Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles ar gyfer trwyddedu plant. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1.  Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles y Cyngor yn cefnogi plant / pobl ifanc a'u teuluoedd, hebryngwyr, cwmnïau cynhyrchu a chyflogwyr sy'n dymuno gwneud unrhyw un o'r canlynol:

 

  •   Gwneud cais am Drwydded Perfformio i Blant i gymryd rhan mewn perfformiad cyhoeddus, e.e. ffilm, drama neu sioe gerdd neu achlysur chwaraeon neu waith modelu y bydd y plentyn / person ifanc yn cael ei dalu amdano.
  • Gwneud  cais am Drwydded Cyflogi Plant i gyflogi plant dan oedran gadael ysgol gorfodol yn eich busnes. Mae hyn yn berthnasol os bydd y gwaith â thal neu beidio.
  • Gwneud cais am Drwydded  Hebryngwyr - rhaid bod gan blentyn / person ifanc hebryngwr (rhywun i ofalu amdano) os yw'n cymryd rhan mewn perfformiadau neu adlonian     cyhoeddus o dan drwydded gan yr awdurdod lleol, oni bai ei fod yng nghwmni rhiant neu diwtor sy wedi'i gymeradwyo.

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Rydyn ni'n cadw gwybodaeth am blant a phobl ifanc sy wedi gwneud cais am drwyddedau yn y gorffennol a'r presennol.

 

Fel arfer bydd y math o wybodaeth y byddwn ni'n ei chasglu a'i defnyddio i ddarparu'r gwasanaeth yma yn cynnwys:

 

Trwydded Perfformio Plant 

  •   Gwybodaeth am y plentyn neu'r person ifanc: 
  •   Manylion personol fel enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac ysgol
  •   Trwyddedau a pherfformiadau blaenorol (gan gynnwys absenoldebau o'r ysgol)
  •   Yr arian mae'r plentyn wedi'i ennill yn ystod y 12 mis blaenorol
  •   Trefniadau byw amgen ar gyfer y perfformiad(au)

Mae angen i ni hefyd gasglu a defnyddio Data Categori Arbennig am y plentyn / person ifanc er mwyn gwarantu ei ddiogelwch a'i les.  Mae hyn yn cynnwys y canlynol 

  •   Cyflyrau meddygol
  •   Alergeddau
  •   Anableddau corfforol a dysgu
  •   Meddyginiaeth mae'r plentyn yn ei chymryd
  •   Atgyfeiriadau i ymgynghorwyr ysbyty
  •   Data biometreg (lluniau pasbort)
  •   Gwybodaeth am y rhiant / cynhaliwr:
  •   Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
  •   Cadarnhau cyfrifoldeb rhiant
  •   Gwybodaeth am yr ymgeisydd (y cwmni neu'r unigolyn sy'n gwneud cais am y drwydded):
  •   Manylion personol fel enw, cyfeiriad, teitl swydd, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
  •   Manylion asesu risg (i sicrhau bod y plentyn / person ifanc yn ddiogel)
  •   Manylion am y perfformiad perthnasol fel lle, amseroedd, nifer y diwrnodau, ymarferion,   amseroedd teithio a threfniadau cludiant ac unrhyw daliadau sy'n cael eu gwneud ar gyfer y erfformiad(au)
  •   Manylion addysg fel diwrnodau lle bydd angen bod yn absennol o'r ysgol, trefniadau   astudio amgen, unrhyw effaith negyddol ar y plentyn / person ifanc
  •   Gwybodaeth am yr hebryngwr (y person sy'n gofalu am y plentyn / person ifanc yn ystod y   perfformiad):
  •   Manylion personol fel enw a chyfeiriad
  •   Awdurdodau lleol eraill sydd wedi cymeradwyo'r hebryngwr
  •   Nifer y plant sydd i fod yng ngofal yr hebryngwr yn ystod yr amser y byddan nhw'n gofalu am y plentyn, a rhyw ac oedran pob plentyn (dydy enwau'r plant yma ddim yn cael eu casglu)

Er mwyn cydymffurfio â rheoliadau, rydyn ni hefyd yn casglu'r dogfennau canlynol i brosesu'r cais:

 

  •   Copi o dystysgrif geni y plentyn / person ifanc
  •   Dau lun yr un fath o'r plentyn / person ifanc
  •   Copi o'r cytundeb ar gyfer y perfformiad(au)
  •   Y polisi neu'r polisïau diogelu plant bydd yr ymgeisydd yn eu dilyn
  •   Llythyr gan bennaeth yr ysgol y mae'r plentyn yn ei mynychu ar hyn o bryd sy'n cytuno i'r   plentyn fod yn absennol o'r ysgol neu o addysg, ac sy'n nodi fydd addysg a lles y plentyn ddim yn cael eu heffeithio'n wael gan hyn

 Trwydded Cyflogi Plant

 

  •   Gwybodaeth am y plentyn neu'r person ifanc: 
  •   Manylion personol fel enw, cyfeiriad, dyddiad geni ac ysgol
  •   Mae angen i ni hefyd gasglu a defnyddio Data Categori Arbennig am y plentyn / person ifanc er mwyn gwarantu ei ddiogelwch a'i les.  Mae hyn yn cynnwys ffitrwydd meddygol y   plentyn / person ifanc a data biometreg ar ffurf ffotograffau pasbort
  •   Lle gwaith
  •   Natur ac amseroedd y gyflogaeth (beth yw gofynion y swydd?) 
  •   Gwybodaeth am y cyflogwr: 
  •   Manylion personol fel enw, cyfeiriad a rhif ffôn
  •   Gwybodaeth ychwanegol fel y cwmni yswiriant a rhif y polisi
  •   Asesiadau Risg Iechyd a Diogelwch 

Trwydded Hebryngwyr

 

  •   Gwybodaeth am yr hebryngwr: 
  • Manylion personol fel enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, dyddiad geni, rhyw, statws priodasol
  • Gwybodaeth arall fel cyflogaeth, cymwysterau, gallu i siarad Cymraeg, perthynas â'r plentyn / person ifanc a chanolwyr

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?  

Mae'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu am blant / pobl ifanc a'u teuluoedd, hebryngwyr, asiantau / cwmnïau cynhyrchu a chyflogwyr yn dod o amrywiaeth o wahanol ffynonellau fel sy wedi'u rhestru isod: 

 

Trwydded Perfformio Plant 

  •   Rhiant / cynhaliwr y plentyn / person ifanc yn y perfformiad(au)
  •   Yr ymgeisydd (y cwmni neu'r unigolyn sy'n gwneud cais am y drwydded)
  •   Yr hebryngwr (y person sy'n gofalu am y plentyn / person ifanc yn ystod y perfformiad) 

Trwydded Cyflogi Plant 

  •   Rhiant / cynhaliwr y plentyn / person ifanc sy'n cael ei gyflogi
  •   Yr ymgeisydd (y cyflogwr) 

Trwydded Hebryngwyr 

  •   Yr ymgeisydd

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Yn y pen draw, byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma er mwyn:

 

Penderfynu a ddylwn ni ganiatáu'r drwydded berthnasol ac yna rannu'r drwydded gydag ysgolion, rhieni / cynhalwyr, hebryngwyr, asiantau / cwmnïau cynhyrchu (ar gyfer Trwydded Perfformio Plant), rhieni / cynhalwyr a chyflogwyr (ar gyfer Trwydded Cyflogi Plant) a hebryngwyr (ar gyfer Trwydded Hebryngwyr) i sicrhau diogelwch a lles y plentyn / person ifanc.

 

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Bydd y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer yn un neu ragor o'r canlynol:

 

  •   Bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan:
  •   Deddf Addysg ac Adolygiadau 2006
  •   Deddf Plant a Phobl Ifanc 1963
  •   Rheoliadau Plant (Perfformiadau a Gweithgareddau) (Cymru) 2015.
  •   Rheoliadau Plant (Eu Hamddiffyn yn y Gwaith) 1998 Cyflogi Plant
  •   Rheoliadau Iechyd a Diogelwch (Pobl Ifanc) 1997

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

Fel sy wedi'i grybwyll uchod, er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau cyfreithiol ac i ddarparu'r drwydded berthnasol i'r plentyn / person ifanc, mae'n ofynnol i ni rannu gwybodaeth gyda nifer o sefydliadau a phartneriaid trydydd parti dibynadwy. Mae'r rhain yn cynnwys: 

  •   Rhieni/Cynhalwyr
  •   Ysgolion
  •   Asiantau / cwmnïau cynhyrchu
    •   Awdurdodau lleol eraill (er mwyn iddyn nhw archwilio'r lleoliad / llety, sicrhau   diogelwch a lles y plentyn / person ifanc)
    •   Hebryngwyr cofrestredig
    •   Cyflogwyr 

Nodwch - er mwyn diogelu cyfrinachedd, dydy manylion cyflyrau meddygol gwirioneddol ddim yn cael eu rhannu ar y Drwydded Perfformio i Blant ond mae'r drwydded yn nodi bod gyda'r plentyn gyflwr o ryw   fath er mwyn i'r hebryngwr drafod hyn gyda'r rhiant / cynhaliwr.

 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am hyd at 7 mlynedd.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael  gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:  

 

E-bost: Presenoldeballes@rctcbc.gov.uk

 

Ffôn: 01443 744298

 

Trwy lythyr: Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles, Tŷ Trevithick, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UQ  

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.