Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaeth Iechyd Galwedigaethol, Cadw'n Iach yn y Gwaith Rhondda Cynon Taf

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. Am ein bod ni'n casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion iechyd galwedigaethol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

 1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

 

Nod rhaglen Cadw'n Iach yn y Gwaith yw cefnogi iechyd a lles staff sy'n cael eu cyflogi gan fusnesau bach a chanolig yn Rhondda Cynon Taf. Mae gyda ni garfan o arbenigwyr Adnoddau Dynol, ffisiotherapyddion, nyrsys iechyd galwedigaethol, cynghorwyr a rhagor i helpu i gefnogi eich busnes a'ch staff mewn perthynas ag amrywiaeth o faterion lles.

 

Rydyn ni'n cynnig:

 

  • Cymorth Adnoddau Dynol arbenigol i ddatblygu neu wella polisïau lles, cydraddoldeb ac amrywiaeth.
  • Cyngor Adnoddau Dynol ac iechyd galwedigaethol o ran rheoli achosion iechyd cymhleth yn y gwaith.
  • Hyfforddiant ar reoli iechyd meddwl a lles yn y gweithle.
  • Rhaglenni cadw golwg ar iechyd, e.e. awdiometreg a sbirometreg.
  • Mynediad at nyrsys iechyd galwedigaethol i gael cyngor ar sut mae gwaith yn effeithio ar iechyd ac i'r gwrthwyneb.
  • Mynediad at ffisiotherapyddion i gael cyngor a thriniaeth mewn perthynas ag ystod o gyflyrau sy'n effeithio ar y cyhyrau a'r esgyrn.
  • Gwasanaeth cwnsela a hyfforddi, cymorth therapiwtig neu hyfforddiant wyneb i wyneb i unigolion sy'n profi amrywiaeth o gyflyrau iechyd meddwl.

 

 2.    Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

 

  • Data personol: Mae hyn yn cynnwys enw llawn, dyddiad geni, a (lle mae'n berthnasol) rhif yswiriant gwladol. Byddwn ni'n defnyddio'r data yma i'n galluogi ni i wahaniaethu rhwng cofnodion unigolion gwahanol. Ble rydyn ni'n cadw cofnodion cadw golwg ar iechyd, mae angen rhif yswiriant gwladol i alluogi trefniadau rheoli yn y dyfodol (am ddegawdau, o bosibl) yn achos afiechyd galwedigaethol.
  • Nodweddion Personol: Rydyn ni angen gwybod eich rhywedd er mwyn galluogi ein dealltwriaeth o faterion iechyd sy'n ymwneud â rhywedd sydd efallai'n cael effaith ar eich swydd. Mae rhai profion cadw golwr ar iechyd yn galw am ddealltwriaeth o'ch cefndir ethnig; mae gan ethnigrwyddau gwahanol baramedrau ffisiolegol gwahanol ac mae'n bwysig deall y rhain er mwyn sicrhau bod ein profion yn gywir. Byddwn ni ond yn gofyn am eich ethnigrwydd pan fo angen ar gyfer profion penodol. Fyddwn ni ddim yn trosglwyddo unrhyw fanylion am eich nodweddion personol i unrhyw barti arall heblaw pan fo angen at ddibenion atgyfeirio meddygol neu gyfreithiol ac yn amodol ar ganiatâd penodol.
  • Manylion Cyswllt: Fel cyfeiriad, rhif ffôn neu e-bost. Mae hyn yn bwysig fel ein bod ni'n gallu cysylltu ag unigolion i drefnu apwyntiadau, anfon adroddiadau ac ati. Dydy'r wybodaeth yma ddim yn cael ei throsglwyddo i unrhyw barti arall oni bai eich bod chi'n gofyn am ganiatâd i wneud hyn.
  • Meddyg Teulu neu Arbenigwr Meddygol arall. Mae'n bosibl y bydd angen i ni gadw manylion cyswllt eich Meddyg Teulu neu arbenigwr meddygol arall os oes angen i ni gysylltu â nhw am eich cyflwr. Byddwn ni'n gofyn am eich caniatâd cyn cysylltu â'ch Meddyg Teulu (neu arbenigwr meddygol arall) a byddwn ni ond yn bwrw ymlaen ar ôl i ni gael eich caniatâd.
  • Swydd. Mae'n bwysig gwybod hyn wrth gynnal asesiadau gwaith, fel ein bod ni'n deall beth yw rôl y swydd fel bod modd awgrymu addasiadau priodol.
  • Cofnod presenoldeb/salwch os yw'n berthnasol i'r atgyfeiriad.
  • Problemau iechyd blaenorol ac addasiadau y mae'r rheolwyr llinell/Adnoddau Dynol eisoes yn effro iddyn nhw i gynorthwyo â'r broses iechyd galwedigaethol.

