Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg (BDCTM)
Mae Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg yn cynnwys asiantaethau allweddol yr ardal sy'n darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma'n golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. Am ein bod ni'n casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Mae Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg (BDCTM) yn bartneriaeth statudol sy'n cynnwys cynrychiolwyr o:
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
- Heddlu De Cymru
- Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg
- Ymddiriedolaeth GIG Gwasanaethau Ambiwlans Cymru
- Interlink Rhondda Cynon Taf
- Gweithredu Gwirfoddol Merthyr Tudful
- Cymdeithas Sefydliadau Gwirfoddol Pen-y-bont (BAVO)
- Gwasanaeth Prawf Cenedlaethol
- Carchar EM y Parc
Bwriad y Bwrdd yw sicrhau bod pobl o bob oed, sy'n byw yn y rhanbarth, yn cael eu hamddiffyn rhag cael eu cam-drin, eu hesgeuluso neu fathau eraill o niwed. Mae hyn hefyd yn golygu atal achosion o gam-drin, esgeuluso neu fathau eraill o niwed rhag digwydd.
Beth yw Swyddogaethau Craidd Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg?
Mae gan bob Bwrdd Diogelu Rhanbarthol gyfrifoldeb statudol i gyflawni swyddogaethau craidd mewn perthynas â diogelu amlasiantaeth. Mae'r rhain yn ffurfio rhan o weithgareddau o ddydd i ddydd y Bwrdd gan gynnwys y canlynol:
- Cyfrannu at ddatblygu, gweithredu a monitro protocolau a gweithdrefnau sy'n helpu i ddiogelu oedolion a phlant ac i'w hatal rhag cael eu cam-drin
- Codi ymwybyddiaeth o amcanion y Bwrdd i amddiffyn plant ac oedolion sydd mewn perygl, a'u hatal rhag bod mewn perygl o gael eu cam-drin, eu hesgeuluso neu'u niweidio mewn ffyrdd eraill, ac i ddarparu gwybodaeth ynglŷn â sut mae modd cyflawni hyn
- Adolygu effeithiolrwydd mesurau wedi'u cymryd gan asiantaethau i weithredu amcanion y Bwrdd a gwneud a monitro argymhellion
- Cynnal adolygiadau ymarfer plant, adolygiadau ymarfer oedolion, archwiliadau, ymchwiliadau ac arolygon eraill sydd eu hangen yn unol â'i amcanion ac er mwyn dosbarthu dysgu a gwybodaeth sy'n codi o'r arolygon yma
- Adolygu cyflawniad y Bwrdd a'i bartneriaid a chyrff sydd â chynrychiolwyr ar y Bwrdd wrth gyflawni ei amcanion
- Hwyluso gwaith ymchwil i amddiffyn ac atal cam-drin ac esgeuluso plant ac oedolion sydd mewn perygl o niwed
- Adolygu anghenion hyfforddi ymarferwyr sy'n gweithio yn ardal y Bwrdd er mwyn pennu hyfforddiant i helpu i amddiffyn plant ac oedolion sydd mewn perygl o niwed rhag cael eu cam-drin a'u hesgeuluso, ac i atal hynny.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Pan fydd y Bwrdd yn cynnal adolygiad o fesurau wedi'u cyflawni gan Bartner(iaid) perthnasol, fel sydd wedi'i nodi uchod, mae gan y Bwrdd fynediad i'r data personol angenrheidiol a gafodd ei gofnodi a'i brosesu yn ystod yr archwiliad gwreiddiol. Mae'r math o gymorth yma yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i:
- Enw'r plentyn/oedolyn sydd mewn perygl;
- Manylion am rieni / perthynas agosaf / aelodau'r teulu / cynhalwyr;
- Unrhyw un sy'n cael ei amau o drosedd;
- Unrhyw bobl sy'n byw yn yr eiddo sydd efallai mewn perygl;
- Tystion
- Y person a nododd y pryder (gweithiwr proffesiynol neu aelod o'r cyhoedd)
- Manylion gweithwyr proffesiynol a phartneriaid a oedd ynghlwm â'r archwiliad gwreiddiol;
- Manylion person sy'n gwneud cwyn, e.e. enw a manylion cyswllt;
- Manylion unrhyw ymglymiad blaenorol gan wasanaethau eraill, e.e. Gwasanaethau i Blant/Gwasanaethau i Oedolion.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
- Partneriaid, fel sydd wedi'u nodi yn Adran 1;
- Asiantaethau / sefydliadau trydydd sector / sefydliadau gwirfoddol dibynadwy eraill;
- Yn uniongyrchol gennych chi os ydych chi'n gwneud cwyn.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Bydd y Bwrdd yn defnyddio'r wybodaeth er mwyn:
Cyflawni archwiliadau ac adolygiadau
Mae sicrhau gwelliant o ran polisi, systemau ac arferion diogelu yn swyddogaeth graidd i'r Bwrdd. Mae pwyslais ar ddysgu gan brofiadau gweithwyr proffesiynol. Rhaid i'r Bwrdd sefydlu adolygiadau Ymarfer Oedolion a Phlant mewn perthynas ag achosion sy'n bodloni'r meini prawf. Bydd archwiliadau, adolygiadau achos, adolygiadau thematig ac ymchwiliadau hefyd yn cael eu cynnal i nodi'r hyn a ddysgwyd a gwneud argymhellion i wella ymarfer ar draws y sefydliad ac mewn asiantaethau sy'n cael eu cynrychioli ar y Bwrdd.
Cwynion ynghylch gweithdrefnau Diogelu amlasiantaeth ac ymarfer
Mae gan y Bwrdd Bolisi Cwynion i alluogi unigolion neu aelodau'r teulu i wneud cwyn am unrhyw elfen o weithdrefn diogelu plentyn neu oedolyn amlasiantaeth. Bydd gwybodaeth yn cael ei rhannu ag aelodau Panel annibynnol a fydd yn cwrdd i drafod y gŵyn.
Proses Ymateb Uniongyrchol i Ddigwyddiadau Critigol
Nod y protocol Ymateb Uniongyrchol i Ddigwyddiadau Critigol yw nodi'r trefniadau yn rhanbarth Cwm Taf Morgannwg er mwyn darparu ymateb cyflym, amlasiantaeth i reoli deilliannau digwyddiadau critigol.
Os yw'r digwyddiad critigol yn cynnwys marwolaeth annisgwyl plentyn neu berson ifanc o dan 18 oed, yna caiff proses yr Ymateb Gweithdrefnol i Farwolaethau Annisgwyl mewn Plentyndod ei rhoi ar waith a'i blaenoriaethu. Os caiff angen ei nodi i ddarparu ymateb amlasiantaeth ehangach i reoli bygythiad, risg neu niwed mewn perthynas â grŵp o unigolion (yn ychwanegol at y grŵp cyfoedion uniongyrchol) a/neu'r gymuned ehangach, yna mae modd sefydlu Grŵp Ymateb Uniongyrchol hefyd. Caiff pob achos ei ystyried yn unigol er mwyn nodi sut caiff proses y Grŵp Ymateb Uniongyrchol ei rheoli ochr yn ochr â phroses yr Ymateb Gweithdrefnol i Farwolaethau Annisgwyl o dan yr amgylchiadau yma.
Panel Partneriaeth Hunanesgeulustod (PPH)
Mae hyn yn cynnig fframwaith a phroses dwysáu er mwyn i asiantaethau, gwasanaethau a gweithwyr proffesiynol weithio gyda'i gilydd mewn ffordd gydlynus a chyson er mwyn lleihau risg ac ymyrryd yn llwyddiannus â phobl. Nod y protocol yw cynnig y cyfle gorau o gael canlyniadau cadarnhaol tymor hir i'r unigolyn dan sylw.
Mae'r Paneli Partneriaeth Hunan-esgeulustod yn derbyn achosion lle mae risgiau'n parhau i fod yn uchel neu'n gritigol. Pwrpas y Panel yw darparu mecanwaith lle gall asiantaethau benderfynu a chytuno ar y ffordd orau i fanteisio ar yr adnoddau er mwyn cyflawni eu dyletswyddau statudol ac amddiffyn unigolion a'r cyhoedd mewn modd cydgysylltiedig.
5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.
Mae ein sail gyfreithiol ni, fel Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg, ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol er mwyn bodloni gofynion y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) fel a ganlyn:
Gwybodaeth Bersonol:
Erthygl 6 1.(c),(e) - i fodloni ein rhwymedigaeth gyfreithiol a statudol o dan:
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
- Rheoliadau Byrddau Diogelu (Swyddogaethau a Gweithdrefnau) (Cymru) 2015
Gwybodaeth Categori Arbennig (h.y. gwybodaeth categori arbennig am hil, tarddiad ethnig, gwleidyddiaeth, crefydd, aelodaeth undeb llafur, geneteg, biometreg, iechyd, bywyd neu duedd rywiol) yw:
Erthygl 9 2.(g) - i gyflawni'ch rhwymedigaethau cyfreithiol a statudol o dan:
- Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014
- Rheoliadau Byrddau Diogelu (Swyddogaethau a Gweithdrefnau) (Cymru) 2015.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Bydd gwybodaeth bersonol dim ond yn cael ei rhannu gydag asiantaethau partner lle bo angen at ddibenion diogelu oedolyn neu blentyn sydd mewn perygl.
Mae enghreifftiau o sefydliadau lle bydd gwybodaeth efallai'n cael ei rhannu'n cynnwys, ond heb ei gyfyngu i:
- Partneriaid Statudol, e.e.
- Awdurdodau Lleol
- Bwrdd Iechyd
- Yr Heddlu
- Gwasanaeth Prawf / Cwmni Adsefydlu Cymunedol
- Adran Addysg
- Ysgolion
- Partneriaid sydd ddim yn rhai statudol
- Meddygon Teulu
- Gwasanaethau Eiriolaeth
- Gwasanaethau Bwrw Bol/Trafod/Cwnsela
- Sector Gwirfoddol
7. Am faint o amser bydd fy ngwybodaeth yn cael ei chadw?
Bydd yr holl ddogfennau'n cael eu storio a'u cadw'n unol â chyfarwyddyd deddfwriaethol. Bydd pryderon diogelu sy'n ymwneud â phlant yn cael eu cadw am 75 blynedd o ddyddiad geni'r plentyn. Bydd pryderon diogelu sy'n ymwneud ag oedolion mewn perygl yn cael eu cadw am o leiaf 7 mlynedd o'r dyddiad y daeth unrhyw wasanaeth gofal cymdeithasol i ben.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Gweld rhagor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau canlynol:
Trwy e-bost: diogeluctm@rhondda-cynon-taf.gov.uk
Ffôn: 01443 490122
Trwy lythyr:
Rheolwr Busnes Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg
Tŷ Catrin
Ystâd Ddiwydiannol Hen Lofa'r Maritime
Pontypridd
CF37 1NY