeth yn uniongyrchol i gasglu gwybodaeth, er enghraifft trwy siarad â nhw
  • Os yw'n berthnasol, efallai byddwn ni hefyd yn casglu gwybodaeth o ffynonellau eraill, er enghraifft cynhalwyr a rhieni/gwarcheidwaid

Mae gwybodaeth am aelodau o'r fforwm anabledd yn cael ei chasglu:

  • Yn uniongyrchol wrth unigolion, er enghraifft ar ffurflen aelodaeth neu ffurflen hawlio treuliau.

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma er mwyn:

Rhoi cefnogaeth ac arweiniad

  • Cefnogi gwasanaethau wrth gynnal asesiadau effaith cydraddoldeb
  • Rhoi cyngor ac arweiniad yn ymwneud â materion cydraddoldeb i wasanaeth
  • Cefnogi datrys cwynion yn ymwneud â phryderon cydraddoldeb ac amrywiaeth gan staff a'r cyhoedd

Adrodd ar faterion cydraddoldeb ac amrywiaeth

 

  • Paratoi adroddiadau rheoli gwybodaeth i gefnogi cynllunio a chyflwyno gwasanaethau
  • Paratoi ein Hadroddiad Cydraddoldeb Blynyddol a fydd yn cael ei gyhoeddi ar wefan y Cyngor

Fforymau Cydraddoldeb

  • Ar gyfer fforymau staff mewnol rydyn ni'n cyfathrebu â chi trwy restr ddosbarthu e-bost
  • Dydy cyfeiriadau e-bost aelodau unigol ddim yn cael eu rhannu gan fod negeseuon e-bost yr aelodau yn cael eu hanfon ymlaen gan ddefnyddio 'copi dall'
  • Ar gyfer aelodau allanol y fforymau, rydyn ni'n cadw manylion aelodaeth ar gronfa ddata gyfrinachol ac yn defnyddio hyn i anfon gohebiaeth am gyfarfodydd atoch chi. Byddwn ni hefyd yn trefnu addasiadau rhesymol os bydd rhywun yn gofyn amdanyn nhw ar y ffurflen aelodaeth

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae cyfraith Diogelu Data yn dweud ein bod yn gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol lle mae gyda ni resymau priodol a chyfreithlon dros wneud hynny yn unig.

 

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth yw:

  • Cyflawni ei dyletswyddau swyddogol fel Cyngor ac i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth:
    • Deddf Cydraddoldeb 2010

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall? 

Mae'r wybodaeth uchod yn cael ei defnyddio gan y Cyngor yn unig at y dibenion sy'n cael eu crybwyll   uchod a fydd hi ddim yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliad trydydd parti arall at ddibenion cydraddoldeb ac amrywiaeth oni bai bod rhaid i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Mae unrhyw adroddiadau sy'n cael eu paratoi trwy ddefnyddio'r data yma yn ddienw.

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen, yn dibynnu ar natur y wybodaeth. Er enghraifft, os ydych chi'n aelod o fforwm cydraddoldeb byddwn ni'n cadw eich data chi dim ond am y cyfnod rydych chi'n aelod o'r fforwm, os ydych chi'n aelod o staff gallwn ni gadw'ch gwybodaeth chi am y cyfnod rydych chi'n cael eich cyflogi gan y Cyngor.

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

Ebost : cydraddoldeb@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn : 01443 444529

 

Trwy lythyr : Tŷ Elái, Ystad Ddiwydiannol Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY