Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion adrodd am ddamweiniau a digwyddiadau (iechyd a diogelwch)

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion adrodd am ddamweiniau / digwyddiadau. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae gyda'r Cyngor rwymedigaeth gyfreithiol i sicrhau iechyd a diogelwch ei weithwyr ac aelodau'r cyhoedd sy'n defnyddio gwasanaethau a safleoedd y Cyngor, neu y mae modd i'w weithgareddau effeithio arnyn nhw.

Caiff rhan o'r rhwymedigaeth gyfreithiol yma ei chyflawni trwy sicrhau bod gan y Cyngor bolisïau a gweithdrefnau priodol ar waith i reoli proses digwyddiad / damwain y Cyngor, trwy:

  •   Gofnodi pob digwyddiad yn ganolog
  •   Ymchwilio i rai digwyddiadau / damweiniau
  •   Adnabod tueddiadau a gwneud argymhellion i helpu i atal digwyddiadau / damweiniau pellach.

Caiff y swyddogaeth yma ei gweithredu ar draws holl feysydd gwasanaeth y Cyngor.   Mae'r Garfan Iechyd a Diogelwch yn gyfrifol am hyn, a hefyd yn gweithredu fel 'person cyfrifol' ar gyfer adrodd am ddigwyddiadau / damweiniau sydd angen eu hadrodd i'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Bydd yr wybodaeth mae'r Cyngor yn ei chasglu a'i defnyddio ar gyfer y diben uchod yn amrywio yn dibynnu ar y math o ddigwyddiad neu ddamwain a phwy sy'n gysylltiedig. Mae modd i hyn gynnwys gweithwyr, gweithwyr asiantaeth, contractwyr, ymwelwyr, cleientiaid, aelodau'r cyhoedd, disgyblion a phobl ifanc eraill.

 

Fel arfer, byddwn ni'n casglu a defnyddio'r wybodaeth ganlynol:

  •   Gwybodaeth gyswllt y person sy wedi'i anafu neu sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad, er   enghraifft enw, cyfeiriad, rhif ffôn, oedran
  •   Eich swydd os ydych chi'n aelod o staff neu gontractwr a'ch 'statws' er enghraifft a ydych   chi'n ddefnyddiwr gwasanaeth, disgybl neu ymwelydd
  •   Manylion am y digwyddiad / damwain, er enghraifft amser, dyddiad, lleoliad
  •   Manylion unrhyw anafiadau, cymorth cyntaf a gafodd ei ddarparu, a thriniaeth a gafodd ei derbyn yn yr ysbyty.

Mewn rhai amgylchiadau, efallai byddwn ni'n cysylltu â rhywun rydych chi'n ei argymell   y mae modd iddyn nhw eich cefnogi, er enghraifft, i fynd â chi adref os oes   angen. Byddwn ni ond yn gwneud hyn gyda'ch caniatâd chi, oni bai fod y sefyllfa'n fater brys a bod angen cysylltu â'r gwasanaethau brys meddygol.

 

Yn rhan o'n hadolygiad o'r digwyddiad / damwain ac unrhyw ymchwiliad, efallai bydd angen   gwybodaeth bellach arnom hefyd fel:

  •   Gwybodaeth wrth dystion fel datganiadau o'r hyn roedden nhw wedi'i weld, eu henw, cyfeiriad, manylion cyswllt ac, os yw'n berthnasol, gwybodaeth am eu perthynas â'r person sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad
  •   Efallai byddwn ni'n casglu copïau o unrhyw recordiad teledu cylch cyfyng (CCTV) os yw ar gael
  •   Gwybodaeth iechyd neu feddygol sy'n ymwneud â'r person a gafodd ei anafu
  •   Eich addysg / hyfforddiant, er enghraifft os ydych chi'n aelod o staff ac mae'n berthnasol   i'r ymchwiliad, er enghraifft i ddarganfod a ydych chi wedi derbyn hyfforddiant priodol i ymgymryd â dyletswyddau penodol

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Os bydd rhywun yn profi digwyddiad / damwain yn unrhyw un o'n safleoedd neu o ganlyniad i un o'n gweithgareddau gwaith, rydyn ni'n gofyn iddyn nhw lenwi ffurflen adrodd am ddigwyddiad / damwain, sy'n cael ei galw'n HS5(A).

 

Yn y mwyafrif helaeth o achosion, mae'r person sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad / damwain yn   darparu'r wybodaeth sydd ei hangen i lenwi'r ffurflen yma. Ond os dydy hyn ddim yn bosib, er enghraifft oherwydd natur eu hanaf neu oherwydd eu hoedran, er enghraifft disgyblion ysgol feithrin, mae modd i swyddog o'r Cyngor neu gynrychiolydd fel aelod o'r teulu helpu'r unigolyn i lenwi'r ffurflen.

 

O ran unrhyw wybodaeth ategol ychwanegol efallai bydd ei hangen fel rhan o'n hadolygiad neu ein hymchwiliad, mae modd i'r wybodaeth yma gael ei darparu gan amrywiaeth o ffynonellau. Er enghraifft:

  •   Y cyhoedd, er enghraifft tyst posibl
  •   Adran Teledu Cylch Cyfyng (CCTV) y Cyngor
  •   Gwybodaeth feddygol am yr unigolyn penodol

 4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth:

  •   I greu cofnod swyddogol o'r digwyddiad / damwain.  I
  • I gefnogi  ymchwiliad pellach i amgylchiadau'r digwyddiad / damwain gyda'r nod o adnabod yr achos sylfaenol a gwneud argymhellion i atal hyn rhag digwydd eto, lle mae   hynny'n berthnasol.

Ar gyfer dibenion dadansoddi / ystadegol, i'n helpu ni i adnabod unrhyw dueddiadau a meysydd ar gyfer gwella / gweithredu yn y dyfodol.

 

I baratoi adroddiadau ar y nifer a'r mathau o ddamweiniau sy wedi'u hadrodd i'w defnyddio gan Aelodau'r Cabinet ac uwch swyddogion o fewn y Cyngor.  Fel arfer, bydd yr adroddiadau yma yn   cynnwys ffeithiau a ffigurau. Fyddan nhw ddim yn cynnwys unrhyw wybodaeth mae modd ei defnyddio i adnabod pobl yn unigol.

 

I roi gwybod i'r   Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ac adrodd am y digwyddiad / damwain   (fel sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith) lle mae'n berthnasol.

 

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol yn unig lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol at ddibenion digwyddiad / damweiniau yw:

  •   Cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol
  •   Cydymffurfio â'n rhwymedigaethau statudol / swyddogaethau swyddogol (budd y cyhoedd)

Am wybodaeth fwy sensitif (h.y. gwybodaeth categori arbennig am hil, tarddiad ethnig,   gwleidyddiaeth, crefydd, aelodaeth undeb llafur, geneteg, biometreg, iechyd, bywyd neu duedd rywiol) ein sail gyfreithiol yw:

  •   Ymgymryd â'n dyletswyddau cyfreithiol a statudol ym maes cyfraith cyflogaeth, cyfraith   nawdd cymdeithasol a chyfraith diogelu cymdeithasol
  •   Am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd yn seiliedig ar gyfraith Aelod-wladwriaeth

Mae'r ddeddfwriaeth berthnasol yn cynnwys ond heb ei chyfyngu i:

  •   Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith ac ati 1974 a
  •   Rheoliadau Adrodd am Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau   Peryglus (‘RIDDOR’)  2013;
  •   Rheoliadau Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999
  •   Mae cyfraith Nawdd Cymdeithasol yn mynnu ein bod yn cadw llyfr damweiniau (B1510)

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

  •   Efallai byddwn ni'n rhannu gwybodaeth gyfyngedig am y digwyddiad / damwain gyda phobl neu sefydliadau eraill lle rydyn ni angen rhagor o wybodaeth ganddyn nhw yn rhan   o'n hymchwiliad. Fel arfer bydd yr wybodaeth yma yn cynnwys amser, dyddiad, lleoliad a natur y digwyddiad / damwain ac ati.
  • Os oes angen, mae'n bosibl y bydd rhaid i ni rannu eich manylion gyda'r gwasanaethau brys, er enghraifft, os ydych chi angen sylw meddygol ar frys. Efallai bydd angen i ni hefyd ei rhannu ag asiantaethau gorfodi'r gyfraith fel yr Heddlu os yw'n fater troseddol.
  •   Byddwn ni'n rhannu gwybodaeth, er enghraifft gwybodaeth yn ymwneud â chanlyniad unrhyw adolygiad / ymchwiliad, gyda'r gwasanaeth perthnasol (e.e. uwch reolwyr o fewn y gwasanaeth lle digwyddodd y ddamwain / digwyddiad). Mae hyn yn rhoi'r cyfle i'r gwasanaeth ddysgu gwersi o'r digwyddiad a chyflwyno mesurau rheoli i atal hyn rhag digwydd eto os oes angen.
  •   Byddwn ni'n   rhannu gwybodaeth gyda'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch os yw'r digwyddiad / damwain yn un mae'n rhaid adrodd amdano / amdani o dan Reoliadau   Adrodd am Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013 ('RIDDOR').
  •   Byddwn ni'n rhannu adroddiadau ar dueddiadau damweiniau / digwyddiadau ac ati gydag Aelodau'r Cabinet ac uwch swyddogion o fewn y Cyngor. Fel sy wedi'i grybwyll   uchod, mae'n annhebygol y bydd yr adroddiadau yma yn cynnwys unrhyw wybodaeth a fydd yn ei gwneud yn bosib adnabod rhywun yn bersonol.
  •   Os yw hawliad Yswiriant yn cael ei wneud (neu'n debygol o gael ei wneud) byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gydag Adran Yswiriant y Cyngor ac yswirwyr trydydd parti i   gefnogi'r broses hawlio (edrychwch ar hysbysiad preifatrwydd y Gwasanaethau   Yswiriant am ragor o wybodaeth).

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Fel arfer, byddwn ni'n cadw data am o leiaf 3 blynedd ar ôl dyddiad y digwyddiad / damwain. Os yw'r person sy wedi'i anafu o dan 18 oed, bydd yr wybodaeth yn cael ei chadw am 3 blynedd o'i ben-blwydd yn 18 oed.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9. Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r   gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: CarfanIechydaDiogelwch@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn: 01443 425531

 

Trwy lythyr: Carfan Iechyd a Diogelwch, Adran Adnoddau Dynol, Tŷ Elái, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY.

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.