Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion rheoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal.
Er ein bod wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd hwn mor glir a chryno â phosibl, gall y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu amrywio yn dibynnu ar natur yr hawliad ac amgylchiadau pob achos. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch chi yn ymwneud â hawliad penodol, mae croeso i chi gysylltu â ni drwy ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â phrif hysbysiad preifatrwydd y Cyngor.
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolyddion data ar gyfer prosesu data personol at ddibenion rheoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolydd data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Yswiriant:
E-bostiwch: YswiriantRhCT@rctcbc.gov.uk
Drwy'r post: Gwasanaethau Cyfreithiol Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf – Yr Adran Yswiriant
2 Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, RhCT, CF37 4TH
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae Gwasanaethau Yswiriant y Cyngor yn cefnogi prosesau rheoli hawliadau yswiriant ac iawndal sy'n cael eu gwneud yn erbyn y Cyngor. Mae hyn yn cynnwys ymchwilio i hawliadau, asesu atebolrwydd, rheoli hawliadau ar ran y Cyngor, a gweithio gyda charfanau mewnol perthnasol a sefydliadau allanol lle bo'n briodol i symud ymlaen, amddiffyn neu setlo hawliadau.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Efallai y byddwn ni'n prosesu data personol mewn perthynas â'r unigolion canlynol i reoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal;
- unigolion sy'n gwneud hawliad am iawndal yn erbyn y Cyngor
- unigolion sy'n ymwneud â, neu wedi'u heffeithio gan, ddigwyddiad sy'n arwain at hawliad
- Gweithwyr y cyngor, contractwyr, tystion, neu unigolion eraill y mae eu gwybodaeth yn berthnasol i'r ymchwiliad neu broses rheoli hawliad
Y categorïau data personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i reoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal;
- manylion personol (megis enw, cyfeiriad, dyddiad geni a manylion cyswllt)
- gwybodaeth mewn perthynas â'r hawliad neu'r digwyddiad (gan gynnwys disgrifiadau o ddigwyddiadau, gohebiaeth, lluniau, fideos Cylch Cyfyng, a datganiadau gan dystion)
- data categori arbennig lle bo'n berthnasol ac yn briodol, megis gwybodaeth iechyd mewn perthynas â hawliadau anaf personol
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i reoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- ymchwilio i hawliadau ac asesu atebolrwydd
- rheoli, amddiffyn, setlo, neu ymateb i hawliadau am iawndal
- atal a chanfod twyll a chydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data personol i reoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolydd.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
- Deddf Diogelu Data 2018, Atodlen 1, Rhan 2, paragraff 6 – at ddibenion Statudol a Llywodraeth.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Llywodraeth Leol 1972
- Rheolau Dull Gweithredu Sifil
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- yr unigolyn sy'n gwneud hawliad am iawndal yn erbyn y Cyngor
- unigolion eraill sy'n ymwneud â, neu wedi'u heffeithio gan, y digwyddiad sy'n arwain at hawliad (megis tystion, cynrychiolwyr, neu aelodau'r teulu)
- adrannau o'r cyngor a gwasanaethau sydd ynghlwm ag ymchwilio i'r digwyddiad neu'r hawliad
- sefydliadau sy'n cefnogi'r Cyngor i reoli hawliadau, megis darparwyr trin hawliadau, cynghorwyr cyfreithiol, yswirwyr (lle bo'n berthnasol), ac ymchwilwyr
- llysoedd neu dribiwnlysoedd os daw'r hawliad yn rhan o broses gyfreithiol
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Efallai y byddwn ni'n rhannu'r data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i reoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen at y diben fydd yn cael ei rhannu. Bydd yr wybodaeth a gaiff ei rhannu a gyda phwy y caiff ei rhannu yn dibynnu ar natur ac amgylchiadau'r hawliad a sut mae'n cael ei ddatblygu.
Lle mae hawliad yn cael ei wneud yn erbyn y Cyngor, dydyn ni ddim yn dibynnu ar ganiatâd unigolyn i rannu data personol at ddibenion ymchwilio i'r hawliad, ei reoli, ei amddiffyn neu ei setlo. Rhennir gwybodaeth lle bo'n angenrheidiol ac yn gymesur i gyflawni'r dibenion yma.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau a gwasanaethau'r mewnol y Cyngor
|
Ymchwilio i beth ddigwyddodd a chasglu gwybodaeth berthnasol. Er enghraifft, efallai bydd hyn yn cynnwys gofyn i faes gwasanaeth am gofnodion, adroddiadau, neu ddatganiadau staff sy'n ymwneud â'r digwyddiad.
|
|
Darparwyr trin hawliadau
|
Weithiau mae'r Cyngor yn penodi triniwr hawliadau i reoli hawliad ar ei ran. Pan fydd hyn yn digwydd, byddwn ni'n rhannu gwybodaeth berthnasol gyda nhw fel eu bod nhw'n gallu helpu'r Cyngor i ddelio â'r hawliad a chyfathrebu â'r person sy'n gwneud yr hawliad. Ar hyn o bryd mae'r Cyngor yn defnyddio darparwyr trin hawliadau fel Risk Management Partners a Gallagher Bassett.
|
|
Cynghorwyr a chynrychiolwyr cyfreithiol
|
I gael cyngor cyfreithiol a chefnogi'r amddiffyniad, yr ymateb, neu setliad hawliad. Er enghraifft, mae modd gofyn i gyfreithwyr i gynghori ar risg gyfreithiol neu gynrychioli'r Cyngor os bydd achos cyfreithiol yn dechrau.
|
|
Yswirwyr (lle bo'n berthnasol)
|
Pan fo hawliad yn cael ei wneud dan bolisi yswiriant, mae modd rhannu gwybodaeth er mwyn i'r yswiriwr ystyried indemniad a rheoli elfen yswiriedig yr hawliad. Dydy pob hawliad ddim yn cynnwys yswiriwr allanol. Ar hyn o bryd mae gan y Cyngor yswiriant gyda darparwyr fel QBE a Chubb.
|
|
Ymchwilwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
|
Er mwyn helpu i sefydlu'r ffeithiau neu asesu'r agweddau penodol mewn hawliad. Er enghraifft, efallai bydd hyn yn cynnwys cael adroddiadau arbenigol, archwiliadau safle, neu dystiolaeth feddygol mewn hawliadau anafiadau.
|
|
Llysoedd neu dribiwnlysoedd
|
Os yw'r hawliad yn dod yn rhan o broses gyfreithiol. Er enghraifft, mae'n bosibl y bydd gwybodaeth yn cael ei datgelu yn rhan o achos llys neu mewn ymateb i gyfarwyddiadau gan farnwr neu dribiwnlys.
|
Prosesyddion Data
Prosesydd data yw cwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddyd ni mae ein prosesyddion data yn gweithredu. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw nhw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Mae'n bosibl y bydd y categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddiben rheoli a thrin hawliadau yswiriant ac iawndal yn cynnwys sefydliadau sy'n darparu systemau rheoli achosion a gwasanaethau cymorth technegol neu weinyddol eraill i'r Cyngor.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion ar gyfer:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
7 mlynedd o ddyddiad cau'r hawliad
|
Cwrdd â gofynion cyfreithiol, rheoleiddiol, archwilio, a thystiolaethol, gan gynnwys rheoli ac amddiffyn hawliadau cyfreithiol.
Mewn rhai achosion, yn enwedig lle mae hawliadau anafiadau personol, hawliadau sy'n cynnwys plant, neu os yw problemau atebolrwydd tymor hir yn codi, mae'n bosibl y bydd cofnodion yn cael eu cadw am gyfnod hirach lle bo angen am resymau cyfreithiol neu dystiolaethol.
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol yn berthnasol i'r cofnod hawliadau sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan (er enghraifft, dogfennau sy'n tystio i benderfyniadau, canlyniadau, neu gamau sy'n cael eu cymryd). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Yswiriant yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
- E-bost: YswiriantRhCT@rctcbc.gov.uk
- Drwy anfon llythyr at: Gwasanaethau Cyfreithiol Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf - Yr Adran Yswiriant, 2 Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, RhCT, CF37 4TH
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk