Sut rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Derbyn Disgyblion

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.

Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma, rydyn ni wedi crynhoi rhai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y Gwasanaeth Derbyn Disgyblion. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.

Mae Rhondda Cynon Taf yn Awdurdod Derbyn fel sy'n cael ei ddiffinio gan God Derbyniadau i Ysgolion Llywodraeth Cymru - Dogfen Cod Statudol Rhif 005/2013 sydd ar gael ar Wefan Llywodraeth Cymru.

 

Mae Gwasanaeth Derbyn Disgyblion y Cyngor yn gweinyddu'r broses sy'n cefnogi rhieni wrth wneud cais am leoedd ysgol i'w plant. Mae hyn hefyd yn cynnwys y broses apelio.

 

Mae'r gwasanaeth hefyd yn cefnogi trosglwyddo disgyblion rhwng ysgolion yn ystod y flwyddyn ysgol lle mae angen gwneud hyn.

 

Mae'r gwasanaeth yn gweithio'n agos gydag Ysgolion, rhieni a gwasanaethau perthnasol eraill yr Awdurdod Lleol i sicrhau bod rhieni yn gallu gwneud cais am leoedd yn deg, a bod lles plant sy'n byw yn RhCT yn cael ei ddiogelu.

  

2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?

Bydd y mathau o wybodaeth rydyn ni'n eu cadw a'u prosesu fel arfer yn cynnwys:

 

Gwybodaeth am y plentyn sy'n cael ei ystyried ar gyfer lle mewn ysgol:

 

Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhyw, statws Plant sy'n Derbyn Gofal (os yw'n berthnasol)

 

Rydyn ni hefyd yn casglu gwybodaeth am riant / rhieni y plentyn, a bydd hyn fel arfer yn cynnwys:

 

Manylion cyswllt, gan gynnwys enw, dyddiad geni, cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost, rhifau ffôn a thystiolaeth o gyfrifoldeb rhiant

 

Pan fo apêl swyddogol, byddwn ni'n dal yr wybodaeth y mae'r rhiant / rhieni yn ei hanfon fel tystiolaeth ac mae hyn weithiau yn cynnwys Data Categori Arbennig 

 

3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?  

Mae'r gwasanaeth yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol oddi wrthych chi pan fyddwch chi'n gwneud cais am le mewn ysgol.

 

Mae'r gwasanaeth yn casglu gwybodaeth wrth Ysgolion, er enghraifft lle rydyn ni'n ystyried trosglwyddo disgybl yn ystod y flwyddyn.

 

Mae'r gwasanaeth yn casglu gwybodaeth wrth wasanaethau eraill o fewn yr awdurdod lleol, er enghraifft y Gwasanaeth Mynediad a Chynhwysiant, neu'r Gwasanaeth Mynychu'r Ysgol a Lles, os ydyn nhw'n ymwneud â lleoliad ysgol. 

4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?

Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth bersonol yma ar gyfer y rhesymau canlynol: 

  •   Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth rydych chi'n ei rhoi i gefnogi'r broses ymgeisio a   dyrannu lle ysgol i'ch plentyn. Mae hyn hefyd yn cynnwys y broses apelio os yw'n berthnasol.
  •   Fel Cyngor, mae gyda ni ddyletswydd i sicrhau bod y broses derbyniadau ysgolion yn cael ei gweinyddu'n deg ac i atal pobl rhag gwneud cais am leoedd does gyda nhw   ddim hawl iddyn nhw - lleoedd y tu allan i'r dalgylch er enghraifft.
  •   Pan fo pryder ynghylch ble rydych chi'n byw, byddwn ni'n gwirio'r manylion yn erbyn cofnodion eraill y Cyngor.
  •   Byddwn ni'n defnyddio'r wybodaeth sy wedi'i darparu i sicrhau lle gyda Darparwr Addysg Cofrestredig (REP) lle nad oes lle ysgol ar gael i blant sydd o dan oedran   meithrin.

5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?

Bydd y sail gyfreithiol o ran ein defnydd o'ch gwybodaeth bersonol fel arfer yn un neu ragor o'r canlynol: 

  •   Bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:
    •   Deddf Addysg 2002
    •   Cod Derbyniadau i Ysgolion 2013
    •   Cod Apelio Derbyniadau i Ysgolion 2013
    •   Deddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998
    •   Cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu gyflawni awdurdod swyddogol yn rhinwedd ein swyddogaeth fel corff cyhoeddus.

6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?

Er mwyn i'r gwasanaeth gyflawni ei ddyletswyddau, mae gofyn i ni rannu'ch gwybodaeth â sefydliadau eraill. Gan amlaf, mae hyn yn golygu'r ysgol rydych chi wedi gwneud cais am le ynddi. Mae modd i hyn gynnwys Ysgolion y tu allan i Rondda Cynon Taf ac Awdurdodau Lleol eraill yn achos derbyniadau a throsglwyddiadau y tu allan i'r sir.

 

Efallai bydd achlysuron hefyd lle bydd angen rhannu gwybodaeth gyda'r Heddlu, Y Ganolfan Camfanteisio ar Blant a'u Hamddiffyn Ar-lein ac Adrannau'r Llywodraeth Ganolog - e.e. Y Swyddfa Gartref.  Rydyn ni'n gwneud hyn er mwyn diogelu lles plant, ac i ddod o hyd i'w statws mewnfudo.

 

Os does dim lle ysgol ar gael i blant sydd o dan oedran meithrin byddwn ni'n rhannu'r wybodaeth sy wedi'i darparu i sicrhau lle gyda Darparwr Addysg Cofrestredig (REP)

 

Pan fo apêl swyddogol, byddwn ni'n rhannu'r wybodaeth sy wedi'i hanfon aton ni fel tystiolaeth gyda'r Panel Apeliadau. Mae'r Panel yn cynnwys 3-5 o bobl, gan gynnwys gweithiwr proffesiynol, cynrychiolydd addysg a lleygwr). 

 

7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?

Byddwn ni'n cadw'r wybodaeth sy'n ymwneud â'r broses dderbyn am saith mlynedd ar ôl i'ch plentyn gael ei dderbyn i'r ysgol benodedig. 

 

8. Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.

 

Edrychwch ar fanylion pellach am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.

 

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:  

 

E-bost:   derbyndisgyblion@rctcbc.gov.uk

 

Dros y ffôn: 01443 744232 (mae'r rhif yma'n newid yn cyn bo hir)

 

Trwy lythyr: Tŷ Trevithick, Abercynon, Aberpennar, CF45 4UQ

 

 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.