Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Chwaraeon RhCT
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Strategaeth Hamdden.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Strategaeth Hamdden.
Mae'r Cyngor wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â’r Garfan Gwasanaethau Hamdden.
Drwy e-bostio: ChwaraeonRhCT@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 562202
neu anfon llythyr Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Canolfan Chwaraeon Abercynon, Parc Abercynon, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UY.
Who we are what we do
Mae Chwaraeon RhCT yn rhan o garfan Gwasanaethau Hamdden Cyngor Rhondda Cynon Taf. Rydyn ni'n ymrwymo i helpu trigolion Rhondda Cynon Taf i fod yn fwy iach ac yn heini.Rydyn ni'n datblygu cyfleoedd ymarfer corff lleol, cynhwysol a diogel mewn partneriaeth â chyfleusterau, clybiau chwaraeon, sefydliadau cymunedol, busnesau, ysgolion a Chyrff Llywodraethu Cenedlaethol.
Y gwasanaethau allweddol rydym yn eu darparu yw;
• Rhaglenni Chwaraeon Cymunedol
• Cefnogaeth i glybiau chwaraeon
• Hyfforddi a Gwirfoddoli
• Cefnogaeth Ysgol
• Bod yn weithgar
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Efallai y byddwn yn prosesu data personol sy'n ymwneud â'r unigolion canlynol i redeg ein gwasanaethau.
• Plant ysgol
• Aelodau o Glybiau Chwaraeon
• Aelodau o'r cyhoedd
• Gwirfoddolwyr a hyfforddwyr
• Gofalwyr/Gaurdians
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn yn prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol ar gyfer Chwaraeon RhCT
• Manylion cyswllt, fel Enw, Cyfeiriad, Cod Post, Rhif Ffôn, Cyfeiriad E-bost
• Dynodwyr personol, fel D.O.B
• Gwybodaeth iechyd a meddygol
• Manylion am gefndiroedd a chymwysterau addysgol, yn enwedig ar gyfer hyfforddwyr a gwirfoddolwyr
• Gwybodaeth ariannol fel taliadau, ceisiadau am gyllid ac ati
• Ffotograffau a fideos (os ydych wedi rhoi caniatâd i ni wrth fynychu ein digwyddiadau)
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydym yn prosesu'r data personol ar gyfer Chwaraeon RhCT. Gall hyn gynnwys, ond nid yw'n gyfyngedig i'r gweithgareddau canlynol;
• Rheoli a chyflwyno rhaglenni chwaraeon
• Sicrhau iechyd a diogelwch ein cyfranogwyr
• Darparu hyfforddiant a chyfleoedd gwirfoddoli
• Trefnu gwyliau, cystadlaethau, gweithgareddau a digwyddiadau gwyliau ysgol.
• Prosesu taliadau ar gyfer unrhyw ddigwyddiadau sy'n daladwy
• Rhedeg cynllun achredu clwb Chwaraeon RhCT ar gyfer clybiau neu grwpiau chwaraeon cymunedol
• Rheoli a darparu cyfleoedd ariannu ar gyfer clybiau neu grwpiau chwaraeon cymunedol
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), mae ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesudata personol ar gyfer y cynllun atgyfeirio ymarfer corff fel a ganlyn:
- Tasg Gyhoeddus - Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
- Deddf Diogelu Data 2018, Atodlen 1, Rhan 2, 6 – at ddibenion Statudol a Llywodraeth
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i;
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Efallai y byddwn yn derbyn y data personol o'r categorïau canlynol o unigolion neu sefydliadau;
• Yn uniongyrchol oddi wrthych, os ydych yn archebu lle ar un o'n rhaglenni ac ati
• Rhieni / Gofalwyr/Gwarcheidwaid
• Clybiau chwaraeon cymunedol a grwpiau cymunedol
•Ysgolion
• Gwirfoddolwyr a hyfforddwyr
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau canlynol:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Who
|
Purpose
|
|
Canolfannau Hamdden
|
I drefnu rhaglenni, digwyddiadau ac ati
|
|
Adran Cyllid RhCT
|
Prosesu taliadau, ceisiadau ariannu ac ati
|
|
Ysgolion RhCT
|
I drefnu gweithgareddau'r ysgol ac ati
|
|
Clybiau Chwaraeon Cymunedol RhCT a Grwpiau Cymunedol
|
I drefnu cyfleoedd i wirfoddoli, lleoliad hyfforddi
|
Proseswyr Data
Mae prosesydd data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim hawl ganddyn nhw i wneud unrhyw beth â’r data personol ac eithrio ein bod ni'n eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei ddal yn ddiogel ac yn ei gadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categori o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at y dibenion:
- Darparwyr Systemau TG, ayyb
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion Gofal y Strydoedd am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Ffurflenni Cyfranogi – 2x mlynedd
|
Gofynion busnes
|
|
Ceisiadau Gwirfoddoli a Hyfforddi – 2x mlynedd
|
Gofynion busnes
|
|
Gwybodaeth Ariannol – 7x mlynedd
|
Gofynion busnes
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael ei gadw am y cyfnod cadw cyfan. Os nad oes gwerth hirdymor neu dystiolaethol i'r wybodaeth, caiff ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaethau Hamdden yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
Drwy e-bostio: chwaraeonRhCT@rctcbc.gov.uk
Rhif ffôn: 01443 562202
neu anfon llythyr Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Canolfan Chwaraeon Abercynon, Parc Abercynon, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UY.
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk