Cod Rheoleiddwyr - safonau gwasanaeth

Rydyn ni wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaeth effeithlon, cwrtais a defnyddiol ar eich cyfer chi, ond, byddwn ni hefyd yn cymryd camau gorfodi priodol os bydd angen. Mae'r ddogfen yma'n nodi sut byddwn ni'n ceisio gwneud hynny a'r safonau byddwn ni'n ceisio eu bodloni.

Mae Gwasanaeth Safonau Masnach Rhondda Cynon Taf yn ceisio gweithredu yn unol â gofynion Cod Rheoleiddwyr 2013 o ran ymdrin â busnesau sy'n gweithredu yn Rhondda Cynon Taf. Yn unol â'r Cod yma, rydyn ni eisiau darparu gwybodaeth am safonau ein gwasanaeth.

Cysylltu â ni

Os oes angen cyngor arnoch chi ynglŷn â materion cyfraith defnyddwyr, ffoniwch linell gymorth defnyddwyr Cyngor ar Bopeth ar 0808 223 1133 (Saesneg). Bydd y gwasanaeth Cyngor ar Bopeth yn cynnig cyngor cychwynnol i chi. Os bydd honiad o dorri deddfwriaeth trosedd, bydd y mater yn cael ei gyfeirio aton ni er mwyn i ni gynnal ymchwiliad.

Sut byddwn ni'n cyfathrebu â busnesau a defnyddwyr

Byddwn ni'n cyfathrebu â busnesau a defnyddwyr trwy'r dulliau canlynol:

• Ymweld â busnesau
• Dros y ffôn
• Trwy'r post
• Trwy neges e-bost
• Trwy neges ffacs

Byddwn ni'n parchu unrhyw gais gan fusnesau neu unigolion sy'n gofyn i ni gyfathrebu â nhw trwy ddull penodol.

Byddwn ni'n ceisio gweithio gyda busnesau neu unigolion yn y ffordd fwyaf priodol ar gyfer diwallu eu hanghenion unigol. Os bydd angen, bydd modd i ni ryddhau gwybodaeth mewn ieithoedd eraill, gan ddefnyddio gwasanaethau cyfieithu a dehongli.

Os bydd rhywun yn cysylltu â ni, byddwn ni'n gofyn am ei enw a'i fanylion cyswllt er mwyn ein galluogi ni i gadw mewn cysylltiad wrth i'r mater fynd yn ei flaen. Byddwn ni'n trin pob cyswllt â'r gwasanaeth yn gyfrinachol, oni bai bydd y busnes neu'r unigolyn wedi caniatáu i ni rannu ei fanylion gydag eraill wrth i ni fynd i'r afael â'r mater dan sylw ar ei ran, neu os bydd rheswm gweithredol dros wneud hynny. Byddwn ni'n ymateb i ymholiadau a chwynion dienw os byddwn ni o'r farn bod hynny'n briodol.

Bydd data personol yn cael ei reoli yn unol â Pholisi Diogelu Data y Cyngor.

Ein dull o ddarparu gwybodaeth, canllawiau a chyngor

Rydyn ni'n credu taw gwell atal na chywiro, ac rydyn ni eisiau gweithio gyda busnesau er mwyn eu helpu nhw i gydymffurfio ac i fod yn llwyddiannus. Byddwn ni'n bwrw ati'n weithgar ar y cyd â busnesau i roi cyngor a chymorth iddyn nhw ar sut i gydymffurfio â'r gyfraith. Byddwn ni'n rhoi sylw arbennig i fusnesau bach a chanolig eu maint.

Mae gan ein swyddogion gymwysterau, sgiliau a/neu brofiad priodol i ddarparu'r gwasanaethau perthnasol. Mae gennym ni drefniadau ar waith i sicrhau cymhwysedd proffesiynol parhaus ein swyddogion.

Byddwn ni'n darparu gwybodaeth gyffredinol, cyngor ac arweiniad er mwyn ei gwneud yn haws i fusnesau ddeall eu rhwymedigaethau cyfreithiol, a'u bodloni nhw, a byddwn ni'n darparu hynny mewn ffordd glir a chryno, gan ddefnyddio iaith syml. Wrth wneud hyn, byddwn ni'n parchu cyngor perthnasol fydd wedi'i ddarparu gan asiantaethau gorfodi eraill. Byddwn ni'n ystyried defnyddio unrhyw ganllawiau cenedlaethol perthnasol, os bydd hynny'n bosibl. Byddwn ni'n cadarnhau ein cyngor yn ysgrifenedig, os bydd gofyn. Os bydd eich cais am wybodaeth yn fwy cymhleth, byddwn ni'n dweud wrthych chi pryd bydd disgwyl i chi gael ymateb o sylwedd. Bydd y Cyngor yn cadw at y cyngor byddwn ni wedi'i ddarparu, a byddwn ni'n rhoi gwybod am unrhyw ddiweddariad i'r cyngor pan fydd hynny'n briodol.

Byddwn ni'n trafod materion cyffredinol, methiannau penodol i gydymffurfio, neu broblemau, gydag unrhyw un sy'n profi anawsterau mewn perthynas â deddfwriaeth, drwy ymateb i ymholiadau ac ymweld ag unigolion yn ôl y gofyn. Bydd modd i fusnesau ofyn i ni am gyngor ar achosion o beidio â chydymffurfio, heb i hynny sbarduno camau gorfodi yn uniongyrchol.

Fe wahaniaethwn yn glir rhwng gofynion cyfreithiol ar y naill law, ac arferion gorau, codau ymarfer, arweiniad, a chynghorion eraill sy'n cael eu hawgrymu.

Os yw busnes yn dymuno ymrwymo i drefniad Partneriaeth Awdurdod Sylfaenol ffurfiol gyda ni o dan Ddeddf Gorfodi Rheoleiddiol a Sancsiynau 2008, neu i drefniad Awdurdod Cartref mwy anffurfiol, fe wnawn ni bob ymdrech i gyrraedd cytundeb boddhaol.

Ein dull o archwilio cydymffurfiaeth

Rydyn ni'n monitro cydymffurfiaeth busnesau mewn nifer o ffyrdd, gan gynnwys trwy arolygiadau, ymweliadau samplo, profion prynu, ymweliadau cynghori ac ymchwiliadau sy'n seiliedig ar gwynion neu wybodaeth.

Pan fyddwn ni'n ymweld â busnes, bydd swyddogion yn:

• cynnal ymweliad ar adeg resymol;
• egluro'r rheswm dros yr ymweliad, a'r pwrpas;
• cyflwyno eu hunain yn ôl eu henwau;
• dangos eu cardiau adnabod a'u hawdurdodiad ar gais neu, fel arall, fel sy'n ofynnol gan y gyfraith;
• darparu man cyswllt a rhif ffôn ar gyfer cysylltu â ni eto;
• gwrtais, yn foesgar ac yn arfer disgresiwn o flaen cwsmeriaid a staff;
• ddiduedd ac yn deg;
• ceisio ennill dealltwriaeth o sut mae'r busnes yn gweithredu;
• caniatáu i gynrychiolydd y busnes fynd gyda nhw, oni bai y byddai hyn yn ymyrryd â phwrpas yr ymweliad;
• darparu cyngor, yn ôl yr angen, i helpu'r busnes i fodloni ei rwymedigaethau statudol;
• esbonio natur unrhyw ddiffyg cydymffurfio ac unrhyw gamau gweithredu sydd eu hangen i sicrhau cydymffurfiaeth;
• darparu amserlen er mwyn i'r busnes weithredu unrhyw gamau sy'n ofynnol;
• darparu adborth ysgrifenedig am ganlyniadau ein hymweliadau, gan gynnwys adborth ynglŷn â'r agweddau cadarnhaol ar yr ymweliadau, os bydd yn briodol.

Byddwn ni'n cynnal arolygiadau ac ymweliadau eraill â masnachwyr i wirio cydymffurfiaeth yn unol â methodoleg asesu risg, ac eithrio dan amgylchiadau lle byddwn ni'n gweithredu ar sail cwynion neu wybodaeth berthnasol neu le bydd ymweliadau ar gais y busnes neu le bydd ymweliadau ar gyfer gwirio bod busnesau, yn dilyn diffyg cydymffurfio, yn cydymffurfio â'n cyngor ni. Bydd modd i ni hefyd gynnal cyfran fach o archwiliadau ar hap er mwyn cynnal gwybodaeth briodol am weithgarwch busnes yn ardal y Cyngor. Byddwn ni'n canolbwyntio ein hymdrechion arolygu ac archwilio yn bennaf ar fusnesau lle mae ein hasesiad risg ni yn dangos y byddai achos o dorri rheolau cydymffurfio yn peri risg difrifol i ganlyniad rheoliadol, a bod tebygolrwydd y byddai busnesau'n peidio â chydymffurfio. A ninnau'n cyflawni'r ymdrechion hyn, byddwn ni'n rhoi sylw i unrhyw gynlluniau arolygu neu archwilio cyhoeddedig i fusnesau sydd mewn Partneriaeth Awdurdod Sylfaenol.

Mae rhywfaint o ddeddfwriaeth yn ei gwneud hi'n ofynnol i'r swyddog roi rhybudd ymlaen llaw yn ysgrifenedig ddau ddiwrnod cyn gweithredu pŵer i fynd i mewn i adeiladau busnesau. Fodd bynnag, mae'r gofyniad yma'n amodol ar eithriadau penodol, gan gynnwys pan fydd gan swyddog achos i amau bod achos o dorri deddfwriaeth neu pan fydd swyddog o'r farn y byddai rhoi hysbysiad yn groes i'r bwriad o fynd i mewn. Os bydd y ddeddfwriaeth yma neu ddeddfwriaeth debyg yn berthnasol, bydd ein swyddogion ni'n rhoi rhybudd ysgrifenedig angenrheidiol ymlaen llaw, oni bai bod eithriad perthnasol yn gymwys. Os fydd deddfwriaeth o'r fath ddim yn berthnasol, bydd y swyddog yn rhoi rhybudd ymlaen llaw pan fydd hi'n briodol i wneud hynny yn unig.

Pan fyddwn ni'n gweithredu pwerau gorfodi, bydd swyddogion hefyd yn ystyried Cod Ymarfer Pwerau Mynediad 2014 y Swyddfa Gartref.

Pan fydd swyddogion yn ymchwilio i achosion o dorri deddfwriaeth, fe gânt wneud defnydd o unrhyw bwerau statudol sydd ar gael iddynt o dan y Ddeddf neu Reoliadau penodol. Gall y pwerau hyn gynnwys mynd i mewn i adeiladau i arolygu neu archwilio nwyddau, gwasanaethau, gweithdrefnau, cyfleusterau neu ddogfennau, i gymryd samplau, i wneud profion prynu, a mynd ag eitemau i ffwrdd. (Os bydd rhywun yn rhwystro'r swyddog, wedyn bydd y person hwnnw'n debygol o gyflawni trosedd.) Os bydd modd ymdrin â'r achos o dorri deddfwriaeth trwy gyflawni gwaith adfer, byddwn ni'n esbonio pam ac yn rhoi gwybod faint o amser fydd eisiau hefyd. Os credwn fod angen cymryd camau'n ddi-oed, fe rown ni esboniad o'n rhesymau ar y pryd.

Fframweithiau asesu risg

Byddwn ni'n cynnal ein harolygiadau rheolaidd ac ymweliadau gwirio eraill yn unol â methodoleg asesu risg. Rydyn ni'n defnyddio nifer o fframweithiau asesu risg wedi'u dyfeisio a'u cymeradwyo gan adrannau perthnasol y Llywodraeth i gwmpasu agweddau gwahanol ar ein gwaith. Mae'r fframweithiau asesu risg hyn yn ein galluogi ni i benderfynu ar amlder yr arolygiadau a'r ymweliadau i wirio cydymffurfiaeth. Dyma'r fframweithiau asesu risg rydyn ni'n eu defnyddio:

Arolygu dan ddeddfwriaeth Safonau Masnach yn gyffredinol

Rydyn ni'n defnyddio Cynllun Asesu Risg Safonau Masnach 2013 sydd wedi'i baratoi gan Gymdeithas Prif Swyddogion Safonau Masnach.

Arolygu safleoedd bwyd

Rydyn ni'n defnyddio'r cynllun sgorio ymyriadau hylendid bwyd, sef Atodiad 5 Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2013 sydd wedi'i baratoi gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd. Dylid nodi does dim ond adrannau A5.1, A5.5, A5.6 ac A5.7 yn Atodiad 5 yn ymwneud â gwaith Safonau Masnach.

Arolygu safleoedd bwyd anifeiliaid

Rydyn ni'n defnyddio Cynllun Sgorio Arolygiadau'r Gyfraith Bwyd Anifeiliaid, sef Atodiad 2 Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd Anifeiliaid (Cymru) 2014 sydd wedi'i baratoi gan yr Asiantaeth Safonau Bwyd.

Arolygu safleoedd iechyd anifeiliaid

Rydyn ni'n defnyddio'r cynllun asesu risg ar gyfer iechyd anifeiliaid sydd wedi'i baratoi gan Gydgysylltwyr Gwasanaethau Rheoliadol yr Awdurdodau Lleol

Profion prynu nwyddau â chyfyngiad oed

Yn absenoldeb fframwaith swyddogol gan y Swyddfa Rheoliadau Gwell, rydyn ni'n defnyddio ein cynllun asesu risg gwerthu nwyddau â chyfyngiad oed. Mae manylion bras y cynllun ynghlwm wrth yr wybodaeth yma.

Wrth ddefnyddio'r fframweithiau asesu risg hyn, byddwn ni'n rhoi ystyriaeth i'r effaith gyfunol o ran effeithiau posibl diffyg cydymffurfio ar ganlyniadau rheoleiddiol a'r tebygolrwydd o beidio â chydymffurfio. Os bydd perfformiad y busnes yn cael ei ystyried yn fwy o risg neu'n llai o risg na busnesau tebyg eraill, byddwn ni'n newid ei sgôr risg pan fydd hyn yn cael ei ganiatáu trwy'r fethodoleg asesu risg berthnasol.

Polisi gorfodi

Byddwn ni'n ymdrin yn gyfrannol ag achosion o dorri'r gyfraith, gan gynnwys cymryd camau gorfodi cadarn pan fydd angen. Pan fyddwn ni'n nodi unrhyw fethiant i fodloni rhwymedigaethau cyfreithiol, byddwn ni'n gweithredu yn unol â Pholisi Gorfodi Corfforaethol Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf.

Mae'r ddogfen yma'n nodi'n glir ein dull gorfodi. Bydd y Gwasanaeth Safonau Masnach am weithio gyda'r rheiny mae'n eu rheoleiddio. Bydd yn ceisio hybu cydymffurfio drwy nifer o wahanol ddulliau. Byddwn ni'n rhoi cymorth a chyngor i helpu pobl, cyrff, sefydliadau, a mudiadau i gydymffurfio, er enghraifft. Os bydd angen amddiffyn pobl leol sy'n fwy agored i niwed, byddwn ni'n sicrhau gwahardd gweithgareddau niweidiol neu erlyniad. Nod y Polisi Gorfodi yw bod yn ganllaw i swyddogion, busnesau, defnyddwyr a'r cyhoedd. Os bydd angen erlyn y rhai sy'n gwneud niwed yn briodol, fe wnawn ni hynny er lles ein cymunedau lletach ni.

Ffioedd a chostau

Ar hyn o bryd, rydyn ni'n codi ffioedd ar gyfer dau faes gwaith yn unig:

Mae'r maes cyntaf yn ymwneud â phrofi a gwirio offer dan Ddeddf Pwysau a Mesuriadau 1985. 

Mae'r ffioedd hyn yn seiliedig ar y raddfa ffioedd genedlaethol flaenorol wedi'i pharatoi gan Gydgysylltwyr Gwasanaethau Rheoliadol yr Awdurdodau Lleol. Erbyn hyn, dydy Cydgysylltwyr Gwasanaethau Rheoliadol yr Awdurdodau Lleol ddim yn bodoli, felly, rydyn ni'n defnyddio eu set ddiwethaf o ffioedd, ond, fel arfer, rydyn ni'n eu cynyddu nhw bob blwyddyn yn ôl cyfradd chwyddiant.

Mae'r ail faes yn ymwneud â chymeradwyo sefydliadau bwyd anifeiliaid. Mae'r ffioedd hyn wedi'u pennu yn Atodlen 3 Rheoliadau Bwyd Anifeiliaid (Hylendid a Gorfodi) (Cymru) 2005, drwy Reoliad 14 o'r Rheoliadau hynny.

Er eglurder, rydyn ni'n cadarnhau dydy dim o'r ffioedd rydyn ni'n eu codi ddim yn cael eu heffeithio gan lefel gydymffurfiaeth y busnes unigol.

Ffyrdd o apelio

Bydd modd i fusnesau ac unigolion apelio yn erbyn penderfyniadau rheoleiddio neu gamau fydd wedi'u cymryd gan ein swyddogion dan Weithdrefn Apelio Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd 2014. Byddwn ni'n darparu copi print o'r weithdrefn apelio i fusnesau ac unigolion ar gais.

Bydd y weithdrefn apelio yma'n caniatáu i fusnesau ac unigolion herio penderfyniad rheoleiddio fydd wedi'i wneud gan swyddogion gorfodi. Mae'r penderfyniadau rheoleiddio yn cynnwys cyngor sy'n cael ei ddarparu, camau i'w cymryd gan y busnes neu'r unigolyn, a phenderfyniadau gan swyddogion o ran materion gorfodi.

Fodd bynnag, mae'r weithdrefn apelio yma ond yn berthnasol os does dim dulliau perthnasol eraill na rheolaethau yn y broses ddeddfwriaethol. Mae'r weithdrefn yma, felly, yn berthnasol dan amgylchiadau pan dydy'r ddeddfwriaeth sy'n cael ei gweithredu ddim yn cynnwys dull apelio statudol sy'n cwmpasu'r camau penodol sy'n cael eu cymryd gan y swyddog. (Er enghraifft, apêl i Lys yr Ynadon neu Lys y Goron). Yn benodol, dydy'r weithdrefn apelio yma ddim yn caniatáu i fusnes neu unigolyn apelio yn erbyn penderfyniad i'w erlyn neu'n gyfle iddo dderbyn rhybudd syml. Mae gweithgarwch llysoedd y Deyrnas Unedig yn cydymffurfio'n llawn â deddfwriaeth Hawliau Dynol ac mae gan y system farnwrol system gynhwysfawr o rwystrau a gwrthbwysau ar waith, gan gynnwys systemau gwahanol ar gyfer apelio i'r llysoedd uwch.

Dylid nodi bod apelio yn erbyn camau sydd wedi'u cymryd yn hollol wahanol i wneud cŵyn am ymddygiad cyffredinol neu'r ffordd mae swyddog wedi ymddwyn. Byddai hynny wedi'i gwmpasu gan Bolisi Cwynion a Phryderon Corfforaethol y Cyngor. Bydd angen ymchwilio i unrhyw honiad o gamymddwyn, anfoesgarwch neu oedi diangen yn erbyn swyddog o dan Weithdrefnau Rhoi Sylwadau, Canmol a Chwyno y Cyngor.

Cwynion a sylwadau am ein gwasanaeth

Byddwn ni'n ymdrin â chwynion a sylwadau am ein gwasanaeth yn unol â Gweithdrefnau Rhoi Sylwadau, Canmol a Chwyno y Cyngor.

Byddwn ni'n gwerthfawrogi adborth gan ddefnyddwyr i'n helpu ni i sicrhau ein bod ni'n parhau i wneud y pethau cywir ac i wneud newidiadau os bydd angen. Bydd modd anfon sylwadau cyffredinol ar ein gwasanaeth at: Cyfarwyddwr Gwasanaeth Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd, Tŷ Elái, Dinas Isaf, Trewiliam, Tonypandy CF40 1NY. Byddwn ni'n ystyried unrhyw adborth, ac yn ymateb iddo.

Manylion am ein cyflawniad yn erbyn safonau'r gwasanaeth

Rydyn ni wedi ymrwymo i fod yn agored o ran ein gweithgarwch. Mae ein rhaglen waith yn cael ei chynnal mewn cydweithrediad â Gwasanaeth Safonau Masnach Merthyr Tudful. Mae'r manylion i'w gweld yn ein cynllun darparu gwasanaeth.

Rydyn ni'n cyhoeddi amrywiaeth o wybodaeth er mwyn i chi gael gweld yr hyn rydyn ni'n ei wneud. Yn bennaf, mae'n cynnwys gwybodaeth am arolygon boddhad rydyn ni'n eu cynnal o bryd i'w gilydd.

Dyma grynodeb o'n cyflawniad ni ar sail safonau ein gwasanaeth yn ystod 2014–15:

Arolygon boddhad defnyddwyr a busnesau

• Dywedodd 100% o'r busnesau, yn ôl yr arolwg, eu bod nhw'n fodlon iawn neu'n fodlon ar y gwasanaeth mae Safonau Masnach yn ei ddarparu yn gyffredinol.
• Dywedodd 100% o'r busnesau eu bod nhw wedi cael eu trin yn deg gan Safonau Masnach.
• Dywedodd 96% o'r busnesau y cawson nhw eglurhad clir o'r hyn roedd angen iddyn nhw ei wneud i fodloni'r gofynion cyfreithiol.
• Dywedodd 97.2% o'r busnesau roedd y cyngor a gawson nhw yn ystod ymweliadau yn ardderchog neu'n dda.

Cwynion yn ein herbyn ni

• Yn ystod 2014–15, daeth pedwar cŵyn i law o dan y Polisi Cwynion a Phryderon mewn perthynas â'n gweithgarwch gorfodi a'n cydymffurfiaeth â'r Polisi Gorfodi a'r Cod Rheoleiddwyr. Chafodd tri o'r cwynion ddim eu cadarnhau ar gam cyntaf y broses. Chafodd y pedwerydd cŵyn ddim ei gadarnhau ar gam cyntaf ac ail gam y broses, felly, aeth yr achwynydd â'i gŵyn i'r Ombwdsmon. Penderfynodd yr Ombwdsmon beidio â mynd yn erbyn ein penderfyniad.

Apeliadau yn erbyn ein penderfyniadau

• Chafodd dim apeliadau eu gwneud yn erbyn ein penderfyniadau o dan Weithdrefn Apelio Iechyd a Diogelwch y Cyhoedd 2014.
• Chafodd dim apeliadau yn erbyn penderfyniadau rheoleiddio Safonau Masnach eu gwneud trwy ddulliau apelio statudol.