Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Caffael

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw.  Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion caffael. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae'r Gwasanaeth Caffael yn gyfrifol am bolisi a strategaeth caffael, effeithlonrwydd caffael, arloesedd, gwella a chyflawni cynlluniau caffael rhyngadrannol, gan gynnwys cydweithio â chyflenwyr a darparwyr er mwyn sicrhau buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol ehangach ar gyfer y Fwrdeistref Sirol.

 

Y Gwasanaeth yma yw prif ffynhonnell cyngor arbenigol ar gaffael ac arfer orau y Cyngor. Mae'r gwasanaeth yn bwynt cyswllt gyda Llywodraeth Cymru ar gyfer holl weithgareddau caffael.

 

Mae pob maes gwasanaeth yn dibynnu ar sefydliadau allanol ar gyfer darparu nwyddau wedi'u prynu, gwasanaethau a gwaith. Felly, mae'n bwysig bod gyda ni strategaeth glir er mwyn galluogi, cynllunio a rheoli'r defnydd o'r adnoddau yma.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol ac ariannol sy'n cael ei darparu gan gontractwyr ac sy'n berthnasol i'r broses tendro nwyddau a gwasanaethau ar gyfer meysydd gwasanaeth RhCT er mwyn bodloni gofynion darpariaeth gwasanaethau'r rheng flaen.

 

Mae modd i’r wybodaeth yma gynnwys manylion yr unigolion a/neu sefydliadau y bydd y Cyngor yn sefydlu perthynas masnachu yn unol â gofynion darparu nwyddau, gwaith a gwasanaethau

 

Wrth weithredu yn y modd yma, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, er enghraifft:   

  • Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost lle bo'n addas)  
  • Gwybodaeth a dogfennau adnabod  
  • Manylion y Sefydliad / Busnes  
  • Gwybodaeth ychwanegol yn ymwneud â'r Broses Caffael i'n galluogi i symud ein gwasanaeth yn ei flaen. Bydd hyn yn dibynnu ar y math o waith caffael sy'n cael ei gyflawni. Byddwn ni ond yn defnyddio'r wybodaeth yma pan fydd ei hangen er mwyn cyflawni gwaith caffael ar ran y Cyngor. 

Rydyn ni'n prosesu -

 

Gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â'r person dan sylw er mwyn darparu'r gwasanaethau sydd wedi'u nodi yn adran 1.

 

 3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r wybodaeth sy'n cael ei defnyddio yn rhan o weithgareddau caffael yr awdurdod yn cael ei chasglu oddi ar borth gwefan e-Dendro Cymru. Dyma system ar-lein Llywodraeth Cymru sy'n cael ei defnyddio gan yr awdurdod (a sefydliadau eraill y sector cyhoeddus). Mae modd i   gyflenwyr gofrestru ar y wefan yma gyda'r gobaith o sicrhau cyfleoedd busnes yn y dyfodol yn dilyn gweithgareddau caffael sy'n cael eu cynnal gan yr awdurdod er mwyn bodloni anghenion y gwasanaethau rheng flaen.

 

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -   

  • Gyflawni gweithgareddau'r Broses Caffael ar ran y Cyngor er mwyn bodloni ei anghenion ar gyfer darparu nwyddau/gwaith a gwasanaethau yn unig.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:  

  •   Mae angen prosesu'r wybodaeth yma er mwyn cyflawni'r contract.
  •   Mae angen prosesu'r wybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol, e.e. i gydymffurfio â cyfraith caffael.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Na - mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu a'i defnyddio yn fewnol o fewn y maes gwasanaeth. Fydd yr wybodaeth yma ddim yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau allanol eraill.

 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Fyddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn rhan o'r broses dendro ehangach ac ar gyfer cofnodion cyhyd â bod ei hangen yn ôl rhwymedigaethau cyfreithiol.

 

Mae gofyn i ni gadw gwybodaeth yn unol â'r gofynion cyfreithiol safonol ac at ddibenion busnes. Mae modd i hyn fod rhwng:

 

Dogfennau Tendro / Dogfennau Contract (a'r holl wybodaeth gysylltiedig) - 1 flwyddyn (os nad yw'n llwyddiannus) 6/12 blwyddyn (os yw'n llwyddiannus ac os yw'n addas yn ôl gofynion ariannu Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO))

 

Cardiau Prynu - 7 mlynedd

 

 8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

 

 9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os hoffech chi wybod rhagor am sut rydyn ni'n trin gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:

 

E-bost:prynu@rctcbc.gov.uk

                  

 

Trwy lythyr: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Eiddo Corfforaethol Gwasanaethau Caffael.

Ty Trevithick

Abercynon

Mountain Ash

CF45 4UQ

 

Ffôn: 01443 281181

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion Caffael

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion caffael. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae'r Gwasanaeth Caffael yn gyfrifol am bolisi a strategaeth caffael, effeithlonrwydd caffael, arloesedd, gwella a chyflawni cynlluniau caffael rhyngadrannol, gan gynnwys cydweithio â chyflenwyr a darparwyr er mwyn sicrhau buddion cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol ehangach ar gyfer y Fwrdeistref Sirol.

Y Gwasanaeth yma yw prif ffynhonnell cyngor arbenigol ar gaffael ac arfer orau y Cyngor. Mae'r gwasanaeth yn bwynt cyswllt gyda Llywodraeth Cymru ar gyfer holl weithgareddau caffael.

Mae pob maes gwasanaeth yn dibynnu ar sefydliadau allanol ar gyfer darparu nwyddau wedi'u prynu, gwasanaethau a gwaith. Felly, mae'n bwysig bod gyda ni strategaeth glir er mwyn galluogi, cynllunio a rheoli'r defnydd o'r adnoddau yma.

 

 


2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth bersonol ac ariannol sy'n cael ei darparu gan gontractwyr ac sy'n berthnasol i'r broses tendro nwyddau a gwasanaethau ar gyfer meysydd gwasanaeth RhCT er mwyn bodloni gofynion darpariaeth gwasanaethau'r rheng flaen.

Mae modd i’r wybodaeth yma gynnwys manylion yr unigolion a/neu sefydliadau y bydd y Cyngor yn sefydlu perthynas masnachu yn unol â gofynion darparu nwyddau, gwaith a gwasanaethau

Wrth weithredu yn y modd yma, byddwn ni'n casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol, er enghraifft:

Enw, cyfeiriad, manylion cyswllt (rhif ffôn a chyfeiriad e-bost lle bo'n addas) Gwybodaeth a dogfennau adnabod Manylion y Sefydliad / Busnes Gwybodaeth ychwanegol yn ymwneud â'r Broses Caffael i'n galluogi i symud ein gwasanaeth yn ei flaen. Bydd hyn yn dibynnu ar y math o waith caffael sy'n cael ei gyflawni. Byddwn ni ond yn defnyddio'r wybodaeth yma pan fydd ei hangen er mwyn cyflawni gwaith caffael ar ran y Cyngor.

Rydyn ni'n prosesu -

 

Gwybodaeth bersonol sy'n ymwneud â'r person dan sylw er mwyn darparu'r gwasanaethau sydd wedi'u nodi yn adran 1.

 

 


3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?

Mae'r wybodaeth sy'n cael ei defnyddio yn rhan o weithgareddau caffael yr awdurdod yn cael ei chasglu oddi ar borth gwefan e-Dendro Cymru. Dyma system ar-lein Llywodraeth Cymru sy'n cael ei defnyddio gan yr awdurdod (a sefydliadau eraill y sector cyhoeddus). Mae modd i gyflenwyr gofrestru ar y wefan yma gyda'r gobaith o sicrhau cyfleoedd busnes yn y dyfodol yn dilyn gweithgareddau caffael sy'n cael eu cynnal gan yr awdurdod er mwyn bodloni anghenion y gwasanaethau rheng flaen.

 

 


4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol sy'n cael ei chadw i -

Gyflawni gweithgareddau'r Broses Caffael ar ran y Cyngor er mwyn bodloni ei anghenion ar gyfer darparu nwyddau/gwaith a gwasanaethau yn unig.

 

 


5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer fydd un neu ragor o'r canlynol:

 

Mae angen prosesu'r wybodaeth yma er mwyn cyflawni'r contract. Mae angen prosesu'r wybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaethau cyfreithiol, e.e. i gydymffurfio â cyfraith caffael.

 

 


6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall?

Na - mae'r wybodaeth yn cael ei chasglu a'i defnyddio yn fewnol o fewn y maes gwasanaeth. Fydd yr wybodaeth yma ddim yn cael ei rhannu gydag unrhyw sefydliadau allanol eraill.

 

 


7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Fyddwn ni ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol yn rhan o'r broses dendro ehangach ac ar gyfer cofnodion cyhyd â bod ei hangen yn ôl rhwymedigaethau cyfreithiol.

 

Mae gofyn i ni gadw gwybodaeth yn unol â'r gofynion cyfreithiol safonol ac at ddibenion busnes. Mae modd i hyn fod rhwng:

 

Dogfennau Tendro / Dogfennau Contract (a'r holl wybodaeth gysylltiedig) - 1 flwyddyn (os nad yw'n llwyddiannus) 6/12 blwyddyn (os yw'n llwyddiannus ac os yw'n addas yn ôl gofynion ariannu Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO))

 

Cardiau Prynu - 7 mlynedd

 


8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

 

 

 


9. Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os hoffech chi wybod rhagor am sut rydyn ni'n trin gwybodaeth bersonol, mae modd i chi gysylltu â ni gan ddefnyddio'r dulliau isod:

 

E-bost: prynu@rctcbc.gov.uk

 

 

Trwy lythyr: Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Eiddo Corfforaethol Gwasanaethau Caffael.

Ty Trevithick

Abercynon

Mountain Ash

CF45 4UQ

 

Ffôn: 01443 281181

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.