Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaeth Diogelwch y Cyhoedd.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Gwasanaeth Diogelwch y Cyhoedd. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud. 

A ninnau’n Wasanaeth Diogelwch y Cyhoedd, rydyn ni'n gyfrifol am ddarparu ystod eang o swyddogaethau rheoleiddio a statudol ar ran y Cyngor. Rydyn ni'n gorfodi ystod eang o gyfreithiau sy'n bwriadu diogelu iechyd y cyhoedd, gan sicrhau amgylchedd masnachu diogel ar gyfer dinasyddion a busnesau ac i ddiogelu'r amgylchedd.

 

Mae ein gwasanaethau Iechyd yr Amgylchedd yn sicrhau ein bod ni'n archwilio ceisiadau am wasanaethau ac yn gweithredu er mwyn mynd i'r afael â materion llygredd ac iechyd y cyhoedd (gan gynnwys rheoli plâu ac anifeiliaid). Mae hyn yn cynnwys cyflawni archwiliadau trwyddedu amgylcheddol cyflenwadau dŵr preifat a dyletswyddau tir wedi'i halogi. Rydyn ni hefyd yn mynd i'r afael â materion diogelwch bwyd neu iechyd yn y gweithle trwy archwilio busnesau ac ymchwilio i gwynion neu ddamweiniau. Rydyn ni hefyd yn gweithredu er mwyn amddiffyn y cyhoedd rhag clefydau heintus. Rydyn ni sicrhau bod cartrefi yn ddiogel, yn iach ac yn bodloni safonau cyfreithiol   fel bod modd i breswylwyr fyw yno. Rydyn ni'n ceisio sicrhau bod eiddo sydd wedi bod yn wag ers cyfnod hir yn cael ei ailfeddiannu a bod adeiladau adfeiliedig yn cael eu hadfer. Rydyn ni'n rheoli trwyddedu safleoedd cartrefi symudol a thai amlfeddiannaeth (HMOs).

 

Mae ein gwasanaeth Safonau Masnach yn sicrhau bod modd i fusnesau masnachu mewn modd teg a bod hawliau a diogelwch y defnyddwyr yn cael eu hamddiffyn. Rydyn ni hefyd yn sicrhau bod   safonau bwyd yn cael eu cynnal ac yn mynd i'r afael â masnachwyr twyllodrus a'r rheiny sy'n gwneud elw o werthu nwyddau ffug. Yn ogystal â hyn, rydyn ni'n sicrhau bod lles anifeiliaid sy'n mynd i gadwyn fwyn bodau dynol yn cael ei amddiffyn ac yn diogelu dioddefwyr twyll yn ogystal â gweithio gydag asiantaethau partner i ddarparu cymorth i ddioddefwyr.

 

A ninnau'n Awdurdod Trwyddedu, rydyn ni'n rhoi trwyddedau i adeiladau i sicrhau bod alcohol a chyfleusterau cerddoriaeth a dawnsio yn cael eu hadwerthu mewn modd cyfrifol ac i sicrhau nad yw'r pethau yma'n cael effaith negyddol ar y gymuned leol. Rydyn ni hefyd yn sicrhau bod gan y Fwrdeistref Sirol fflyd o dacsis sy’n bodloni anghenion ein cymunedau, a bod gyrwyr y tacsis yn destun chwiliadau cefndir llym. Rydyn ni hefyd yn rhoi trwyddedau ar gyfer gweithgareddau ychwanegol, fel siop anifeiliaid anwes, llety i anifeiliaid a sefydliadau magu yn ogystal â delwyr metel sgrap. Yn rhan o'n dyletswyddau, rydyn ni hefyd yn rhoi trwyddedau ar gyfer gweithgareddau tyllu croen, gwerthu tân gwyllt a chyfleusterau storio. Rydyn ni hefyd yn rheoli eiddo sy'n storio a gwerthu   petroliwm.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Rydyn ni'n cadw darnau o wybodaeth er mwyn i ni allu archwilio cwynion sy'n ymwneud â thorcyfraith neu geisiadau am wasanaeth. Bydd hyn yn cynnwys manylion y person sy'n gwneud cwyn, y person/weithgaredd neu'r busnes sy'n destun y gŵyn, a gwybodaeth am bwy sy'n berchen yr eiddo, tir neu fusnes. Mae'r wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu a'i chadw'n ein galluogi ni i gyflawni ein dyletswyddau statudol a gorfodi’r gyfraith.  Mae angen yr wybodaeth yma er mwyn archwilio unrhyw droseddau dan sylw a chymryd y camau gweithredu perthnasol, gan ddefnyddio grym cyfreithiol os oes angen.

 

Byddwn ni'n casglu'r wybodaeth yma yn rhan o gais rydych chi'n ei wneud am drwydded neu dystysgrif.  

 

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am gwynion cyfredol neu flaenorol, achwynyddion a masnachwyr / busnesau.

 

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:  

  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost  
  • Manylion personol, gan gynnwys dyddiad geni a Rhif Yswiriant Gwladol

Os yw'n berthnasol i'ch cais chi am drwydded, cwyn neu gais am wasanaeth, mae'n bosibl y byddwn ni’n cadw gwybodaeth ychwanegol gan gynnwys:  

  • Os ydych chi wedi dioddef oherwydd sgam, mae'n bosibl byddwn ni'n cadw rhagor o wybodaeth o ran eich bregusrwydd fel bod modd i ni asesu a ydych chi'n gymwys i        dderbyn ymyriad penodol. Rydyn ni hefyd yn gwneud hyn er mwyn cyfathrebu ag asiantaethau partner i sicrhau bod modd i chi dderbyn y cymorth sydd ei angen. Mae modd i hyn gynnwys gwybodaeth ynglŷn â bregusrwydd, fel maynlion ynghylch eich iechyd a'ch anabledd a manylion y rheiny sy'n byw gyda chi  
  • Gwybodaeth ariannol, gan gynnwys taliadau ar gyfer nwyddau a gwasanaethau a manylion eich cyfrif banc Rydyn ni hefyd yn casglu'r wybodaeth yma os ydych chi wedi gwneud cais am driniaeth rheoli plâu ac wedi talu amdano, neu eich bod chi wedi talu er mwyn cael eich ci yn ôl o'r ganolfan gadw.  
  • Lle mae gofyn i ni'i wneud yn ôl y gyfraith, byddwn ni'n casglu gwybodaeth am eich cenedligrwydd, manylion cofnod troseddol perthnasol a gwybodaeth feddygol os ydych chi'n gwneud cais am rai mathau o drwydded neu dystysgrif.  
  • Er mwyn rheoli clefydau heintus rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth iechyd gan gynnwys rhifau'r Gwasanaeth Iechyd Genedlaethol, manylion eich meddyg, gwybodaeth am yr       organeb sy'n achosi'r haint a'ch symptomau. Rydyn ni hefyd yn cadw gwybodaeth am eich teulu/plant dibynnol, manylion eich swydd, patrymau teithio ac unrhyw fanylion personol sy'n berthnasol i epidemoleg yr haint, gan gynnwys rhywioldeb.  
  • Os ydych chi wedi cael damwain yn y gweithle ac mae'r ddamwain wedi cael ei hadrodd yn ôl y gyfraith, mae'n bosibl y byddwn ni'n cadw gwybodaeth gan gynnwys manylion eich swydd, cyflogwr, manylion y ddamwain a'ch anafiadau.

Byddwn ni'n cadw gwybodaeth am ein harchwiliadau, gan gynnwys adroddiadau a manylion unrhyw ymweliadau rydyn ni'n eu cynnal. Rydyn ni hefyd yn cadw cofnod o orchmynion cyfreithiol a hysbysiadau rydyn ni'n eu cyflwyno yn rhan o'n dyletswyddau statudol. Mae gofyn i ni gadw cofrestri cyhoeddus sy'n cynnwys ychydig o'r wybodaeth rydyn ni'n ei chadw, er enghraifft gwybodaeth mewn  perthynas â busnesau bwyd, tai amlfeddiannaeth â thrwydded a phrosesau sydd â chaniatâd amgylcheddol.

 

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Byddwch chi wedi darparu'r mwyafrif o'r wybodaeth rydyn ni'n ei chadw a'i phrosesu a hynny ar ffurf cais am wasanaeth, cwyn neu gais am drwydded neu dystysgrif.

 

Caiff gwybodaeth ei chasglu trwy ffurflenni cais ac yn ystod archwiliadau ac ymchwiliadau.

 

Mae'n bosibl byddwn ni hefyd yn casglu gwybodaeth gan Adrannau eraill y Cyngor, er enghraifft Adran Treth y Cyngor.

 

Caiff gwybodaeth ei darparu gan ffynonellau allannol megis Aelodau Etholedig, Aelodau Seneddol, Landlordiaid Cymdeithasol Preswyl, sefydliadau'r trydydd sector a Llywodraeth Cymru.

 

Bydd ein partneriaid yn rhannu ychydig o wybodaeth ynglŷn â materion Safonau Masnach gyda ni. Mae ein partneriaid yn cynnwys Gwasanaeth Cyngor i Ddefnyddwyr Cyngor ar Bopeth (CACS). Bydd CACS a'r Adran Safonau Masnach ond yn gofyn am wybodaeth bersonol os yw'r wybodaeth yn effeithio ar y gŵyn neu'r ymholiad dan sylw.

 

Mae'n bosibl byddwn ni hefyd yn derbyn gwybodaeth gan sefydliadau partner ac adrannau eraill y Cyngor lle mae'r sefydliad wedi nodi problem sy'n rhan o ddyletswyddau Gwasanaethau Rheoleiddio Diogelwch y Cyhoedd. Mae gan bartneriaid/asiantaethau ddyletswydd i rannu gwybodaeth â ni fel bod modd i ni orfodi'r gyfraith. 

 

O ran clefydau heintus, rydyn ni'n casglu ychydig o'r wybodaeth yma gan sefydliad Iechyd Cyhoeddus Cymru (sy'n rhan o'r Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG) a'r gweddill wrthych chi. Rydyn ni'n casglu gwybodaeth mewn perthynas â damweiniau yn y gweithle gan yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ac wrthych chi.

 

Er mwyn i ni allu mynd i'r afael â materion Safonau Tai, rydyn ni'n casglu ychydig o'r wybodaeth gan y Ganolfan Cyngor ar Faterion Tai, Gwasanaethau Atal Digartrefedd neu Landlordiaid. Os ydych chi'n landlord neu'n asiant gosod eiddo, rydyn ni'n casglu gwybodaeth gan Rhentu Doeth Cymru. Os caiff gwybodaeth ei rhannu â ni, neu os ydyn ni'n rhannu gwybodaeth gydag Asiantaethau neu Adrannau Statudol eraill, mae ein dyletswydd i rannu gwybodaeth am y rheswm yma wedi'i nodi mewn deddfwriaeth.

 

4.  Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol? 

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw er mwyn:  

  • ymchwilio i'ch cwyn neu gais am wasanaeth a cheisio datrys y mater.   
  • prosesu'ch cais am drwydded neu dystysgrif a gwneud penderfyniad am y cais.  
  • gwneud penderfyniad ynglŷn â pha gamau rheoli neu weithredu sydd angen i ni eu cymryd er mwyn diogelu iechyd a diogelwch y cyhoedd, yr amgylchedd, masnachwyr,      defnyddwyr y gwasanaeth neu breswylwyr.

Caiff eich gwybodaeth bersonol sy'n berthnasol i glefyd heintus ei defnyddio i benderfynu a ydych chi'n achos unigryw neu'n un o nifer o achosion. Rydyn ni hefyd yn defnyddio'r wybodaeth i benderfynu a oes angen triniaeth feddygol arnoch chi neu'ch teulu neu a ddylech chi gael eich gwahardd o'r gwaith tra'ch bod chi'n sâl. Mae hyn yn amodol ar eich swydd.

 

Os yw'r Cyngor yn ymchwilio i achos sy'n arwain at wrandawiad yn y llys, bydd eich gwybodaeth bersonol yn destun i ofynion Datgelu dan Ddeddf Gweithdrefn ac Ymchwiliadau Troseddol 1996. Mae hyn yn golygu fydd ychydig o'r wybodaeth bersonol rydych chi wedi'i darparu ddim yn cael ei rhannu gyda'r amddiffyniad. Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y bydd gofyn i chi ddarparu Datganiad Personol y Dioddefwr. Dyma gyfle i chi esbonio'r effaith y mae'r drosedd wedi'i chael arnoch chi a'ch teulu. Yn yr achos yma, mae'n bosibl y byddwch chi'n penderfynu cynnwys gwybodaeth bersonol sy'n cefnogi sut rydych chi'n teimlo.

 

O bryd i'w gilydd, byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau trydydd parti, gan gynnwys gwasanaethau eraill o fewn yr Awdurdod, awdurdodau lleol eraill ac Asiantaethau Cenedlaethol gan gynnwys y Garfan Safonau Masnach Genedlaethol, Cyfoeth Naturiol Cymru, yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch neu Iechyd Cyhoeddus Cymru. Bydd eich gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu os yw'r gyfraith neu ganllawiau yn penderfynu mai y tu allan i'r Awdurdod yw'r lle gorau i archwilio'ch achos.   

 

5.  Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Ein sail gyfreithiol ar gyfer defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yw bod:

 

"angen prosesu gwybodaeth er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaeth gyfreithiol”

 

h.y. er mwyn sicrhau ein bod ni'n cyflawni ein dyletswyddau statudol ac yn gorfodi'r gyfraith rydyn ni'n gyfrifol amdani. 

 

Efallai bydd angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn penderfynu a yw trosedd wedi cael ei chyflawni a beth yw'r camau gweithredu gorau yn unol â Pholisi Gorfodi Corfforaethol yr Awdurdod.

 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

O bryd i'w gilydd byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill fel bod modd iddyn nhw ein helpu ni i gyflawni'n dyletswyddau cyfreithiol. Mae'n bosibl y bydd y rhain yn cynnwys:

 

Gwasanaethau Mewnol y Cyngor, gan gynnwys:  

  •   Adran Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd a Gwasanaethau Cymuned  
  •   Y Ganolfan Cyngor ar Faterion Tai  
  •   Gwasanaethau Atal Digartrefedd  
  •   Adran Treth y Cyngor

Sefydliadau ac Asiantaethau'r Llywodraeth, megis:

      
  •   Carfan Safonau Masnach Genedlaethol  
  •   Iechyd Cyhoeddus Cymru / Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG)  
  •   Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch  
  •   Yr Heddlu  
  •   Bwrdd Iechyd Lleol Cwm Taf  
  •   Llywodraeth Cymru  
  •   Cyfoeth Naturiol Cymru  
  •   Dŵr Cymru a darparwyr dŵr eraill  
  •   Rhentu Doeth Cymru   
  •   Awdurdodau Lleol eraill  
  •   Gwasanaeth Tân ac Achub De Cymru  
  •   Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig

Cyflenwyr a sefydliadau trydydd parti dibynadwy sy'n darparu gwasanaethau ar ein rhan:

      
  •   Ymgynghorwyr Amgylcheddol sy'n gweithio ar ran y Cyngor 
  •   Elusen Hope Rescue  
  • RH Environmental Ltd sy'n cynnig ‘The noise app’. Mae'r ap yn rhoi cyfle i'r sawl
    sy'n cwyno recordio sŵn, yn gefn i waith cynnal ymchwiliad

Ym mhob achos byddwn ni ond yn gwneud hyn i'r graddau ein bod ni’n ystyried ei bod yn rhesymol gofyn am yr wybodaeth ar gyfer y dibenion yma.

 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen i archwilio i'ch cwyn neu gais am wasanaeth, prosesu eich cais neu wneud penderfyniadau mewn perthynas â'n dyletswyddau cyfreithiol. Byddwn ni'n gweithredu fel hyn oni bai fod y gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i ni gadw'ch gwybodaeth am ragor o amser.

 

Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd cadw’ch gwybodaeth bersonol hyd nes i'r archwiliad i’ch cwyn neu gais am wasanaeth ddod i ben.

 

Mewn achosion lle mae'r Cyngor yn dechrau camau cyfreithiol, caiff yr wybodaeth ei chadw cyhyd a bod yr achos llys yn parhau ac am gyfnod o 6 mlynedd ar ôl hynny. Caiff hyn ei bennu gan Ddeddf Cyfyngiadau 1980.

 

Rydyn ni'n cadw at ganllawiau'r Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG) ynghylch cadw cofnodion a gwybodaeth mewn achosion o archwilio i glefydau heintus. Felly, caiff gwybodaeth ei chadw am 6 mlynedd neu os yw'r gwybodaeth yn ymwneud â phlentyn, byddwn ni'n cadw'r wybodaeth nes bod y plentyn yn troi'n 18 oed.

 

8.Eich gwybodaeth, eich hawliau  

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrych ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

 

9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: cymorthiechydcyhoeddus@rctcbc.gov.uk

 

Dros y ffôn: 01443 425001

 

Trwy lythyr: Gwasanaeth Diogelwch y Cyhoedd, Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd a Gwasanaethau Cymuned, Tŷ Elái, Dwyrain Dinas Isaf, Trewiliam, CF40 1NY

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.