Hysbysiad Preifatrwydd Budd-dal Tai

Cyflwyniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion gweinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai.

Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:

• Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

Y Rheolwr Data

Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion gweinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Pe hoffech chi holi unrhyw gwestiynau neu wneud ymholiadau am yr hysbysiad preifatrwydd yma e-bostiwch

refeniw@rctcbc.gov.uk

neu ffonio 01443 425002

neu trwy ysgrifennu at Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST

Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud

Fel Cyngor, rydyn ni'n gweinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai ar ran yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP). Mae gyda ni wybodaeth benodol amdanoch chi, ac rydyn ni'n ei defnyddio i gasglu ac adennill taliadau. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu eich gwybodaeth i gysylltu â chi, i wneud taliadau Budd-dal Tai a Thaliadau Tai yn ôl Disgresiwn i chi ac i adennill unrhyw ordaliadau Budd-dal Tai wrthoch chi. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol i weinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai:

• Cyn-drigolion a thrigolion cyfredol sydd wedi gwneud ceisiadau am Fudd-daliadau Tai i'r Cyngor.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i weinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai:

• Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
• Manylion y cartref a'r incwm
• Gwybodaeth ariannol fel tystiolaeth o gynilion a chyfrifon banc ayb
• Manylion cyflogwr a thâl
• Rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni
• Gwybodaeth am eich hawl i Fudd-dal Tai - y cyfnod, y swm sy wedi cael ei ddyfarnu ac ati
• Manylion tenantiaeth - cyfnod eich tenantiaeth, eich cytundeb prydlesu ac ati
• Manylion incwm pobl annibynnol sydd wedi'u rhestru ar hawliadau Budd-daliadau Tai e.e. oedolyn mewn cyflogaeth sy'n byw gyda chi.

Pam rydyn ni'n prosesu data personol

Rydyn ni'n prosesu'r data personol i weinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:

• Gwirio bod yr wybodaeth rydych chi wedi'i darparu ar eich cais yn gywir
• Asesu eich hawliad
• Adolygu eich hawliad
• Anfon gohebiaeth atoch chi
• Anfon taliadau Budd-dal Tai atoch chi
• Adennill unrhyw ordaliad o Fudd-daliadau Tai gennych chi
• Dod o hyd i dwyll

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i weinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai:

• Rhwymedigaeth Gyfreithiol (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr. 

Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i; 

• Deddf Gweinyddu Nawdd Cymdeithasol 1992

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:

• Gwybodaeth rydych chi'n ei darparu'n uniongyrchol er enghraifft ar ffurflen gais neu drwy ohebiaeth gyda ni.
• Gwybodaeth gan yr Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) lle maen hi'n ein hysbysu'n uniongyrchol o newid yn eich hawl i fudd-dal nawdd cymdeithasol
• Gwybodaeth gan Gyllid a Thollau Ei Fawrhydi, er enghraifft lefel eich enillion.
• Gwybodaeth rydyn ni wedi'i pharatoi wrth i ni ddelio â chi a phan rydyn ni'n cyfrifo'ch hawl i fudd-dal  
• Gwybodaeth gan Wasanaethau eraill y Cyngor fel treth y cyngor i sicrhau bod dyfarniadau Budd-dal Tai yn gywir
• Gwybodaeth gan landlordiaid i helpu i weinyddu'ch hawliad
• Gwybodaeth gan Gyflogwyr i sicrhau bod gyda ni'r wybodaeth gywir am eich lefelau enillion 

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol yma i weinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai:

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu.

Proseswyr data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan.  Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig.  Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo i wneud hynny.  Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain.  Byddan nhw'n eu dal yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu'r cynllun Budd-daliadau Tai:

• System Glirio Awtomataidd y Banciau (‘BACS’) - er mwyn sefydlu cyfarwyddiadau debyd uniongyrchol a thaliadau.
• Cwmnïau argraffu - (MPS Ltd ar hyn o bryd) i argraffu, pacio a phostio dogfennau budd-dal tai
• Darparwyr Meddalwedd - (Capita Software Services Ltd ar hyn o bryd) i gynnal ein systemau Budd-dal Tai.
• Dadansoddi data - (Datatank Ltd ar hyn o bryd) - at ddibenion adolygu hawl i ostyngiadau a rhyddhad
• Polisi ar Waith – nodi trigolion a allai elwa'n ariannol o waith ymgysylltu rhagweithiol wedi'i dargedu.
• Os ydych chi'n ei chael hi'n anodd talu rhent ac yn gwneud cais am Daliadau Tai yn ôl Disgresiwn, mae modd i ni rannu eich manylion, gyda'ch caniatâd chi, â charfan Gwasanaethau Cymorth i Bobl y Cyngor, a all cynnig cymorth i chi.
• Landlordiaid, asiantau gosod ac ati

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol

Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion Budd-daliadau Tai am:

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.  Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael ei gadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael ei gadw am y cyfnod cyfan.  Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd gwneud hyn trwy gysylltu'n uniongyrchol â'r adran Refeniw a Budd-daliadau trwy un o'r dulliau canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

• E-bost: refeniw@rctcbc.gov.uk
• Ffôn: 01443 425002
• Llythyr: Uwchadran Gwasanaethau Ariannol, Tŷ Oldway, Porth, CF39 9ST

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu anfonwch e-bost at Swyddog Diogelu Data'r Cyngor yn rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i'r Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:           

• Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: http://www.ico.org.uk