Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i weinyddu'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddu'r Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

Mae'r hysbysiad yma wedi cael ei baratoi gan Gronfa Bensiwn Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, ac yntau'n Awdurdod Gweinyddu arni, ac mae e ar gyfer aelodau a buddiolwyr y Gronfa.

1.  Pwy ydyn ni, beth ydyn ni’n ei wneud

A ninnau'n Awdurdod Gweinyddu ar y Gronfa, rydyn ni'n cadw gwybodaeth benodol amdanoch chi rydyn ni'n ei defnyddio i weinyddu'r Gronfa ac i dalu buddion ohoni. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu'ch gwybodaeth i gysylltu â chi, i gyfrifo, diogelu a thalu eich buddion, ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi), ac i reoli atebolrwydd a gweinyddu'r Gronfa yn gyffredinol. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am y bobl sydd wedi bod yn aelodau yn y gorffennol ac am yr aelodau presennol. 

 

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

  •   Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.

  •   Manylion personol, gan gynnwys dyddiad geni, Rhif Yswiriant Gwladol a chyfeirnodau   gweithiwr ac aelodaeth.

  •   Gwybodaeth sy'n cael ei defnyddio i gyfrifo ac asesu a yw unigolion yn gymwys i gael buddion, er enghraifft, hyd eu gwasanaeth neu'u haelodaeth a gwybodaeth am eu   cyflogau.

  •   Gwybodaeth ariannol sy'n berthnasol i gyfrifo neu dalu buddion, er enghraifft, manylion   cyfrif banc a manylion treth.

  •   Gwybodaeth am eu teulu, dibynyddion neu eu hamgylchiadau personol, er enghraifft, statws priodasol a gwybodaeth sy'n berthnasol i ddosbarthu a dyrannu buddion sy'n daladwy ar ôl marw.

  •   Gwybodaeth am eu hiechyd, er enghraifft, i asesu a yw unigolion yn gymwys i gael buddion os ydyn nhw'n sâl, neu lle mae eu hiechyd yn berthnasol i gais am fuddion yn dilyn marwolaeth aelod o'r Gronfa.

  •   Gwybodaeth am euogfarn droseddol os yw hyn wedi arwain at ildio arian i'w cyflogwr neu'r Gronfa, ac bod modd i’r cyflogwr neu'r Gronfa gael eu had-dalu o'u buddion.

Lle rydyn ni'n cael gwybodaeth am "gategorïau arbennig" o ddata sy'n arbennig o sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, mae meini prawf arbennig y mae rhaid i ni'u bodloni i sicrhau bod ein prosesu yn gyfreithlon. Yn gyffredinol, bydd yn gyfreithlon lle mae hyn yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni ein rhwymedigaethau a'n cyfrifoldebau swyddogol ynglŷn â gweinyddu a darparu Pensiynau Llywodraeth Leol.

 

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Rydyn ni'n cael yr wybodaeth yma oddi wrthoch chi yn uniongyrchol.  Byddwn ni hefyd, efallai, yn cael  gwybodaeth (er enghraifft, gwybodaeth am gyflogau) oddi wrth:

 

  •   eich cyflogwr/cyflogwyr presennol/blaenorol neu gwmnïau sydd wedi cymryd yr awenau oddi wrthyn nhw.

  •   aelod o'r Gronfa (lle rydych chi, neu byddai modd i chi fod, yn fuddiolwr o'r Gronfa o ganlyniad i aelodaeth y person o'r Gronfa).

  •   amrywiaeth o ffynonellau eraill gan gynnwys cronfeydd data cyhoeddus (megis y Gofrestr Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau), ein hymgynghorwyr a'n cyrff llywodraethu neu reoleiddio, gan gynnwys y rheini yn y rhestr o sefydliadau y mae modd i ni rannu eich gwybodaeth bersonol gyda nhw fel sy'n cael ei nodi isod.

Lle rydych chi wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, fel aelodau o'r teulu, dibynyddion neu   fuddiolwyr posibl o dan y Gronfa, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn gwybod am yr wybodaeth sydd wedi'i rhoi.

 

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma er mwyn:

  •   Gweinyddu'r Gronfa a chyfrifo'ch buddion a'u rhoi nhw i chi (ac, os ydych chi'n aelod o'r Gronfa, i'ch buddiolwyr ar ôl i chi farw).

  •   Ar gyfer rheoli a darparu Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol gan ELAS  (Prudential and Equitable Life Assurance Society), at ddibenion modelu ystadegol ac ariannol a chyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi), ac i gydymffurfio â'n hymrwymiadau cyfreithiol.

Mae modd i hyn gynnwys prosesu eich data personol at rai/bob un o'r dibenion canlynol:

  •   cysylltu â chi.

  •   asesu a ydych chi'n gymwys i gael buddion, cyfrifo'ch buddion a rhoi'ch buddion i chi (ac,   os ydych chi'n aelod o'r Gronfa, i'ch buddiolwyr ar ôl i chi farw).

  •   nodi eich opsiynau buddion posibl neu wirioneddol.

  •   i ganiatáu ffyrdd eraill o gyflwyno eich buddion, er enghraifft, trwy ddefnyddio   cynhyrchion yswiriant a throsglwyddiadau i drefniadau pensiwn eraill neu eu cyfuno. 

  •   ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn   ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi).

  •   i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol fel awdurdod gweinyddu'r   Gronfa.

  •   i ateb cwestiynau aelodau a buddiolwyr eraill ac i ymateb i unrhyw anghydfodau posibl neu wirioneddol sy'n ymwneud â'r Gronfa.

  •   rheoli rhwymedigaethau'r Gronfa, gan gynnwys bod yn rhan o drefniadau yswiriant a   dewis a dethol buddsoddiadau'r Gronfa.

  •   mewn perthynas â gwerthu, cyfuno neu aildrefnu corfforaethol/trosglwyddo busnes trwy'r gweithwyr sy'n cymryd rhan yn y Gronfa a'u cwmnïau grŵp.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:

 

a)    mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddu'r Gronfa;

 

b)    mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus;

 

c)    oherwydd bod angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cytundebol mewn perthynas â'r Gronfa (er enghraifft, o dan gytundeb y byddwch chi'n talu cyfraniadau gwirfoddol ychwanegol i'r Gronfa), neu i gymryd camau, ar eich cais, cyn ymgymryd â chontract;

 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Fel sydd wedi'i nodi isod ac er mwyn i'r Gwasanaeth ymgymryd â'i ddyletswyddau mewn perthynas â gweinyddu'r Gronfa, mae'n ofynnol i ni rannu'ch data personol gydag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel bod modd iddyn nhw ein helpu ni gyflawni ein dyletswyddau, ain hawliau a'n   cyfrifoldebau mewn perthynas â'r Gronfa. Bydd rhai o'r sefydliadau hynny dim ond yn prosesu'ch gwybodaeth bersonol ar ein rhan ac yn unol â'n cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn atebol i chi yn uniongyrchol am eu defnydd o’r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei rhannu gyda nhw.  Dyma rai o'r sefydliadau yma:

 

Adrannau eraill o'r Cyngor:

  •   Yr Adran Adnoddau Dynol

  •   Adran y Gyflogres

  •   Yr Adran Archwilio Mewnol

  •   Gwasanaethau cadw cyfrifon 

Cyrff cyhoeddus eraill:

  •   Cyflogwyr y Cynllun

  •   Cronfa ddata Yswiriant Gwladol y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol  – Awdurdod Pensiynau De Swydd Efrog (South Yorkshire Pensions Authority)

  •   Swyddfa Archwilio Cymru

  •   Yr Adran Gwaith a Phensiynau

  •   Adran Actiwari'r Llywodraeth

  •   Swyddfa'r Cabinet – at ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol

  •   Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi

  •   Llysoedd Cymru a Lloegr

  •   Y Rheolydd Pensiynau

  •   Yr Ombwdsmon Pensiynau

 Sefydliadau eraill:

  •   Cyflogwyr y Cynllun

  •   Actiwari'r Gronfa - Aon

  •   Darparwr meddalwedd pensiynau - Aquila Heywood

  •   Ymgynghorydd Materion Cyfreithiol - Eversheds

  •   Darparwr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol (AVC) – Prudential, Equitable Life

  •   Biwroau olrhain ar gyfer sgrinio marwolaethau a dod o hyd i aelodau – Gwasanaethau Data ATMOS

  •   Cwmni argraffu – MPS, 

  •   Darparwr y Porth Rhyngwyneb i Gyflogwr - I Connect Software Limited

Ym mhob achos byddwn ni dim ond yn gwneud hyn i'r graddau rydyn ni o'r farn bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer y dibenion yma.

 

Yn ogystal â hynny, pan fyddwn ni'n gwneud buddsoddiadau Cronfa neu'n ceisio darparu buddion ar gyfer aelodau'r Gronfa mewn ffyrdd eraill, er enghraifft, drwy ddefnyddio yswiriant, yna, mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu data personol gyda darparwyr buddsoddiadau, yswirwyr a gweithredwyr cynllun pensiwn eraill.  Ym mhob achos byddwn ni dim ond yn gwneud hyn i'r graddau rydyn ni o'r farn bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer y dibenion yma.

 

O bryd i'w gilydd, efallai y byddwn ni'n rhoi rhywfaint o'ch gwybodaeth i'ch cyflogwr a'i is-gwmnïau perthnasol (a phrynwyr posibl eu busnesau) a'i ymgynghorwyr er mwyn galluogi eich cyflogwr i ddeall ei rwymedigaethau i'r Cynllun. Yn gyffredinol, eich cyflogwr fydd rheolwr yr wybodaeth bersonol sy'n cael ei rhannu gydag ef yn yr amgylchiadau hynny. Er enghraifft, lle mae'ch cyflogaeth yn ymwneud â  darparu gwasanaethau sy'n ddarostyngedig i drefniant allanol, mae modd i’r Awdurdod Gweinyddu roi gwybodaeth am eich buddion pensiwn i'ch cyflogwr ac i ddarpar gynigwyr ar gyfer y contract hwnnw pan fydd e'n dod i ben neu'n cael ei adnewyddu.

 

Lle bo gofyn neu os ydyn ni o'r farn bod hyn yn rhesymol ofynnol, fe allwn ni hefyd roi eich data i gyrff y llywodraeth a sefydliadau datrys anghydfodau a gorfodi'r gyfraith, gan gynnwys y rheiny sydd wedi'u rhestru uchod, y Rheolydd Pensiynau, Yr Ombwdsmon Pensiynau a Chyllid a Thollau Ei Mawrhydi.  Mae'n bosibl y byddan nhw wedyn yn defnyddio'r data i gyflawni eu swyddogaethau cyfreithiol.

Mae modd i’r sefydliadau rydyn ni’n cyfeirio atyn nhw yn y paragraffau uchod ddefnyddio'r data personol i gyflawni eu swyddogaethau mewn perthynas â'r Gronfa yn ogystal ag ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol (megis cyfrifo costau buddion cyfartalog a chyfraddau marwolaeth) a chynllunio, gweinyddu busnes a dibenion rheoleiddio. Efallai y byddan nhw hefyd yn trosglwyddo'r data i drydydd parti arall (er enghraifft, mae modd i yswirwyr drosglwyddo data personol i gwmnïau yswiriant eraill er mwyn cael ailyswiriant), i'r graddau maen nhw'n ystyried bod yr wybodaeth yn rhesymol ofynnol ar gyfer diben dilys.

 

Mewn rhai achosion efallai y bydd y derbynwyr yma y tu allan i'r DU. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn ni'n sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith i amddiffyn eich gwybodaeth yn unol â   chyfreithiau perthnasol. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, cysylltwch â ni gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.

 

Dydyn ni ddim yn defnyddio'ch data personol at ddibenion marchnata a fyddwn ni ddim yn rhannu'r data yma gydag unrhyw un at ddibenion marchnata i chi neu unrhyw fuddiolwr.

 

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei angen i weinyddu'r Gronfa ac i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion y mae modd i ni eu derbyn am hyn,  oni bai fod y gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i ni ei chadw am gyfnod hwy.

 

Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd cadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd ag y byddwch chi (neu unrhyw fuddiolwr sy'n derbyn buddion ar ôl i chi farw) â hawl i gael buddion o'r Gronfa ac am   gyfnod o 15 mlynedd ar ôl i'r buddion hynny ddod i ben. Am yr un rheswm, efallai y bydd angen cadw’ch gwybodaeth bersonol hefyd lle byddwch wedi derbyn trosglwyddiad, neu ad-daliad, o'r Gronfa mewn perthynas â'ch hawl buddion.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9. Cysylltu â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

E-bost: Pensiynau@rhondda-cynon-taf.gov.uk  

 

Ffôn: 01443 680611

 

Trwy lythyr: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Gwasanaeth Pensiynau, Tŷ Bronwydd, Y Porth CF39 9DL

 

 Hybsiad Preifatrwydd y Cynllun PensiwnHybsiad Preifatrwydd y Cynllun Pensiwn

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.