Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n cysylltu â Gwasanaethau Cwsmeriaid

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol pan fyddwch chi'n cysylltu â'r Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Gwasanaethau Cwsmer yw 'Drysau Ffrynt' y Cyngor, sy'n cynnwys Canolfan Gyswllt 24/7,   gwasanaethau Wyneb yn Wyneb a gwasanaethau ar-lein trwy www.rctcbc.gov.uk ac App Cyngor RhCT.

 

Am ragor o wybodaeth am ddefnyddio gwasanaethau cwsmeriaid, ewch i http: //www.rctcbc.gov .uk/cysylltwchani. Mae modd dod o hyd i'n Siarter Gofal Cwsmeriaid yma hefyd.

 

Mae www.rctcbc.gov.uk yn cynnig gwybodaeth a chyngor ar holl Wasanaethau'r Cyngor a hefyd yn caniatáu i Gwsmeriaid wneud cais am wasanaethau, cadw lle arnyn nhw, talu amdanyn nhw,   adrodd amdanyn nhw a gofyn amdanyn nhw.  Edrychwch ar yr Hysbysiad Preifatrwydd Corfforaethol i gael manylion ar sut rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol sy'n cael ei chasglu trwy ein Gwefan

 

2.  Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Pan fydd cwsmeriaid yn dewis cysylltu â'r Ganolfan Gyswllt neu'r Canolfannau IBobUn, rydyn ni'n cofnodi data personol. Mae modd i hyn gael ei rannu gyda'r maes gwasanaeth perthnasol / a sefydliadau ehangach os oes angen er mwyn i ni ddelio â'r cais.

 

Bydd y math o wybodaeth rydyn ni'n ei chofnodi yn amrywio yn dibynnu ar y math o ymholiad ond fel arfer mae'n cynnwys:

  •   Manylion cyswllt fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad cartref a chyfeiriad e-bost
  •   Manylion personol, gan gynnwys dyddiad geni a Rhif Yswiriant Gwladol
  •   Gwybodaeth ariannol, gan gynnwys cyflogaeth, incwm, manylion cyfrif banc
  •   Gwybodaeth am y teulu gan gynnwys enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, oedrannau, dibynyddion, statws priodasol
  •   Gwybodaeth am eich iechyd a'ch manylion meddygol.

Mae pob galwad i'r Ganolfan Gyswllt (edrychwch ar: www.rctcbc.gov.uk/cysylltwchani) yn cael eu cofnodi yn eu cyfanrwydd, ac eithrio:

 

  •   Galwadau lle mae taliadau'n cael eu gwneud (mae cofnodi galwadau yn dod i ben yn awtomatig pan fydd manylion talu'n cael eu cymryd)
  •   Galwadau sy'n gadael y ganolfan, h.y. mae recordio galwadau yn dod i ben pan fydd yr alwad yn cael ei throsglwyddo i adran fewnol arall

 

Lle rydych chi wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, fel aelodau o'r teulu, dibynyddion, sicrhewch fod yr unigolion yma yn effro i'r wybodaeth yn yr hysbysiad yma.

 

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae modd i wybodaeth bersonol sy'n cael ei darparu yn ystod galwad neu ymweliad ddod wrth y canlynol:

 

  •   Gwybodaeth sy'n cael ei darparu'n uniongyrchol gan y cwsmer
  •   Gwybodaeth sy'n cael ei darparu gan eich cynrychiolydd (e.e. aelod o'r teulu, gŵr/gwraig, partner, plentyn, eiriolwr)
  •   Gwybodaeth sy'n cael ei darparu gan aelod arall o'r cyhoedd (e.e. cwyn neu bryder)
  •   Gwybodaeth sy'n cael ei darparu gan Gynghorydd etholedig ar ran ei etholwr
  •   Gwybodaeth sy'n cael ei darparu gan swyddogion y Cyngor/gwasanaethau eraill sy'n cysylltu â'r   Ganolfan Gyswllt er mwyn helpu ei gwsmeriaid, neu'r Cyngor ei hun
  •   Gwybodaeth am unigolyn sy'n cael ei darparu gan sefydliadau eraill (e.e. Gwasanaethau Brys, Landlordiaid Cymdeithasol, Cymdeithasau Tai, Gweithwyr Iechyd Proffesiynol)

4.  Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio yn ein Systemau Rheoli Cwsmeriaid er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn darparu gwasanaeth effeithlon ac effeithiol i chi.  Byddwn ni'n nodi eich bod chi wedi cysylltu â ni a'ch rheswm dros wneud hynny.

 

Yn aml, bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth rhwng y carfanau sy'n darparu gwasanaeth i chi neu er mwyn trefnu ymateb i'ch cais. Bydd yr wybodaeth rydyn ni'n ei rhannu a'r carfanau rydyn   ni'n rhannu'r wybodaeth hynny â nhw yn amrywio yn seiliedig ar y gwasanaethau rydych chi'n eu cael.  Mae modd i adrannau ac asiantaethau eraill sy'n gweithredu ar ran y Cyngor ail-ddefnyddio'ch  data er mwyn datrys eich ymholiad / cais.

 

Mae wedi dod yn arfer cyffredin i recordio galwadau oherwydd twf busnes sy'n cael ei gynnal dros y ffôn. Mae recordio sgyrsiau cwsmeriaid yn caniatáu i'r Cyngor asesu boddhad cwsmeriaid, hyfforddi a datblygu staff, adolygu ansawdd galwadau a chael mynediad at gofnod llafar o'r hyn sy wedi'i ddweud os ydy cwyn yn cael ei gwneud. Mae hefyd yn golygu bod gweithwyr yn teimlo'n fwy diogel, gan wybod bod yna gofnod o unrhyw ymddygiad bygythiol a bod modd gweithredu arno lle bo angen.

 

Mae modd defnyddio'r wybodaeth sy'n cael ei chadw yn y systemau yma yn y ffyrdd canlynol:

 

  •   At bwrpas Ansawdd a Hyfforddiant: Mae cofnodion ysgrifenedig yn darparu gwybodaeth rannol yn unig. Mae recordio galwadau'n rhoi golwg fwy llawn ac yn ein galluogi i ddeall profiad cwsmeriaid yn well ac asesu'r prosesau rydyn ni wedi'u defnyddio. Mae modd i hyn ein helpu i nodi unrhyw feysydd i'w gwella a sicrhau ansawdd y gwasanaeth mae staff y Ganolfan Gyswllt yn ei ddarparu, trwy ddefnyddio'r wybodaeth yn y recordiad i baratoi hyfforddiant a chynlluniau datblygu gweithwyr unigol.
  •   Cael gwell dealltwriaeth o'n cwsmeriaid - Mae llawer o alwadau wedi'u datrys ar lafar heb yr angen i gwblhau unrhyw gofnodion. Bydd gwrando ar alwadau sampl yn ein helpu i ddeall anghenion ein cwsmeriaid yn well a chael barn fwy gwybodus am sefydliadau rydyn ni'n cyfeirio atyn nhw.
  •   Cwynion ac Anghydfodau: Mae rhai galwadau wedi'u datrys ar lafar. Pan fydd gwybodaeth yn cael ei chofnodi ar system electronig dyma'r record sefydledig. Os bydd cwyn neu anghydfod, mae modd i gofnodi galwadau (os yw ar gael) ddarparu gwybodaeth ychwanegol i'n helpu i ymchwilio i unrhyw honiadau, er mwyn gwarchod buddiannau'r person sy'n gwneud y gŵyn a / neu'r Cyngor trwy ddefnyddio'r wybodaeth o fewn y cofnod i ymateb i gwynion ynglŷn â'r Ganolfan Gyswllt a / neu wasanaethau eraill y Cyngor.
  •   Hawliadau Cyfreithiol: I'w ddefnyddio wrth amddiffyn hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor, e.e. hawliadau Priffyrdd.
  •   Diogelwch a Lles Gweithwyr: Mae modd i gofnod ddod yn ddarn hanfodol o dystiolaeth os ydy'r Cyngor neu unigolyn yn cael eu bygwth.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

      
  • Rhwymedigaethau Cyfreithiol -   defnyddio'r wybodaeth i gydymffurfio â chyfraith gyffredin neu        rwymedigaeth statudol
  • Tasgau Cyhoeddus - i arfer 'awdurdod swyddogol' a phwerau sy wedi'u nodi yn y gyfraith; neu i gyflawni tasg benodol er budd y cyhoedd sy wedi'i nodi yn y gyfraith.

Mae modd i hyn gynnwys gweinyddu Treth y Cyngor yn gywir; talu Budd-daliadau cywir; cynghori ar wahanol hawliau; sicrhau bod diffygion priffyrdd yn cael eu rheoli; mynd i'r afael â thipio anghyfreithlon; casglu gwastraffl; adrodd am niwsans sŵn a chaniatáu rheoli hawliadau cyfreithiol yn erbyn y Cyngor yn gywir.

 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er bod modd i ni rannu gwybodaeth sy wedi cael ei chasglu yn ystod ymchwiliad gyda   gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau allanol er mwyn datrys eich ymholiad, mae recordiadau galwadau yn gyfrinachol a dim ond gyda'r canlynol y byddan nhw'n cael eu rhannu, lle mae cyfiawnhad dros eu rhannu:

 

  • Gwasanaethau eraill y Cyngor sy'n gweithio gyda'r   Ganolfan Gyswllt / Canolfannau IBobUn, i gynorthwyo datrys anghydfod neu   gŵyn:
    •   Gwasanaeth Gofal Cymdeithasol i Oedolion
    •   y Garfan Cwynion
    •   yr Adran Dwyll
    •   Gwasanaethau'r Amgylchedd
    •   Adran Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd
    •   Gwasanaeth Budd-daliadau a Threth y Cyngor 
    •   Gwasanaethau Brys, i gynorthwyo datrys mater troseddol.
    •   Landlordiaid / Cymdeithas Dai lle mae'r cwsmer wedi rhoi caniatâd i ni rannu gwybodaeth am hawliadau Budd-dal Tai / Rhyddhad Treth y Cyngor
    •   Sefydliadau eraill sy'n ymwneud â gofal y cwsmer (h.y. Gwasanaethau Cymdeithasol / gweithwyr gofal iechyd proffesiynol, gweinyddwyr Bathodyn Parcio Anabl) 
    •   Cyflenwyr System:
      •   Kana - system rheoli cofnodion cwsmeriaid
      •   Northgate - er mwyn prosesu ceisiadau Bathodyn Glas
      •   Stopford - er mwyn gwneud apwyntiad mewn Canolfan IBobUn
      •   Verint / PNC7 / Western Digital - i gofnodi galwadau

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Mae gwybodaeth gyswllt yn cael ei chadw am 13 mis, ac ar ôl hynny bydd yn cael ei droi yn wybodaeth ddienw.  Mae rhai cofnodion Cwsmer yn cael eu cadw mewn archif am ragor o amser lle mae rheswm dilys dros wneud hynny.

 

Yn gyffredinol, caiff recordiadau o alwadau i'r Ganolfan Gyswllt eu cadw am 12 mis. Mae modd i hyn amrywio os oes angen cofnodi galwadau ar gyfer   rhwymedigaethau cyfreithiol, neu i ddiogelu buddiannau'r cwsmer a / neu'r Cyngor. Unwaith y bydd y cyfnod cadw yma wedi dod i ben, bydd recordiadau yn cael eu dileu a does dim modd eu hadfer ar ôl hynny.

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau 

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9. Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae Gwasanaeth Cwsmeriaid yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

Ebost: gwasanaethauigwsmeriaid@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn: 01443 425005

 

Trwy lythyr: Pennaeth Gofal Cwsmer, CBSRhCT, Swyddfeydd Tŷ Elái, Trewiliam, Rhondda CF40 1NY

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.