Hysbysiad Preifatrwydd y Gwasanaeth Cyngor ar Faterion Tai (Digartrefedd)

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol ar gyfer y Garfan Safonau Tai. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae'r Gwasanaeth Cyngor ar Faterion Tai yn darparu cyngor yn ymwneud â materion tai i unrhyw un sy'n cysylltu â'r gwasanaeth yn unol â Deddf Tai (Cymru) 2014. Mae hon yn rhwymedigaeth statudol i Awdurdodau Lleol helpu i atal Digartrefedd.

Mae cleientiaid sy'n datgan eu sefyllfa i'r Gwasanaeth Cyngor ar Faterion Tai yn cael eu cyfweld gan Swyddog Materion Tai er mwyn deall eu hamgylchiadau penodol a'u sefyllfa yn ymwneud â thai (caiff hyn ei alw'n Asesiad Anghenion Tai).  Yn dilyn y cyfweliad a'r asesiad yma caiff y cyngor a'r cymorth priodol eu darparu er mwyn atal digartrefedd.

Nod y gwasanaeth yw atal digartrefedd trwy gynnal y trefniadau tai presennol lle bo modd neu drwy ddod o hyd i lety fforddiadwy arall. Os yw'r asesiad yn dangos bod gyda chi anghenion sydd angen eu blaenoriaethu, mae llety dros dro mewn argyfwng yn gallu cael ei ddarparu ble y bo'n addas.          

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am bobl sy'n gofyn am gyngor a chymorth ar gyfer cofnodion achos cleientiaid unigol yn ymwneud â materion tai. Fel arfer bydd y mathau o wybodaeth sy'n cael ei chasglu a'i defnyddio yn cynnwys: 

• Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhifau Yswiriant Gwladol, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost
• Gwybodaeth yn ymwneud â strwythur y teulu, gan gynnwys holl fanylion personél y bobl fydd yn rhan o'r cais digartrefedd
• Manylion ariannol - incwm
• Unrhyw ddyled sy'n gysylltiedig â'r tenantiaeth
• Unrhyw ddiagnosis meddygol
• Unrhyw euogfarnau troseddol
• Math a maint y llety sydd ei angen (nifer y gwelyau, a oes angen unrhyw addasiadau ac ati)
• Yr ardaloedd byddai'n well gyda chi fyw ynddyn nhw
• Manylion y darparwr morgais / landlord cyfredol
• Unrhyw wybodaeth berthnasol arall sydd ei hangen i gynnal yr Asesiad Anghenion Tai

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?  

Bydd y gwasanaeth yn derbyn yr wybodaeth gennych chi, y cleient. pan fyddwch chi'n cysylltu â'r Ganolfan Cyngor ar Faterion Tai i gael cyngor a chymorth. Bydd yr wybodaeth yn ystod yr Asesiad o Anghenion Tai, wyneb yn wyneb neu dros y ffôn. 

Yn rhan o'r Asesiad o Anghenion Tai byddwn ni hefyd yn casglu gwybodaeth gan bobl a sefydliadau sy'n cael eu henwi yn eich cais. Er enghraifft:

• eich landlord diwethaf
• yr Awdurdod Lleol lle'r oeddech chi'n byw o'r blaen
• unrhyw asiantaethau sydd wedi bod yn darparu cymorth i chi
• adrannau eraill, e.e. Budd-dal Tai, treth y Cyngor.

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Mae'r Gwasanaeth Cyngor ar Faterion Tai yn defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei rhestru uchod i: 

• Asesu eich anghenion tai 
• Gwirio'r wybodaeth sy'n cael ei darparu i ni i gadarnhau eich bod chi'n gymwys i gael cymorth ac i roi'r cyngor gorau yn seiliedig ar eich amgylchiadau 
• Cynorthwyo cleientiaid trwy ddarparu'r cymorth materion tai mwyaf perthnasol er mwn cynnal tenantiaethau ac atal digartrefedd. 
• Gweithio gyda sefydliadau partner dibynadwy i ddod o hyd i lety addas 
• Efallai caiff eich gwybodaeth ei rhannu gyda darparwyr tai i sicrhau llety  
• Cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol 
• Efallai y byddwn ni'n cyfeirio manylion eich achos chi at un o'n hasiantaethau partner a allai eich helpu chi a/neu ni ymhellach gyda'ch problemau materion tai. Mae modd i hyn gynnwys Darparwyr Cymorth Tai a/neu Asiantaeth Gosod Tai Cymdeithasol y Cyngor.
• Mae'n bosibl y bydd gwybodaeth hefyd yn cael ei rhannu er mwyn darparu gwasanaeth cymorth priodol i chi neu i'ch cynorthwyo chi i dderbyn cymorth gan y Gwasanaethau Gofal Cymuned. Mae modd i hyn gynnwys rhannu gwybodaeth â Gwasanaethau Addysg, Gwasanaethau i Blant a Gwasanaethau Cymorth i Bobl Rhondda Cynon Taf.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol yn unig lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny. 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu gwasanaeth Cyngor ar Faterion Tai yw:

• Cyflawni ein dyletswyddau swyddogol fel Cyngor ac i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth: 
•  Deddf Tai (Cymru) 2014 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

Fel sy wedi'i grybwyll uchod, mae'r Ganolfan Cyngor ar Faterion Tai yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda gwasanaethau eraill y Cyngor a sefydliadau partner dibynadwy lle mae budd i'r ddwy ochr wrth atal digartrefedd. Gwnawn ni hyn at y dibenion sy wedi'u rhestru uchod. Efallai bydd y sefydliadau yma yn cynnwys:

Gwasanaethau eraill y Cyngor: 

• Yr Adran Budd-dal Tai
• Adran Treth y Cyngor
• Gwasanaethau Cymdeithasol
• Gwasanaethau Addysg 
• Asiantaeth Gosod Sector Preifat y Cyngor

Sefydliadau trydydd parti ac asiantaethau'r llywodraeth: 

• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Awdurdodau Iechyd
• Yr Heddlu
• Gwasanaethau Prawf 
• Darparwyr Tai 

Eraill: 

• Asiantau Gosod
• Cwmnïau morgais
• Landlordiaid
• Darparwyr cymorth - e.e. Trivallis, Hafod Care, Llamau

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni ond yn cadw gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bo angen ac yn unol â gofynion cyfreithiol. Am ragor o wybodaeth, edrychwch ar Bolisi Cadw Gwybodaeth a Chael Gwared ar Wybodaeth y Cyngor.

Bydd gwybodaeth am gleientiaid yn cael ei chadw am saith mlynedd o dderbyn dyletswydd Tai.

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

Edrychwch ar fanylion pellach ar eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

9. Cysylltu â ni 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod: 

E-bost: digartrefedd@rctcbc.gov.uk

 Ffôn: 01443 495188

Trwy lythyr: Y Ganolfan Cyngor ar Faterion Tai, Tŷ Sardis, Heol Sardis, Pontypridd CF37 1UU