Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion rhaglen Cymunedau'n Gweithio Gyda'i Gilydd er Iechyd Plant (CWTCH)
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu’n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion CWTCH.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
At ddibenion CWTCH, mae'r Cyngor yn rheolwr ar y cyd â Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Mae'r Bwrdd Iechyd wedi’i gofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z1882043.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Llesiant a Chydnerthedd y Gymuned.
Drwy e-bostio: GGRLlChG@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 281435
Neu drwy lythyr i: Carfan Rheoli Gwybodaeth, Cynllunio a Thrawsnewid Gwasanaethau CWRS, Cyngor RhCT, Tŷ Catrin, Ystad Ddiwydiannol Hen Lofa'r Maritime, Pontypridd, CF37 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae'r rhaglen CWTCH yn rhaglen y Blynyddoedd Cynnar Integredig sy'n cael ei darparu yn Rhondda Cynon Taf a'i chyllido gan Dechrau'n Deg. Rhaglen y Cyngor a'r Bwrdd Iechyd yw Dechrau'n Deg sy'n cael ei chyllido gan Lywodraeth Cymru. Diben CWTCH yw darparu cymorth wedi'i gydlynu i deuluoedd sydd â phlant hyd at 5 oed.
Mae hawl gan deuluoedd gofrestru i'r gwasanaeth yma sy'n caniatáu i'r Cyngor a'r Bwrdd Iechyd gynnig pecyn cymorth wedi'i gydlynu iddyn nhw. Mae hyn yn cynnwys gofal plant rhan amser, gwasanaeth ymwelwyr iechyd gwell, mynediad at raglen rianta a chymorth lleferydd, iaith a chyfathrebu.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol i ddarparu CWTCH:
- Defnyddwyr gwasanaeth CWTCH – Plant a rhieni/gwarcheidwaid
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol i ddarparu CWTCH:
- Manylion personol – Enw, dyddiad geni, rhif GIG
- Manylion cyswllt – Cyfeiriad, cod post, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost
- Data Iechyd
- Hil
- Tras Ethnig
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu data personol er mwyn darparu CWTCH. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Cynnal asesiad o'ch anghenion er mwyn darparu cymorth
- Bodloni anghenion rhoi gwybod Llywodraeth Cymru
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol i ddarparu CWTCH yw:
- Tasg Gyhoeddus –Erthygl 6 (e) – prosesu sy’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi’i roi i’r rheolwr
Gan bwy neu o ble rydyn ni’n casglu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni’n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Ymwelydd iechyd a fydd yn llenwi ffurflen CWTCH gyda chi
Gyda phwy rydyn ni’n rhannu data personol?
Mae’n bosibl y byddwn ni’n rhannu’r data personol â’r sefydliadau allweddol canlynol i ddarparu CWTCH:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â’r diben fydd yn cael ei rhannu.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg
|
I ddarparu gwasanaeth llawn er mwyn caniatáu mynediad i gefnogi gwasanaethau a darparu diweddariadau ynghylch unrhyw gymorth sy’n cael ei gynnig yn rhan o CWTCH
|
|
Adrannau eraill y Cyngor (e.e. Gwasanaeth Teuluoedd Cydnerth)
|
Dim ond yn ôl yr angen ac i ddarparu gwasanaeth llawn ac i ganiatáu mynediad llawn i wasanaethau cymorth
|
|
|
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy’n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda’r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu’r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw’n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi’u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma’r categorïau o broseswyr data rydyn ni’n eu defnyddio at ddibenion CWTCH:
- Darparwyr Systemau TG
Am ba mor hir y byddwn ni’n cadw’r data personol?
Rydyn ni’n cadw’r data personol sydd wedi’u cynnwys yn rhan o’n cofnodion CWTCH am:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
10 mlynedd ar ôl i’r cymorth data ddod i ben, bydd y data yn cael eu gwneud yn anhysbys 7 myned ar ôl trosglwyddo ffeil y plentyn i'r Gwasanaeth Nyrsio Ysgolion
|
Gofynion telerau ac amodau grant Llywodraeth Cymru a gofynion adrodd Grŵp Cydlynu Cymuned (CCG)
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael eu cadw am y cyfnod cadw cyfan (e.e. dogfennau sy'n cynnwys asesiadau, penderfyniadau, deilliannau ac ati). Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Gwasanaeth Llesiant a Chydnerthedd y Gymuned yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
Drwy e-bostio: GGRLlChG@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 281435
Neu drwy lythyr i: Y Garfan Rheoli Gwybodaeth, Cynllunio a Thrawsnewid Gwasanaethau CWRS, Cyngor RhCT, Tŷ Catrin, Ystad Ddiwydiannol Hen Lofa'r Maritime, Pontypridd, CF37 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
Gwefan: https://www.ico.org.uk