Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion swyddogaethau Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams.
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer data personol sy'n cael ei brosesu trwy ddefnyddio swyddogaethau Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau yn ymwneud â sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio mewn cysylltiad â swyddogaeth Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams, cysylltwch â'r garfan TGCh a Gwasanaethau Digidol yn y lle cyntaf.
Ar gyfer ymholiadau cyffredinol ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd yma neu faterion cyffredinol o ran diogelu data, cysylltwch ag aelodau Carfan Rheoli Gwybodaeth y Cyngor drwy e-bostio Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams yn swyddogaeth sydd ar gael yn rhan o Microsoft Teams sy'n caniatáu i ddefnyddwyr greu proffil llais yn wirfoddol. Lle mae'r swyddogaeth wedi'i galluogi, mae'n helpu i nodi pwy sy'n siarad yn ystod cyfarfodydd ac mae modd iddi wella cywirdeb trawsgrifiadau cyfarfodydd, capsiynau, recordiadau ac allbynnau cyfarfodydd cysylltiedig. Mae'r swyddogaeth yn ddewisol ac mae modd i ddefnyddwyr ddewis os ydyn nhw eisiau creu a defnyddio proffil llais.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Efallai y byddwn ni’n prosesu data personol sy'n ymwneud â staff y Cyngor, aelodau etholedig a defnyddwyr awdurdodedig eraill o amgylchedd Microsoft 365 y Cyngor sy'n dewis creu a defnyddio Proffil Llais Microsoft Teams.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Ar gyfer unigolion sy'n dewis creu Proffil Llais Microsoft Teams, efallai y byddwn ni’n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol:
- Enw
- Cyfeiriad e-bost y cyngor a/neu wybodaeth cyfrif defnyddiwr Microsoft 365
- Proffil llais (llofnod llais) sydd wedi'i greu ym Microsoft Teams
- Y data sain sy'n cael ei ddefnyddio i greu a gwirio'r proffil llais
- Gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn trawsgrifiadau, capsiynau a recordiadau cyfarfodydd lle mae'r swyddogaeth Adnabod Siaradwyr yn cael ei defnyddio.
Pam rydyn ni'n prosesu'r data personol?
Rydyn ni'n prosesu data personol i hwyluso swyddogaeth Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams. Gall hyn gynnwys y canlynol:
- Creu a chynnal Proffil Llais unigolyn o fewn Microsoft Teams.
- Adnabod unigolion wrth siarad yn ystod cyfarfodydd lle mae swyddogaeth Adnabod Siaradwyr wedi'i galluogi.
- Gwella cywirdeb trawsgrifiadau, capsiynau a recordiadau cyfarfodydd.
- Cefnogi defnydd effeithiol o Microsoft Teams a swyddogaethau cyfarfodydd cysylltiedig.
- Caniatáu i unigolion reoli a defnyddio eu Proffil Llais o fewn amgylchedd Microsoft 365 y Cyngor.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data personol mewn cysylltiad â Phroffil Llais ac Adnabod Siaradwyr Microsoft Teams yw:
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (1)(e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r Cyngor.
Gan fod Proffiliau Llais Microsoft Teams yn cynnwys prosesu data biometrig at ddiben adnabod unigolion, mae'r Cyngor hefyd yn dibynnu ar y canlynol:
- Budd Sylweddol y Cyhoedd – Erthygl 9(2)(g).
- At ddibenion Statudol a Llywodraeth o dan Atodlen 1, Rhan 2, Paragraff 6 o Ddeddf Diogelu Data 2018.
Mae'r prosesu yn cefnogi swyddogaethau statudol y Cyngor, gan gynnwys gweinyddu busnes y Cyngor, llywodraethu, gwneud penderfyniadau a rheoli cyfarfodydd yn effeithiol. Mae swyddogaeth Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams yn helpu i wella cywirdeb, hygyrchedd a pha mor dda mae modd defnyddio trawsgrifiadau cyfarfodydd, capsiynau, recordiadau ac allbynnau cyfarfodydd cysylltiedig.
Sylwch: Er bod yn rhaid i ddefnyddwyr ddewis yn weithredol i greu Proffil Llais ar Microsoft Teams, dydy'r Cyngor ddim yn dibynnu ar ganiatâd fel ei sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data o dan GDPR y DU. Mae dewis y defnyddiwr yn ymwneud ag a yw am ddefnyddio'r swyddogaeth ai peidio.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n cael data personol
Rydyn ni'n cael data personol yn uniongyrchol gan unigolion sy'n dewis creu Proffil Llais ar Microsoft Teams. Mae data personol yn cael ei gasglu pan mae'r proffil llais yn cael ei greu a phan mae'r swyddogaeth Adnabod Siaradwyr yn cael ei defnyddio yn ystod cyfarfodydd Microsoft Teams.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r data personol?
Fel rheol, dydy'r Cyngor ddim yn rhannu data personol sy'n ymwneud â Phroffiliau Llais Microsoft Teams gyda sefydliadau eraill. Mae data proffil llais yn cael ei ddefnyddio o fewn amgylchedd Microsoft 365 y Cyngor i gefnogi swyddogaeth Adnabod Siaradwyr a dydy'r data ddim yn cael ei rannu â chyfranogwyr cyfarfodydd na thrydydd partïon eraill.
Prosesyddion data
Mae prosesyddion data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein prosesyddion data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim hawl ganddyn nhw i wneud unrhyw beth â’r data personol ac eithrio ein bod ni'n eu cyfarwyddo i wneud hynny.Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn ei gadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Y prosesydd data at ddiben Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams yw:
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Mae data Proffil Llais yn cael ei gadw cyhyd ag y bo angen i ddarparu swyddogaeth Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams.
Mae modd i unigolion ddileu eu Proffil Llais ar unrhyw adeg drwy fynd at eu gosodiadau ar Microsoft Teams.
Pan fydd cyfrif Microsoft 365 Cyngor unigolyn yn cael ei ddileu, bydd unrhyw ddata Proffil Llais cysylltiedig yn cael ei ddileu hefyd yn unol â phrosesau rheoli cyfrifon y Cyngor.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn ei gadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae gennych yr hawl i gwyno i'r Cyngor os ydych chi'n credu dyw eich data personol ddim wedi cael ei drin yn briodol mewn cysylltiad â swyddogaeth Proffil Llais ac Adnabod Siaradwyr ar Microsoft Teams.
Yn y lle cyntaf, dylech chi godi eich pryder gyda'ch rheolwr llinell. Os does dim modd i'r rheolwr ddatrys eich pryder, neu pe byddai'n well gennych chi wneud hynny, mae modd i chi gysylltu â TGCh a Gwasanaethau Digidol.
Fel arall, mae modd i chi e-bostio'r garfan Rheoli Gwybodaeth ar Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol drwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gyflym drwy drafodaeth anffurfiol. Rydyn ni'n annog unigolion i godi pryderon cyn gynted â phosibl.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk