Sut rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol ar gyfer aelodau a buddiolwyr y buddion a weinyddir gan Gronfa Bensiwn Rhondda Cynon Taf
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Wrth wneud y gwaith yma, rhaid i ni gasglu gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw, defnyddio'r wybodaeth yma, a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i'r angen i gasglu gwybodaeth bersonol am unigolion, a'i defnyddio, rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth rydyn ni am ei wneud gyda'r wybodaeth yma, a gyda phwy y mae hawl gyda ni i'w rhannu.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion gweinyddu Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1. Pwy ydyn ni? Beth ydyn ni'n ei wneud?
Fel Awdurdod Gweinyddu ar y Gronfa, rydyn ni'n cadw gwybodaeth benodol amdanoch chi rydyn ni'n ei defnyddio i weinyddu'r Gronfa ac i dalu buddion ohoni. Mae hyn yn cynnwys yr angen i brosesu'ch gwybodaeth i gysylltu â chi, i gyfrifo, diogelu a thalu eich buddion, ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi), ac i reoli atebolrwydd a gweinyddu'r Gronfa yn gyffredinol. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut rydyn ni'n defnyddio'ch data personol yn cael ei darparu isod.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am y bobl sy wedi bod yn aelodau yn y gorffennol ac am yr aelodau presennol.
Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:
- Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriad e-bost
- Eich rhywedd, dyddiad geni, rhif yswiriant gwladol a chyfeirnodau gweithiwr ac aelodaeth
- Gwybodaeth Adnabod fel eich pasbort neu drwydded yrru i gwblhau gwiriadau marwolaeth
- Gwybodaeth sy'n cael ei defnyddio i gyfrifo ac asesu a yw unigolion yn gymwys i gael buddion, er enghraifft, hyd eu gwasanaeth neu'u haelodaeth a gwybodaeth am eu cyflogau
- Gwybodaeth ariannol sy'n berthnasol i gyfrifo neu dalu buddion, er enghraifft, manylion cyfrif banc a manylion treth
- Gwybodaeth am eich teulu, dibynyddion neu eich amgylchiadau personol, er enghraifft, statws priodasol a gwybodaeth sy'n berthnasol i ddosbarthu a dyrannu buddion sy'n daladwy ar ôl marwolaeth
- Gwybodaeth am eich iechyd, er enghraifft, i asesu a yw unigolion yn gymwys i gael buddion os ydyn nhw'n sâl, neu lle mae eich iechyd yn berthnasol i gais am fuddion yn dilyn marwolaeth aelod o'r Gronfa
- Gwybodaeth am euogfarnau troseddol os yw hyn wedi arwain at sefyllfa lle mae arnoch chi arian i'ch cyflogwr neu'r Gronfa, a gall y cyflogwr neu'r Gronfa gael eu had-dalu o'ch buddion
Lle rydyn ni'n cael gwybodaeth am "gategorïau arbennig" o ddata sy'n arbennig o sensitif, megis gwybodaeth am iechyd, mae meini prawf arbennig y mae rhaid i ni'u bodloni i sicrhau bod ein prosesu yn gyfreithlon. Yn gyffredinol, bydd yn gyfreithlon lle mae hyn yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni ein rhwymedigaethau a'n cyfrifoldebau swyddogol ynglŷn â'n gweinyddiaeth a'n darpariaeth o Bensiynau Llywodraeth Leol.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Rydyn ni'n cael rhywfaint o'r wybodaeth bersonol yma yn uniongyrchol oddi wrthych chi. Fe fyddwn ni hefyd, efallai, yn cael gwybodaeth (er enghraifft, gwybodaeth am gyflogau) oddi wrth:
- eich cyflogwr/cyflogwyr presennol/blaenorol neu gwmnïau sydd wedi cymryd yr awenau oddi wrthyn nhw
- aelod o'r Gronfa (lle rydych chi, neu y gallech chi fod, yn fuddiolwr o'r Gronfa o ganlyniad i aelodaeth y person o'r Gronfa)
- amrywiaeth o ffynonellau eraill gan gynnwys cronfeydd data cyhoeddus (megis y Gofrestr Genedigaethau, Marwolaethau a Phriodasau), ein hymgynghorwyr a'n cyrff llywodraethu neu reoleiddio
Lle rydych chi wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, megis aelodau o'r teulu, dibynyddion neu fuddiolwyr posibl o dan y Gronfa, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn gwybod am yr wybodaeth sydd wedi'i rhoi.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma er mwyn:
- Gweinyddu'r Gronfa ac i gyfrifo'ch buddion a'u rhoi nhw i chi (ac, os ydych chi'n aelod o'r Gronfa, i'ch buddiolwyr ar ôl i chi farw)
- Ar gyfer rheoli a darparu Cyfraniadau Ychwanegol Gwirfoddol gan Prudential ac Utmost Life, at ddibenion modelu ystadegol ac ariannol a chyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi), ac i gydymffurfio â'n hymrwymiadau cyfreithiol
Gall hyn gynnwys prosesu eich data personol ar gyfer pob un neu unrhyw un o'r dibenion canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i:
- cysylltu â chi
- asesu a ydych chi'n gymwys i gael buddion, cyfrifo'ch buddion a rhoi'ch buddion i chi (ac, os ydych chi'n aelod o'r Gronfa, i'ch buddiolwyr ar ôl i chi farw)
- nodi eich opsiynau buddion posibl neu wirioneddol
- caniatáu ffyrdd eraill o gyflwyno eich buddion, er enghraifft, trwy ddefnyddio cynhyrchion yswiriant a throsglwyddiadau i drefniadau pensiwn eraill neu eu cyfuno
- ar gyfer modelu ystadegol ac ariannol ac at ddibenion cyfeirio (er enghraifft, pan fyddwn ni'n asesu faint o arian sydd ei angen i ddarparu buddion ar gyfer yr aelodau a sut y dylai'r arian yna gael ei fuddsoddi)
- cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol fel awdurdod gweinyddu'r Gronfa
- gofyn am wybodaeth sy'n ymwneud ag ymchwiliadau i weithgarwch sgamiau pensiwn yn rhan o geisiadau trosglwyddo
- ateb cwestiynau aelodau a buddiolwyr eraill ac i ymateb i unrhyw anghydfodau potensial neu wirioneddol sy'n ymwneud â'r Gronfa
- rheoli rhwymedigaethau'r Gronfa, gan gynnwys cytuno i drefniadau yswiriant a dewis buddsoddiadau'r Gronfa.
- mewn cysylltiad â gwerthu, uno neu ad-drefnu corfforaethol neu drosglwyddo busnes gan y cyflogwyr sy’n cymryd rhan yn y Gronfa a’u cwmnïau grŵp
- cymryd rhan mewn arolygon/ymghynghoriadau yn ymwneud â'r cynllun pensiwn/ymddeol a sut y gallwn ni wella ein gwasanaethau
- 5. Beth yw'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:
a) Mae angen i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol i fodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol fel Awdurdod Gweinyddu'r Gronfa;
b) Mae angen i ni brosesu'ch gwybodaeth bersonol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus;
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?
Fel sydd wedi'i nodi isod ac er mwyn i'r Gwasanaeth ymgymryd â'i ddyletswyddau mewn perthynas â gweinyddu'r Gronfa, mae'n ofynnol i ni rannu'ch data personol gydag ymgynghorwyr a darparwyr gwasanaethau fel bod modd iddyn nhw ein helpu ni gyflawni ein dyletswyddau, hawliau a'n cyfrifoldebau mewn perthynas â'r Gronfa. Bydd rhai o'r sefydliadau yma yn syml yn prosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan ac yn ôl ein cyfarwyddiadau. Bydd sefydliadau eraill yn atebol i chi yn uniongyrchol am eu defnydd o wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei rhannu gyda nhw. Mae modd i'r sefydliadau yma gynnwys, ond dydyn nhw ddim yn gyfyngedig i:
Adrannau eraill y Cyngor:
- Adnoddau Dynol
- Adran y Gyflogres
- Archwilio mewnol
- Gwasanaethau cadw cyfrifon
Cyrff cyhoeddus eraill:
- Cyflogwyr Cynllun
- Awdurdodau Gweinyddol Eraill
- Cronfa ddata Yswiriant Gwladol y Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol – Awdurdod Pensiynau De Swydd Efrog (South Yorkshire Pensions Authority)
- Swyddfa Archwilio Cymru
- Yr Adran Gwaith a Phensiynau
- Adran Actiwari'r Llywodraeth
- Swyddfa'r Cabinet – at ddibenion y Fenter Twyll Genedlaethol
- Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
- Llysoedd Cymru a Lloegr
- Y Rheolydd Pensiynau
- Yr Ombwdsmon Pensiynau
Sefydliadau eraill:
- Cyflogwyr Cynllun
- Actiwari'r Gronfa - Aon
- Darparwr meddalwedd pensiynau - Aquila Heywood
- Ymgynghorydd Materion Cyfreithiol - Eversheds
- Darparwr Cyfraniadau Gwirfoddol Ychwanegol – Prudential, Utmost Life
- Biwroau olrhain ar gyfer sgrinio marwolaethau a dod o hyd i aelodau – Gwasanaethau Data ATMOS
- Cwmni argraffu – MPS,
- Darparwr y Porth Rhyngwyneb i Gyflogwr - I Connect Software Limited
- Dywedwch Unwaith yn Unig
- System Ar-lein Tystiolaeth o Fywyd – Crown Agents Bank
Yn ogystal â hynny, pan fyddwn ni'n gwneud buddsoddiadau Cronfa neu'n ceisio darparu buddion ar gyfer aelodau'r Gronfa mewn ffyrdd eraill, er enghraifft, drwy ddefnyddio yswiriant, yna, mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu data personol gyda darparwyr buddsoddiadau, yswirwyr a gweithredwyr cynllun pensiwn eraill. Ym mhob achos byddwn ni ond yn gwneud hyn i'r graddau ein bod yn ystyried ei bod yn rhesymol gofyn am yr wybodaeth ar gyfer y pwrpas yma.
O bryd i'w gilydd, efallai y byddwn ni'n rhoi rhywfaint o'ch gwybodaeth i'ch cyflogwr a'i is-gwmnïau perthnasol (a phrynwyr posibl ei fusnesau) a'i ymgynghorwyr er mwyn galluogi eich cyflogwr i ddeall ei rwymedigaethau i'r Cynllun. Yn gyffredinol, eich cyflogwr fydd yn rheoli'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei rhannu gydag ef yn yr amgylchiadau yma. Er enghraifft, lle mae'ch cyflogaeth yn ymwneud â darparu gwasanaethau sy'n rhan o drefniant allanol, mae'n bosib bydd yr Awdurdod Gweinyddu yn rhoi gwybodaeth am eich buddion pensiwn i'ch cyflogwr ac i ddarpar gynigwyr ar gyfer y contract yna pan fydd e'n dod i ben neu'n cael ei adnewyddu.
Mewn rhai achosion efallai y bydd y derbynwyr gwybodaeth yma y tu allan i'r DU. Os bydd hyn yn digwydd, byddwn ni'n sicrhau bod mesurau diogelu priodol ar waith i amddiffyn eich gwybodaeth yn ôl cyfreithiau perthnasol. Defnyddiwch y manylion cyswllt isod os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am hyn.
Dydyn ni ddim yn defnyddio'ch data personol at ddibenion marchnata a fyddwn ni ddim yn rhannu'r data yma gydag unrhyw un at ddibenion marchnata i chi neu unrhyw fuddiolwr.
7. Am ba mor hir bydd fy ngwybodaeth i'n cael ei chadw?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnon ni ei hangen i weinyddu'r Gronfa ac i ddelio ag unrhyw gwestiynau neu gwynion rydyn ni'n eu derbyn am hyn. Byddwn ni'n gweithredu fel hyn oni bai fod y gyfraith yn ei gwneud hi'n ofynnol i ni ei chadw am ragor o amser.
Yn ymarferol, mae hyn yn golygu bod modd cadw'ch gwybodaeth bersonol cyhyd ag y byddwch chi (neu unrhyw fuddiolwr sy'n derbyn buddion ar ôl i chi farw) â hawl i gael buddion o'r Gronfa ac am gyfnod o 15 mlynedd ar ôl i'r buddion hynny ddod i ben. Am yr un rheswm, efallai bydd angen cadw eich gwybodaeth bersonol hefyd lle byddwch chi wedi derbyn trosglwyddiad, neu ad-daliad, o'r Gronfa yn ymwneud â'ch hawl buddion.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltu â ni
Os oes unrhyw bryderon gyda chi neu os ydych chi eisiau gwybod rhagor am sut rydyn ni'n trin eich gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:
E-bost: Pensiynau@rhondda-cynon-taf.gov.uk
Ffôn: 01443 680611
Anfon llythyr : CBSRhCT, Gwasanaethau Pensiwn, Oldway House, Porth, RhCT, CF39 9ST