Sut byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn yr Adran Rhyddid Gwybodaeth
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth gyflawni gwaith Adran Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1.Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
|
Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn rhoi hawl gyffredinol i'r cyhoedd weld gwybodaeth o bob math sy’n cael ei chadw gan awdurdodau cyhoeddus. Mae’n nodi’r wybodaeth sy wedi’i heithrio (esemptiadau) o’r hawl honno ac yn gosod nifer o rwymedigaethau ar awdurdodau cyhoeddus.
Mae’r cyngor yn darparu gwybodaeth ar Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 ac yn rhoi cyngor i’r trigolion ynglŷn â sut mae cyflwyno cais am wybodaeth gyhoeddus mae awdurdod yn ei chadw.
|
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
|
Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni dros y ffôn, trwy lythyr, e-bost neu drwy wefan y Cyngor, mae'n bosibl y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi neu'ch teulu fel bod modd i ni ddarparu'r gwasanaeth perthnasol. Mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth rydyn ni ei hangen yn cynnwys gwybodaeth bersonol, er enghraifft:
-
Enw cyntaf
-
Enw'r teulu neu gyfenw
-
Cyfeiriad
-
Rhifau ffôn
-
Cyfeiriad E-bost
-
Manylion taliadau
|
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
|
Rydych chi’n cyflwyno’r wybodaeth wrth i chi gyflwyno cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol i'r Cyngor. Mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn gofyn bod unrhyw berson sy'n gwneud cais yn nodi enw a chyfeiriad ar gyfer gohebiaeth.
|
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
|
Ar ôl i ni dderbyn eich cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, bydd Adran Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor yn trosglwyddo'r cais i'r adran/adrannau perthnasol fel bodd modd i'r adran baratoi ymateb.
Bydd yr ymateb yn cael ei lunio yn unol â thelerau’r y ddeddfwriaeth berthnasol ac yna'n cael ei gyflwyno i chi.
|
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
|
Mae gan unigolion yr hawl i weld gwybodaeth dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004.
Mae'r ddwy ddeddf yma'n gofyn i'r person sy'n gwneud cais i gyflwyno enw a chyfeiriad ar gyfer gohebiaeth. Hefyd, mae'r ddeddfwriaeth yma'n golygu bod rhaid i'r Cyngor brosesu ceisiadau o'r fath.
|
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
|
Byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth chi gydag adrannau mewnol perthnasol er mwyn prosesu eich cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol ac i sicrhau bod modd llunio ymateb.
Os dydych chi ddim yn hapus gydag ymateb y Cyngor i gais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, mae hawl gyda chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Os ydych chi'n gwneud hynny, mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu â'r Cyngor yn cael ei throsglwyddo i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn dilyn cais ganddi. Mae hyn fel bod modd iddyn nhw brosesu'ch cwyn.
|
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
|
Byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth am gyfnod o 2 flynedd yn dilyn eich ymholiad.
Ar ôl y cyfnod yma, byddwn ni'n cael gwared ar yr wybodaeth mewn modd diogel.
|
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
9. Cysylltwch â ni
|
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Y Pafiliynau Cwm Clydach Tonypandy, CF40 2XX
E-bost: caisamwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk
Ffôn: 01443 424111 / 01443 424102
|