Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i gefnogi cyrff llywodraethu wrth ymdrin â chwynion ysgol ac ymateb iddyn nhw
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor
1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud
Prif nod y Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr yw sicrhau bod cyrff llywodraethu yn rhedeg ysgolion yn Rhondda Cynon Taf yn briodol. Un o'r ffyrdd rydyn ni'n gwneud hyn yw trwy ddarparu cymorth, cyngor ac arweiniad i gyrff llywodraethu er mwyn iddyn nhw ymchwilio i gŵynion am yr ysgol ac ymateb iddynt.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Fel bod modd i ni ddarparu'r cymorth, cyngor ac arweiniad cywir i'r corff llywodraethu mewn perthynas â chŵyn, bydd angen gwybodaeth benodol arnon ni am natur y gŵyn.
Ar gyfer cwynion syml mae modd gwneud hyn weithiau heb i'r corff llywodraethu rannu gwybodaeth y mae modd eich adnabod wrthi gyda ni (er enghraifft, enw'r sawl sy'n gwneud y gŵyn neu'r athro / disgybl sy'n gysylltiedig â'r gŵyn). Serch hynny, efallai bydd adegau, yn enwedig ar gyfer cwynion mwy cymhleth lle mae rhaid i ni rannu'r wybodaeth yma.
O ganlyniad i hyn, mae modd i'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i defnyddio i ddarparu cefnogaeth, cyngor ac arweiniad i gyrff llywodraethu i'r pwrpas yma amrywio'n sylweddol yn dibynnu ar natur y gŵyn. Mae modd i hyn gynnwys gwybodaeth yn ymwneud â:
- Pwy yw'r person sy'n gwneud y gŵyn, gan gynnwys enw, cyfeiriad, manylion cyswllt ac ati. Mae angen hyn weithiau fel y bod modd i ni gysylltu â'r person neu wasanaethau eraill y Cyngor i gael gwybod mwy am y gŵyn.
- Gwybodaeth yn ymwneud â natur y gŵyn - mae modd i hyn gynnwys unrhyw ystod o wybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth sy'n cael ei hystyried yn fwy sensitif, er enghraifft gwybodaeth sy'n ymwneud â hil, tarddiad ethnig, crefydd, geneteg, iechyd, tuedd rywiol ac ati.
Gwybodaeth am bobl eraill sy'n ymwneud â'r gŵyn e.e. disgyblion eraill, athrawon, tystion ac ati.
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Mae modd i'r wybodaeth rydyn ni'n ei derbyn ddod oddi wrth y Pennaeth neu'r corff llywodraethu neu mae modd i aelodau'r cyhoedd gysylltu â ni yn uniongyrchol i drafod pryder neu wneud cwyn.
Efallai byddwn ni hefyd yn derbyn gwybodaeth gan bobl eraill sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'r gŵyn e.e. tyst neu wasanaethau eraill y Cyngor.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma i ddarparu cefnogaeth, cyngor ac arweiniad i bwyllgor cwynion y corff llywodraethu, a'r Pennaeth er mwyn iddyn nhw ddatrys y gŵyn.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu cymorth, cyngor a chwynion i gorff llywodraethu ysgolion yw:
- Cyflawni dyletswyddau swyddogol y Cyngor a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y deddfau canlynol:
- Deddf Addysg 2002
- Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005
- Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2015
- Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Newid Categori) (Cymru) 2015
Gweithdrefnau Cwynion Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyrff Lywodraethu Ysgolion yng Nghymru - Cylchlythyr rhif: 011/2012
- 6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
Fel sy wedi'i grybwyll uchod, er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau yn ymwneud â chwynion, byddwn ni weithiau'n rhannu gwybodaeth bersonol gyda chyrff llywodraethu ysgolion gan gynnwys y Pennaeth er mwyn datrys y gŵyn.
Efallai byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda gwasanaethau eraill y Cyngor yn dibynnu ar natur y gŵyn, er enghraifft:
- Yr Adran Adnoddau Dynol y Cyngor - os bydd angen i ni ofyn am gyngor Adnoddau Dynol arbenigol lle mae cwyn yn ymwneud ag athro neu ymddygiad aelodau staff.
- Carfan Derbyniadau Disgyblion - lle mae'r gŵyn yn ymwneud â lleoli plentyn mewn ysgol.
- Mynediad a Chynhwysiant – lle mae'r gŵyn yn berthnasol i anghenion ychwanegolplentyn mewn ysgol.
- Yr Adran Gyllid - lle mae'r gŵyn yn ymwneud â chyllidebau neu ariannu ysgol.
- Adran Ysgolion yr 21ain Ganrif - lle mae'r gŵyn yn ymwneud ag adeilad ysgol.
- Gwasanaethau Cyfreithiol – ble mae’r Corff Llywodraethu neu Bennaeth yn gofyn am cyngor cyfreithiol mewn perthynas â chwyn.
- Gwasanaethau i Oedolion a Gwasanaethau i Blant y Cyngor - lle mae cwyn yn codi materion diogelu neu les sylweddol.
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am 7 mlynedd o'r dyddiad rydyn ni'n derbyn y gŵyn.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Hysbysiad Preifatrwydd Penodol y Gwasanaeth Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw
9. Cysylltu â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
E-bost: CymorthiLywodraethwyr@rhondda-cynon-taf.gov.uk
Ffôn: 01443 744000
Trwy lythyr: Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr, Tŷ Trevithick, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UQ