Hysbysiad preifatrwydd yn ymwneud â'r modd rydyn ni'n defnyddio Deallusrwydd Artiffisial yn y Cyngor
Cyflwyniad
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma mae esboniad ynghylch y modd mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (byddwn yn cyfeirio ato fel a ganlyn 'CBSRhCT', 'Cyngor' neu 'ni') yn defnyddio offer Deallusrwydd Artiffisial (DA) i fod yn gymorth o ran ein gwaith ac i wella gwasanaethau. Y prif offeryn DA rydyn ni'n ei ddefnyddio yw Microsoft 365 Copilot; mae'n gweithio o fewn rhaglenni Microsoft cyfarwydd fel Word, Outlook a Teams. Fe ddewison ni Copilot oherwydd mae'n helpu staff i weithio mewn modd mwy effeithlon wrth, ar yr un pryd, gadw eich gwybodaeth yn ddiogel, yn unol â chyfreithiau diogelu data.
Yn yr hysbysiad yma mae esboniad ynghylch y modd y gall data personol gael eu defnyddio pan fydd y Cyngor yn defnyddio offer DA fel Copilot. Dylech ddarllen yr hysbysiad yma ar y cyd â thudalennau'r Cyngor ynghylch diogelu data, sydd ar ein gwefan.
Diogelu Data | Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
I gael gwybodaeth ynghylch y modd rydyn ni'n ymdrin â data personol pan fydd Copilot yn cael ei ddefnyddio i fod yn gymorth o ran cyfarfodydd ac ymweliadau, cyfeiriwch at yr Hysbysiad Preifatrwydd Trawsgrifio a Copilot, sydd ar gael ar wefan y Cyngor:
Y modd rydyn ni'n defnyddio eich gwybodaeth bersonol - hysbysiadau preifatrwydd y gwasanaeth | Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data ar gyfer data personol sy'n cael eu prosesu gan ddefnyddio offer DA gan gynnwys Copilot. Rydyn ni wedi cofrestru gyda Swyddfa Wybodaeth y Comisiynydd (SWC); ein cyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r Hysbysiad Preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau ynghylch y modd mae eich data personol yn cael eu defnyddio mewn cysylltiad â DA, cysylltwch â'r gwasanaeth perthnasol yn y Cyngor.
Os oes gyda chi gwestiynau cyffredinol ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd yma, neu ynghylch y modd mae DA yn cael ei defnyddio yn y Cyngor, cysylltwch â'r Swyddfa Gwelliannau Digidol yma: SwyddfaGwelliannauDigidol@rctcbc.gov.uk
Beth yw Deallusrwydd Artiffisial?
Wrth ddefnyddio'r term Deallusrwydd Artiffisial (DA) rydyn ni'n cyfeirio at systemau cyfrifiadurol sy'n gallu cyflawni tasgau sydd fel arfer yn gofyn am feddwl dynol, fel deall iaith, crynhoi gwybodaeth, neu wneud awgrymiadau.
Yng Nghyngor Rhondda Cynon Taf, rydyn ni'n defnyddio offeryn o'r enw Microsoft 365 Copilot. Mae'n gweithio'n rhan o feddalwedd sy'n cael ei defnyddio bob dydd yn y gwaith, fel Microsoft Word (ar gyfer dogfennau), Excel (ar gyfer taenlenni), Outlook (ar gyfer negeseuon ebost), a Teams (ar gyfer cyfarfodydd a sgyrsiau ar-lein).
Mae'r offeryn yma'n helpu staff y Cyngor i weithio mewn modd mwy effeithlon, er enghraifft, drwy helpu i ysgrifennu adroddiadau, crynhoi nodiadau cyfarfodydd neu roi trefn ar wybodaeth. Dyw e ddim yn gwneud penderfyniadau ar ei ben ei hun ac mae'n cael ei ddefnyddio, bob amser, at ddibenion bod yn gymorth i fodau dynol wneud penderfyniadau, nid cymryd lle penderfyniadau bodau dynol.
Mae offer DA fel Copilot hefyd yn cael eu defnyddio i fod yn gymorth o ran cyfarfodydd ac ymweliadau â'r cartref, er enghraifft, at ddibenion helpu i esbonio trafodaethau neu gofnodi pwyntiau gweithredu. Mae hyn yn cael ei esbonio mewn rhagor o fanylion yn hysbysiad preifatrwydd ar wahân y Cyngor ynghylch recordio cyfarfodydd a'u trawsgrifio.
