Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Garfan Achlysuron

Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer ein cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth. 

Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol at ddibenion y Garfan Achlysuron. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.

1.    Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud. 

Rôl Carfan Achlysuron RhCT yw trefnu rhaglen achlysuron blynyddol y Cyngor. Caiff yr achlysuron yma eu cynnal yn Rhondda   Cynon Taf. Mae'r garfan hefyd yn arwain ar drefnu achlysuron corfforaethol, ond mae rhai carfanau eraill yn trefnu ac yn darparu achlysuron.       

2.    Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy? 

Mae Carfan Achlysuron RhCT yn cadw ac yn defnyddio'ch gwybodaeth berthnasol at sawl diben, fel sydd wedi'u nodi isod:

 

Stondinau mewn Achlysuron:  

  • Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad
  • Manylion cyswllt, e.e. rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.  
  • Dogfennau Iechyd a Diogelwch e.e. Yswiriant Atebolrwydd Cyhoeddus

Cymysgedd o wybodaeth bersonol a gwybodaeth fasnachol yw'r wybodaeth sy'n cael ei chadw yn y gronfa ddata.

 

Nos Galan:

  • Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad
  • Manylion cyswllt e.e. rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.

Rydyn ni hefyd yn nodi os ydych chi'n gysylltiedig â chlwb rhedeg, eich oedran, dyddiad geni a rhyw, at ddibenion categorïau'r râs. 

 

Her Tri Chopa Cymru:

  • Manylion Personol e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni a rhyw
  • Manylion cyswllt e.e. rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.

Rydyn ni hefyd yn nodi manylion cyswllt mewn argyfwng (gan gynnwys enw, perthynas a rhif ffôn).

 

Mae'n bosibl y bydd adrannau eraill o'r Cyngor yn trefnu ac yn darparu achlysuron, ac felly'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol os ydych chi’n ymwneud â'r achlysur. Er enghraifft, mae'n bosibl eich bod chi wedi derbyn gwahoddiad i ddod i achlysur. Dyma rai enghreifftiau o wybodaeth mae modd iddi gael ei chadw a'i phrosesu:

  • Manylion personol e.e. enw, cyfeiriad, dyddiad geni a rhyw.
  • Manylion cyswllt, gan gynnwys rhif ffôn a chyfeiriad e-bost.
  • Data Categori Arbennig megis data iechyd, er enghraifft os oes yna gyflyrau iechyd y mae angen i ni wybod amdanyn nhw mewn achos o argyfwng neu os ydych chi angen inni wneud addasiadau ar eich cyfer.

3.    O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth? 

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei chasglu'n uniongyrchol gennych chi. Mae modd i ni gasglu'r wybodaeth yma mewn sawl ffordd, er enghraifft trwy ffurflenni cais yn ysgrifenedig, dros y ffôn, wyneb yn wyneb neu drwy raglenni gwefannau a chadw lle.

 

Mewn rhai achosion, os ydych chi'n iau nag 18 oed, bydd gwasanaethau'r Cyngor sy'n trefnu achlysur penodol yn derbyn eich gwybodaeth gan riant neu warcheidwad, neu gynhaliwr os yw'n addas.

4.    Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol? 

Mae yna sawl achlysur sy'n cael ei drefnu gan Garfan Achlysuron Cyngor RhCT sydd ddim yn gofyn am brosesu data bersonol, er enghraifft Cegaid o Fwyd Cymru a Gŵyl Aberdâr. Mae'r achlysuron yma ar agor i'r cyhoedd a ddim yn gofyn am docynnau. Fodd bynnag, mae angen i Garfan Achlysuron Cyngor RhCT brosesu gwybodaeth bersonol ar gyfer yr achlysuron canlynol:

  • Nos Galan: caiff wybodaeth bersonol ei chadw at ddibenion gweinyddu eich archeb a rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau/gohiriadau.
  • Her Tri Chopa Cymru: caiff wybodaeth bersonol ei chadw at ddibenion gweinyddu eich archeb, rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau/gohiriadau ac at ddibenion iechyd a diogelwch. Ar gyfer yr olaf o’r rhain, bydd y garfan achlysuron yn rhannu eich manylion gydag arweinwyr y daith gerdded. Bydd yr arweinwyr yn defnyddio'r manylion yma er mwyn llunio cofrestr i'w defnyddio mewn achos o argyfwng meddygol (e.e. er mwyn cysylltu â'ch cyswllt mewn argyfwng).
  • Cronfa ddata Stondinau: er bod y gronfa ddata yma'n cynnwys gwybodaeth fasnachol gan amlaf, caiff peth gwybodaeth bersonol ei chadw ar ein cronfa ddata fewnol er mwyn galluogi'r garfan Achlysuron i gysylltu â chi am achlysuron a rheoli trefniadau ar gyfer llogi stondinau.

Mae'n bosibl y bydd gwasanaethau eraill y Cyngor yn defnyddio'ch gwybodaeth at y dibenion canlynol:

      
  • Dosbarthu tocynnau/gwahoddiad ar gyfer achlysur a rhoi gwybod i chi am unrhyw newidiadau/gohiriadau. Mae'n bosibl y bydd angen rhai manylion cyswllt, gan gynnwys enw, rhif ffôn, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost.

Mae'n bosibl y byddwn ni'n gofyn am ddata arbennig, gan gynnwys manylion iechyd. Er enghraifft, mae'n bosibl y bydd angen i ni wybod am rai cyflyrau iechyd fel bod modd i ni ymateb mewn modd addas os oes yna argyfwng meddygol neu os oes angen i ni ddarparu unrhyw addasiadau rhesymol er mwyn i chi fwynhau'r achlysur, er enghraifft mae'n bosibl y bydd angen mynediad ar gyfer cadair olwyn.

 

Lle rydych chi wedi rhoi data personol i ni am unigolion eraill, fel aelodau o'r teulu neu ddibynyddion, sicrhewch fod yr unigolion hynny yn effro i'r wybodaeth sy wedi'i chynnwys yn yr hysbysiad yma.

5.    Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?  

Mae'r Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 yn gofyn bod awdurdodau lleol yn hyrwyddo llesiant ei breswylwyr. Caiff achlysuron eu cynnal er budd y preswylwyr, er mwyn cynyddu twristiaeth a dod â buddion economaidd i'r ardal ac felly'n cael eu hystyried fel tasg cyhoeddus.

 

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu unrhyw wybodaeth er mwyn trefnu a darparu achlysuron yw cyflawni contract. Mae modd i hyn gynnwys dosbarthu a/neu brynu   tocynnau. Os ydych chi'n talu am docynnau ac eisiau rhagor o wybodaeth am daliadau, mae modd i chi edrych ar Hysbysiad Preifatrwydd Taliadau. 

 

Yn ogystal â hynny, mae angen i'r sefydliad brosesu data er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â'i rwymedigaethau cyfreithiol, e.e. er mwyn cydymffurfio â chyfraith iechyd a diogelwch. 

6.    Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad arall? 

Mae gofyn i ni rannu gwybodaeth gydag adrannau eraill o fewn y Cyngor a sefydliadau eraill er mwyn i'r Gwasanaeth gyflawni'i ddyletswyddau o ran achlysuron.

 

Adrannau eraill y Cyngor:

  • Cynllunio mewn argyfwng - mewn achlysuron mawr er mwyn sicrhau diogelwch y rheiny sy'n mynd i'r achlysur.

Mae sefydliadau eraill yn cynnwys:

      
  • Ambiwlans Sant Ioan - wrth ddarparu cymorth cyntaf mewn achlysuron  
  • Tywyswyr mynydd - ar gyfer Her y Tri Chopa

Rydyn ni'n defnyddio cwmni o'r enw FR Systems sy'n rheoli manylion lleoedd ras Nos Galan ar ein rhan ni. Bydd y cwmni yma'n defnyddio'ch gwybodaeth at ddibenion nodi manylion eich lle yn y ras a chyhoeddi eich canlyniadau ar y wefan. Mae'r canlyniadau yma'n dangos eich enw, rhyw a chategori'r ras (sydd wedi'i seilio ar oedran) 

7.    Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth? 

Fyddwn ni ddim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bydd arnom ei hangen. Mae hyn yn dibynnu ar natur yr wybodaeth.   

 

O ran y data sy'n cael ei gadw a'i brosesu gan Garfan Achlysuron RhCT: 

  • Cronfa ddata stondinau: Rydyn ni'n adolygu'n cronferydd data'n gyson er mwyn sicrhau eu bod nhw'n cynnwys yr wybodaeth ddiweddaraf. Rydyn ni'n gwaredu gwybodaeth o’r cronfeydd data yma'n flynyddol e.e. er mwyn sicrhau bod unrhyw fusnesau sydd wedi cau yn cael eu tynnu o’r cronfeydd data.
  • Defnyddwyr achlysuron: Rydyn ni'n gwirio data ar ôl pob achlysur, ag eithrio mewn achosion lle mae damwain wedi bod. Yn yr achos yma, byddwn ni'n cadw data bersonol y person am o leiaf 3 blynedd (ag eithrio mewn digwyddiad sy'n ymwneud â pherson dan 18 oed, lle caiff y data ei gadw am o leiaf 3 blynedd ar ôl ei ben-blwydd yn 18 oed).

8.    Eich gwybodaeth, eich hawliau

Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.   

 

Edrychwch a ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i’w defnyddio nhw.

9.    Cysylltwch â ni

Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut mae'r gwasanaeth yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:

 

Ar gyfer achlysuron Corfforaethol gan gynnwys Cegaid o Fwyd Cymru a Nos Galan:

 

E-bost : achlysuron@rctcbc.gov.uk

 

Dros y ffôn : 01443 424122

 

Trwy lythyr : Carfan Achlysuron Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Y Pafiliynau, Cwm Clydach, CF40 2XX

 

I gael gwybod am achlysur arall, cysylltwch â'r trefnydd perthnasol, er enghraifft, Parc Treftadaeth Cwm Rhondda neu Theatr y Parc a'r Dâr. 

Helpwch ni i wella - peidiwch â chynnwys gwybodaeth bersonol neu ariannol, e.e. eich Rhif Yswiriant Gwladol neu fanylion cerdyn credyd.