Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion grwpiau WhatsApp preifat a gaiff eu gweinyddu gan Gyngor RhCT.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion grwpiau WhatsApp preifat a gaiff eu gweinyddu gan Gyngor RhCT.
Er ein bod ni wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd yma mor glir a chryno â phosibl, mae'n bosibl y bydd y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu yn amrywio yn dibynnu ar ddiben y grŵp WhatsApp. Os oes angen rhagor o wybodaeth arnoch chi, mae croeso i chi gysylltu â ni drwy ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.
Dylech chi ddarllen yr isod ynghyd â'r hysbysiad yma:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion grwpiau WhatsApp preifat a gaiff eu gweinyddu gan RCT.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolwr data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Garfan Rheoli Gwybodaeth.
E-bost: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 562289
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud?
Yn rhan o'n busnes ac wrth ddarparu gwasanaethau, efallai y byddwn ni'n defnyddio grwpiau WhatsApp preifat er mwyn i weithwyr proffesiynol gyfathrebu â'i gilydd.
Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n egluro pryd y bydd y grwpiau yma'n cael eu defnyddio a'n sail gyfreithlon dros ddefnyddio'r grwpiau.
Fydd grwpiau WhatsApp byth yn cael eu defnyddio i brosesu data defnyddwyr gwasanaeth/cwsmeriaid, a byddan nhw ond yn cael eu defnyddio er mwyn rhannu'r wybodaeth ddiweddaraf â gweithwyr proffesiynol am newidiadau i wasanaethau, arfer da, ac ati.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Byddwn ni'n prosesu gwybodaeth unrhyw unigolyn sy'n cofrestru i fod yn rhan o grŵp WhatsApp preifat a gaiff ei weinyddu gan Gyngor RhCT.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol ar gyfer grwpiau WhatsApp preifat a gaiff eu gweinyddu gan Gyngor RhCT:
- Enw'r sawl sy'n cymryd rhan
- Rhif ffôn y sawl sy'n cymryd rhan
- Gwybodaeth proffil WhatsApp y sawl sy'n cymryd rhan – Enw, llun proffil, statws ac ati
Pam rydyn ni'n prosesu'r data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol ar gyfer grwpiau WhatsApp preifat. Gall hyn gynnwys y gweithgareddau canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddyn nhw:
- Darparu lle i weithwyr proffesiynol drafod arfer gorau, newidiadau i wasanaethau, ac ati
- Gwahodd gweithwyr proffesiynol i gyfleoedd hyfforddiant, cynadleddau ac ati
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol ar gyfer grwpiau WhatsApp preifat a gaiff eu gweinyddu gan Gyngor RhCT yw:
- Caniatâd (a) – mae testun y data wedi cydsynio i brosesu eu data personol at un neu ragor o ddibenion penodol
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu'r data personol?
Bydd y data personol yn dod i law yn uniongyrchol gan y sawl sy'n cymryd rhan pan fyddan nhw'n cofrestru i fod yn aelod o grŵp WhatsApp preifat a gaiff ei weinyddu gan Gyngor RhCT.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r data personol?
Dydyn ni ddim yn rhannu'r data personol sy'n dod i law gan unigolion yn uniongyrchol wrth iddyn nhw gofrestru i fod yn aelod o grŵp WhatsApp preifat a gaiff ei weinyddu gan Gyngor RhCT. Serch hynny, pan fydd unigolyn yn rhan o grŵp WhatsApp preifat, gall pob person arall sy'n rhan o'r grŵp weld manylion eu proffil.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion grwpiau WhatsApp preifat am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
Hyd nes y bydd yr unigolyn yn tynnu ei ganiatâd yn ôl
|
Y sail gyfreithiol i hyn yw Caniatâd
|
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Rheoli Gwybodaeth yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, rhoi canmoliaeth neu wneud cŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gyflwyno cwyn am ddiogelu data i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
-
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y llinell gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: http://www.ico.org.uk