Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion gweinyddu a chymhwysedd Prydau Ysgol am Ddim
Cyflwyniad
Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma yn esbonio sut mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf ("y Cyngor") yn defnyddio gwybodaeth bersonol i nodi, asesu a gweinyddu cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim. Mae'n egluro pa wybodaeth rydyn ni'n ei defnyddio, o ble rydyn ni'n ei chael, gyda phwy rydyn ni'n ei rhannu, a'ch hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth yna.
Rydyn ni hefyd yn egluro sut y mae modd defnyddio gwybodaeth i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim a, lle bo'n briodol, eu cofrestru'n awtomatig fel nad ydyn nhw'n colli allan ar eu hawl.
Mewn achosion lle rydyn ni'n defnyddio'r Traciwr Teuluoedd Incwm Isel (LIFT) i helpu i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau bwyd am ddim, mae rhagor o wybodaeth am sut mae data personol yn cael ei baru a'i ddadansoddi trwy LIFT ar gael yn ein Hysbysiad Preifatrwydd Rhaglen LIFT.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â phrif hysbysiad preifatrwydd y Cyngor.
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer y data personol sy'n cael ei brosesu at ddibenion nodi, asesu a gweinyddu cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim, gan gynnwys gweithredu trefniadau cofrestru awtomatig lle bo'n berthnasol.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Budd-daliadau:
E-bost: prydauysgolamddim@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 425002
neu anfon llythyr CBS Rhondda Cynon Taf, Prydau Ysgol Am Ddim, Swyddfeydd y Cyngor, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud?
Mae'r Cyngor yn gyfrifol am weinyddu Prydau Ysgol am Ddim i blant a phobl ifanc cymwys.
Er bod gan rai plant a phobl ifanc hawl i dderbyn prydau ysgol am ddim, waeth beth fo amgylchiadau eu cartref, mae manteision o hyd i fod wedi'ch cofrestru yn rhywun sy'n gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim yn seiliedig ar incwm y cartref neu hawl i dderbyn budd-daliadau. Mae modd i hyn helpu plant a theuluoedd i gael mynediad at gymorth arall ac mae hefyd modd iddo effeithio ar y cyllid sydd ar gael i ysgolion.
Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau bwyd am ddim, gwirio eu cymhwysedd a'u cofrestru ar gyfer prydau bwyd am ddim lle bo'n briodol. Mae modd i hyn gynnwys defnyddio gwybodaeth sydd eisoes gan y Cyngor er mwyn paru data i helpu i nodi teuluoedd cymwys.
Mae modd i gofrestru yn rhywun sy’n gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim hefyd helpu plant a theuluoedd i gael mynediad at gymorth a budd-daliadau eraill. Lle bo'n briodol, efallai y byddwn ni'n defnyddio neu'n rhannu gwybodaeth am gymhwysedd plentyn neu berson ifanc i gael prydau bwyd am ddim o fewn y Cyngor i helpu i nodi cymorth arall y gallent fod â hawl iddo.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol:
- Plant a phobl ifanc sy'n derbyn, neu a allai fod yn gymwys i dderbyn, prydau ysgol am ddim.
- Rhieni, gwarcheidwaid neu unigolion eraill sydd â chyfrifoldeb rhiant dros y plant a'r bobl ifanc yna.
- Aelodau eraill o'r aelwyd lle mae eu gwybodaeth yn berthnasol i asesu cymhwysedd o ran derbyn prydau ysgol am ddim.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau data personol canlynol:
- Manylion personol a gwybodaeth gyswllt, megis enwau, cyfeiriadau, rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost a dyddiadau geni.
- Gwybodaeth am blant a phobl ifanc, gan gynnwys eu manylion ysgol ac addysg.
- Gwybodaeth sydd ei hangen i asesu cymhwysedd ar gyfer prydau ysgol am ddim, gan gynnwys gwybodaeth am y cartref, incwm, hawl i fudd-daliadau a gwybodaeth ariannol berthnasol arall.
- Gwybodaeth am gymhwysedd i dderbyn prydau ysgol am ddim, gan gynnwys gwiriadau cymhwysedd, ceisiadau, cofrestru a gohebiaeth.
- Gwybodaeth a geir drwy baru data a gan sefydliadau sy'n ein helpu i wirio neu gadarnhau cymhwysedd ar gyfer prydau ysgol am ddim.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu data personol i nodi, asesu a gweinyddu cymhwysedd ar gyfer prydau ysgol am ddim. Mae hyn yn cynnwys:
- Nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim.
- Gwirio a chadarnhau cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim.
- Er mwyn paru data i helpu i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys.
- Cofrestru plant a phobl ifanc cymwys ar gyfer prydau ysgol am ddim, gan gynnwys cofrestru awtomatig lle bo'n briodol.
- Cynnal cofnodion cywir o gymhwysedd a hawl i dderbyn prydau ysgol am ddim.
- Cyfathrebu â theuluoedd, ysgolion a sefydliadau eraill sy'n ymwneud â gweinyddu prydau ysgol am ddim.
- Delio ag ymholiadau, cwynion ac er mwyn atal a chanfod twyll.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), mae ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol at ddibenion gweinyddu prydau ysgol am ddim fel a ganlyn:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol - Erthygl 6(1)(c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rhwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i rhoi i'r Cyngor.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r Cyngor.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i'r canlynol;
- Deddf Addysg 1996.
- Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998.
- Deddf Diwygio Lles 2012.
- Gorchymyn Addysg (Ciniawau Ysgol am Ddim) (Credydau Treth Rhagnodedig) (Cymru) a rheoliadau a chanllawiau cysylltiedig Llywodraeth Cymru sy'n ymwneud â chymhwysedd i dderbyn prydau ysgol am ddim.
- Canllawiau Llywodraeth Cymru mewn perthynas â phrydau ysgol am ddim.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol?
Efallai y byddwn ni'n derbyn data personol gan y canlynol:
- Plant a phobl ifanc, rhieni, gwarcheidwaid ac unigolion eraill sydd â chyfrifoldeb rhiant.
- Ysgolion a sefydliadau addysgol eraill.
- Gwasanaethau eraill y Cyngor.
- Adrannau’r llywodraeth a sefydliadau’r sector cyhoeddus, gan gynnwys yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP), Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi (HMRC) a Llywodraeth Cymru, lle caniateir hynny gan y gyfraith.
- Gwybodaeth sydd eisoes gan y Cyngor mewn cysylltiad â gwasanaethau, budd-daliadau neu gymorth eraill sy'n cael eu darparu i chi.
- Ymarfer paru data er mwyn ein helpu i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol lle bo angen er mwyn gweinyddu Prydau Ysgol am Ddim.
Byddwn ni ond yn rhannu'r lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen at y diben.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Ysgolion a sefydliadau addysgol eraill
|
Gweinyddu prydau bwyd am ddim a sicrhau bod plant a phobl ifanc cymwys yn derbyn eu hawl.
|
|
Llywodraeth Cymru
|
Cynorthwyo â gweinyddiaeth, monitro a chyllido Prydau Ysgol am Ddim.
|
|
Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) a Chyllid a Thollau Ei Fawrhydi (HMRC)
|
Asesu a gwirio cymhwysedd ar gyfer Prydau Ysgol am Ddim.
|
|
Gwasanaethau eraill y Cyngor
|
Efallai y byddwn ni'n rhannu gwybodaeth sy'n cadarnhau cymhwysedd plentyn neu berson ifanc i dderbyn prydau ysgol am ddim lle bydd modd i hyn helpu i nodi neu gadarnhau eu cymhwysedd ar gyfer budd-daliadau neu gymorth arall y Cyngor.
|
|
Swyddfa'r Cabinet
|
At ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol ac atal a chanfod twyll.
|
Prosesyddion Data
Prosesydd data yw cwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n ei ddal yn ddiogel ac yn ei gadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Mae categorïau'r proseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu Prydau Ysgol am Ddim yn cynnwys:
- Polisi ar Waith – yn darparu’r platfform LIFT ac yn cynnal ymarfer paru a dadansoddi data i helpu’r Cyngor i nodi plant a phobl ifanc a allai fod yn gymwys i dderbyn prydau ysgol am ddim.
- Cyflenwyr systemau TG a darparwyr meddalwedd.
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion Prydau Ysgol am Ddim am:
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
7 mlynedd ar ôl i'r hawl i dderbyn Prydau Ysgol am Ddim ddod i ben neu i'r cofnod gael ei gau
|
Gweinyddu Prydau Ysgol am Ddim ac ymdrin ag unrhyw ymholiadau, cwynion neu anghydfodau a all godi.
|
Yn unol â'r egwyddor storio data sydd wedi'i nodi yn y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dim ond data personol sy'n angenrheidiol ar gyfer gweinyddu Prydau Ysgol am Ddim rydyn ni'n ei gadw, gan gynnwys asesiadau cymhwysedd, cofrestru, penderfyniadau a gohebiaeth. Caiff gwybodaeth nad oes ei hangen mwyach ei dinistrio'n ddiogel yn unol â threfniadau cadw'r Cyngor.
Eich hawliau o ran diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Budd-daliadau yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
- neu anfon llythyr CBS Rhondda Cynon Taf, Prydau Ysgol Am Ddim, Swyddfeydd y Cyngor, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gyflwyno cwyn am ddiogelu data i'r ICO
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad/Address: Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113