Hysbysiad preifatrwydd ynghlwm â Chyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn prosesu data at Gwasanaeth y Llyfrgelloedd
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data. Ei gyfeirnod yw Z4870100
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'ch Llyfrgell leol.
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae gyda RhCT tair Llyfrgell Ardal (Aberdâr, Pontypridd, Treorci) a 10 Llyfrgell Gangen (Abercynon, Pentre'r Eglwys, Glynrhedynog, Hirwaun, Llantrisant, Aberpennar, Pont-y-clun, Porth, Rhydfelen, Tonypandy) sydd yn darparu mynediad i ystod eang o gyfleusterau gan gynnwys defnydd o'r we a chyfrifiaduron am ddim, mynediad hawdd i wybodaeth a chyngor, llyfrau, prynu lluniau archif ac ati.
Mae'r llyfrgell hefyd yn darparu mynediad ar-lein i e-lyfrau, llyfrau sain, e-gylchgronnau a Gwasanaeth y Llyfrgelloedd i Ysgolion.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd:
- Gwasanaeth y Llyfrgelloedd
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i weithredu Gwasanaeth y Llyfrgelloedd;
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, cod post, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
- Dulliau adnabod fel Dyddiad Geni, Cyfeirnod Aelodaeth y Llyfrgell.
- Gwybodaeth adnabod fel trwydded gyrru, Bil Cyfleustodau.
- Gwybodaeth Ariannol
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol i weithredu Gwasanaeth y Llyfrgelloedd. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol;
- Creu a chynnal cofnodion aelodaeth y Llyfrgell.
- Cwblhau gwiriadau adnabod i gadarnhau'r aelodaeth.
- Darparu mynediad i'r we a chyfleusterau cyfrifiadur am ddim.
- Prosesu taliadau eitemau sy'n cael eu prynu trwy wefan y llyfrgell.
- Os na ddychwelir eiddo'r llyfrgell mewn pryd, prosesu ddirwyon dychwelyd yn hwyr.
- Darparu cyngor ac arweiniad i aelodau'r llyfrgell ar Wasanaethau'r Llyfrgelloedd.
- Trefnu apwyntiadau ar gyfer y Canolfannau IBobUn
- Darparu Gwasanaeth y Llyfrgelloedd i Ysgolion sy'n cynnig adnoddau llyfrgell sydd yn berthnasol i'r cwricwlwm cenedlaethol i ysgolion.
- Trefnu digwyddiadau i blant a phobl ifainc er mwyn hyrwyddo eu llythrennedd a diddordeb mewn llyfrau.
- Gwella Gwasanaethau.
- Darparu gwasanaeth llyfrgell 'Cartref' i bobl nad ydynt yn gallu ymweld â llyfrgell gangen.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer Gwasnaethau y Llyfrgelloedd yw;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i:
- Deddf Llyfrgelloedd ac Amgueddfeydd Cyhoeddus 1964
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Defnyddwyr Gwasanaeth y Llyfrgelloedd
- Ysgolion RhCT
- Rhieni/Cynhalwyr
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Efallai y byddwn yn rhannu'r data personol gyda'r sefydliadau allweddol canlynol at ddibenion Gwasanaethau y Llyfrgelloedd.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adran Gyllid RhCT
|
Prosesu taliadau am eitemau sy'n cael eu prynu ar wefan y llyfrgell neu ffioedd talu hwyr.
|
|
Canolfannau IBobUn RhCT
|
Trefnu apwyntiadau
|
|
Gwasanaethau i Oedolion a Gwasnaethau i Blant Rhondda Cynon Taf
|
Rhoi gwybod am unrhyw bryderon diogelu ynglŷn ag unrhyw unigolion sy'n ymweld â'r llyfrgell.
|
|
Gwasanaethau brys
|
Bydd data'n cael ei rannu ar gyfer unrhyw bryderon diogelwch cyhoeddus.
|
|
Cyflenwyr ar-lein o gynnyrch llyfrgell
- Bolinda Audio
- Overdrive
- Ancestry.com ac ati
|
Caniatáu i gwsmeriaid gael mynediad at lyfrau, sain a chylchgronau ar-lein
|
|
Ysgolion RhCT
|
Darparu Gwasanaeth y Llyfrgelloedd i Ysgolion
|
Prosesyddion Data
Mae prosesyddion data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim hawl ganddyn nhw i wneud unrhyw beth â’r data personol ac eithrio ein bod ni'n eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion [enter purpose]:
Darparwyr Systemau TG.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd ar gyfer:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Data aelodaeth - Dyddiad yr aelodaeth a 3 blynedd ychwanegol
|
Mae Data aelodaeth yn cael ei adnewyddu bob 3 blynedd.
|
|
Data cyllidol - Dyddiad derbyn a 2-7 blwyddyn ychwanegol
|
Cadw yn seiliedig ar y fath o wybodaeth a chanllawiau cadw statudol.
|
|
Ymateb cwsmeriaid (ymholiad/cwyn) - Dyddiad yr ymateb ac 1 flwyddyn ychwanegol (neu hyd nes bydd yr ymholiad wedi'i ddatrys)
|
Penderfyniad busnes i ddatrys/ymateb.
|
|
Ffurflenni Cyfraniad - Am gyfnod amhenodol nes bydd yr eitem a roddwyd yn cael ei thynnu o'r Llyfrgell.
|
Er mwyn tystiolaethu'r cyfraniad
|
|
Ffurflenni Damwain/Digwyddiad - Dyddiad y damwain a 3 blynedd ychwanegol
|
Penderfyniad busnes ar gyfer unrhyw ddamweiniau dilynol.
|
|
Cofrestrau ysgol - dyddiad y gweithgaredd ac 1 flwyddyn ychwanegol.
|
I'w cadw ar gyfer unrhyw bryderon / digwyddiadau diogelu
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'ch llyfrgell leol yn uniongyrchol.
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk