Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ar gyfer datblygu'r gymuned.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw rhoi gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (y cyfeirir ato fel ‘CBSRhCT’, ‘Cyngor’, ‘Awdurdod Lleol’, ‘ni’) yn defnyddio (neu’n ‘prosesu’) data personol am unigolion at ddibenion Datblygu'r Gymuned a Rhwydweithiau Cymdogaeth.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael ei brosesu at ddibenion datblygu'r gymuned a rhwydweithiau cymdogaeth.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â’r Garfan Datblygu'r Gymuned:
Anfon e-bost: Syd.b.dennis@rctcbc.gov.uk (Rheolwr y Gwasanaeth)
Ffôn: 07471140722 / 01443 425751
Llythyr: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY
Pwy ydyn ni? Beth rydyn ni'n ei wneud?
Mae'r Garfan Datblygu'r Gymuned yn darparu cymorth i sefydliadau sy'n ymwneud â:
- Trosglwyddiadau Asedau i'r Gymuned (trosglwyddo adeiladau, tir a gwasanaethau'r Cyngor) i'r gymuned.
- Cymorth yn y Gymuned i drigolion (ar gais) fel
- cymorth gyda gweithgareddau personol (casglu meddyginiaeth, siopa, mynd a'r ci am dro)
- cymorth i ddod o hyd i waith neu hyfforddiant
- gwybodaeth am wasanaethau'r Cyngor ('Lifeline Plus', gwasanaeth 'Gartref' y llyfrgell)
- derbyn galwad ffôn gyfeillgar i wirio lles a chynnig cymorth os ydych chi'n teimlo'n unig
- Rhwydweithiau'r gymdogaeth lle mae pobl leol a phartneriaid yn dod at ei gilydd er budd y gymuned ehangach (gan gynnwys canolfannau hybiau cymunedol)
- Prosesu ceisiadau am gyllid grant ar ran y Cyngor, Sefydliadau Cymunedol, Llywodraeth Cymru neu Lywodraeth Ganolog y DU, megis (ond heb fod yn gyfyngedig i); Cronfa Ffyniant Gyffredin Llywodraeth San Stefgan - Grant Cymunedol Cyngor Rhondda Cynon Taf.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol;
- Manylion cyswllt ar gyfer grwpiau a sefydliadau cymunedol
- Aelodau Ward/Cabinet
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu’r categorïau canlynol o ddata personol i ymateb i’ch ymholiad/prosesu eich cais/cymryd rhan mewn gweithgaredd;
- Manylion cyswllt ar gyfer sefydliadau a grwpiau cymunedol, gan gynnwys enwau swyddogion a'u cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Mae angen y data personol canlynol gan Lywodraeth y DU i ddilysu trafodion ariannol, allbynnau a deilliannau a briodolir i ddeilliannau prosiect;
- Enwau
- Oedran
- Rhywedd
- Cefndir ethnig
- Anabledd
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Cod post
- Gwybodaeth sy'n cadarnhau eich hawl i fyw a gweithio yn y DU megis pasbort; tystysgrif geni a Rhif Yswiriant Gwladol a manylion budd-dal yr Adran Gwaith a Phensiynau.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu’r data personol am y rhesymau canlynol, ond nid yw’n gyfyngedig i’r gweithgareddau canlynol;
- Trosglwyddo ymholiadau i adrannau eraill y Cyngor neu Sefydliadau partner a all roi cymorth i chi
- Cefnogi trosglwyddo asedau'r Cyngor i grwpiau cymunedol
- Cynnig cyngor, cymorth a chefnogaeth, gan gynnwys cymorth ariannol i grwpiau ar gais
- Asesu, prosesu a chynorthwyo gyda cheisiadau am gyllid grant (a gwneud taliadau lle bo'n berthnasol)
- Er mwyn gwella'r gwasanaethau y mae modd i'r Cyngor eu cynnig, byddwn ni naill ai'n ymgynghori â chi'n uniongyrchol (os ydych chi wedi cytuno i wneud hynny) neu'n darparu holiaduron / arolygon cymunedol ehangach
- Trefnu a chynnal gweithgareddau, er enghraifft Cyfarfodydd Rhwydwaith y Gymdogaeth a chyfarfodydd yn ymwneud â'r cyllid sydd ar gael
- Paratoi adroddiadau er mwyn dangos bod y prosiect/cynllun yn cael ei gynnal mewn modd addas ac yn unol ag amodau'r cyllid i’r Awdurdod Arweiniol sy’n rheoli’r gronfa/Llywodraeth