Mae pob offeryn DA yn cael ei ddefnyddio yn rhan o systemau diogelu'r Cyngor ac yn unol â rheolau diogelu data at ddibenion cadw gwybodaeth yn ddiogel.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae'n bosib y byddwn ni'n prosesu data personol pan fydd ein staff yn defnyddio offer DA i wneud eu swydd ac i fod yn gymorth i'r Cyngor wrth iddo gyflawni ei wasanaethau. Bydd y math o ddata personol sy'n cael eu prosesu yn dibynnu ar y dasg mae'r staff yn ymgymryd â hi. Mae'n bosib y bydd data'n ymwneud â'r isod yn rhan o hyn:
- Aelodau o'r cyhoedd
- Defnyddwyr y gwasanaeth
- Cwsmeriaid
- Trigolion
- Sefydliadau partner
- Aelodau etholedig
- Staff y Cyngor
Enghraifft: Os bydd aelod o staff yn defnyddio offeryn DA i helpu i ddrafftio ymateb i ymholiad gan breswylydd, mae'n bosib y bydd yr offeryn yn prosesu enw'r unigolyn, ei fanylion cyswllt, a natur ei ymholiad gan ddefnyddio'r wybodaeth sydd gyda'r Cyngor eisoes ar gadw ynghylch yr unigolyn hwnnw, yn sail i hyn.
Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Pan fydd staff yn defnyddio offer DA i fod yn gymorth gyda'u gwaith, mae'n bosib y bydd yr offer yn defnyddio data personol sydd eisoes wedi'i gadw yn systemau'r Cyngor. Gall y math o wybodaeth dan sylw amrywio gan ddibynnu ar y dasg sy'n cael ei chwblhau. Gall yr isod fod yn rhan o hyn:
- Enwau
- Manylion cyswllt (fel rhifau ffôn neu gyfeiriadau e-bost)
- Cyfeiriadau
- Rhif cyfeirnod achosion
- Gwybodaeth ynghylch y gwasanaethau sydd wedi'u defnyddio
- Nodiadau neu grynodebau ynghylch cyfarfodydd neu ymweliadau
- Gwybodaeth yn ymwneud ag iechyd neu ofal.
Enghraifft:
Os bydd aelod o staff yn defnyddio Copilot i helpu i ddrafftio ymateb i gŵyn, mae'n bosib y bydd Copilot yn defnyddio (prosesu) data personol ynghylch y person sydd wedi gwneud y gŵyn, megis ei enw, manylion cyswllt, a natur y mater sydd wedi cael ei godi.
Os bydd gweithiwr cymdeithasol yn defnyddio Copilot i helpu i grynhoi achos sydd wedi'i ffeilio, mae'n bosib y bydd yr offeryn yn prosesu gwybodaeth ynghylch y plentyn a'i deulu, megis enwau, anghenion cymorth a'r prif ddigwyddiadau gan ddefnyddio'r cofnodion sydd gyda'r Cyngor eisoes ar gadw, yn sail i hynny. Mae hyn yn gymorth i weithiwr baratoi adroddiadau neu asesiadau mewn modd mwy effeithlon, wrth iddyn nhw, ar yr un pryd ddefnyddio eu barn broffesiynol.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n defnyddio offer DA fel Copilot er mwyn helpu staff y Cyngor i ymgymryd â'u swyddi mewn modd mwy effeithlon. Mae'r isod yn rhan o hyn:
- Arbed amser wrth wneud tasgau megis ysgrifennu gwybodaeth, ei chrynhoi neu ei rhoi mewn trefn.
- Rhoi awgrymiadau i helpu staff i wneud penderfyniadau mwy gwybodus.
- Gwneud gwasanaethau'n fwy hygyrch ar gyfer pobl y mae arnyn nhw angen rhagor o gymorth.
- Gwella'r modd rydyn ni'n cyflenwi gwasanaethau i'r cyhoedd.
Mae unrhyw gynnwys sy'n cael ei gynhyrchu gan DA yn cael ei adolygu gan staff er mwyn gofalu ei fod yn gywir, priodol ac yn ddeunydd sy'n cyd-fynd â pholisïau'r Cyngor.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
Dydyn ni ddim yn casglu data personol newydd wrth ddefnyddio offer DA. Yn hytrach, rydyn ni'n defnyddio gwybodaeth sydd gyda'r Cyngor ar gadw eisoes i helpu staff i wneud eu gwaith.
Mae hyn yn golygu ein bod ni'n dibynnu ar y sail gyfreithlon wreiddiol gafodd ei rhoi ar gyfer casglu'r data dan sylw. Yn y rhan fwyaf o achosion, dyma fydd y sail:
- Erthygl 6(1)(e) - Tasg Gyhoeddus - os yw'n ein helpu ni i ymgymryd â'n dyletswyddau cyhoeddus
- Erthygl 6(1)(c) - mewn achosion pan fyddwn ni dan rwymedigaeth gyfreithiol i ddefnyddio'r wybodaeth
- O ran gwybodaeth sensitif (megis anghenion iechyd neu ofal), rydyn ni'n dibynnu ar resymau cyfreithiol penodol sy'n ein galluogi ni i'w defnyddio at ddibenion budd cyhoeddus Erthygl (Erthygl 9(2)(g))
Os hoffech chi wybod rhagor ynghylch y seiliau cyfreithiol dros ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol, cyfeiriwch at yr hysbysiad preifatrwydd ar gyfer y gwasanaeth perthnasol yn y Cyngor. Gallwch chi ddod o hyd i'r rhain ar ein gwefan: Hysbysiadau Preifatrwydd Gwasanaethau Rhondda Cynon Taf.
Gan bwy rydyn ni'n cael data personol, neu o ble?
Dyw offer DA fel Copilot ddim yn casglu data personol newydd. Dim ond gweithio gyda'r wybodaeth sydd gyda'r Cyngor eisoes ar gadw yn ei systemau diogel y mae. Mae'n bosib y bydd y wybodaeth yma wedi tarddu o un o'r mannau canlynol:
- Gan unigolion sydd wedi cyflwyno eu manylion i'r Cyngor (er enghraifft wrth wneud cais am wasanaeth neu wneud cwyn)
- Dogfennau, e-byst neu gofnodion sydd wedi'u creu gan staff y Cyngor yn rhan o'u gwaith.
- Gwybodaeth y mae sefydliadau eraill wedi'i rhannu â ni (fel ysgolion, gwasanaethau iechyd neu gyrff llywodraethu) wrth gyflenwi gwasanaethau.
Pan fydd staff yn defnyddio offer DA, dim ond gwybodaeth y maen nhw eisoes wedi'u hawdurdodi i'w defnyddio y byddan nhw'n cael ei chyrchu.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Bydd unrhyw wybodaeth sy'n cael ei chynhyrchu drwy brosesau DA yn cael ei defnyddio i fod yn gymorth i staff wrth eu gwaith, a dyw hi ddim, yn ôl y drefn arferol yn cael ei rhannu y tu allan i'r Cyngor.* Mae unrhyw allbwn sy'n cael ei gynhyrchu drwy DA yn cael ei drin fel unrhyw ddrafft neu ddogfen weithio arall sydd wedi'i greu/ chreu gan aelod o'r staff.
Prosesyddion Data
Mae'r Cyngor yn defnyddio Microsoft a darparwyr TG eraill rydyn ni'n ymddiried ynddyn nhw at ddibenion cyflenwi ac atgyfnerthu'r offer DA rydyn ni'n eu defnyddio megis Copilot.
Mae'r cwmnïau yma'n gweithredu'n brosesyddion data ar ran y Cyngor. Mae hyn yn golygu mai dim ond yn unol â'n cyfarwyddyd ni y byddan nhw'n defnyddio eich data personol, a does gyda nhw ddim hawl i'w defnyddio at eu dibenion eu hunain. Mae pob proses yn digwydd yn unol â'n contractau a safonau diogelu, llym, er mwyn gwarchod eich gwybodaeth.
Am ba mor hir y byddwn ni'n dal gafael ar y data personol?
Mae offer DA yn cael eu defnyddio i fod yn gymorth i staff o ran cwblhau eu gwaith, fel wrth ddrafftio dogfennau neu grynhoi gwybodaeth. Pan fydd DA yn cael ei ddefnyddio i fod yn gymorth wrth gyflawni tasg, bydd unrhyw ddata personol sy'n cael eu prosesu wrth wneud hynny yn cael eu cadw am y cyfnod angenrheidiol ar gyfer ymgymryd â'r dasg dan sylw.
Pan fydd DA yn cael ei defnyddio i helpu i greu dogfen, e-bost neu adroddiad, bydd y fersiwn derfynol yn cael ei arbed/harbed a'i gadw/chadw yn unol â pholisïau cadw arferol y Cyngor. Dyw drafftiau dros dro neu awgrymiadau sydd wedi'u creu drwy DA ddim yn cael eu cadw oni bai eu bod yn rhan o gofnod terfynol.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (RhDDC), mae gyda chi hawliau pwysig yn ymwneud â'ch data personol. Yn rhan o hyn mae eich hawl i gyrchu unrhyw ddata sydd gyda'r Cyngor ar gadw amdanoch chi, gan gynnwys gwybodaeth sydd wedi'i chofnodi mewn recordiadau o gyfarfodydd neu drawsgrifiadau.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Rydyn ni'n argymell cysylltu â'r maes gwasanaeth perthnasol yn y lle cyntaf, gan fod modd datrys nifer o faterion yn gyflym ac yn answyddogol. Os nad ydych chi'n fodlon ar hyn, neu pe byddai'n well gennych chi godi cwyn swyddogol, gallwch wneud hynny drwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor.
Mae modd i chi adael sylwadau, rhoi gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein.
Mae modd i chi hefyd e-bostio'r Swyddog Diogelu Data: Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i leisio cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk