Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i gefnogi cyrff llywodraethu wrth ymdrin â chwynion ysgol ac ymateb iddyn nhw 

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma a hefyd hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1. Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud 

Prif nod y Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr yw sicrhau bod cyrff llywodraethu yn rhedeg ysgolion yn Rhondda Cynon Taf yn briodol. Un o'r ffyrdd rydyn ni'n gwneud hyn yw trwy ddarparu cymorth, cyngor   ac arweiniad i gyrff llywodraethu er mwyn iddyn nhw ymchwilio i gŵynion am yr ysgol ac ymateb iddynt.

 

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Fel bod modd i ni ddarparu'r cymorth, cyngor ac arweiniad cywir i'r corff llywodraethu mewn perthynas â chŵyn, bydd angen gwybodaeth benodol arnon ni am natur y gŵyn.

 

Ar gyfer cwynion syml mae modd gwneud hyn weithiau heb i'r corff llywodraethu rannu gwybodaeth y mae modd eich adnabod wrthi gyda ni (er enghraifft, enw'r sawl sy'n gwneud y gŵyn neu'r athro / disgybl sy'n gysylltiedig â'r gŵyn). Serch hynny, efallai bydd adegau, yn enwedig ar gyfer cwynion mwy cymhleth lle mae rhaid i ni rannu'r wybodaeth yma.

 

O ganlyniad i hyn, mae modd i'r wybodaeth bersonol rydyn ni'n ei chasglu a'i defnyddio i ddarparu cefnogaeth, cyngor ac arweiniad i gyrff llywodraethu i'r pwrpas yma amrywio'n sylweddol yn dibynnu ar natur y gŵyn. Mae modd i hyn gynnwys gwybodaeth yn ymwneud â:

 

  • Pwy yw'r person sy'n gwneud y gŵyn, gan gynnwys enw, cyfeiriad, manylion cyswllt ac ati. Mae angen hyn weithiau fel y bod modd i ni gysylltu â'r person neu wasanaethau eraill y Cyngor i gael gwybod mwy am y gŵyn. 
  • Gwybodaeth yn ymwneud â natur y gŵyn - mae modd i hyn gynnwys unrhyw ystod o wybodaeth, gan gynnwys gwybodaeth sy'n cael ei hystyried yn fwy sensitif, er enghraifft   gwybodaeth sy'n ymwneud â hil, tarddiad ethnig, crefydd, geneteg, iechyd, tuedd rywiol ac ati.
  •   Gwybodaeth am bobl eraill sy'n ymwneud â'r gŵyn e.e. disgyblion eraill, athrawon, tystion   ac ati. 

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Mae modd i'r wybodaeth rydyn ni'n ei derbyn ddod oddi wrth y Pennaeth neu'r corff llywodraethu neu mae modd i aelodau'r cyhoedd gysylltu â ni yn uniongyrchol i drafod pryder neu wneud cwyn.

 

Efallai byddwn ni hefyd yn derbyn gwybodaeth gan bobl eraill sy'n ymwneud yn uniongyrchol â'r gŵyn e.e. tyst neu wasanaethau eraill y Cyngor. 

 

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma i ddarparu cefnogaeth, cyngor ac arweiniad i bwyllgor cwynion y corff llywodraethu, a'r Pennaeth er mwyn iddyn nhw ddatrys y gŵyn.

 

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Mae deddf Diogelu Data yn dweud ein bod ni'n gallu defnyddio a rhannu gwybodaeth bersonol dim ond lle mae gyda ni reswm priodol a chyfreithlon dros wneud hynny.

 

Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu gwybodaeth bersonol i ddarparu cymorth, cyngor a chwynion i gorff   llywodraethu ysgolion yw: 

  •   Cyflawni dyletswyddau swyddogol y Cyngor a bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o   dan y deddfau canlynol:
  •   Deddf Addysg 2002
  •   Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2005
  •   Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Cymru) 2015
  •   Rheoliadau Llywodraethu Ysgolion a Gynhelir (Newid Categori) (Cymru) 2015  
  •   Gweithdrefnau Cwynion Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyrff Lywodraethu Ysgolion yng Nghymru - Cylchlythyr rhif: 011/2012 

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

Fel sy wedi'i grybwyll uchod, er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau yn ymwneud â chwynion, byddwn ni weithiau'n rhannu gwybodaeth bersonol gyda chyrff llywodraethu ysgolion gan gynnwys y Pennaeth er mwyn datrys y gŵyn. 

 

Efallai byddwn ni hefyd yn rhannu gwybodaeth gyda gwasanaethau eraill y Cyngor yn dibynnu ar natur y gŵyn, er enghraifft: 

  •   Yr Adran Adnoddau Dynol y Cyngor - os bydd angen i ni ofyn am gyngor Adnoddau Dynol arbenigol lle mae cwyn yn ymwneud ag athro neu ymddygiad aelodau staff.  
  •   Carfan Derbyniadau Disgyblion - lle mae'r gŵyn yn ymwneud â lleoli plentyn mewn ysgol. 
  •   Y Garfan Mynediad a Chynhwysiant - lle mae'r gŵyn yn ymwneud ag anghenion arbennig plentyn mewn ysgol. 
  •   Yr Adran Gyllid - lle mae'r gŵyn yn ymwneud â chyllidebau neu ariannu ysgol. 
  •   Adran Ysgolion yr 21ain Ganrif - lle mae'r gŵyn yn ymwneud ag adeilad ysgol. 
  •   Gwasanaethau i Oedolion a Gwasanaethau i Blant y Cyngor - lle mae cwyn yn codi materion diogelu neu les sylweddol.

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth bersonol am 7 mlynedd o'r dyddiad rydyn ni'n derbyn y gŵyn.

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael  gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 Hysbysiad Preifatrwydd Penodol y Gwasanaeth

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw

 

9. Cysylltu â ni  

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:  

 

E-bost: CymorthiLywodraethwyr@rhondda-cynon-taf.gov.uk

 

Ffôn: 01443 744000

 

Trwy lythyr: Gwasanaeth Cymorth i Lywodraethwyr, Tŷ Trevithick, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UQ

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.