Hysbysiad Preifatrwydd y Cynllun Cartrefi Gwag Cenedlaethol

Cyflwyniad

Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Cynllun Grantiau Cartrefi Gwag Cenedlaethol.

Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:

• Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

Y Rheolwr Data

Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion y Cynllun Grantiau Cartrefi Gwag Cenedlaethol.

Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr o dan gyfeirnod Z4870100.

Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma

Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â’r Garfan Grantiau Cartrefi Gwag:

Anfon e-bost: GrantiauCartrefiGwag@rctcbc.gov.uk / EmptyPropertyGrants@rctcbc.gov.uk

Llythyr: Adran Ffyniant a Datblygu

                 Buddsoddiadau a Grantiau Tai

                 Tŷ Sardis

                 Heol Sardis

                 Pontypridd

                 CF37 1DU       

Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud

Mae'r Garfan Cartrefi Gwag yn gweithio gydag Awdurdodau Lleol yng Nghymru i gyflwyno ceisiadau grant cartrefi gwag. 

Mae pob un o'r 22 Awdurdod Lleol yng Nghymru wedi cael gwahoddiad i ymuno a chofrestru â'r cynllun cenedlaethol, cliciwch yma i weld a yw eich Awdurdod Lleol wedi ymuno.

Mae'r Cynllun yn cynnig grant i ymgeiswyr adfywio cartrefi gwag fel bod modd eu defnyddio eto.  Mae'n cefnogi'r gwaith o adfer cartrefi gwag, helpu i adfywio cymunedau, darparu mwy o ddewis a llety addas i breswylwyr.

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Rydyn ni'n prosesu data personol sy'n ymwneud â'r unigolion canlynol i weinyddu'r cais cartrefi gwag;

• Perchnogion eiddo / ymgeiswyr ac unrhyw un sy'n hŷn na 17 oed sy'n byw yn yr eiddo (at ddibenion rhoi caniatâd i'r Pridiant Cyfreithiol).

Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu

Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i brosesu'r cais;

• Enw a chyfeiriad
• Gwybodaeth er mwyn cysylltu â chi, gan gynnwys rhif ffôn symudol neu rif ffôn tŷ a chyfeiriad e-bost
• Dyddiad geni
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Manylion Cyfrif Banc (er mwyn talu'r grant)
• Tystiolaeth o fod yn berchen ar yr eiddo (gan gynnwys dogfennau Teitl y Gofrestrfa Tir), cyfrifon busnes a manylion hunanasesu
• Manylion am werth yr eiddo a manylion y morgais
• Gwybodaeth bersonol arall wedi'i chyflwyno'n dystiolaeth i gefnogi'ch cais am grant
• Manylion unigolion eraill sy'n gysylltiedig â'ch cais, gall hyn gynnwys eich partner a phobl eraill sy'n byw yn eich cartref.
• Hawl i gael budd-daliadau a gwybodaeth ategol

Efallai byddwn ni'n derbyn/casglu'r wybodaeth ganlynol gan eraill i gefnogi'ch cais:

• Cadarnhad o berchenogaeth eich tŷ/eiddo (y tŷ/eiddo rydych chi'n gwneud cais am gymorth grant ar ei gyfer), 
• Cadarnhad o faint o amser rydych chi wedi bod yn y tŷ / eiddo
• Cadarnhad o'ch hawl i ostyngiad yn Nhreth y Cyngor
• Cadarnhad eich bod wedi cofrestru i ddweud y byddwch chi'n byw yn y tŷ / eiddo
• Cadarnhad o'ch Rhif Yswiriant Gwladol
• Tystiolaeth eich bod yn berchen ar neu'n denant yn y tŷ/yr eiddo
• Tystiolaeth o bwy ydych chi (er enghraifft, ond heb fod yn gyfyngedig i; pasbort, trwydded yrru, bil cyfleustodau ac ati).

Pam rydyn ni'n prosesu data personol?

Rydyn ni'n prosesu'r data personol i weinyddu eich cais am grant. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:

• Rhoi cyngor cyn i chi gyflwyno cais
• Gwirio gydag adrannau eraill y Cyngor, e.e. Adran Treth y Cyngor, er mwyn asesu eich cymhwysedd
• Asesu a chymeradwyo a gwneud taliadau sy'n ymwneud â'ch cais am Grant Cyfleusterau Anabl Statudol a Chymorth Grant Dewisol
• Galluogi asesu ceisiadau am Grantiau Dewisol mae aelodau o'ch cartref/teulu yn eu gwneud
• Gwneud taliad i chi neu'r contractwr o'ch dewis mewn perthynas â'ch cais am grant. Gall hyn gynnwys adeiladwr, trydanwr, plymwr, pensaer, ac ati.
• Cyhoeddi cyfarwyddyd i gofrestru Pridiant Cyfreithiol mewn perthynas â'ch dyfarniad grant
• Casglu adborth gan gwsmeriaid mewn perthynas â'r broses ymgeisio ac os hoffech chi gymryd rhan wrth hyrwyddo'r cynllun (gan gynnwys adroddiadau mewnol/allanol a/neu'r cyfryngau cymdeithasol)

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol

O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol mewn perthynas â'r Cynllun Grantiau Cartrefi Gwag Cenedlaethol yw;

• Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
  • Diddordeb cyhoeddus arwyddocaol - Erthygl 9 (2) (g) prosesu sy'n angenrheidiol am resymau er budd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail dibenion statudol a llywodraethol.

Mae'r ddeddfwriaeth sylfaenol, rheoliadau a chanllawiau sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i; 

• Deddf Grantiau Tai, Adeiladu ac Adfywio 1996
• Rheoliadau Grantiau Adnewyddu Tai 1996
• Gorchymyn Diwygio rheoleiddio, Adnewyddu Tai y Sector Tai Preifat 2002
• Polisi Tai Sector Preifat Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf 2014

Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?

Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:

• Chi, yr ymgeisydd, ar ôl i chi lenwi'r ffurflen gais am grant
• Ymholiadau dros y ffôn, e-bost, llythyr, neu ymholiad ar-lein
• Chwiliadau pridiannau tir lleol
• Chwiliad y Gofrestrfa Tir
• Meysydd gwasanaeth eraill o fewn y Cyngor e.e. Treth y Cyngor, Budd-daliadau Tai
• Gwybodaeth a ddarperir gan yr Awdurdod Lleol lle mae’r eiddo gwag rydych chi'n berchen arno/yn bwriadu bod yn berchen arno.

Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?

Mae’n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â’r sefydliadau allweddol canlynol i weinyddu eich cais.

Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu.

Proseswyr data

Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan.  Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig.  Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny.  Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain.  Byddan nhw'n eu dal yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.

Y categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion gweinyddu eich cais am grant yw;

-       Darparwyr Systemau TG, ac ati

-       Asiantaeth gyflogi ar gyfer darparu gwasanaethau arolygu

Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?

Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion y Strategaeth Cartrefi am:

Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd.  Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael ei gadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael ei gadw am y cyfnod cyfan.   Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn rhan o arferion busnes arferol. 

Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data

Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.

Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw. 

Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data

Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da. 

Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Grantiau Cartrefi Gwag yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.

• Anfon e-bost: GrantiauCartrefiGwag@rctcbc.gov.uk / EmptyPropertyGrants@rctcbc.gov.uk

• Llythyr: Adran Ffyniant a Datblygu

                 Buddsoddiadau a Grantiau Tai

                 Tŷ Sardis

                 Heol Sardis

                 Pontypridd

                 CF37 1DU

Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch y Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.

Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data

Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.

Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:           

• Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: https://www.ico.org.uk