Cymhwysedd y Cynllun a Threfniadau Rhoi Gwybod. Mae ein gwasanaeth yn cael ei gyllido ar y cyd gan Gynllun Cronfa Gymdeithasol Ewrop/Cymru. Mae angen cadarnhau eich statws preswylio i gadarnhau eich cymhwysedd unigol i ymuno â'r cynllun. Mae gofyn i ni roi gwybod am y cynllun yn gyson a darparu gwybodaeth ddemograffig gyffredinol sy'n cynnwys rhywedd, tarddiad ethnig, statws priodasol a chyfrifoldebau gofal ein cleientiaid. Felly, rydyn ni'n gofyn i chi am wybodaeth yma wrth ymuno â'r gwasanaeth. Bydd yr wybodaeth yma'n cael ei defnyddio at ddibenion ystadegol a fydd yr wybodaeth ddim yn cael ei rhannu â thrydydd parti fel bod modd eich adnabod chi. 

 

 3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

 

Efallai bydd elfennau o ddata personol yn cael ei ddarparu i ni gan eich rheolwr llinell yn rhan o'r atgyfeiriad gan reolwr. Bydd unrhyw elfennau angenrheidiol o ddata personol, sydd ddim yn cael eu darparu yn yr atgyfeiriad, yn cael eu darparu gennych chi yn rhan o'ch ymgynghoriad cychwynnol. 

 

Bydd gwybodaeth am rôl eich swydd, cofnod presenoldeb/salwch ac unrhyw broblemau iechyd blaenorol y mae rheolwyr/Adnoddau Dynol yn effro iddyn nhw fel arfer yn cael eu darparu i ni yn rhan o'r atgyfeiriad; os nad yw'r wybodaeth honno'n gyflawn, efallai byddwn ni'n gofyn am yr wybodaeth honno yn rhan o'n hymgynghoriad.

 

Bydd sut rydyn ni'n casglu gwybodaeth am eich iechyd yn dibynnu ar y gwasanaeth rydyn ni'n ei ddarparu i chi. Fel arfer, byddwn ni'n rhoi gwybodaeth iechyd i chi ar lafar yn rhan o'r ymgynghoriad. Efallai byddwn ni hefyd yn casglu gwybodaeth am eich iechyd yn rhan o brofion cadw golwg ar iechyd neu gwnsela rydyn ni'n eu darparu. Yn olaf, efallai bydd arbenigwyr meddygol yn darparu gwybodaeth am eich iechyd, ond fydd hyn ddim yn digwydd heb eich ganiatâd.

 

Bydd unrhyw wybodaeth sydd ei hangen i gadarnhau cymhwysedd ar gyfer y cynllun ac ar gyfer gwaith dadansoddi ystadegau at ddibenion adrodd yn cael ei chasglu yn ystod eich apwyntiad cyntaf. 

 

 4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

 

Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei chadw at ddibenion gweinyddu'r gwasanaeth rydyn ni'n ei ddarparu i chi. Bydd yr wybodaeth ond yn cael ei defnyddio at y diben yma. 

 

Mae beth rydyn ni'n ei wneud gyda mathau eraill o wybodaeth bersonol yn dibynnu ar y gwasanaeth rydyn ni'n ei ddarparu i chi:

 

Canlyniadau Cadw Golwg ar Iechyd. Mae rôl y swydd neu'r tasgau byddwch chi'n eu cyflawni o fewn y rôl yna'n destun asesiad risg iechyd a diogelwch sy'n nodi angen am apwyntiad cadw golwg ar iechyd.  Caiff canlyniadau eich profion eu defnyddio er mwyn ein galluogi ni i benderfynu ar eich addasrwydd i gyflawni'r rôl honno neu gyflawni'r tasgau penodol. Tystysgrif ffit i weithio fydd deilliant eich asesiad, a byddwn ni'n darparu'r dystysgrif yma i'ch cyflogwr. Fyddwn ni ddim yn rhannu manylion eich profion, eich iechyd cyffredinol neu gyflwr meddygol gyda'ch cyflogwr neu unrhyw barti arall heb eich caniatâd.

Cofnodion Meddygol. Os ydych chi wedi cael eich atgyfeirio gan ymgynghorydd Iechyd Galwedigaethol neu ffisiotherapydd, bydd angen i'r gweithwyr proffesiynol perthnasol gadw cofnod o'ch gwybodaeth feddygol er mwyn eu galluogi nhw i ddarparu cyngor ffit i weithio i'ch cyflogwr ar ffurf adroddiad. Bydd yr wybodaeth ond yn cynnwys yr wybodaeth sydd ei hangen er mwyn i'r cyflogwr gyflawni'i ddyletswyddau cyfreithiol; os yw eich cyflwr yn cynnwys anabledd, os yw'n effeithio ar eich gallu i gyflawni rôl benodol ac os oes angen gwneud unrhyw addasiadau rhesymol yn y gwaith.

 

Yn ogystal â hynny, mae angen cofnodion meddygol er mwyn rheoli'r driniaeth sy'n cael ei darparu a chadw cofnod ohoni mewn modd addas.

 

Mae'r holl gofnodion meddygol yn gyfrinachol, ac maen nhw'n cael eu cadw'n ddiogel a'u rheoli yn unol ag arferion gorau Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol a meddygol. Fydd cofnodion meddygol ddim yn cael eu rhannu â pharti arall heb eich caniatâd penodol.

 

Os ydych chi wedi cael eich atgyfeirio i'r gwasanaeth cwnsela, mae holl wybodaeth y gwasanaeth cwnsela'n cael ei chadw ar wahân gyda'r cynghorwr ar ffurf papur. Dydy'r wybodaeth ddim yn cael ei chynnwys yn y prif gofnod Iechyd Galwedigaethol ac maen nhw ond yn cael eu gweld gan y cynghorwr sy'n darparu'r driniaeth.

 

Adroddiadau Cynllun. Bydd adroddiadau ar gynnydd cynllun yn edrych ar ddata ystadegol sy'n dod o'r manylion personol neu ddefnyddwyr y cynllun. Fodd bynnag, fydd hyn ddim i'w briodoli'n uniongyrchol i ddefnyddwyr unigol y cynllun.

 

5.    Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

1. Mae angen y gwaith prosesu'ch gwybodaeth a'r data sydd wedi'u hamlinellu yn y datganiad yma er mwyn cydymffurfio â'r gyfraith; mae hyn yn cynnwys deddfwriaeth iechyd a diogelwch a deddfwriaeth gyflogaeth.

 

2. Mae hefyd ei angen er mwyn cefnogi'ch cyflogwr wrth gydymffurfio â'r un gyfraith (gan ein bod ni'n gweithredu fel ei asiant a'i ddarparwr iechyd galwedigaeth):

 

  • Asesu gallu'r gweithiwr yn y gwaith.
  • Sicrhau iechyd a diogelwch y gweithwyr yn y gweithle a chaniatáu ystyriaeth neu unrhyw addasiadau rhesymol eraill sydd efallai eu hangen i gefnogi'u gallu i weithio.

3. Caiff data categori arbennig ei gasglu at "ddiben meddyginiaeth ataliol neu feddyginiaeth alwedigaethol, er mwyn asesu gallu'r gweithiwr yn y gwaith, rhoi diagnosis meddygol, darparu gofal iechyd neu gymdeithasol neu er mwyn trin neu reoli iechyd". Mae hyn yn cyfeirio at wybodaeth feddygol sydd gyda ni o'n hymgynghoriad â chi, a gwybodaeth rydyn ni'n ei derbyn, gyda'ch caniatâd, gan eich Meddyg Teulu, Ymgynghorwyr Meddygol, Arbenigwyr a Therapyddion.

 

Mae'r sail gyfreithiol wedi'i diffinio yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol dan Erthygl 6 (1)(c), Erthygl 6 (1)(e) ac Erthygl 9 (2)(h). 

 

Mae'r gwaith prosesu hefyd yn dibynnu ar amodau a threfniadau diogelu sydd wedi'u pennu gan gyrff proffesiynol meddygol, nyrsio a gweithwyr proffesiynol perthynol i iechyd perthnasol.

 

Er ein bod ni'n gofyn am ganiatâd i rannu'ch gwybodaeth, mae'r caniatâd yn unol â'r Gyfraith Gyffredin Dyletswydd Cyfrinachedd, nid caniatâd fel sy'n cael ei ddiffinio yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol.

 

 6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn galluogi byddwn ni'n rhannu'ch enw llawn a'ch dyddiad geni gyda'ch cyflogwr pan fyddwn ni'n anfon tystysgrifau ffit i weithio neu adroddiadau ffit i weithio.

 

Efallai byddwn ni'n argymell eich bod chi'n cael eich archwilio a/neu'ch trin gan weithwyr meddygol proffesiynol eraill y tu allan i'n sefydliad (er enghraifft eich Meddyg Teulu, Cynllun Cenedlaethol i Atgyfeirio Cleifion i wneud Ymarfer Corff (NERS) neu'r Cynllun ar gyfer Gofal o'r Cymalau); efallai byddwn ni'n cynnig i ysgrifennu llythyr/ffurflen atgyfeirio at yr unigolion yma fel eu bod nhw'n cael dealltwriaeth well o'ch achos. Byddwn ni ond yn ysgrifennu llythyr/ffurflen atgyfeirio gyda'ch caniatâd.

 

Mewn achos lle rydych chi'n meddwl eich bod chi'n dioddef o afiechyd galwedigaethol efallai byddwn ni'n rhannu'ch cofnodion cadw golwg ar iechyd â thrydydd parti perthnasol cyn belled â'n bod ni'n derbyn y caniatâd ysgrifenedig perthnasol gennych chi.

 

Yn unol â Deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch, mae'n bosibl y bydd angen rhannu gwybodaeth cadw golwg ar iechyd gyda Rheoliadau Iechyd a Diogelwch (Adrodd ar Anafiadau, Clefydau neu Ddigwyddiadau Peryglus) 2013 (RIDDOR).

7.  Am faint o amser bydd fy ngwybodaeth yn cael ei chadw?

 

Bydd holl gofnodion Iechyd Galwedigaeth (a data personol sy'n cael ei gadw at ddibenion gweinyddu) yn cael eu cadw am hyd eich cyflogaeth ac am 6 blynedd ar ôl gadael y gyflogaeth (mae hyn yn berthnasol i Atgyfeiriadau gan Reolwyr a chofnodion Ffisiotherapyddion). Bydd cofnodion cwnsela'n cael eu cadw am 20 blynedd neu am gyfnod o 8 blynedd ar ôl marwolaeth y gweithiwr. Rhaid cadw cofnodion cadw golwg ar iechyd a gafodd eu casglu dan Ddeddfwriaeth Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle yn unol â chyfnodau cadw sy'n cael eu pennu yn y rheoliadau penodol. Er enghraifft, rhaid cadw'r holl gofnodion sydd o fewn cwmpas Rheoliadau Rheoli Sylweddau Peryglus i Iechyd am gyfnod o 40 blynedd. Yn dilyn y cyfnodau amser a bennwyd, bydd y cofnod Iechyd Galwedigaethol yn cael ei ddileu o'r systemau a'i ddileu/ddinistrio.

 

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

 

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld ar yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaeth yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: cadwniachynygwaith@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn: 01443 827317

 

Trwy lythyr: Canolfan Cadw'n Iach yn y Gwaith, Heol Talbot, Llantrisant, Pont-y-clun, CF72 8AW

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.