Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion yr Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau Iechyd Galwedigaethol a Lles i'w gyflogai a’i weithwyr. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am weithwyr, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion yr Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud. 

Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn canolbwyntio ar lesiant corfforol a meddyliol gweithwyr Cyngor Rhondda Cynon Taf yn y gweithle. Rydyn ni'n rhoi cymorth i weithwyr sy'n absennol o'r gwaith o ganlyniad i salwch ac yn helpu hwyluso trefnau dychwelyd i'r gwaith, yn ogystal â chefnogi'r rheiny sydd yn gweithio ac sydd angen ymyraethau meddygol.

 

Rydyn ni hefyd yn cynnal gwiriadau Arolygu Iechyd, y mae gofyn i ni  ei wneud yn ôl y gyfraith, ar gyfer rhai gweithwyr sy'n agored i sŵn, dirgryniad, mygdarth a sylweddau peryglus eraill.

 2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn cadw gwybodaeth bersonol a meddygol ar gyfer pob gweithiwr sy'n cael ei atgyfeirio i'r uned. Mae hyn yn cynnwys y categorïau canlynol:

  • Gwybodaeth Bersonol a Manylion Cyswllt
  • Dyddiad Geni, Rhif Yswiriant Gwladol, Rhyw ac Oedran
  • Gwybodaeth am eich Cyflogaeth (presennol ac yn y gorffennol  
  • Gwybodaeth Feddygol / Iechyd

Caiff yr wybodaeth yma ei darparu i'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles gan y cyflogai/gweithiwr, y Rheolwr ac Adran Adnoddau Dynol. Os oes angen, caiff rhagor o wybodaeth ei chasglu gan y Meddyg Teulu, Meddyg Ymgynghorol (neu weithwyr proffesiynol meddygol eraill) a'r Undeb Llafur, a hynny ar ôl rhoi gwybod i'r gweithiwr.

 3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn casglu gwybodaeth oddi wrth:

  • Y cyflogai/gweithiwr
  • Y rheolwr  
  • Adran Adnoddau Dynol
  • Clinigydd Iechyd Galwedigaethol, er enghraifft Nyrs, Doctor, Ffisiotherapydd, Cwnselydd, Technegydd
  • Meddyg Teulu, Meddyg Ymgynghorol (neu weithwyr meddygol proffesiynol eraill)
  • Undeb Llafu  
  • Adran Pensiynau

Caiff yr wybodaeth yma ei chasglu trwy:

      
  • Atgyfeiriadau am asesiad a chymorth gan Reolwyr / Adnoddau Dynol  
  • Asesiadau Ffit i Weithio  
  • Trefniadau absenoldeb oherwydd salwch  
  • Cofnodion Meddygol (Clinigyddion Uned Iechyd Galwedigaethol, Meddyg Teulu, Meddyg Ymgynghorol ac ati)  
  • Hunan-atgyfeiriadau (ceisiadau Cwnsela yn unig)
  • Dogfennau Pensiynau

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw er mwyn: 

  • Cefnogi a rheoli gweithiwr trwy unrhyw broblemau corfforol neu feddyliol tra ei fod yn y gwaith neu’n absennol oherwydd salwch.
  • Apwyntiad Blynyddol Cadw Golwg ar Iechyd
  • Cydymffurfio â chyfraith berthnasol, er enghraifft deddfwriaeth iechyd a diogelwch.

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Yn gyffredinol bydd ein sail gyfreithiol dros ddefnyddio gwybodaeth bersonol yn un neu ragor o’r canlynol:

      
  • Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol yn rhan o'n swyddogaeth fel corff cyhoeddus.
  • Mae angen i ni brosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol, e.e. er mwyn cydymffurfio â chyfraith iechyd a diogelwch. 
  • Mae angen i ni broses gwybodaeth bersonol yn rhan o'r contract cyflogaeth.

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

Mae'n bosibl y bydd rhaid i ni rannu eich gwybodaeth yn fewnol gydag adrannau eraill y Cyngor, er enghraifft:

  • Adran Adnoddau Dynol
  • Adran Pensiynau  
  • Carfan Iechyd a Diogelwch
  • Rheolwyr

Mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich   gwybodaeth gyda thrydydd parti, er enghraifft:

  • Meddyg Teulu / Meddygon Ymgynghorol / Arbenigwyr (e.e. MRI / Podiatreg ac ati.), i gael rhagor o wybodaeth am ddiagnosis er mwyn rhoi cymorth gwell i'r gweithiwr a'r rheolwr. Mae hyn yn cynnwys Podiatry Wales, Workforce Welbeing, Performance Physiotherapy,   Baseline Physiotherapy, Gwasanaethau Ffisiotherapi Annibynnol.
  • Cyfreithwyr / Heddlu, er enghraifft ar gyfer achosion llys gan gynnwys hawliadau yswiriant ac erlyn ar ran y cyflogai a'r sefydliad.
  • Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch, er mwyn cydymffurfio â Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013 (‘RIDDOR’)
  • Ymarferwyr Meddygol Cofrestredig Annibynnol - Meddygon Pensiwn
  • Undeb Llafur  
  • Unrhyw sefydliadau dibynadwy eraill y mae modd i weithwyr gael mynediad atyn nhw am gymorth/triniaeth ychwanegol e.e. gwasanaethau cwnsela allanol megis MIND, Cardiff Therapy Ltd a chwnsleriaid preifat, yn ogystal â Chynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i wneud Ymarfer Corff, Rhaglen Gofal ar y Cyd, Spire, Cobalt, Rhaglen Imiwneiddio (e.e. Hepatitis B ac ati).

Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn ymrwymo i fod yn onest ac yn agored ynghylch y ffordd rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol a gyda phwy rydyn ni'n ei rhannu. Yn ogystal â hynny, bydd yr wybodaeth sy'n cael ei chynnwys yn yr hysbysiad preifatrwydd yma'n cael ei defnyddio er mwyn rhannu'r wybodaeth yma gyda chi ar lafar ar ôl i ni gwrdd â chi.  

 

Mae'n bwysig nodi y mae'n bosibl y bydd yna amgylchiadau eithriadol lle mae cyfraith yn ein galluogi ni i beidio rhoi gwybod i chi os ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Fel arfer, mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n cael ei defnyddio er mwyn atal, nodi ac/neu ymchwilio i drosedd neu achos o dwyll.

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen, yn dibynnu ar natur y wybodaeth. Er enghraifft, dylai cofnodion Iechyd Galwedigaethol gael eu cadw hyd at 6 mlynedd ar ôl i gontract cyflogaeth y gweithiwr ddod i ben neu hyd at ben-blwydd y gweithiwr yn 75 oed, neu beth bynnag ddaw'n gyntaf. Fodd bynnag, mae modd cadw gwybodaeth ynghylch Arolygu Iechyd am o leiaf 40 blynedd ar ôl dyddiad y cofnod diwethaf.

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaeth yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw. 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

Dros y ffôn : 01443 494003

 

Trwy lythyr : Uned Iechyd a Lles Galwedigaethol, Adeiladau'r Cyngor, Heol Gelliwastad, Pontypridd, CF37 2DP