Rydyn ni'n prosesu'r data personol er mwyn llunio adroddiad ar reolaeth ac effaith y grantiau mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf wedi'u derbyn. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Prosesu'r atgyfeiriad i'r prosiect sy wedi'i ddewis
- Rhoi cefnogaeth, cymorth ac arweiniad
- Paratoi a darparu adroddiadau i'r Swyddfa Gyllid berthnasol i ddangos bod y Prosiect yn cael ei redeg yn gywir ac yn ôl telerau'r cyllid
- Dadansoddi prosiectau'r Cyngor a ariennir gan grantiau allanol yn unol â gofynion y cyllid grant.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), dyma ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r data personol i gyflawni swyddogaethau Datblygu Cymunedol a Rhwydweithiau Cymdogaeth;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Buddiant cyhoeddus sylweddol - Erthygl 9(2)(g) - mae angen prosesu am resymau buddiant sylweddol y cyhoedd, ar sail (a)arfer swyddogaeth a roddwyd i berson gan ddeddfiad neu reol gyfreithiol a (b)yr arferiad un o swyddogaethau’r Goron, Gweinidog y Goron neu adran o’r llywodraeth.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- yn uniongyrchol gan y sefydliad sy'n mynegi diddordeb/yn gwneud cais am gyllid;
- derbynnydd grant Cronfa Ffyniant Gyffredin - Grant Cymunedol CBSRhCT.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol i reoli'r gwasanaethau rydyn ni'n eu darparu:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau mewnol CBSRhCT
|
Adrodd yn gywir ar wariant, deilliannau ac allbynnau ariannol
Darparu cefnogaeth a chyngor
|
|
Sefydliadau Cymunedol
|
Rhoi cymorth gydag asesu a phrosesu ceisiadau am gyllid grant (a gwneud taliadau lle bo'n berthnasol)
|
|
Sefydliadau sy'n aelodau o Rwydweithiau Cymdogaeth
|
Cadw golwg gyfredol ar anghenion ac ymatebion ardal
|
|
Sefydliadau Partner
|
Darparu cefnogaeth a chymorth
|
|
Llywodraeth Cymru/Llywodraeth San Steffan
|
Adrodd ar allbynnau a deilliannau yn unol â thelerau ac amodau ariannu.
|
Proseswyr data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei dal yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio:
- Darparwyr Systemau TG, ayyb
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw’r data personol sydd wedi’i gynnwys yng Nghronfa Ffyniant Gyffredin Llywodraeth San Steffan – cofnodion Grant Cymunedol CBSRhCT ar gyfer:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
7 mlynedd o ddyddiad cau'r cais
|
Gofyniad fel y nodir yng nghytundeb Ariannu'r Gronfa Ffyniant Gyffredin ag awdurdodau lleol
|
Rydyn ni'n cadw’r data personol sydd wedi’i gynnwys yng nghofnodion y rhwydweithiau cymdogaeth, fel ceisiadau grant, rhestrau aelodaeth a chofnodion o fynychwyr ar gyfer:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
3 blynedd
|
Sicrhau bod partneriaid yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiadau
Diwallu gofynion grant ar gyfer grwpiau sy'n derbyn cyllid yn unol â threfniadau ariannol yr Awdurdod Lleol.
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael ei gadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael ei gadw am y cyfnod cadw cyfan (e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau, tystiolaeth ar gyfer taliadau megis cyflogau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Datblygu Cymunedol yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- E-bost: syd.b.dennis@rctcbc.gov.uk
- Ffôn: 07471140722 / 01443 425751
- Llythyr: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu anfonwch e-bost at Swyddog Diogelu Data'r Cyngor yn rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: http://www.ico.org.uk