Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaeth Eiddo Corfforaethol.

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau i gymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer   nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth berson at ddibenion Eiddo   Corfforaethol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Y gwasanaethau Eiddo Corfforaethol, Dylunio Corfforaethol a Chynnal a Chadw Corfforaethol yw'r Gwasanaethau sy'n arwain gwaith rheoli asedau eiddo'r Cyngor. Mae'r gwasanaethau yma hefyd yn darparu ystod eang o wasanaethau strategol i grwpiau'r Gwasanaethau Corfforaethol, Addysg, Amgylcheddol, Hamdden a Gwasanaethau yn y Gymuned. Rydyn ni'n darparu gwasanaeth rheoli asedau cynhwysfawr, gan gynnwys:    

  • Gwasanaeth Dylunio Amlddisgyblaeth
  • Cynnal a chadw Eiddo Strategol
  • Gwasanaethau Peirianneg Trydanol / Mecanyddol - Gwaith Cynnal a Chadw Statudol
  • Rheoli Asbestos
  • Rheoli Legionella    
  • Gwasanaeth Gwybodaeth Tir ac Eiddo
  • Pridiannau Tir    
  • Adolygu Eiddo / Tir    
  • Caffael / Cael Gwared ag Eiddo
  • Rheoli Eiddo    
  • Cynllun Rheoli Asedau  

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth bersonol sylfaenol sy'n berthnasol i gyflawni gwaith y gwasanaethau sydd    wedi'u nodi uchod. Wrth weithredu yn y modd yma, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, er enghraifft:           

  • Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (rhif ffôn ac e-bost, ble y bo'n addas)
  • Gwybodaeth a dogfennau adnabod   
  • Gwybodaeth ychwanegol mewn perthynas â gwerthu eiddo fel bod modd i ni wella'n gwasanaeth. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys defnyddio lluniau a fideos. Bydd hyn yn dibynnu ar y math o waith sy'n cael ei gyflawni.   

Byddwn ni ond yn defnyddio'r wybodaeth yma os oes ei hangen er mwyn cyflawni gwaith sy'n ymwneud ag eiddo ar ran y Cyngor. 

      

Byddwn ni'n prosesu -

      

Gwybodaeth bersonol sy'n berthnasol i'r unigolion er mwyn darparu gwasanaethau sydd wedi'u hamlinellu yn adran 1 uchod.

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?     

Caiff yr wybodaeth ei chasglu gan amrywiaeth o ffynnonellau. Gan amlaf rydyn ni'n cael yr wybodaeth wrthych chi. Weithiau mae pobl neu sefydliadau eraill yn darparu'r wybodaeth bersonol trwy gyflwyno cwyn neu wybodaeth ar ran person arall. Hefyd, gall asiantaethau allanol fel awdurdodau lleol eraill roi gwybodaeth bersonol i ni.  

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -       

  • Gyflawni gwaith y Gwasanaethau Eiddo / trafodion ar ran y Cyngor
  • Cyflwyno gorchmynion gwaith / contractau a thalu anfonebau  
  • Codi anfonebau / Ailgodi costau    
  • Darparu nwyddau a gwasanaethau
  • Cyflawni swyddogaethau gorfodi mewn perthynas ag Iechyd a Diogelwch / Diogelu'r Cyhoedd (ond heb eu cyfyngu i’r meysydd yma)
  • Sicrhau llesiant y rheiny sydd yn yr adeilad      
  • Prosesu trafodion ariannol sy'n ymwneud â'r eiddo ar ran y Cyngor
  • Diogelu unigolion rhag niwed neu anaf lle bo angen   

O bryd i'w gilydd, mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau trydydd parti, gan gynnwys contractwyr, ymgynghorwyr, ymgynghorwyr cyfreithiol a chyrff llywodraethol eraill e.e. Cofrestrfa Tir Ei Mawrhydi, cyrff datrys anghydfodau / gorfodi'r gyfraith, yswirwyr, asiantaethau atgyfeirio credyd a darparwyr gwasanaethau eiddo eraill, er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau o dan y gyfraith. 

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran   defnyddio'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol: 

  • Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth ymarfer awdurdod swyddogol fel rhan o'n swyddogaeth fel corff cyhoeddus.
  • Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol at bwrpas dilys cynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad / mater eiddo.  
  • Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol wrth gynrychioli'r Cyngor mewn trafodiad eiddo cyfreithiol.  
  • Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni rhwymedigaethau cyfreithiol a chytundebol mewn perthynas â chontractau/gwaith cynnal a chadw a statudau penodol sy’n berthnasol i eiddo.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

O bryd i'w gilydd, byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth bersonol gyda chontractwyr, ymgynghorwyr,   ymgynghorwyr cyfreithiol, darparwyr gwasanaethau ac adranau gwasanaeth eraill yr Awdurdod Lleol fel bod modd i'r gwasanaethau yma'n helpu ni wrth brosesu mater sy'n ymwneud ag eiddo. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny dim ond yn prosesu'ch gwybodaeth bersonol ar ein rhan ac yn ôl ein cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn gyfrifol i chi yn uniongyrchol am eu defnydd o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei rhannu gyda nhw. Rydyn ni’n cyfeirio at y sefydliadau yma fel rheolwyr gwybodaeth, a bydd gofyn i'r sefydliadau yma cydymffurfio â'u polisïau diogelu data'u hunain. Bydd y polisïau yma'n berthnasol i'r sefydliadau wrth ddefnyddio'r wybodaeth yma.

 

Ym mhob achos fyddwn ni dim ond yn gwneud hyn i'r graddau rydyn ni o'r farn bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer y dibenion yma.

 

Hefyd, lle bo'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu i gyflawni tasg gyhoeddus o dan awdurdod swyddogol y Cyngor, efallai byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda:

 

Cyrff cyhoeddus eraill:  

  • Sefydliadau gofal iechyd, cymdeithasol a lles  
  • Sefydliadau neu asiantaethau llywodraeth leol a chanolog. 
  • Ombwdsmyn ac awdurdodau rheoleiddio    
  • Y llysoedd a thribiwnlysoedd  
  • Awdurdodau gorfodi cyfraith ac awdurdodau erlyn  
  • Awdurdod Cwynion yr Heddlu  
  • Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS)

Sefydliadau / Unigolion Eraill yn cynnwys:  

    

  • Gweithwyr Proffesiynol / Ymgynghorwyr / Contractwyr Eiddo
  • Teulu, cydnabod neu gynrychiolwyr yr unigolyn rydyn ni'n prosesu ei ddata
  • Sefydliadau ariannol  
  • Asiantaethau casglu dyledion ac olrhain    
  • Ymchwilwyr Preifat  
  • Y wasg a'r cyfryngau    
  • Ymgynghorwyr Proffesiynol   
  • Cymdeithasau tai a landlordiaid  
  • Sefydliadau elusennol a gwirfoddol    
  • Cwmnïau diogelwch    
  • Asiantaethau partner, sefydliadau cymeradwy ac unigolion sy'n gweithio gyda'r Heddlu 
  • Gweithwyr Gofal Iechyd proffesiynol  
  • Cynrychiolwyr cyfreithiol, gan gynnwys cyfreithwyr ac arbenigwyr trosglwyddo eiddo.

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen.

 

Fodd bynnag, rydyn ni angen cadw'ch gwybodaeth bersonol hyd at ddiwedd y   trafodiad. Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd cadw eich gwybodaeth bersonol am gyfnod o rhwng 1 a 40 mlynedd yn ddibynnol ar natur y trafodiad.

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaeth yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost : gwybodaetheiddo@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn : 01443 281189

 

Trwy lythyr : Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, 

Ty Trevithick

Abercynon

Mountain Ash

CF45 4UQ

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.