Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gweithwyr gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Hybiau Diogelu Amlasiantaeth Cwm Taf Morgannwg
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion ar gyfer Hwb Diogelu Amlasiantaeth Cwm Taf a Hwb Diogelu Amlasiantaeth Pen-y-bont ar Ogwr (MASH) (a elwir ar y cyd yn Hybiau Diogelu Amlasiantaeth Cwm Taf Morgannwg).
Er ein bod ni wedi ceisio gwneud yr hysbysiad preifatrwydd yma mor glir a chryno â phosibl, mae'n bosibl y bydd y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu yn amrywio yn dibynnu ar y person sy'n destun pryder. Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion yr Hwb Diogelu Amlasiantaeth.
Mae'r Cyngor wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r gwasanaeth:
Trwy e-bost: diogeluctm@rctcbc.gov.uk
Drwy ffonio: 01443 490122
Drwy anfon llythyr: Uned Fusnes y Bwrdd Diogelu, Tŷ Catrin, Ystad Ddiwydiannol Hen Lofa'r Maritime, Pontypridd, CF37 1NY
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Hwb Diogelu Amlasiantaeth Cwm Taf a Hwb Diogelu Amlasiantaeth Pen-y-bont ar Ogwr (sy'n cael ei galw'n MASH yn aml) yw'r pwynt cyswllt ar gyfer gweithwyr proffesiynol (megis gweithwyr cymdeithasol, staff gofal a chymorth, athrawon neu feddygon) i roi gwybod am bryderon diogelu am oedolion sydd mewn perygl a phlant ar draws Cwm Taf Morgannwg.
Mae'r ddau MASH yn bartneriaeth rhwng y sefydliadau a'r asiantaethau canlynol:
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Merthyr Tudful
- Cyngor Bwrdeistref Sirol Pen-y-bont ar Ogwr
- Heddlu De Cymru
- Bwrdd Iechyd Prifysgol Cwm Taf Morgannwg
- Y Gwasanaeth Prawf
Os oes perygl o niwed i oedolyn sydd mewn perygl neu blentyn, mae sefydliadau partner yn gweithio gyda’i gilydd i wneud penderfyniadau amserol gwybodus ynghylch pa gamau i’w cymryd a’r cymorth priodol sydd ei angen i amddiffyn y rhai mwyaf agored i niwed rhag niwed, esgeulustod a chamdriniaeth.
Data personol pwy ydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol os oes atgyfeiriad wedi'i wneud i'r Hwb;
- Person sy'n destun y pryder (oedolyn neu blentyn)
- Person(au) sy'n cael ei amau o gam-drin
- Aelodau o'r Teulu fel rhieni, perthynas agosaf neu gynhalwyr (gofalwyr)
- Unrhyw un sy'n byw yn yr un eiddo, os y farn yw eu bod nhw hefyd mewn perygl
- Tystion
- Y person a nododd y pryder, h.y. gweithiwr proffesiynol neu aelod o'r cyhoedd
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Bydd y math o wybodaeth rydyn ni'n ei brosesu yn amrywio yn dibynnu ar natur yr atgyfeiriad, ond fel arfer bydd yn cynnwys:
Y person sydd mewn perygl:
- Manylion personol penodol megis enw, dyddiad geni, cyfeiriad, rhif ffôn, rhif YG, rhif WCCIS, rhif iechyd.
- Ethnigrwydd, Cenedligrwydd, Hil, Cyfeiriadedd Rhywiol, Rhywedd
- Manylion unrhyw gyswllt blaenorol â'r sefydliadau sydd wedi'u rhestru uchod
- Gwybodaeth Iechyd h.y. anabledd, bywyd rhywiol, practis meddyg teulu
- Manylion Meddyg Teulu / Gweithiwr Cymdeithasol
- Hanes trais yn y cartref
- Euogfarnau honedig / blaenorol
- Risg posibl i eraill
- Pryderon o ran dioddefwyr
Y gweithiwr proffesiynol sydd wedi rhoi gwybod y pryder (nodwch nad yw gweithwyr proffesiynol yn gallu parhau i fod yn ddienw wrth godi pryder):
- Manylion personol penodol megis enw, teitl swydd, sefydliad, cyfeiriad e-bost
- Perthynas â'r oedolyn neu'r plentyn
Y person(au) sy'n cael ei amau o gyflawni trosedd
- Manylion personol penodol fel enw, dyddiad geni, cyfeiriad, rhif ffôn
- Rhywedd, Ethnigrwydd, Hil, Cyfeiriadedd Rhywiol
- Perthynas â'r oedolyn neu'r plentyn
- Euogfarnau Honedig / Blaenorol
Aelodau'r teulu neu'r rhai sy'n byw yn yr un eiddo
- Manylion personol penodol megis enw, dyddiad geni, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriad e-bost
- Perthynas â'r person sydd mewn perygl / cyfrifoldeb rhiant
- Rhywedd / Ethnigrwydd / Hil
Gweithwyr proffesiynol sy'n ymwneud â'r person sydd mewn perygl
- Manylion personol penodol fel enw, teitl swydd, cyfeiriad e-bost
- Sefydliad/Adran
- Perthynas â'r oedolyn neu blentyn e.e. Gweithiwr Cymdeithasol
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n prosesu’r data personol i fod yn gefn i oedolion a phlant sydd mewn perygl. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu, i'r gweithgareddau canlynol:
- Er mwyn ymateb i unrhyw ddigwyddiadau sy'n cael eu hadrodd i'r hwb,
- Er mwyn cynnal 'Trafodaeth Strategaeth Amlasiantaeth'. Yn y cyfarfod bydd yr holl wybodaeth berthnasol sy wedi'i chasglu gan asiantaethau partner yn cael ei hadolygu i benderfynu ar y camau gweithredu mwyaf priodol ac i gefnogi'r achosion mwyaf brys.
Er mwyn adrodd yn ôl i'r person sydd wedi nodi'r pryder
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GOPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol yw:
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol Erthygl 6 (c) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer rwymedigaeth gyfreithiol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
- Budd sylweddol i'r cyhoedd – Erthygl 9 (2) (g) – prosesu sy'n angenrheidiol er budd sylweddol y cyhoedd, ar sail cyfraith Undebol neu aelod-wladwriaeth sy'n gyfraneddol i'r nod, yn parchu hanfod hawliau diogelu data ac yn darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddion y person y mae'r data amdano.
- Atodlen 1, Rhan 1 Deddf Diogelu Data 2018.
Mae'r ddeddfwriaeth, y rheoliadau a'r canllawiau sylfaenol sy'n ategu hyn yn cynnwys, ond heb eu cyfyngu i;
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Y person sydd mewn perygl
- Aelod o deulu'r person sydd mewn perygl, neu ffrind iddyn nhw
- Aelod o'r cyhoedd sy'n pryderu
- Gweithiwr proffesiynol fel gweithiwr cymdeithasol, athro, meddyg teulu ac ati
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Bydd pryderon sy'n bodloni'r wybodaeth am feini prawf niwed difrifol yn cael eu rhannu rhwng y sefydliadau partner o fewn y MASH (sy'n wedi'u rhestru uchod).
Unwaith y bydd Trafodaeth Strategaeth Amlasiantaeth wedi digwydd a'r camau gweithredu mwyaf priodol wedi'u penderfynu, mae modd cyfeirio unigolion at nifer o wasanaethau cymorth mewnol ac allanol fel:
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rhannu. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu a'r bobl y mae'n cael ei rhannu â nhw yn dibynnu ar natur a difrifoldeb y pryder a'r sefydliadau a'r asiantaethau sy'n ymwneud â chefnogi'r oedolyn neu blentyn sydd mewn perygl.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Gwasanaethau i Blant - Carfanau Derbyn ac Asesu
|
Darparu'r cymorth priodol i blant sydd mewn perygl
|
|
Gwasanaethau i Oedolion - Carfanau Asesiadau Tymor Byr neu Dymor Hir a Rheoli Gofal
|
Darparu'r cymorth priodol i oedolion sydd mewn perygl
|
|
Darparwyr Gofal a Chymorth
|
Darparu'r cymorth priodol i blant ac oedolion sydd mewn perygl
|
|
Eiriolwyr Trais Domestig Annibynnol
|
Darparu cynllun cymorth diogelwch wedi'i deilwra sy'n canolbwyntio ar unigolion a'r unigolyn i ddioddefwyr risg uchel cam-drin domestig.
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim hawl ganddyn nhw i wneud unrhyw beth â’r data personol ac eithrio ein bod ni'n eu cyfarwyddo i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o broseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion yr Hwb Diogelu Amlasiantaeth:
- Goss Interactive Ltd – System TG
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o gofnodion yr Hwb Diogelu Amlasiantaeth am y cyfnod canlynol:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
Bydd pryderon diogelu plant yn cael eu cadw am 75 mlynedd o ddyddiad geni'r plentyn
|
Rhwymedigaeth statudol
|
|
Bydd pryderon diogelu oedolion yn cael eu cadw am o leiaf 7 mlynedd o'r dyddiad y daeth unrhyw wasanaeth gofal cymdeithasol i ben.
|
Rhwymedigaeth statudol
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol i'r cofnod sy'n cael ei gadw am y cyfnod cadw cyfan. Os nad oes gwerth hirdymor neu dystiolaethol i'r wybodaeth, caiff ei dinistrio yn ôl y drefn arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu ag Uned Fusnes Bwrdd Diogelu Cwm Taf Morgannwg. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- Drwy anfon llythyr: Uned Fusnes y Bwrdd Diogelu, Tŷ Catrin, Ystad Ddiwydiannol Hen Lofa'r Maritime, CF37 1NY
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk