Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion yr uned Iechyd Galwedigaethol a Lles.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion cefnogi gweithwyr yn y gweithle.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion iechyd a lles galwedigaethol.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â Charfan Iechyd Galwedigaethol:
E-bost: YmholiadauIechydaLles@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 494003
Neu drwy lythyr i: Uned Iechyd a Lles Galwedigaethol, Adeiladau'r Cyngor, Heol Gelliwastad, Pontypridd, CF37 2DP
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r Uned Iechyd a Lles Galwedigaethol yn canolbwyntio ar les staff gan gynnwys eu lles corfforol a meddyliol gweithwyr Cyngor Rhondda Cynon Taf yn y gweithle. Rydyn ni'n rhoi cymorth i weithwyr sy'n absennol o'r gwaith o ganlyniad i salwch ac yn helpu i hwyluso trefnau dychwelyd i'r gwaith, yn ogystal â chefnogi'r rheiny sydd yn gweithio ac sydd angen ymyraethau cymorth.
Yn rhan o'n hasesiadau, mae modd i ni roi cymorth i weithwyr ddychwelyd i'r gwaith drwy gynnig atgyfeiriad at ffynhonnell arbenigol allanol fel meddygon ymgynghorol, sefydliadau cymorth ac asesiadau diagnostig. Mae hyn yn cael ei wneud trwy achos busnes clinigol er mwyn cefnogi diagnosis a rhoi cymorth i weithwyr.
Bob blwyddyn, cyn belled â'n bod ni'n cael cymeradwyaeth yr Uwch Garfan Rheoli, rydyn ni'n cynnig rhaglen brechlyn rhag y ffliw ar gyfer:
- Staff Cyngor RhCT a staff ein partneriaid preifat a gomisiynwyd ym maes Iechyd a Gofal Cymdeithasol.
- Staff RhCT a hoffai gael brechlyn rhag y ffliw.
Rydyn ni hefyd yn cynnal gwiriadau Cadw Golwg ar Iechyd sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith ar gyfer rhai gweithwyr sy'n gweithio mewn amgylcheddau sydd â sŵn, dirgryniad, mygdarth a sylweddau eraill sy'n beryglus i iechyd.
Er mwyn sicrhau ein bod ni'n cefnogi lles ein staff, rydyn ni'n cynnig amryw o fentrau cymorth lles megis Lles Gyda Cari a Rhaglen Cymorth i Weithwyr. Mae'r ddau wasanaeth yn hollol gyfrinachol ac mae modd i weithwyr Cyngor Rhondda Cynon Taf fanteisio arnyn nhw. Caiff staff fanteisio ar y gwasanaethau fel a ganlyn:
- Rhaglen Cymorth i Weithwyr – mae modd i staff ffonio'r gwasanaeth neu gael mynediad drwy'r wefan.
- Lles gyda Cari – bydd angen creu cyfrif gan ddefnyddio'ch cyfeiriad e-bost neu'ch rhif ffôn, ac yna dewis cyfrinair sy'n unigryw i chi.
Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn ymrwymo i fod yn onest ac yn agored ynghylch y ffordd rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol a gyda phwy rydyn ni'n ei rhannu. Yn ogystal â hynny, bydd yr wybodaeth sy'n cael ei chynnwys yn yr hysbysiad preifatrwydd yma'n cael ei defnyddio er mwyn rhannu'r wybodaeth yma gyda chi ar lafar ar ôl i ni gwrdd â chi.
Mae'n bwysig nodi y mae'n bosibl y bydd yna amgylchiadau eithriadol (megis pryderon diogelu) lle mae'r gyfraith yn ein galluogi ni i beidio rhoi gwybod i chi os ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol. Fel arfer, mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n cael ei defnyddio er mwyn atal, nodi ac/neu ymchwilio i drosedd neu achos o dwyll. Cliciwch yma am ragor wybodaeth.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn cadw gwybodaeth bersonol a meddygol ar gyfer;
- Gweithwyr.
- Gweithwyr sy'n cael eu hatgyfeirio i'r uned.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol:
- Gwybodaeth Bersonol a Manylion Cyswllt.
- Dyddiad Geni, Rhif Yswiriant Gwladol, Rhyw ac Oedran.
- Gwybodaeth am eich Cyflogaeth (presennol ac yn y gorffennol).
- Gwybodaeth Feddygol / Iechyd.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu data personol ar gyfer y gweithgareddau canlynol;
- Cefnogi a rheoli gweithiwr trwy unrhyw broblemau corfforol neu feddyliol tra ei fod yn y gwaith neu'n absennol oherwydd salwch.
- Apwyntiad Blynyddol Cadw Golwg ar Iechyd.
- Cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol, er enghraifft deddfwriaeth iechyd a diogelwch.
- Cwblhau adolygiadau adborth i sicrhau boddhad gyda'r gwasanaethau a ddarparwn.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i gefnogi gweithwyr yw;
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Cyflogaeth, Nawdd Cymdeithasol a Diogelu Cymdeithasol (os caiff ei awdurdodi gan y gyfraith) – Erthygl 9(2)(b) – DPA 18, Rhan 1 Amodau mewn perthynas â chyflogaeth, iechyd a gwaith ymchwil. Cyflogaeth, Nawdd Cymdeithasol a Diogelu Cymdeithasol – mae'r prosesu yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni neu weithredu rhwymedigaethau neu hawliau sy'n cael eu gorfodi ar y rheolwr trwy'r gyfraith neu destun y data mewn perthynas â chyflogaeth, nawdd cymdeithasol.
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Deddf Cofnodion Meddygol 1988.
- Canllaw cyrff clinigol, megis GMC (General Medical Council), NMC (Nursing & Midwifery Council), CSP (Chartered Society of Physiotherapy), HCPC (Cyngor Proffesiynau Iechyd a Gofal), BACP (British Association for Counselling & Psychotherapy).
Mewn rhai achosion bydd rhaid i ni drafod eich achos â'ch rheolwr neu gysylltu â'ch meddyg teulu. Bydd rhaid cael eich caniatâd chi i wneud hyn. Nid caniatâd Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yw hwn (rydyn ni eisoes wedi sefydlu sail gyfreithiol i brosesu eich data â ninnau'n gyflogwr) ond mae'r amgylchiadau yma'n galw am eich caniatâd chi i brosesu eich data yn unol â deddfwriaeth feddygol/iechyd.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
Mae'r Uned Iechyd Galwedigaethol a Lles yn casglu gwybodaeth oddi wrth:
- Y cyflogai/gweithiwr
- Rheolwr
- Adnoddau Dynol
- Clinigydd Iechyd Galwedigaethol, er enghraifft Nyrs, Doctor, Ffisiotherapydd, Cwnselydd, Technegydd
- Meddyg Teulu, Meddyg Ymgynghorol (neu weithwyr meddygol proffesiynol eraill)
- Undeb Llafur
- Adran Pensiynau
Caiff yr wybodaeth yma ei chasglu trwy:
- Atgyfeiriadau am asesiad a chymorth gan Reolwyr / Adnoddau Dynol
- Asesiadau Ffit i Weithio
- Atgyfeiriadau absenoldeb oherwydd salwch
- Ymyriadau lles
- Cofnodion Meddygol (Clinigyddion Uned Iechyd Galwedigaethol, Meddyg Teulu, Meddyg Ymgynghorol ac ati)
- Hunanatgyfeirio (ar gyfer asesiadau lles a ffisiotherapi yn unig) – mae modd i staff gysylltu â’r Uned Iechyd Galwedigaethol yn uniongyrchol, neu gan ddefnyddio manylion cyswllt y llinell gymorth lles
- Dogfennau Pensiynau
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mewn rhai achosion bydd rhaid i ni drafod eich achos â'ch rheolwr neu gysylltu â'ch meddyg teulu. Bydd rhaid cael eich caniatád chi i wneud hyn. Nid caniatád Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yw hwn (rydyn ni eisoes wedi sefydlu sail gyfreithiol i brosesu eich data â ninnau'n gyflogwr) ond mae'r amgylchiadau yma'n galw am eich caniatád chi i brosesu eich data yn unol â deddfwriaeth feddygol/iechyd.
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â'r meddyg teulu, meddyg ymgynghorol, Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG) i hwyluso atgyfeiriad neu gael gafael ar ragor o wybodaeth i alluogi Iechyd Galwedigaethol i reoli eich achos. Eto, byddwn ni'n rhoi gwybod i chi am hyn a dim ond yn rhannu'r wybodaeth ar ôl derbyn eich caniatád.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Os caiff y diben ei esbonio a bod adrannau perthnasol y Cyngor yn rhoi caniatád, megis;
Adnoddau Dynol / Pensiynau / Iechyd a Diogelwch / Rheolwyr
|
fel bod modd i AD, Pensiynau, Rheolwyr ac ati reoli eich achos a darparu awgrymiadau am addasiadau a chefnogi ymyriadau.
|
|
Meddyg Teulu / Meddygon Ymgynghorol / Arbenigwyr (e.e. MRI/Podiatreg)
|
i gael rhagor o wybodaeth am ddiagnosis er mwyn rhoi cymorth gwell i'r gweithiwr a'r rheolwr. Mae hyn yn cynnwys Podiatry Wales, Workforce Welbeing, Performance Physiotherapy, Baseline Physiotherapy, Gwasanaethau Ffisiotherapi Annibynnol.
|
|
Ymarferwyr Meddygol Cofrestredig Annibynnol
|
Meddygon Pensiwn.
|
|
Yr Heddlu / Cyfreithwyr / Cynrychiolydd Cyfreithiol
|
er enghraifft ar gyfer achosion llys gan gynnwys hawliadau yswiriant ac erlyn ar ran y cyflogai a'r sefydliad.
|
|
Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch
|
er mwyn cydymffurfio â Rheoliadau Adrodd ar Anafiadau, Clefydau a Digwyddiadau Peryglus 2013 (‘RIDDOR’).
|
|
Undeb Llafur
|
Os ceir caniatád yno bydd modd trosglwyddo gwybodaeth i'r Undeb Llafur fel bod modd iddo ddarparu cyngor a chymorth i'r gweithiwr. Neu bydd modd i Undebau Llafur fynychu apwyntiadau penodol gyda gweithwyr os yw'r gweithwyr yn cytuno i wneud hynny.
|
|
Sefydliadau Partner Dibynadwy
|
i weithwyr gael mynediad atyn nhw am gymorth/triniaeth ychwanegol e.e. gwasanaethau cwnsela allanol megis MIND, Cardiff Therapy Ltd a chwnsleriaid preifat, yn ogystal â Chynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i wneud Ymarfer Corff, Rhaglen Gofal ar y Cyd, Spire, Cobalt, Rhaglen Imiwneiddio (e.e. Hepatitis B ac ati).
|
Proseswyr Data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio:
- Darparwyr Systemau TG, ayyb
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion gweithwyr am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Mae gofyniad cyfreithiol i wybodaeth feddygol gael ei gadw am gyfnod rhwng 8 a 75 mlynedd yn dibynnu ar ba fath o wybodaeth ydyw.
|
Y cyngor diweddaraf (gwybodaeth gan y Gynghrair Llywodraethu/Adran Iechyd 2016) yw bod rhaid cadw cofnodion Iechyd Galwedigaethol nes pen-blwydd yr unigolyn yn 75 neu 6 mlynedd ar ôl i'r gweithiwr adael, pa bynnag opsiwn sy'n digwydd gyntaf.
Ond ar gyfer gwybodaeth Goruchwylio Iechyd mae Rheoliad 11 Rheoliadau Rheoli Sylweddau Peryglus i Iechyd 2002 ac ACOP 2013 yn nodi 'Bydd y cyflogwr yn sicrhau bod cofnod iechyd yn cael ei greu a'i gadw a'i fod ar gael ac yn dilyn ffurf addas am o leiaf 40 mlynedd o ddyddiad y cofnod diwethaf' yn ôl gofynion y Weithrediaeth Iechyd a Diogelwch.
Cofnodion seicoleg a chwnsela clinigol – rhaid cadw'r cofnodion am 20 mlynedd yn unol â Deddf Iechyd Meddwl 1983 neu am 8 mlynedd ar ôl marwolaeth y gweithiwr.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â Charfan Iechyd Galwedigaethol yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk