Housing Service

 

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaeth Tai

 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Wrth wneud y gwaith yma, rhaid i ni gasglu gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, defnyddio'r wybodaeth yma, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu gwybodaeth bersonol am unigolion, a'i defnyddio, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth rydyn ni am ei wneud gyda'r wybodaeth yna, a gyda phwy y mae hawl gyda ni i'w rhannu. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Gwasanaethau Tai. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn unol â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

 

1.    Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?

Mae'r hysbysiad preifatrwydd yma'n esbonio pa ddata personol sy'n cael ei gasglu gan Wasanaeth Strategaeth a Buddsoddi RhCT, a sut a pham rydyn ni'n defnyddio'r data yma.

Mae'r Gwasanaeth yn gweithio'n effeithiol gyda phartneriaid yn rhanbarthol i sicrhau twf yn Ne Ddwyrain Cymru. Mae cymunedau yn Rhondda Cynon Taf yn elwa o'r twf, trwy fuddsoddiad a chyfleoedd ledled De Ddwyrain Cymru. Mae hyn yn cynnwys arwain ar ddatblygu ymyriadau (gan gynnwys cyllid grant) a phrosiectau, a dylanwadu ar drefniadau gwasanaethau rhanbarthol yn y dyfodol. 

Rydyn ni hefyd yn cynorthwyo â datblygu cyflogaeth a thai, trwy weithio mewn partneriaeth, i ddarparu'r nifer fwyaf o gartrefi a swyddi ag sy'n bosibl, gan gefnogi'r economi a sicrhau bod ystod o gartrefi (cartrefi fforddiadwy, cartrefi marchnad, cartrefi wedi'u haddasu, ailddefnyddio cartrefi gwag a chartrefi arloesol) yn cael eu datblygu.

 

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth amdanoch chi, p'un a ydych chi'n cysylltu â ni ar-lein, dros y ffôn, wyneb yn wyneb neu wrth wneud cais am grant, benthyciad, rheoli adeiladu, Ceisio Cartref neu geisiadau grant.  Byddwn ni'n casglu data personol amdanoch chi a phobl eraill sy'n gysylltiedig â chi os oes angen.

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu prosesu, fel arfer, yn cynnwys (lle bo hynny'n berthnasol):

• Enw a chyfeiriad
• Teitl y swydd ac enw'r cwmni
• Gwybodaeth er mwyn cysylltu â chi, gan gynnwys rhif ffôn symudol neu rif ffôn tŷ a chyfeiriad e-bost
• Dyddiad geni
• Rhif Yswiriant Gwladol:
• Tystiolaeth o bwy ydych chi
• Bil cyfleustodau, enw ar y gofrestr etholiadol leol
• Manylion eich cyfrif banc
• Tystiolaeth o wybodaeth ariannol gan gynnwys cyfloglenni, incwm, hawl i fuddion, cyfriflenni dyled ac chynilion, manylion hunan-asesu, manylion morgais.
• Cynigion morgais mewn egwyddor
• Cadarnhad o'ch hawl i ostyngiad yn Nhreth y Cyngor
• Tystiolaeth o berchen yr eiddo (gan gynnwys dogfennau Teitl y Gofrestrfa Tir), Cytundebau Tenantiaeth, cyfrifon busnes a manylion Hunanasesu
• Manylion am werth yr eiddo a manylion y morgais
• Manylion unrhyw anabledd/gyflwr meddygol
• Hawl i gael budd-daliadau a gwybodaeth ategol 
• Gwybodaeth am eich incwm
• Asesiadau lles ar gyfer gwersyllfannau Sipsiwn a Theithwyr heb eu hawdurdodi

Gwybodaeth bersonol arall wedi'i chyflwyno'n dystiolaeth i gefnogi'ch cais am grant, Rheolaeth Adeiladu, Ceisio Cartref neu fesur trydan. Mae modd i hyn gynnwys manylion eich partner ac aelodau eraill o'ch cartref, partneriaid busnes a pherchnogion eiddo ac ati. 

Mae'r wybodaeth sy'n cael ei chadw'n debygol o gynnwys:

• manylion personol, e.e. enw, cyfeiriad
• manylion cyswllt e.e. cyfeiriad e-bost
• dyddiad geni
• tystiolaeth o incwm ac arbedion
• Tystiolaeth o wariant/treuliau (yn ymwneud â chais am fenthyciad)
• Hysbysiad Galw am Dalu Treth y Cyngor
• Gweithredoedd eiddo
• Bil cyfleustodau, cofrestriad ar y gofrestr etholiadol leol a chyfriflen banc
• Cyllid a Thollau ei Mawrhydi o dan 'VAT431NB:VAT ad-daliadau ar gyfer adeiladwyr sy'n adeiladu eu tai eu hunain'
• Prawf o forgais hunan-adeiladu neu forgais adeiladu ar ddewis sy wedi'i gymeradwyo gan fanc neu gymdeithas adeiladu
• Prawf o warantî hunan-adeiladu arbenigol neu warantî adeiladu ar ddewis
• Datganiad am y cymorth gwladwriaethol sy wedi'i dderbyn wrth asesu eithriad neu ryddhad o Ardoll Seilwaith Cymunedol
• Affidafid ar gyfer tystysgrifau datblygu cyfreithlon neu dystiolaeth Seilwaith Cymunedol bod yr adeilad yn 'cael ei ddefnyddio'
• Cytundebau cyfreithiol S106 (gan gynnwys yr holl sbardunau sy'n ymwneud â chytundeb, fydd yn cynnwys gwybodaeth ariannol)
• Grant y Gyfadran – caniatâd yr Eglwys yng Nghymru i wneud gwaith adeiladu ar eglwysi. Cytundeb Cyflogaeth
• Prydles eiddo
• Arfarniadau Datblygu i asesu dichonoldeb
• Gwybodaeth am gyflyrau iechyd sy'n ymwneud ag aelod o'ch cartref sy'n berthnasol i'ch cais.

Efallai byddwn ni'n derbyn/casglu gwybodaeth gan eraill i gefnogi'ch cais. Er enghraifft:

• Enw, cyfeiriad a dyddiad geni
• Manylion cyswllt gan gynnwys cyfeiriad e-bost
• Manylion Banc
• Cadarnhad o Berchenogaeth eich tŷ / eiddo (y tŷ / eiddo rydych chi'n gwneud cais am gymorth grant ar ei gyfer), 
• Cadarnhad Treth y Cyngor ynglŷn â faint o amser rydych chi wedi bod yn y tŷ / eiddo
• Cadarnhad o'ch hawl i ostyngiad yn Nhreth y Cyngor
• Cadarnhad eich bod wedi cofrestru i ddweud byddwch chi'n byw yn y tŷ / eiddo
• Cadarnhad o'ch Rhif Yswiriant Gwladol
• Manylion cymhorthion ac addasiadau sy angen eu gwneud i'ch tŷ / eiddo
• Tystiolaeth o enillion
• Tystiolaeth eich bod yn berchen ar neu'n denant yn y tŷ/yr eiddo
• Hanes cynllunio
• Ardrethi Annomestig Genedlaethol
• Tystysgrifau Perfformiad Ynni (TPY)
• Data arolwg technegol o gwmnïau 3^ydd partner yn ategu argymhellion ar gyfer mesurau ynni
• Gwybodaeth yn ymwneud â pha welliannau y byddai modd eu gwneud i'ch cartref, megis arbedion/gostyngiadau ariannol, arbedion ynni

 

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r gwasanaeth yn cael eich gwybodaeth oddi wrth nifer o ffynonellau, megis: Mae enghreifftiau'n cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Adrannau eraill y Cyngor
• Ffurflenni cais am grant neu reoli adeiladu
• Yr ymgeisydd, pan gaiff cais ei wneud dros y ffôn, trwy e-bost, llythyr neu ar-lein.
• Gwybodaeth sy wedi'i chasglu oddi wrth aelodau'r cyhoedd yn ymwneud â chwynion ynghylch Rheoli Adeiladu, Strwythurau Peryglus
• Chwiliadau pridiannau tir lleol
• Ymtebion ymgynghoriadau/holiaduron - os ydych chi'n cytuno i gymryd rhan.
• Ffurflenni ymgynghoriad ffurfiol
• Ymatebion Cymydog
• Deisebau
• Ar y cyfryngau cymdeithasol
• Cofnod presenoldeb mewn ymchwiliad/gwrandawiad (efallai bydd yr wybodaeth yma ar gael i'r cyhoedd yn y dyfodol).
• Chwiliad Tŷ'r Cwmnïau
• Chwilio ar y rhyngrwyd
• Chwiliad y Gofrestrfa Dir
• Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan sefydliadau eraill e.e Cyfoeth Naturiol Cymru, DVLA, Llywodraeth Cymru, gosodwyr mesurwyr ynni, arianwyr ECO cwmnïau ynni neu eu Hasiantau
• Cynlluniau cenedlaethol megis cynlluniau NYTH ac Arbed am Byth Llywodraeth Cymru, neu gynlluniau y DU megis ECO Flex y DU a Bancio Cymunedol Robert Owen
• Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan sefydliadau sector cyhoeddus eraill, e.e. atgyfeiriadau gan y gwasanaeth iechyd gan gynnwys meddygon teulu, ymwelwyr iechyd, yr Adran Gwaith a Phensiynau a Chyngor ar Bopeth
• Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan sefydliadau'r sector preifat, e.e. cyfreithwyr testun data, darparwyr morgais, asiantau neu gyflogwyr, landlordiaid preifat neu gymdeithasol
• Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan y trydydd sector, e.e. Asiantaeth Gofal a Thrwsio
• Gwasanaethau eraill y Cyngor, megis Treth y Cyngor, Budd-daliadau Tai, Trethi Annomestig Cenedlaethol, Gwasanaethau Cyfreithiol, Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd, y Garfan Gydnerth
• Gwybodaeth sy wedi'i darparu gan awdurdodau lleol eraill, e.e. Cyngor Merthyr Tudful a Chyngor Pen-y-bont ar Ogwr

 

4.       Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

• Rhoi cyngor i chi cyn i chi gyflwyno cais
• Eich atgyfeirio chi, neu rywun arall sy'n byw gyda chi, at y cymorth/gwasanaeth addas yn seiliedig ar eich anghenion a'ch sefyllfa.
• Cysylltu â phartneriaid eraill i bennu'ch cymhwysedd ar gyfer mathau eraill o gymorth grant.
• Cofrestru'ch manylion ar Gofrestrau Gwasanaeth Blaenoriaeth gyda chyflenwyr ynni a/neu weithredwyr rhwydwaith.
• Gwneud taliad i chi neu'r contractwr o'ch dewis mewn perthynas â'ch cais am grant.
  • Yn rhan o'n gwasanaethau Cyn-brynu a Thystysgrifau Cwblhau
  • Prosesu a gweinyddu swyddogaeth statudol rheoli Adeiladu
  • Prosesu a gweinyddu cytundebau cyfreithiol Adran 106
  • Gwirio gydag adrannau eraill y Cyngor megis yr Adran Ardrethi Annomestig, Adran Treth y Cyngor, yr Adran Drwyddedu a'r Adran Gorfodi er mwyn asesu pa mor gymwys ydy'r ymgeisydd.
  • Asesu a chymeradwyo a gwneud taliadau sy'n ymwneud â'ch cais am Grant Cyfleusterau Anabl Statudol a Chymorth Grant Dewisol
  • Hwyluso asesiad a chymeradwyaeth bosibl eich cais am Fenthyciad Gwella Cartrefi gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf neu ddarparwyr 3^ydd parti
  • Galluogi asesu ceisiadau am Grantiau Statudol, Grantiau Dewisol a Benthyciadau Gwella Cartrefi mae aelodau o'ch cartref/teulu yn eu gwneud
  • Darparu Mân Waith Addasu i chi
  • Galluogi cyfrifo cyfraniad prawf modd rhagarweiniol yn ymwneud â chais posibl ar gyfer Grant Cyfleusterau i'r Anabl
  • Galluogi cwblhau asesiad cyn-atgyfeirio gwaith yn ymwneud â chais posibl ar gyfer Grant Cyfleusterau i'r Anabl
  • Pan gawn ni ein penodi'n asiant.  Cyflogi contractwyr preifat, cwmnïau cyfleustodau, peirianwyr arbenigol, a darparwyr offer arbenigol i gynllunio a chynnal gwaith â chymorth grant.
  • Gwneud taliadau i 3^ydd partïon mewn perthynas â chymeradwyo'ch grant
  • Gwneud taliadau i chi mewn perthynas â'r gwasanaethau sydd wedi'u darparu
  • Yn rhan o'ch apwyntiad ar gyfer gwasanaethau caffael i'r garfan Grantiau Tai
  • Yn rhan o'r broses o gofrestru Arwystl mewn perthynas â'ch dyfarniad grant
  • Casglu gwybodaeth adborth gan gwsmeriaid yn ymwneud â Grantiau, Mân Waith Addasu a cheisiadau am fenthyciadau. Mae hyn yn cynnwys adroddiadau mewnol/allanol a chyfryngau cymdeithasol
  • Cysylltu â chi at ddibenion ymchwil fel bod modd inni wella'r gwasanaethau rydyn ni'n eu cynnig
  • Cysylltu â chi at ddibenion marchnata fel bod modd i ni hyrwyddo'r gwasanaethau rydyn ni'n eu cynnig a gwasanaethau rydyn ni o'r farn a fydd efallai o ddiddordeb i chi
  • Gweinyddu cynllun Ceisio Cartref y Cyngor
  • Cynnal rhestr o drigolion sydd â diddordeb mewn cynlluniau Grantiau Tai Gwag ac ynni domestig a defnyddio'r rhestr yma i ddatblygu cynlluniau a mentrau ynni posibl a rhoi gwybod i'r trigolion hynny, pan fydd cynlluniau ar gael.
  • Gweinyddu a rheoli safle Sipsiwn a Theithwyr y Cyngor

• Gweinyddu cymorth grant ar gyfer mesurau effeithlonrwydd ynni o'r Rhaglen Tai Cyfalaf.
• Gweinyddu ceisiadau am Gymhwysedd Hyblyg yn rhan o Rwymedigaeth Cwmni Egni (ECO Flex), i ganiatau trigolion i gael mynediad at gyllid allanol o osodwyr, cwmnïoedd ynni neu eu hasiantau. 

 

5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae'r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn nodi ein bod ni'n cael defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

Mae ein sail gyfreithiol ni ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol i fodloni gofynion y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) fel a ganlyn:

Gwybodaeth Bersonol:

Erthygl 6 1.(c), (e) ac Erthygl 9 2. (g) - cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a statudol o dan y darnau canlynol o ddeddfwriaeth:

• Deddf Tai Cymru (2014)
• Deddf Adeiladu 1984
• Rheoliadau Adeiladu 2010
• Deddf Grantiau Tai, Adeiladu ac Adfywio 1996
• Rheoliadau Grantiau Adnewyddu Tai
• Gochymyn Diwygio rheoleiddio, Adnewyddu Tai y Sector Tai Preifat 2002
• Polisi Tai Sector Preifat Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf 2014
• Gorchymyn Trydan a Nwy (Rhwymedigaeth Cwmni Ynni) 2014
• Deddf Ynni 2016
• Deddf Newid Hinsawdd ac Ynni Cynaliadwy 2016
• Rheoliadau'r Cynllun Effeithlonrwydd Ynni Cartref (Diwygio) (Cymru) 2018
• Deddf Cynllunio ac Ynni 2008
• Ddeddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol (Cymru) 2015
• Deddf Cartrefi Cynnes ac Arbed Ynni 2000
• Strategaeth Twf Gân 2018 (Adran Fusnes, Ynni a Strategaeth Ddiwydiannol [BEIS])
• Strategaeth Tlodi Tanwydd 2010 (LlC)
• Strategaeth Defnyddwyr Agored i Niwed 2013
• Ffyniant i Bawb Llywodraeth Cymru: Cymru Carbon Isel (2019);
• Deddf yr Amgylchedd (Cymru) 2016
• Tai y DU: Addas ar gyfer y Dyfodol? Y Pwyllgor ar Newid Hinsawdd (2019)
• Cartrefi Gwell, Cymru Well, Byd Gwell Llywodraeth Cymru: Datgarboneiddio cartrefi presennol yng Nghymru, (2019)
• Rhwymedigaethau cytundebol lle mae gofyn i unigolion i ymrwymo i gytundeb neu ei gyflawni

Fyddwn ni ddim yn casglu nac yn defnyddio data personol at ddibenion y tu hwnt i'n dyletswyddau statudol a chytundebol ac eithrio lle mae gyda ni eich caniatâd neu lle rydyn ni wedi rhoi gwybod i chi am y sail gyfreithiol berthnasol ar gyfer prosesu'r wybodaeth yn y modd yma.

 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn i'r Gwasanaeth ymgymryd â'i ddyletswyddau mewn perthynas â thai, mae rhaid i ni rannu gwybodaeth gyda'r canlynol:

Adrannau eraill y Cyngor:

• Ardrethi Annomestig Genedlaethol
• Treth y Cyngor
• Budd-daliadau Tai
• Trwyddedu
• Gorfodi
• Gwasanaethau Cyfreithiol
• Cyllid
• Ymateb Cyntaf/Gwasanaethau Cymdeithasol
• Safonau Masnach
• Cymunedau am Waith
• Gwasanaeth Teuluoedd Cydnerth
• Y Garfan Gydraddoldeb
• Tai Cymunedol
• Iechyd yr Amgylchedd - Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd
• Cynllunio

Sefydliadau eraill:

• Yr Adran Gwaith a Phensiynau
• Llywodraeth Cymru
• Yr Asiantaeth Gofal a Thrwsio
• Bancio Cymunedol Robert Owen
• Awdurdodau Lleol eraill
• Cofrestrfa Tir
• Iechyd
• Tŷ'r Cwmnïau
• Darparwyr Morgais
• Y Gwasanaeth Tân
• Interlink
• Yr Asiantaeth Cyngor ar Bopeth
• Cofrestr Gwasanaethau Blaenoriaeth - cyflenwyr ynni a/neu weithredwyr rhwydwaith
• Ymddiriedolaeth Arbed Ynni a Chynllun Power Up
• Dŵr Cymru (Cynllun HelpU)
• Cymru Cynnes (Prosiect Hyrwyddwr Ynni a Chynllun Talebau Cysylltiad Nwy)
• National Energy Action - Cymru
• Swyddfa'r Marchnadoedd Nwy a Thrydan
• Banciau Bwyd
• Age Concern
• Yr Adran Ynni Busnes a Strategaeth Ddiwydiannol
• Cyflenwyr Ynni a/neu eu Hasiantau Dynodedig (e.e. SWALEC/British Gas)
• Speakeasy
• Safleoedd cymharu costau tariff sy'n cael eu cymeradwyo gan Swyddfa'r Marchnadoedd Nwy a Thrydan

Unigolion eraill:

• Aelodau Lleol, Aelodau Cynulliad, Aelodau Seneddol
• Datblygwyr, Adeiladwyr, Penseiri
• Pobl sy'n byw yn yr eiddo
• Landlordiaid preifat a chymdeithasol
• Eith cynrychiolwyr cyfreithiol
• Eich asiant/cynrychiolydd
• Contractwyr rydych chi eich hun wedi'u penodi

 

7. Am ba mor hir gaiff fy ngwybodaeth ei chadw?

Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen i ddarparu'r gwasanaeth perthnasol ac i fynd i'r afael ag unrhyw gwestiynau neu gwynion sy'n dod i law am hyn. Byddwn ni'n gwneud hyn am 10 mlynedd.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

Cliciwch yma  i gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a sut i'w harfer nhw. 

 

9. Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os hoffech chi wybod rhagor am sut mae'r Gwasanaeth Strategaeth Tai a Buddsoddi yn trin eich gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:

E-bost: housingstrategy@rctcbc.gov.uk 

Drwy anfon llythyr: Strategaeth Dai a Buddsoddi Mewn Tai

                 Tŷ Sardis

                 Heol Sardis

                 Pontypridd

                 CF37 1DU