Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Materion Tai / Digartrefedd.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion Materion Tai / Digartrefedd.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Materion Tai / Digartrefedd.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolydd data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â ni trwy
E-bost: digartrefedd@rctcbc.gov.uk
Dros y ffôn: 01443 495188
Drwy'r post: Carfan Materion Tai, Tŷ Sardis, Heol Sardis, Pontypridd, CF37 1DU
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r Gwasanaeth Materion Tai, yn unol â Deddf Tai (Cymru) 2014, yn darparu cyngor yn ymwneud â thai i unrhyw un sy'n cysylltu â'r gwasanaeth. Mae ceisio atal digartrefedd yn rhwymedigaeth statudol i bob Awdurdod Lleol.
Nod y Gwasanaeth yw atal digartrefedd trwy gynnal sefyllfa'r unigolion o ran eu cartref presennol lle bo hynny'n bosibl neu drwy ddod o hyd i lety amgen fforddiadwy. Ble y bo'n addas a phan mae ein hasesiad yn penderfynu bod cleient yn ddigartref, mae modd cynnig llety dros dro brys.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud ag unigolion sy'n ceisio cymorth a chyngor am faterion tai.
Y categorïau data personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i ddarparu cymorth a chyngor am faterion tai;
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, côd post, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Manylion personol megis dyddiad geni a rhif Yswiriant Gwladol
- Tarddiad ethnig, cenedligrwydd, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol, anabledd
- Gwybodaeth mewn perthynas ag aelodau'r teulu
- Gwybodaeth ariannol (incwm, dyled sy'n gysylltiedig â thenantiaeth)
- Gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd (diagnosis meddygol, unrhyw addasiadau sydd eu hangen)
- Euogfarnau troseddol
- Manylion y landlord / darparwr morgais presennol
- Statws mewnfudo
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i ddarparu cyngor a chymorth i chi. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Cynnal asesiad o anghenion tai, wyneb yn wyneb neu dros y ffôn i ddeall eich amgylchiadau penodol a'ch anghenion o ran materion tai.
- Gwirio'r wybodaeth rydych chi wedi'i darparu i gadarnhau eich bod chi'n gymwys i gael cymorth.
- Rhoi'r cyngor mwyaf priodol i chi sy'n ymwneud â thai i gynnal contractau meddiannaeth ac atal digartrefedd.
- Gwirio eich statws mewnfudo gyda'r Swyddfa Gartref
- Gwneud atgyfeiriad at wasanaethau eraill y Cyngor a sefydliadau partner, gan gynnwys yr Heddlu, y Gwasanaeth Prawf, Gwasanaethau Iechyd, Cymdeithasau Tai a landlordiaid preifat i roi unrhyw gymorth sydd ei angen i chi.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r rheolwr.
- Tasg gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Deddf Diogelu Data 2018 Atodlen 1, Rhan 2 – at ddibenion Statudol a Llywodraeth
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Tai (Cymru) 2014
- Deddf Rhentu Cartrefi (Cymru) 2016
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gennych chi pan fyddwch chi'n cysylltu â ni
- Eich landlord diwethaf
- Unrhyw Awdurdod Lleol arall lle'r oeddech chi'n byw o'r blaen
- Unrhyw asiantaethau sydd wedi bod yn darparu cymorth i chi
- Adrannau mewnol y Cyngor megis Treth y Cyngor, Budd-daliadau Tai, Gwasanaethau Cymdeithasol
- Y Swyddfa Gartref
- Yr Heddlu
- Gwasanaethau Prawf
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau mewnol y Cyngor
- Budd-dal Tai
- Treth y Cyngor
- Gwasanaethau Cymdeithasol
- Addysg
- Asiantaeth Gosod Tai Cymdeithasol Rhondda Cynon Taf
Asiantaethau’r Llywodraeth
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Byrddau Iechyd Lleol
- Yr Heddlu
- Y Gwasanaeth Prawf
- Y Swyddfa Gartref
Sefydliadau Trydydd Parti
- Asiantau Gosod Tai
- Cwmnïau morgais
- Landlordiaid
- Darparwyr tai (gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i) Trivallis, Hafod, Beacon, Aelwyd
- Darparwyr cymorth (gan gynnwys Trivallis, Hafod, Llamau, Platfform ond heb fod yn gyfyngedig iddyn nhw)
|
Rhennir gwybodaeth i roi cymorth a chyngor i chi ac i gadarnhau eich bod chi'n gymwys i gael cymorth gyda materion tai.
|
Prosesyddion Data
Proseswr data yw cwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddyd ni mae ein prosesyddion data yn gweithredu. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw nhw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion [enter purpose]:
- Cyflenwyr TGCh
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion materion tai am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Rydyn ni'n cadw Cofnodion Materion Tai a dogfennau cysylltiedig am 7 mlynedd ar ôl i chi dderbyn cymorth materion tai.
|
Byddwn ni'n cadw data am 7 mlynedd, yn unol â'r gofyniad i bartneriaid materion tai storio'r holl wybodaeth sy'n gysylltiedig â dyraniadau eiddo am yr un cyfnod. Gan fod y broses ddyrannu yn tarddu o system Abritas (Civica), rhaid cadw'r holl ddata cysylltiedig am y cyfnod llawn o 7 mlynedd hefyd er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth a chynnal cofnod cyflawn ac archwiliadwy o benderfyniadau dyrannu tai.
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan. Mae gwybodaeth nad oes iddi werth hirdymor neu dystiolaethol yn cael ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â ni'n uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
E-bost: digartrefedd@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 495188
Drwy'r post: Carfan Materion Tai, Tŷ Sardis, Heol Sardis, Pontypridd, CF37 1DU
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://cy.ico.org.uk/