Hysbysiad Preifatrwydd Gostyngiaday Treth y Cyngor

Cyflwyniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor.

Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:

• Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

Y Rheolwr Data

Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Pe hoffech chi holi unrhyw gwestiynau ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd yma, e-bostiwch Refeniw a Budd-daliadau (refeniw@rctcbc.gov.uk), neu ffonio 01443 425002 neu trwy anfon llythyr i Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST.

Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud

Fel Cyngor, rydyn ni'n gweinyddu cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor i helpu pobl sydd ar incwm isel gyda Threth y Cyngor. Yn ddibynnol ar eich incwm a'ch sefyllfa unigol, mae modd cael Gostyngiadau Treth y Cyngor i dalu rhan o'r swm sydd angen i chi ei dalu, neu dalu'r swm llawn ar eich rhan.

Mae gyda ni wybodaeth benodol amdanoch chi rydyn ni'n ei defnyddio i weinyddu cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich gwybodaeth i gysylltu â chi, i wneud taliadau Gostyngiadau Treth y Cyngor i chi ac i adennill unrhyw ordaliadau Gostyngiadau Treth y Cyngor wrthych chi. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol i weinyddu'r cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor.

• Cyn-drigolion a thrigolion cyfredol sydd wedi gwneud cais am ostyngiad Treth y Cyngor.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol er mwyn gweinyddu'r cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor.

• Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
• Manylion y cartref a'r incwm.
• Manylion cyflogwr a thâl.
• Rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni.
• Manyliol incwm y bobl annibynnol sydd wedi'u rhestru ar hawliadau Gostyngiad Treth y Cyngor/Budd-daliadau Tai e.e. oedolyn mewn cyflogaeth sy'n byw gyda chi.

Pam rydyn ni'n prosesu data personol

Rydyn ni'n prosesu data personol i weinyddu'r cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:

• Asesu eich cais.
• Gwirio bod yr wybodaeth rydych chi wedi'i darparu ar eich cais yn gywir.
• Rhoi gwybod i Gwasanaeth Treth y Cyngor am y gostyngiad fel bod modd ei gymhwyso i'ch cyfrif Treth y Cyngor.
• Adolygu eich hawlogaeth pan fo'n addas.
• Anfon gohebiaeth atoch chi.

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i weinyddu'r cynllun Gostyngiadau treth y Cyngor yw:

• Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr. 

Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i; 

• Deddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992

Mewn rhai amgylchiadau, bydd gofyn i ni brosesu gwybodaeth am iechyd unigolyn. Caiff yr wybodaeth yma ei dosbarthu fel data categori arbennig a bydd yn cael ei phrosesu fel rhan o'n rhwymedigaeth gyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Rhyddhad Personau Anabl (awdurdod statudol - Rheoliadau Treth y Cyngor (Gostyngiadau ar gyfer Anableddau) 1992)
• Eithriad / Diystyru ar gyfer pobl sydd â nam meddyliol difrifol (awdurdod statudol - Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor (Diystyru Gostyngiad) 1992)
• Eithrio / Diystyru ar gyfer trigolion cartrefi gofal a nyrsio  (awdurdod statudol - Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor (Diystyru Gostyngiad) 1992)
• Eithrio / Diystyru ar gyfer darparwyr gofal (awdurdod statudol - Gorchymyn Treth y Cyngor (Anheddau Eithriedig) 1992; Gorchymyn Treth y Cyngor (Diystyru Gostyngiad) 1992) 

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:

• Gwybodaeth rydych chi wedi'i rhoi i ni yn uniongyrchol wrth wneud cais.  
• Gwybodaeth rydyn ni wedi'i llunio er enghraifft pan fyddwn ni'n prosesu'ch cais.
• Gwybodaeth gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) i wirio'ch incwm.

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau i weinyddu'r cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor.

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.

Proseswyr data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n eu dal yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu'r cynllun Gostyngiadau Treth y Cyngor:

-       Cwmnïau argraffu - (sef MPS Ltd ar hyn o bryd) i argraffu, pacio a phostio dogfennau Treth y Cyngor.

-       Darparwr meddalwedd - (sef Capita Software Services Ltd ar hyn o bryd) i gynnal ein systemau Treth y Cyngor.

-       Dadansoddi data - (Datatank Ltd ar hyn o bryd) - at ddibenion adolygu hawl i ostyngiadau a rhyddhad.

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol

Rydyn ni'n cadw data personol yng nghofnodion cynllun Gostyngiadau treth y Cyngor am:

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd gwneud hyn trwy gysylltu'n uniongyrchol â'r adran Refeniw a Budd-daliadau trwy un o'r dulliau canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

• E-bost: refeniw@rctcbc.gov.uk
• Ffôn: 01443 425002
• Llythyr: Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu anfonwch e-bost at Swyddog Diogelu Data'r Cyngor yn rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:           

• Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: http://www.ico.org.uk