Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Prosiect Cronfa Gymdeithasol Ewrop (ESF)
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion Prosiect ESF.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
- Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion prosiectau ESF.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, Syd Dennis, Rheolwr Gwasanaeth:
E-bost: syd.b.dennis@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 425020
Neu drwy lythyr i: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r Cyngor yn derbyn Cyllid gan Gronfa Gymdeithasol Ewrop i gyflawni'r prosiectau canlynol:
- Cymunedau am Waith
- Ysbrydoli i Weithio
- Cynllun Oganant
- Cynllun Platform 1
- Cadw'n Iach yn y Gwaith
Mae'r prosiectau yma yn darparu cymorth a hyfforddiant mentora, a hyfforddiant a chymwysterau i bobl sy'n 16 oed neu'n hŷn ac yn ddi-waith neu ddim mewn addysg na hyfforddiant sy'n chwilio am waith, hyfforddiant neu addysg bellach.
Diben y prosiect Cadw'n Iach yn y Gwaith yw cynorthwyo unigolion ag anableddau neu gyflyrau sy'n cyfyngu eu gallu i weithio i ddychwelyd i'r byd gwaith yn dilyn cyfnod o absenoldeb ar sail salwch.
Er mwyn i ni gyflwyno'r prosiectau yma (yn ôl telerau cyllid y grant) ac i roi'r cymorth gorau posibl i chi, mae angen i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am y bobl sy'n defnyddio ein rhaglen.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol mewn perthynas ag unigolion sydd wedi cymryd rhan yn ein prosiectau ESF.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Manylion adnabod, gan gynnwys dyddiad geni a rhif yswiriant gwladol.
- Gwybodaeth sy'n cadarnhau eich hawl i fyw a gweithio yn y DU fel pasbort, tystysgrif geni a Rhif Yswiriant Gwladol a manylion budd-daliadau yr Adran Gwaith a Phensiynau.
- Gwybodaeth am deulu, dibynyddion neu amgylchiadau personol y person, er enghraifft, statws priodasol, cyfrifoldebau gofalu.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu'r data personol er mwyn llunio adroddiad ar reolaeth ac effaith y grantiau mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf wedi'u derbyn. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Prosesu'r atgyfeiriad i'r prosiect sy wedi'i ddewis
- Rhoi cefnogaeth, cymorth ac arweiniad
- Dod o hyd i hyfforddiant addas
- Trefnu lleoliadau gwirfoddoli neu brofiad gwaith
- Paratoi a darparu adroddiadau i Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru i ddangos bod y Prosiect yn cael ei redeg yn gywir ac yn ôl telerau'r cyllid
- Dadansoddi prosiectau ESF y Cyngor yn unol â gofynion y cyllid grant
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i greu adroddiad ar reolaeth ac effaith y grantiau mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf wedi'u derbyn.
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i;
- Regulation (EU) Rhif 1304/2013 o Senedd Ewrop a'r Cyngor
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Rydyn ni'n cael yr wybodaeth bersonol yma yn uniongyrchol gan y person sy'n cymryd rhan yn y prosiect. Caiff ei chasglu trwy ffurflen gofrestru Cronfa Gymdeithasol Ewrop.
- Efallai y byddwn ni hefyd yn derbyn gwybodaeth (er enghraifft, manylion cyswllt) gan y sefydliad sy'n atgyfeirio person at Brosiect Cronfa Gymdeithasol Ewrop.
- Rydyn ni hefyd yn llunio ein gwybodaeth ein hunain amdanoch chi tra'ch bod chi'n cymryd rhan mewn prosiect. Er enghraifft, manylion sgyrsiau, hyfforddiant, achlysuron rydych chi'n dweud wrthon ni amdanyn nhw sy'n bwysig i chi a'r gefnogaeth rydyn ni'n ei darparu yn ogystal ag unrhyw gymwysterau rydych chi'n eu cyflawni.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â'r sefydliadau allweddol canlynol er mwyn darparu prosiectau, cytuno ar gyllid a dangos bod y prosiect yn cael ei gynnal yn gywir ac yn unol â thelerau'r cyllid.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau mewnol y Cyngor fel ein hadran Gyllid.
|
Gwneud hawliadau ariannol a chynnal gweithgaredd sy'n cydymffurfio â Rheolau Gweithdrefn Ariannol yr Awdurdod Lleol.
|
|
Cyllidwr Prosiect - Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO)
|
Rhoi gwybod am ganlyniadau a deilliannau prosiect ESF
|
|
Rheolwyr Cronfa megis (ond heb ei gyfyngu i);
- Llywodraeth Cymru
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Blaenau Gwent
- Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru
|
Rhoi gwybod am ddeilliannau a chanlyniadau prosiect ESF
|
|
Sefydliadau dadansoddi allanol
|
Er enghraifft Wavehill ar gyfer SWAW ac I2W
|
|
Partneriaid/darparwyr i gyflawni elfennau o'r prosiectau megis (ond heb eu cyfyngu i);
- YMCA
- Hyfforddiant y Lluoedd Arfog
- Addysg Oedolion Cymru
- Hyfforddiant ARC
- Rubicon
|
Rheoli contractau gyda darparwyr i roi cymorth i gyfranogwyr
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio:
- Darparwyr Systemau TG, ayyb
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd mewn; Ffurflenni Atgyfeirio, portffolios o dystiolaeth, a chofnodion ffurflenni gadael/cau.
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen i weinyddu'r Gronfa ac i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion rydyn ni'n eu derbyn am hyn. Byddwn ni'n gweithredu fel hyn oni bai fod y gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i ni ei chadw am ragor o amser.
Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd i ni gadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd gyda chi (neu unrhyw fuddiolwr sy'n derbyn buddion ar ôl i chi farw) hawl i gael buddion o'r Gronfa ac am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl i'r buddion hynny ddod i ben.
Mae'r Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru wedi rhoi gwybod ei bod yn disgwyl i ni gadw ein cofnodion am unigolion nes 2030, a bod rhaid i ni gael ei chaniatâd cyn eu dinistrio.
Mae'r Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru wedi rhoi gwybod ei bod yn disgwyl i ni gadw ein cofnodion am Fentrau Bach a Chanolog nes 2033, a bod rhaid i ni gael ei chaniatâd cyn eu dinistrio.
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael ei gadw am y cyfnod cadw cyfan (e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Rheolwr Gwasanaeth yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- E-bost: syd.b.dennis@rctcbc.gov.uk
- Rhif ffôn: 01443 425020
- Neu drwy lythyr i: Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy, CF40 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk