Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaethau Yswiriant
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn y rhybudd preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth ddarparu Gwasanaethau Yswiriant i'r Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud
Y Garfan Gwasanaethau Yswiriant yw prif ffynhonnell cyngor ar Yswiriant i'r Cyngor, ei Gabinet, ei Bwyllgorau, ei Aelodau Etholedig, ei Adrannau a'i Swyddogion.
Mae Gwasanaethau Yswiriant yn delio â materion yn ymwneud ag yswiriant a materion cyfreithiol ar ran y Cyngor mewn meysydd fel (ond heb eu cyfyngu i):
- Ymgyfreitha sifil
- Materion yn ymwneud ag eiddo
- Cyngor ar Gytundebau a Pharatoi Cytundebau
- Addysg
- Traffig ar Briffyrdd a Thrafnidiaeth
- Cynllunio
- Cyfraith Gyhoeddus
- Cyllid Corfforaethol
- Iechyd a Diogelwch
- Materion Adnoddau Dynol a Chyflogaeth
- Gwasanaethau Gwastraff
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n dal gwybodaeth sy'n berthnasol i fater yn ymwneud ag Yswiriant, pwnc y mater a'r partïon sy'n ymwneud â'r mater. Wrth weithredu yn y modd yma, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, er enghraifft:
- Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol (am hawliadau anaf yn unig)
- Gwybodaeth gyswllt e.e. rhif ffôn, cyfeiriad e-bost
- Gwybodaeth a dogfennau adnabod
- Gwybodaeth ychwanegol yn ymwneud â'r trafodiad cyfreithiol i'n galluogi i symud yr achos yn ei flaen
Ar adegau, yn dibynnu ar natur yr hawliad, mae'n bosib y byddwn ni'n prosesu gwybodaeth iechyd a data categori arbennig arall fel gwybodaeth fiometreg, a allai gynnwys ffilmiau CCTV a ffotograffau.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae'r wybodaeth yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r wybodaeth yn dod oddi wrthych chi. Weithiau mae pobl neu sefydliadau eraill yn darparu gwybodaeth bersonol trwy wneud cwyn neu gyflwyno gwybodaeth ar ran rhywun arall. Hefyd, gall asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni.
Lle rydych chi wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, fel aelodau o'r teulu, cymdogion, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn effro i'r wybodaeth sy wedi'i chynnwys yn yr hysbysiad yma.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -
- Cyflawni ein cyfarwyddiadau ar gais cyfreithiol
- Prosesu trafodion ariannol ar ran y Cyngor
- Diogelu unigolion rhag niwed neu anaf lle bo angen
O bryd i'w gilydd efallai bydd angen rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd parti, gan gynnwys cynghorwyr cyfreithiol, cyrff llywodraeth, cyrff datrys anghydfodau a chyrff gorfodi'r gyfraith, yswirwyr neu ddarparwyr gwasanaethau eraill er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau o dan y gyfraith.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Bydd y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer yn un neu ragor o'r canlynol:
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol fel rhan o'n swyddogaeth fel corff cyhoeddus
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol at bwrpas dilys cynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad cyfreithiol
- Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau o dan y gyfraith wrth gynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad cyfreithiol
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
O bryd i'w gilydd byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel y gallan nhw ein cynorthwyo i brosesu trafodiad cyfreithiol. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny yn syml yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan ac yn ôl ein cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi yn uniongyrchol am eu defnydd o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei rhannu gyda nhw.
Ym mhob achos byddwn ni ond yn gwneud hyn i'r graddau ein bod yn ystyried ei bod yn rhesymol gofyn am yr wybodaeth ar gyfer y dibenion yma.
Hefyd, lle bo'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu i gyflawni tasg gyhoeddus o dan awdurdod swyddogol y Cyngor, efallai byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda:
- Teulu, cydnabod neu gynrychiolwyr yr unigolyn rydyn ni'n prosesu ei ddata
- Ymchwilwyr preifat
- Llywodraeth leol a chanolog
- Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio
- Cynghorwyr ac ymgynghorwyr proffesiynol
- Llysoedd a thribiwnlysoedd
- Cyrff Rheoleiddio
- Gweithwyr gofal iechyd proffesiynol
- Awdurdodau gorfodi cyfraith ac awdurdodau erlyn
- Cynrychiolwyr cyfreithiol, cyfreithwyr amddiffyn
- Gwasanaeth trin hawliadau - Risk Management Partners a Marsh Limited. ar hyn o bryd
- Cwmnïau yswiriant - QBE, Gallagher Bassett , Chubb Standard Securities ar hyn o bryd
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen. Serch hynny, mae'n ofynnol i ni gadw eich gwybodaeth am gyfnod ar ddiwedd y trafodiad. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd cadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o rhwng 7 a 21 mlynedd yn ddibynnol ar natur y trafodiad.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cael rhagor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut mae'u defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os hoffech chi wybod rhagor am sut rydyn ni'n trin gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
E-bost : legaladmin@rctcbc.gov.uk
Trwy lythyr : CBSRhCT, Y Pafiliynau, Parc Cambrian, Cwm Clydach, CF40 2XX