Sut mae Gwasanaeth y Crwner Canol De Cymru yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Wrth wneud y gwaith yma, rhaid i ni gasglu gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, defnyddio'r wybodaeth yma, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu gwybodaeth bersonol am unigolion, a'i defnyddio, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth rydyn ni am ei wneud gyda'r wybodaeth yna, a gyda phwy y mae hawl gyda ni i'w rhannu.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol a ninnau'n darparu gwasanaeth Crwner Canol De Cymru ar gyfer y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?
Crwner yw deiliad swydd farnwrol annibynnol sydd wedi'i benodi gan gyngor lleol. Mae crwneriaid yn ymchwilio i farwolaethau sydd wedi cael eu dwyn i'w sylw os yw'n ymddangos bod:
- y farwolaeth wedi digwydd dan amodau treisgar neu annaturiol
- y rheswm am y farwolaeth ddim yn hysbys, neu
- bu farw'r person yn y carchar, yn y ddalfa, neu mewn math arall o ganolfan gadw'r wladwriaeth.
Yn yr achosion yma, rhaid i grwneriaid ymchwilio i sefydlu hunaniaeth yr ymadawedig, ynghyd ag amgylchiadau ei farwolaeth.
Mae rhanbarth Canol De Cymru yn cynrychioli'r Awdurdodau Lleol canlynol:
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
- Cyngor Dinas Caerdydd
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
- Cyngor Sir Powys
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
- Cyngor Bro Morgannwg.
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yw'r Awdurdod Perthnasol ar gyfer Ardal Canol De Cymru.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Er mai swydd y Crwner yw ymchwilio i farwolaethau penodol, a gan fod gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â'r ymadawedig ddim wedi'i diogelu gan Ddeddfwriaeth Diogelu Data, bydd e/hi'n prosesu gwybodaeth bersonol yn rhan o'r broses ymchwilio. Byddai modd i'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei phrosesu fod mewn perthynas â'r canlynol:
- Aelodau o'r teulu
- Tystion
- Staff sy'n ymwneud â'r achos sy'n gweithio yn Swyddfa'r Crwner
- Gweithwyr proffesiynol eraill y mae'r Crwner wedi ceisio'u barn neu eu harbenigedd proffesiynol
- Cydweithwyr o sefydliadau eraill sy'n rhan o'r ymchwiliad, e.e. Swyddogion yr Heddlu, staff ambiwlans, patholegwyr, rheithwyr, cyfreithwyr, trefnwyr angladd, seicolegwyr, staff carchar, swyddogion prawf neu unrhyw unigolyn arall sy'n gysylltiedig â'r ymchwiliad.
O bosibl, bydd y math o wybodaeth yn cynnwys, ond ddim yn gyfyngedig i'r canlynol:
- Enw
- Enw cyn priodi
- Cyfeiriad a chod post (Cartref)
- Rhif ffôn
- Dyddiad geni
- Man geni
- Cyfeiriad e-bost
- Statws priodasol
- Rhyw
- Galwedigaeth
- Ffotograffau
- Gwybodaeth am gyfrif banc
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae'r wybodaeth yn dod o amrywiaeth o ffynonellau, ond yn y rhan fwyaf o achosion mae'r wybodaeth yn dod yn uniongyrchol gan yr unigolion sy'n rhan o broses yr ymchwiliad. Er enghraifft, trwy ddarparu:
- Datganiadau tystion
- Gwybodaeth am hanes y diffynnydd
- Moliant
- Barnau/adroddiadau arbenigol
- Adroddiadau'r Heddlu
- Ffotograffau
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Dyletswydd Crwneriaid yw ymchwilio i farwolaethau sy'n cael eu dwyn i'w sylw. Caiff yr wybodaeth sy'n dod i law ei defnyddio i fwrw ati â'r ymchwiliadau yma, llunio adroddiadau a dogfennaeth i'w trafod mewn cwest gyda rheithgor a hynny, o bosibl, â'r wasg yn bresennol.
Os ydych chi'n perthyn i'r person sydd wedi marw, bydd eich manylion chi'n cael eu defnyddio i'ch diweddaru chi am yr ymchwiliad.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn nodi ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.
Ein sylfaen gyfreithlon dros brosesu gwybodaeth bersonol ar gyfer Gwasanaeth y Crwner Canol De Cymru er mwyn cwrdd â gofynion y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yw:
Gwybodaeth Bersonol:
Erthygl 6 1.(c),(e) – i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a statudol o dan:
- Deddf Crwneriaid a Chyfiawnder 2009.
- Rheoliad Hysbysiad Marwolaeth 2019
- Rheoliadau y Crwner (Ymchwiliad) 2013
- Deddf Iechyd y Cyhoedd (Rheoli Clefydau) 1984.
Os oes angen prosesu unrhyw wybodaeth Categori Arbennig h.y. gwybodaeth am hil, tarddiad ethnig, gwleidyddiaeth, crefydd, aelodaeth undeb llafur, geneteg, biometreg, iechyd, bywyd neu gyfeiriadedd rhywiol, bydd yn cael ei phrosesu yn unol â'r ddeddfwriaeth sydd wedi'i nodi uchod.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Mae deddfwriaeth diogelu data yn nodi ein bod ni'n cael rhannu gwybodaeth bersonol lle mae gyda ni reswm cyfreithlon dros wneud hynny.
Yn dibynnu ar natur yr ymchwiliad, mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu gwybodaeth bersonol rydyn ni wedi'i chasglu yn rhan o'r ymchwiliad gyda sefydliadau eraill o bryd i'w gilydd. Mae enghreifftiau'n cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
- Gwasanaeth yr Heddlu
- Asiantaethau Iechyd
- Awdurdodau Lleol
Gall ceisiadau am wybodaeth gael eu cyflwyno gan "Bersonau sydd â Budd". Os ydy'r Crwner o'r farn bod dogfennau'n berthnasol, rhaid iddo'u datgelu nhw pan fydd gofyn iddo wneud hynny cyn gynted ag y bo'n ymarferol bosibl.
Gall yr wybodaeth yma gynnwys y canlynol:
- adroddiadau archwiliadau post mortem,
- adroddiadau eraill sy'n cael eu rhoi i'r crwner yn ystod yr archwiliad,
- unrhyw ddogfen arall sydd ym marn y Crwner yn berthnasol i'r cwest (a all gynnwys cofnodion meddygol yr ymadawedig).
Mae rhai amgylchiadau lle gall fod yn angenrheidiol i'r Crwner wrthod datgelu gwybodaeth, er enghraifft:
- Mae gwaharddiad statudol neu gyfreithiol ar ddatgeu (gan gynnwys o bosibl deunydd breintiedig sy'n cael ei rannu â'r crwner yn unig)
- Does dim modd cael caniatâd unrhyw awdur neu berchennog hawlfraint yn rhesymol
- Mae'r cais yn afresymol
- Mae'r ddogfen yn ymwneud ag achos troseddol a ystyriwyd neu a gychwynnwyd neu mae'r crwner yn ei hystyried yn amherthnasol i'r ymchwiliad
Hefyd, bydd pob cwest yn cael ei chynnal mewn llys agored, ac mae hawl gan aelodau'r cyhoedd ac aelodau o'r wasg i ddod ac i adrodd ar y gwrandawiad. Mae'n bosibl y caiff peth wybodaeth ei datgelu yn ystod gwrandawiadau llys, ond bydd hyn yn gyfyngedig.
7. Am ba mor hir gaiff fy ngwybodaeth ei chadw?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen. Serch hynny, mae'n ofynnol i ni gadw gwybodaeth benodol am gyfnod ar ddiwedd ein hymchwiliadau. Rhaid cadw ffeiliau achos Crwneriaid am gyfnod o 20 mlynedd oni bai fod y Prif Grwner yn rhoi caniatâd i beidio â gwneud hyn.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i weld gwybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi (serch hynny, cofiwch fod eithriad o ran arfer hawliau penodol lle mae Crwner yn prosesu data yn rhinwedd ei swyddogaeth farnwrol).
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltu â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
E-Bost: Crwner.Gweinyddu@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 281100
Drwy anfon llythyr: Crwner EM, Ardal Canol De Cymru, The Old Courthouse, Stryd y Llys, Pontypridd, CF37 1JW