Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Budd-dal Tai

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau iddyn nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion treth y cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud 

Fel Cyngor, rydyn ni'n gweinyddu'r cynllun Budd-dal Tai ar ran yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP).   Mae gyda ni wybodaeth benodol amdanoch chi, ac rydyn ni'n ei defnyddio i gasglu ac adennill taliadau. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich gwybodaeth i gysylltu â chi, i wneud taliadau Budd-dal Tai i chi ac i adennill unrhyw ordaliadau Budd-dal Tai wrthych chi. Mae rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n   defnyddio'ch data personol isod.

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am drigolion y gorffennol a'r presennol sy wedi gwneud ceisiadau am Fudd-dal Tai i'r Cyngor.

 

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

  • Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
  • Manylion y cartref a'r incwm
  • Gwybodaeth ariannol fel tystiolaeth o gynilion a chyfrifon banc ayb
  • Manylion cyflogwr a chyflog
  • Rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni
  • Gwybodaeth am eich hawl i Fudd-dal Tai - y cyfnod, y swm sy wedi cael ei ddyfarnu ac ati
  • Manylion tenantiaeth - cyfnod eich tenantiaeth, eich cytundeb rhent ac ati

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Gall yr wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu amdanoch chi ddod o amrywiaeth o wahanol ffynonellau fel sy'n cael eu rhestru isod:

  • Gwybodaeth rydych chi'n ei darparu'n uniongyrchol er enghraifft ar ffurflen gais neu drwy ohebiaeth gyda ni
  • Gwybodaeth gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) lle maen hi'n ein hysbysu'n uniongyrchol o newid yn eich hawl i fudd-dal nawdd cymdeithasol 
  • Gwybodaeth gan Refeniw a Thollau Ei Mawrhydi (HMRC) er enghraifft, eich lefel enillion
  • Gwybodaeth rydyn ni wedi'i pharatoi wrth i ni ddelio â chi a phan rydyn ni'n cyfrifo'ch hawl i fudd-dal  
  • Gwybodaeth gan Wasanaethau eraill y Cyngor fel treth y cyngor i sicrhau bod dyfarniadau Budd-dal Tai yn gywir
  • Gwybodaeth gan landlordiaid i helpu i weinyddu'ch hawliad
  • Gwybodaeth gan Gyflogwyr i sicrhau bod gyda ni'r wybodaeth gywir am eich lefelau enillion 

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol? 

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma i weinyddu'r cynllun Budd-dal Tai. Gallai hyn gynnwys:

  • Gwirio bod yr wybodaeth rydych chi wedi'i darparu ar eich cais yn gywir
  • Asesu eich hawlia  
  • Adolygu eich hawliad
  • Anfon gohebiaeth atoch chi
  • Anfon taliadau Budd-dal Tai atoch chi
  • Adennill unrhyw ordaliad Budd-dal Tai oddi wrthych chi (ydyn ni angen eu cyfeirio nhw at Hysbysiad Preifatrwydd Dyledion Amrywiol)?
  • Dod o hyd i dwyll

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?  

Mae cyfraith Diogelu Data yn dweud ein bod yn gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol lle mae gyda ni resymau priodol a chyfreithlon dros wneud hynny yn unig.

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r wybodaeth yma at y diben uchod yw:

  • Cyflawni ein dyletswyddau statudol swyddogol a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Cyngor gweinyddol i'r Adran Gwaith a Phensiynau o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:
    •  Deddf Gweinyddu Nawdd Cymdeithasol 1992.

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall? 

O bryd i'w gilydd, byddwn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol gydag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel y gallan nhw ein helpu i gyflawni ein dyletswyddau, ein hawliau a'n disgresiwn wrth ddelio â Gostyngiadau Treth y Cyngor. Gall y rhain gynnwys:

Asiantaethau a sefydliadau'r llywodraeth fel:

  • Swyddfa'r Cabinet - at ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol
  • Gwasanaethau Llys ei Mawrhydi - at ddibenion delio ag apeliadau
  • Adran Gwaith a Phensiynau - at ddibenion gweinyddu Budd-dal Tai

Darparwyr Prosesu Taliadau

  • Gwasanaeth Clirio Awtomataidd Bancio (BACS) - i weinyddu cyfarwyddiadau a thaliadau debyd uniongyrchol

Cyflenwyr a sefydliadau trydydd parti dibynadwy sy'n darparu gwasanaethau ar ein rhan:

  • Cwmnïau argraffu - (MPS Ltd ar hyn o bryd) i argraffu, pacio a phostio dogfennau budd-dal tai
  • Darparwr meddalwedd - (Capita Software Services Ltd ar hyn o bryd) i gynnal ein systemau budd-dal tai, ac mae Team Netsol yn cyflenwi cynnyrch sy'n ein helpu ni i bennu a yw unigolion yn gymwys i gael Taliadau Tai yn ôl Disgresiwn.
  • Dadansoddi data - (Datatank Ltd ar hyn o bryd) - at ddibenion adolygu hawl i ostyngiadau a rhyddhad

Eraill:

  • Landlordiaid, asiantau gosod ac ati

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am 7 mlynedd at ddibenion gweinyddu ac i ddelio ag  unrhyw gwestiynau neu gwynion y gallwn ni eu derbyn am hyn. Byddwn ni'n gweithredu fel hyn oni bai bod y gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i ni gadw'ch gwybodaeth am ragor o amser. 

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau 

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael mynediad i'r wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Cael rhagor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut mae'u defnyddio nhw. 

9.    Cysylltwch â ni 

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bostio : refeniw@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Ffôn : 01443 425002

 

Trwy lythyr : Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Bronwydd, Y Porth, CF39 9DL

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.