Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd Rhondda Cynon Taf
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaeth y Llyfrgelloedd Rhondda Cynon Taf. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Mae Gwasanaeth y Llyfrgelloedd Rhondda Cynon Taf yn gyfrifol am ddarparu gwasanaeth llyfrgelloedd cyhoeddus i bobl sy'n byw, yn gweithio neu'n astudio yn Rhondda Cynon Taf. Ar hyn o bryd mae'r Gwasanaeth y Llyfrgelloedd yn cynnwys:
- 3 Llyfrgell Ardal yn Aberdâr, Pontypridd a Threorci
- 10 Llyfrgell Gangen yn Abercynon, Aberpennar,Glynrhedynog, Hirwaun, Llantrisant, Pentre'r Eglwys, Pont-y-clun, y Porth, Rhydfelen a Thonypandy
- 3 Llyfrgell Deithiol ar gyfer darpariaeth oriau dydd, gyda'r nos, ac ar y penwythnos
- Mae Gwasanaeth y Llyfrgelloedd yn cynnig gwasanaeth arbenigol yn y cartref i bobl sy ddim yn gallu gadael eu cartrefi neu sydd ag anableddau sy'n galw am ddarpariaeth arbennig (fel grwpiau darllen amgen i bobl sydd â nam ar eu golwg)
- Gwasanaeth Gwybodaeth, Cyfeirio ac Astudiaethau Lleol sy'n cefnogi digido a darparu adnoddau hanes lleol, ymholiadau hanes teulu ac ymchwil• Gwasanaeth y Llyfrgelloedd i Ysgolion sy'n darparu ystod gynhwysfawr o adnoddau, sy'n gysylltiedig â'r cwricwlwm cenedlaethol, i ysgolion cynradd, ac sy'n trefnu ystod o weithgareddau ar gyfer plant a phobl ifanc sy'n ymwneud â hyrwyddo eu llythrennedd a'u diddordeb mewn llyfrau a deunyddiau ysgrifenedig
- Mae casgliadau llyfrau adnau ar gael mewn mannau penodol ar hyd a lled y sir, gan gynnwys mewn Canolfannau Plant Integredig a Chartrefi Preswyl
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am ddefnyddwyr gwasanaeth.
Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:
- Eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, a dyddiad geni.
- Cofnodion o'r eitemau rydych chi wedi'u benthyg. Unrhyw taliadau a dynnir.
- Ceisiadau i ddosbarthu i gartrefi.
- Ceisiadau am eitem.
- Dewis iaith, Cymraeg neu Saesneg.
- Rhaid i unrhyw un sy'n dymuno defnyddio cyfrifiaduron mynediad cyhoeddus ddarllen a derbyn Amodau Defnydd y Llyfrgelloedd. Bydd Gwasanaeth y Llyfrgelloedd RhCT yn cadw cofnod o'r defnydd o gyfrifiaduron mynediad cyhoeddus yn awtomatig ac yn cadw'r hawl i weld y cofnod yma.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
- Gwybodaeth sy'n cael ei darparu'n uniongyrchol gan unigolyn ar ffurflen gais
- Gwybodaeth sy'n cael ei pharatoi gan y gwasanaeth wrth reoli eich cyfrif llyfrgell. Er enghraifft:
- Gwybodaeth ariannol, taliadau sy'n codi
- Hanes benthyciadau
- Hanes cais am eitem
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio ar gyfer cofnodion aelodaeth i ddarparu gwasanaethau rydych chi wedi tanysgrifio iddyn nhw ac er mwyn eich adnabod pan fyddwch chi'n cysylltu â ni. Efallai byddwn ni weithiau yn defnyddio eich manylion personol i gysylltu â chi trwy ddull rydych chi wedi cytuno iddo (e.e. post, e-bost, neges destun neu dros y ffôn).
Caiff gwybodaeth bersonol hefyd ei defnyddio ar gyfer dadansoddi ystadegol ac i fonitro, gwerthuso a gwella gwasanaethau. Efallai byddwn ni'n casglu gwybodaeth ddemograffig ac ystadegau am ymddygiad defnyddwyr er mwyn dadansoddi poblogrwydd ac effeithiolrwydd gwasanaethau llyfrgelloedd. Os bydd yr wybodaeth yma yn cael ei datgelu, yna caiff ei datgelu yn ei chyfanrwydd a fydd dim modd adnabod defnyddwyr unigol.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
a) Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni ein dyletswydd statudol i ddarparu 'Gwasanaeth y Llyfrgelloedd cynhwysfawr ac effeithlon' o dan Ddeddf Llyfrgelloedd Cyhoeddus ac Amgueddfeydd 1964.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Efallai byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau partner, gan gynnwys ein cyflenwr Systemau Rheoli Llyfrgelloedd, ond dim ond yng nghyd-destun gweinyddu'r system bydd hyn.
Mewn amgylchiadau arferol, fyddwn ni ddim yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau heblaw ein sefydliadau partner heb eich caniatâd; fodd bynnag, efallai bydd rhai amgylchiadau lle byddwn ni'n rhannu heb ganiatâd. Er enghraifft, pan fydd yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith neu i ddiogelu'r cyhoedd. Mewn amgylchiadau fel hyn dim ond isafswm yr wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer y pwrpas yma fydd yn cael ei rannu.
Proseswyr data:
- Darparwr System Rheoli Llyfrgelloedd (SyrsiDynix ar hyn o bryd)
Rheolwyr Data
- Gwasanaeth y Llyfrgelloedd Rhondda Cynon Taf
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen i weinyddu'ch aelodaeth o'r Llyfrgell. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu cawn ni gadw eich gwybodaeth bersonol am hyd eich aelodaeth o'r llyfrgell, sef tair blynedd ar hyn o bryd.
Mewn rhai achosion efallai bydd angen cadw eich gwybodaeth bersonol y tu hwnt i'r cyfnod yma, er enghraifft, os oes dal taliadau i'w gwneud ar eich cyfrif ar ddiwedd eich aelodaeth.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau"
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar fanylion pellach ar eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
- E-bost: llyfrgell.treorci@rhondda-cynon-taf.gov.uk
- Ffôn: 01443 773204
- Trwy lythyr: Gwasanaeth y Llyfrgelloedd Rhondda Cynon Taf, Llyfrgell Treorci, Heol yr Orsaf, Treorci, CF42 6NN