Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion Cwlwm Celf - Gwasanaeth y Celfyddydau a Diwylliant.
Dylech chi ddarllen yr isod ynghyd â'r hysbysiad yma:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Gwasanaeth y Celfyddydau a Diwylliant.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â Gwasanaeth y Celfyddydau a Diwylliant.
E-bost: DiwydiannauCreadigol@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 570030
Drwy'r post: Theatr y Parc a'r Dâr, Heol yr Orsaf, Treorci CF42 6NL
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud?
Mae Gwasanaeth y Celfyddydau RhCT yn darparu amrywiaeth o weithgareddau celfyddydol, diwylliannol ac adloniant ledled Rhondda Cynon Taf. O berfformiadau byw ac achlysuron yn ein Theatrau i brosiectau yn y gymuned, gweithdai a gweithgareddau creadigol. Ein nod yw helpu pobl o bob oed i gymryd rhan a mwynhau profiadau diwylliannol yn eu cymuned leol.
Rydyn ni hefyd yn cynnal Cwlwm Celf, Cynllun Aelodaeth Artistiaid newydd sbon sy'n cefnogi artistiaid lleol trwy ddarparu cyfleoedd a mynediad i'r man cymunedol yn Llyfrgell Treorci.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud â'r unigolion canlynol i ddarparu gwasanaethau sy'n cyd-fynd â chyflwyno'r cynllun aelodaeth artistiaid;
- Artistiaid
- Defnyddwyr Gwasanaeth (Oedolion, Plant, Pobl Ifainc)
- Grwpiau Cymunedol
Y categorïau data personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i ddarparu gwasanaethau sy'n cyd-fynd â chyflwyno'r cynllun aelodaeth artistiaid;
- Manylion cyswllt, gan gynnwys Enw, Cyfeiriad E-bost, Rhif Ffôn, Cod Post
- Gwybodaeth bersonol megis Dyddiad Geni
- Gwybodaeth Iechyd (h.y. a oes angen unrhyw gymorth arnoch chi oherwydd anabledd)
- Gwybodaeth Ariannol
- Disgyblaeth Artistig neu faes Ymarfer Creadigol
- Manylion eich cyfranogiad yn rhan o'r cynllun gan gynnwys presenoldeb mewn achlysuron a drefnwyd yn rhan o'r cynllun
- Enw'r Meddyg Teulu os yw wedi'i ddarparu yn rhan o'r manylion cyswllt mewn argyfwng
- Eich Dewis Iaith
- Statws o ran Cyflogaeth
Pam rydyn ni'n prosesu'r data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i ddarparu ein gwasanaethau i chi, a'u rheoli. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Rheoli archebion a thocynnau ar gyfer perfformiadau ac achlysuron theatr.
- Eich cofrestru chi gyfer gweithdai, prosiectau cymunedol a gweithgareddau celfyddydol eraill.
- Cyfathrebu â chi ynglŷn ag achlysuron, gweithgareddau, archebion a'r newyddion diweddaraf am y gwasanaeth.
- Gweinyddu aelodaeth artistiaid, rhestri postio a negeseuon hyrwyddo ble y bo'n addas.
- Prosesu taliadau ac ad-daliadau.
- Rheoli perthnasoedd ag artistiaid, perfformwyr, gwirfoddolwyr a chontractwyr.
- Casglu adborth a gwerthuso ein gwasanaethau i helpu i wella gweithgareddau yn y dyfodol
- Creu cofrestr o artistiaid sy'n byw ac yn gweithio yn Rhondda Cynon Taf a'u rhoi mewn categorïau yn ôl disgyblaeth artistig i helpu i nodi cyfleoedd perthnasol a hwyluso mynediad i'r man cymunedol yn Llyfrgell Treorci.
- Monitro cynnydd a phresenoldeb yn ein hachlysuron.
- Llunio a darparu adroddiadau er mwyn dangos bod y Cynllun yn cael ei gynnal yn addas ac yn unol ag amodau'r cyllid.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ac i ddarparu gwasanaethau yn rhan o'r cynllun aelodaeth artistiaid yw;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolydd.
- Caniatâd – Erthygl 6(1)(a) – mae gwrthrych y data wedi rhoi caniatâd i brosesu ei ddata/data personol at un neu ragor o ddibenion penodol.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd - Erthygl 9 (2)(g) - prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith ddomestig sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r isod, ond nid y rhain yn unig, ymhlith y prif ddeddfwriaethau, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn:
- Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu'r data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Rhieni, gwarcheidwaid neu gynhalwyr lle mae gweithgareddau'n cynnwys plant neu bobl ifainc.
- Yn uniongyrchol gan ddefnyddwyr ein gwasanaeth wrth wneud archeb ac ati.
- Ysgolion, grwpiau cymunedol neu sefydliadau partner sy'n cefnogi eich cyfranogiad mewn gweithgareddau.
- Gwasanaethau eraill y Cyngor lle mae hyn yn angenrheidiol er mwyn darparu ein gwasanaethau neu gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol.
- Artistiaid Lleol sy'n cofrestru ar gyfer ein Cynllun Aelodaeth Artistiaid
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i ddarparu gwasanaethau sy'n rhan o'r cynllun aelodaeth artistiaid.
Dim ond y lleiafswm o ddata personol sydd eu hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael eu rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Gwasanaeth Llyfrgelloedd RhCT
|
Hwyluso mynediad i Fan Cymunedol yr Artistiaid yn Llyfrgell Treorci, gan gynnwys rhannu trefniadau mynediad yn ddiogel lle bo'n berthnasol.
|
|
Darparwyr Cyllid
|
Llunio a darparu adroddiadau er mwyn dangos bod y Cynllun yn cael ei gynnal yn addas ac yn unol ag amodau'r cyllid.
|
Prosesyddion Data
Mae prosesyddion data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddyd ni mae ein prosesyddion data yn gweithredu. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n cadw'r data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Y categori o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion darparu gwasanaethau Gwasanaeth y Celfyddydau yw
- Darparwyr Systemau TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw data personol sydd wedi'u cynnwys yng nghofnodion Gwasanaeth y Celfyddydau fel a ganlyn:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Data aelodaeth - Dyddiad yr aelodaeth a blwyddyn ychwanegol
|
Penderfyniad Busnes
|
|
Gohebiaeth gan gwsmeriaid (ymholiad/cwyn) - Dyddiad yr ohebiaeth a blwyddyn ychwanegol (neu hyd nes bydd yr ymholiad wedi'i ddatrys)
|
Penderfyniad busnes i ddatrys/ymateb.
|
|
Ffurflenni Damwain/Digwyddiad - Dyddiad y damwain a 3 blynedd ychwanegol
|
Penderfyniad busnes ar gyfer unrhyw ddamweiniau dilynol.
|
|
Data Ariannol ac Archebu – 7 mlynedd
|
Yn unol â rheoliadau ariannol
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydyn ni ddim yn cadw’r data personol yn eu cyfanrwydd. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan. Mae gwybodaeth nad oes iddi werth hirdymor neu dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â Gwasanaeth y Celfyddydau yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
- E-bost: DiwydiannauCreadigol@rctcbc.gov.uk
- Ffôn: 01443 570030
- Drwy'r post: Theatr y Parc a'r Dâr, Heol yr Orsaf, Treorci, CF42 6NL
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, rhoi canmoliaeth neu wneud cŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk