Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaeth Cofrestru
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw yno. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaeth Cofrestru. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud
Yn ôl y gyfraith, mae gofyn i chi roi gwybodaeth bersonol amdanoch chi'ch hun er mwyn cofrestru achlysur.
Efallai y bydd gofyniad cyfreithiol, yn sgil y deddfau yma a darnau eraill o ddeddfwriaeth, i chi i ddarparu rhai darnau o wybodaeth. Os na fyddwch chi'n darparu'r wybodaeth ofynnol i ni, mae'n bosibl y bydd raid i chi, ymysg pethau eraill, dalu dirwy, neu efallai na fydd modd i ni ddarparu'r gwasanaeth rydych chi'n gwneud cais amdano, fel priodas neu bartneriaeth sifil.
Mae modd i ni gasglu gwybodaeth bersonol wrthych chi os ydych chi'n cyflwyno cais i'r swyddfa yma, er enghraifft ar gyfer tystysgrif neu i wirio gwybodaeth sydd wedi'i nodi ar gofrestr.
Mae'r Uwch Gofrestrydd yn rheolwr data ar gyfer cofrestru genedigaethau, priodasau a marwolaethau. Yr Awdurdod Lleol yw'r rheolwr data ar gyfer cofrestru partneriaethau sifil. Mae'r Cofrestrydd Cyffredinol ar gyfer Lloegr a Chymru yn rheolwr data ar y cyd ar gyfer cofrestru genedigaethau, priodasau, marwolaethau a phartneriaethau sifil. Mae'r holl fanylion i'w gweld isod.
Mae Gwasanaethau Cofrestru RhCT hefyd yn cynnig gwasanaethau anstatudol, gan gynnwys prosesu enwau drwy weithred newid enw, Taliadau Profedigaeth i Blentyn Llywodraeth Cymru, seremonïau unigryw gan gynnwys seremoni enwi, a'r gwasanaeth 'Dywedwch Unwaith yn Unig'. Dyma wasanaeth sy'n golygu bod modd i chi rhoi gwybod i ni am berson sydd wedi marw, a byddwn ni'n rhoi gwybod i adrannau perthnasol eraill y Cyngor a sefydliadau'r Llywodraeth.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Mae'r math o wybodaeth byddwn ni'n ei chasglu at ddibenion Cofrestru yn cynnwys:
- Dyddiad geni
- Dyddiad Marwolaeth
- Rhyw
- Man geni
- Galwedigaeth
- Cyfeiriad
- Cyfenw cyn priodi
- Manylion Perthynas
- Statws priodasol
- Achos y farwolaeth
- Dyddiad a Lleoliad Priodas gan gynnwys enwau a galwedigaethau rhieni.
- Manylion cyswllt e.e. rhif ffôn, cyfeiriad e-bost
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Caiff mwyafrif yr wybodaeth ei chasglu wrthych chi. Fodd bynnag, mae modd i ni gasglu gwybodaeth gan ffynonellau eraill, fel:
- Y Gwasanaeth Iechyd Gwladol (GIG) a'r Crwner mewn perthynas â marwolaethau a genedigaethau
- Y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol mewn perthynas â mabwysiadu / cywiriadau
- Y Swyddfa Gartref mewn perthynas â gweithwyr anghyfreithlon / priodasau ffug
Caiff yr wybodaeth sy'n cael ei darparu ei chadw a'i phrosesu gan swyddogion cofrestru ar gyfer yr ardal cofrestru yma.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth at ddibenion statudol, er enghraifft i gofrestru achlysuron megis genedigaethau, marwolaethau, priodasau, partneriaethau sifil, marw-enedigaethau, gwybodaeth ar gyfer hysbysiadau bwriad i briodi a phartneriaethau sifil.
Ar gyfer y gwasanaethau anstatudol rydyn ni'n eu cynnig, bydd eich gwybodaeth yn cael ei phrosesu yn dibynnu ar y gwasanaeth rydych ei angen, er enghraifft, newid enw trwy'r weithred newid enw, darparu seremonïau unigryw megis seremoni enwi, darparu manylion i wasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliad llywodraethol am farwolaeth trwy'r gwasanaeth 'Dywedwch unwaith yn unig'.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Byddwn ni ond yn rhannu'ch gwybodaeth os oes sail gyfreithiol gyda ni i wneud hyn, yn ôl y rhesymau canlynol:
- Dibenion ystadegol neu ymchwil
- Dibenion gweinyddu cyrff swyddogol e.e. sicrhau bod cofnodion wedi'u diweddaru er mwyn darparu gwasanaethau i'r cyhoedd
- Dibenion atal neu ddatgelu twyll, mewnfudo a phasbort
Y prif ddeddfau sy'n llywodraethu'n gwaith yw:
- Deddf Cofrestru Genedigaethau a Marwolaethau 1953
- Deddf Priodasau 1949
- Deddf Partneriaethau Sifil 2004
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Bydd eich gwybodaeth yn cael ei rhannu â 3ydd parti sef prosesydd (Stopford), at ddibenion gwneud apwyntiad.
Bydd y swyddfa yma'n darparu copi o unrhyw gofnod cofrestru yn unol â'r ddeddf, cyn belled â bod yr ymgeisydd yn cyflwyno digon o wybodaeth i allu nodi'r cofnod perthnasol ac yn talu'r ffi briodol.
Bydd y copi ar ffurf copi papur ardystiedig ("tystysgrif") yn unig. Mae modd gwneud cais i'r Cofrestrydd Cyffredinol am dystysgrif hefyd.
Bydd y swyddog cofrestru lleol sy'n derbyn yr wybodaeth yn anfon copi o'r wybodaeth i'r Swyddfa Gofrestru Gyffredinol ar gyfer Cymru a Lloegr er mwyn cynnal cofnod canolog o'r holl gofrestriadau.
Mae'n bosibl y bydd unrhyw wybodaeth cofrestru sy'n cael ei chadw yn y swyddfa yma gael ei rhannu gyda sefydliadau eraill wrth i ni gyflawni ein swyddogaethau neu i alluogi eraill i gyflawni eu swyddogaethau nhw, fel y ganlyn:
Gwasanaethau eraill y Cyngor:
- Treth y Cyngor - darparu gwybodaeth ynghylch marwolaethau
- Addysg - gwybodaeth ynghylch genedigaethau
- Gwasanaethau Etholiadau - gwybodaeth ynghylch marwolaethau
Sefydliadau eraill:
- Y Swyddfa Gartref
- Swyddfa Gofrestru Gyffredinol
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Awdurdodau Lleol eraill
- Y Swyddfa Ystadegau Gwladol
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Fyddwn ni ddim yn cadw'ch gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy nag sydd ei angen, byddwn ni ond yn cadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd a'i bod yn angenrheidiol. Bydd hyn dibynnu ar natur yr wybodaeth e.e.
- Gwybodaeth gofrestru - (yn ôl y gyfraith)
- Hysbysiadau ac Amserlenni Priodas - 5 mlynedd
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
Y Cyngor:
E-bost : cofrestrydd@rctcbc.gov.uk
Ffôn : 01443 494024
Trwy lythyr : Y Swyddfa Gofrestru, Adeiladau'r Cyngor, Heol Gelliwastad Pontypridd, CF37 2DP
Y Swyddfa Gofrestru Gyffredinol
Ffôn : 0300 123 1837
Trwy lythyr : The General Register Office, Trafalgar Road, Southport, PR8 2HH