Hysbysiad Preifatrwydd Gweinyddu'r Gweithlu

Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu.

Cyflwyniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu.

Dylai'r hysbysiad yma gael ei ddarllen ar y cyd â’r holl bolisïau a gweithdrefnau i weithwyr sydd i'w gweld yma.

Gwybodaeth am y Polisïau a'r Gweithdrefnau

Diben yr Hysbysiad Preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (y sefydliad) yn defnyddio data ei weithlu, sy'n cynnwys gweithwyr cyflogeion a gwirfoddolwyr. Mae nifer o bolisïau yn eu lle sy'n rheoli cytundebau cyflogaeth ein gweithwyr. Mae data cyflogeion yn cael eu prosesu er mwyn sicrhau bod y polisïau'n cael eu dilyn.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n sôn am sut mae'r Cyngor yn defnyddio data personol at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu.

Y Rheolydd Data

Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.

Y Swyddog Diogelu Data

Mae modd cysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor mewn perthynas â materion diogelu data.

Os bydd angen i chi gysylltu â'r Swyddog Diogelu Data yn uniongyrchol, mae modd i chi wneud hynny drwy anfon e-bost at: Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch ag Adnoddau Dynol:

E-bost: recriwtio@rctcbc.gov.uk

Ffonio: 01443 444533

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Byddwn ni’n prosesu data personol ein cyflogeion, cy a gwirfoddolwyr presennol a blaenorol.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu:

• Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad
• Manylion cyswllt e.e. cyfeiriad e-bost a rhif ffôn
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhywedd
• Telerau ac amodau gwaith
• Manylion eich cymwysterau, eich sgiliau, eich profiad a'ch hanes cyflogaeth, gan gynnwys dyddiadau dechrau a gorffen, gyda chyflogwyr blaenorol a'r sefydliad os yw'n berthnasol.
• Gwybodaeth am eich cydnabyddiaeth, gan gynnwys eich hawl i fuddion fel pensiynau
• Gwybodaeth am eich treuliau a lwfansau
  • Gwybodaeth am dâl gan gynnwys ffigyrau crynswth (cyn didyniadau) a ffigyrau net (ar ôl didyniadau)
  • Gwybodaeth am dâl ac oriau hanesyddol, a gaiff ei defnyddio at ddibenion yr Adran Bensiynau (er mwyn datrys ymholiadau gan yr Adran Bensiynau sy'n cyfrifo'ch buddion pensiwn)
  • Didyniad o'ch tâl a 'thaliadau' Treth y Cyngor, Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol Prudential (AVC) a gwahanol ffioedd aelodaeth, h.y. Undebau Llafur, Ysbytai Cymru a sefydliadau elusennol amrywiol (o dan drefniadau 'Rhoi wrth i chi ennill'), os ydych chi'n talu am y rhain trwy'ch cyflog
  • Manylion unrhyw ymlyniad neu enillion (gorchmynion llys) sydd gennych
  • Didyniadau ildio cyflog a chyflwyno'r P11D i Wasanaethau Cyllid a Thollau ei Mawrhydi (HMRC) ar ddiwedd y flwyddyn i roi gwybod am unrhyw fuddion trethadwy lle bo'n gymwys, yn unol â thelerau ac amodau'ch cyflogaeth
  • Eich cyfrif banc neu gymdeithas adeiladu
  • Gwybodaeth ynglŷn â'ch statws priodol, perthynas agosaf, dibynyddion a chysylltiadau argyfwng
  • Gwybodaeth am eich cenedligrwydd a'ch hawl i weithio yn y DU.
  • Gwybodaeth ynglŷn â'ch record droseddol, os yw'n hanfodol ar gyfer eich rôl
  • Manylion am eich amserlen (diwrnodau gwaith ac oriau gwaith) a'ch presenoldeb yn y gwaith
  • Manylion am gyfnodau o absenoldeb rydych chi wedi'u cymryd, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb oherwydd salwch, gwyliau teuluol, a'r rhesymau dros rai mathau o absenoldeb
  • Manylion am unrhyw weithdrefnau disgyblu neu gwyno rydych chi wedi bod yn gysylltiedig â nhw, gan gynnwys unrhyw rybuddion sy wedi cael eu rhoi i chi a gohebiaeth gysylltiedig
  • Asesiadau cyflawniad, gan gynnwys gwerthfawrogiadau, adolygiadau cyflawniadd a graddfeydd, cynlluniau gwella cyflawniad a gohebiaeth sy'n gysylltiedig
  • Gwybodaeth am gyflyrau meddygol neu iechyd, gan gynnwys a oes gyda chi anabledd mae angen i'r sefydliad wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer, os ydych chi wedi datgan y wybodaeth yma.
  • Data Lleoliad Cyflogeion trwy GPS
  • Data Biometreg

 

Gwybodaeth monitro cyfleoedd cyfartal gan gynnwys gwybodaeth am eich tarddiad ethnig, tuedd rywiol a chrefydd neu gred.

Pam rydyn ni'n prosesu data personol

Mae data personol yn cael ei brosesu er mwyn i'r Cyngor:

• Cynnal prosesau recriwtio a dyrchafu yn ddiogel
• Cynnal cofnodion cyflogeion a manylion personol cyfredol (gan gynnwys manylion eich cyswllt argyfwng pe bai angen), a recordiau o hawliau statudol y cyflogeion neu'r gweithiwr.
• Er mwyn talu'ch cyflog ac unrhyw daliadau sydd yn ddisgwyliedig i chi bob mis
• Er mwyn talu'ch treth i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi.
• Gwirio eich bod chi'n addas i fod yn y rôl rydych chi wedi’ch penodi iddi hi yn y gwaith
• Gweithredu a chadw cofnod o brosesau disgyblu a chwyno, er mwyn sicrhau ymddygiad derbyniol yn y gweithle
• Gweithredu a chadw cofnod o gyflawniad y cyflogeion a gweithwyr a phrosesau perthnasol, er enghraifft hyfforddiant a datblygiad, cynlluniau i ddatblygu'n yrfaol, ac ar gyfer pwrpasau chynllunio dilyniant a rheoli'r gweithlu.
• Gweithredu a chadw cofnod o absenoldeb a gweithredoedd rheoli sy'n absennol, er mwyn galluogi rheolaeth gweithlu effeithiol a sicrhau bod gweithwyr a chyflogeion yn derbyn y tâl a buddiannau sy'n ddyledus iddyn nhw.
• Derbyn cymorth iechyd galwedigaethol er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio gyda dyletswyddau ynglŷn ag unigolion gydag anableddau, cwrdd â'i gofynion dan gyfreithiau iechyd a diogelwch, a sicrhau bod y gweithiwr a'r cyflogeion derbyn y cyflog a'r buddiannau sy'n ddyledus iddyn nhw
• Os oes angen, eich cefnogi trwy fforymau/grwpiau Cefnogi/Ymgysylltu Staff.
• Sicrhau adnoddau dynol cyffredinol a gweinyddiaeth fusnes effeithiol
• Darparu geirdaon ar gyfer gweithwyr a chyflogeion cyfredol a blaenorol.
• Ymateb i honiadau  cyfreithiol ac amddiffyn yn eu herbyn
• Rhoi gwybodaeth am gyflogau ac oriau i'r Adran Bensiynau neu Bensiynau Athrawon ar gyfer llunio Datganiad Buddion blynyddol
• Ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol.

Caiff rhai categorïau data personol arbennig, gan gynnwys manylion tarddiad ethnig, cyfeiriadedd rhywiol neu gred neu grefydd eu prosesu at ddibenion monitro cyfleoedd cyfartal. Mae hyn er mwyn i’r Cyngor gyflawni ei rwymedigaethau a sicrhau hawliau penodol mewn perthynas â chyflogaeth. Mae'r data mae'r sefydliad yn ei ddefnyddio at y dibenion yma yn ddienw ac mae cyflogeion a gweithwyr yn dewis datgelu'r wybodaeth yma. Gallan nhw hefyd ofyn bod y sefydliad ddim yn prosesu'r data yma ar gyfer monitro cyfle cyfartal ar unrhyw adeg. Mae'r rheiny sy'n cymryd rhan yn gwbl rydd i benderfynu a ydyn nhw'n darparu data o'r fath ai peidio a does dim canlyniadau os ydyn nhw’n peidio â gwneud hynny.

Staff nad ydyn nhw'n defnyddio TGCh (staff heb gyfeiriad e-bost RhCT)

Er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i staff/newyddion am fuddion staff ac ati i ddefnyddwyr nad ydyn nhw'n denfyddio TGCh, byddwn ni'n anfon gwybodaeth i'r cyfeiriad e-bost a ddarparwyd gan yr aelod o staff ar y cam ymgeisio am swydd.

Olrhain Data Gweithiwr

• Data lleoliad gweithiwr (trwy GPS) - Fydd data lleoliad gweithiwr dim ond yn cael ei gasglu at ddibenion sy’n ymwneud â rôl y gweithiwr. 
• Data Biometreg – Mae’r Data'n cael defnyddio er mwyn cael mynediad i ddyfeisiau/apiau at ddibenion gwaith yn unig.

Bydd pwrpas olrhain data gweithiwr yn dibynnu ar y rôl. Bydd rheolwr/ uwch-reolwyr yn sicrhau bod cyflogeion yn ymwybodol o natur, mesur a'r rhesymau dros wneud hyn.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu:

• Contract (b) - Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol –  prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae testun y data yn barti iddo neu er mwyn cymryd camau gweithredu ar gais testun y data cyn ymrwymo i gontract;
• Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
• Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
• Cyfraith Cyflogaeth, Nawdd Cymdeithasol ac Amddiffyn Cymdeithasol – Erthygl 9 (b) – prosesu sy'n angenrheidiol at ddibenion cyflawni rhwymedigaethau ac arfer hawliau penodol rheolwr neu destun y data ym maes cyfraith cyflogaeth a nawdd cymdeithasol a diogelu cymdeithasol i’r graddau y mae wedi’i awdurdodi gan gyfraith y wladwriaeth neu gytundeb ar y cyd yn unol â chyfraith yr wladwriaeth sy’n darparu mesurau diogelu priodol ar gyfer hawliau a buddiannau sylfaenol testun y data.

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Gall yr ysgol gasglu'r wybodaeth yma mewn ffyrdd amrywiol. Er enghraifft, gall wybodaeth cael ei gasglu yn uniongyrchol oddi wrthoch chi e.e.

• Trwy ffurflenni cais, CV neu ddulliau eraill
• O'ch pasbort neu ddogfennau adnabod eraill fel eich trwydded yrru
• O ffurflenni sydd wedi'u cwblhau gennych chi ar ddechrau neu yn ystod eich cyflogaeth, fel yr wybodaeth sydd yn eich ffurflen gais
• Gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn ein gohebiaeth â chi
• Trwy gyfweliadau, cyfarfodydd neu asesiadau eraill, er enghraifft arolygiadau, adolygiadau cyflawniad a gwerthfawrogiadau a chyfweliadau dychwelyd i'r gwaith.
• O'r holl wybodaeth rydych chi wedi darparu i ni trwy'r porth staff
• O'r wybodaeth sy'n cael ei rannu yn rhan o gyfarfodydd grŵp/fforymau Cefnogaeth/Ymglymiad Staff.

Weithiau, bydd angen i’r sefydliad gasglu data gan drydydd parti - megis geirdaon gan eich cyn-gyflogwyr neu diwtoriaid, gwybodaeth gan Reoleiddiwr neu achos llys y tu allan i'r gwaith, a'r cyfryngau cymdeithasol. Mae modd i'r sefydliad hefyd gasglu gwybodaeth gan ddarparwyr gwiriadau cefndir at ddibenion cyflogaeth sy'n cynnwys ond ddim yn gyfyngedig i gyrff rheoleiddio, gwybodaeth gan asiantaethau gwirio credyd a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol sy'n cael eu caniatáu yn ôl y gyfraith.

Ar gyfer rhai rolau, bydd data'n cael ei gasglu trwy ddyfeisiau olrhain (GPS, adnabod wyneb, sganio olion bysedd ayyb.)

Gyda phwy mae data yn cael eu rhannu?

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol:

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.

Pwy sydd ynghlwm	Diben
Adrannau eraill y Cyngor: -       Adnoddau Dynol -       Carfan Materion Cydraddoldeb ac Amrywiaeth -       Adran y gyflogres -       Pensiynau -       TGCh -       Gwasanaethau Iechyd Galwedigaethol -       Panel apêl cyflogeion perthnasol	I reoli'r berthynas gyflogaeth rhwng y Cyngor a'i weithwyr.
Gwasanaethau Cymdeithasol / cyrff reoli: -       Yr Adran Gwaith a Phensiynau. -       Gofal Cymdeithasol Cymru -       Cyngor y Gweithlu Addysg -       Nofio Cymru -       Royal Life Saving Society UK -       Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd -       Awdurdodau Lleol eraill -       Yr Heddlu -       Y Bwrdd Iechyd Lleol e.e. Doctoriaid Teulu, Ymgynghorwyr	Er mwyn dilyn gweithdrefnau penodol (e.e. Disgyblaeth ayyb) a chadw at bolisïau penodol, bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda chyrff perthnasol.
Sefydliadau Trydydd Parti/ Unigolion -       Asiantaethau Gwirio Credyd -       Darparwyr hyfforddiant -       Tiwtoriaid: -       Cyrff achredu ar gyfer cymwysterau unigol a safonau gwasanaeth. -       Sefydliadau hyfforddiant a datblygu -       Undebau Llafur -       Schools -       Cyfreithwyr (Eversheds) -       Ymarferydd Meddygol Cofrestredig Annibynnol -       Darbodus -       Ysbytai Cymru -       Cyn-weithwyr -       Darpar gyflogwyr -       Sefydliadau fel Coleg y Cymoedd ac ymgynghorwyr fel Saville Consulting at ddibenion datblygu, seicometreg a phrofi tueddiadau -       Sefydliadau sy'n gallu cynorthwyo gyda newidiadau'r yn y gweithle ac asesu, er enghraifft asesiadau ar gyfer cyfarpar sgriniau arddangos  -       Gwasanaethau printio ar gyfer danfon post y gyflogres e.e. MPS	Er mwyn dilyn gweithdrefnau penodol (e.e. Disgyblaeth ayyb) yn unol â deddfwriaeth berthnasol a chadw at bolisïau penodol, bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu gyda chyrff perthnasol.

Proseswyr Data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan.  Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim hawl ganddyn nhw i wneud unrhyw beth â’r data personol ac eithrio ein bod ni'n eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain.  Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion Gweinyddu'r Gweithlu:

-       Darparwyr Systemau TG, ayyb

• iTrent
• Capita Resourcing Ltd
• Gwasanaeth RCT Source

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?

Rydyn ni'n cadw'r data personol ynglŷn â gweinyddu’r gweithlu am:

Faint o amser	Rheswm
Hyd y Gyflogaeth + 6 mlynedd (Heblaw am gofnodion sy'n ymwneud a staff sydd wedi gweithio gyda phlant ac oedolion agored i niwed - byddwn ni'n cadw eu cofnodion am hyd y gyflogaeth + 25 mlynedd)	Gofynion statudol fel sydd wedi'u gosod yn: -       Deddf Cyfyngiadau 1980 -       Deddf Lloches a Mewnfudo 1996 -       Rheoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth) 2006 Offeryn Statudol 2006 Rhif 246 -       Canllawiau Gwaredu Cyffredinol ar gyfer Awdurdodau Lleol 2002

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.  Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan (e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati).   Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Adnoddau Dynol yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

• E-bost: recriwtio@rctcbc.gov.uk
• Ffôn: 01443 444533

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:           

• Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
• Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: https://www.ico.org.uk