Sut byddwn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol yn yr Adran Rhyddid Gwybodaeth
Mae'r Cyngor yn darparu gwasanaethau ar gyfer cymunedau lleol a'r bobl sy'n byw ynddyn nhw. Mae cynnal y gwaith yma yn golygu bod rhaid i ni gasglu a defnyddio gwybodaeth am y bobl rydyn ni'n darparu gwasanaethau ar eu cyfer nhw a chadw cofnod o'r gwasanaethau yma. O ganlyniad i gasglu a defnyddio gwybodaeth bersonol am unigolion, mae rhaid i ni sicrhau eu bod nhw'n gwybod beth yw ein bwriad o ran defnyddio a rhannu eu gwybodaeth.
Rydyn ni wedi crynhoi yn yr hysbysiad preifatrwydd yma rai o'r ffyrdd allweddol rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol wrth gyflawni gwaith Adran Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor. Dylech chi ddarllen yr wybodaeth yma yn ogystal â hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor.
1.Pwy ydyn ni, beth ydyn ni'n ei wneud.
Mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn rhoi hawl gyffredinol i'r cyhoedd weld gwybodaeth o bob math sy’n cael ei chadw gan awdurdodau cyhoeddus. Mae’n nodi’r wybodaeth sy wedi’i heithrio (esemptiadau) o’r hawl honno ac yn gosod nifer o rwymedigaethau ar awdurdodau cyhoeddus.
Mae’r cyngor yn darparu gwybodaeth ar Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 ac yn rhoi cyngor i’r trigolion ynglŷn â sut mae cyflwyno cais am wybodaeth gyhoeddus mae awdurdod yn ei chadw.
2. Pa fath o wybodaeth bersonol ydyn ni'n ei chadw ac am bwy?
Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni dros y ffôn, trwy lythyr, e-bost neu drwy wefan y Cyngor, mae'n bosibl y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi neu'ch teulu fel bod modd i ni ddarparu'r gwasanaeth perthnasol. Mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth rydyn ni ei hangen yn cynnwys gwybodaeth bersonol, er enghraifft:
- Enw cyntaf
- Enw'r teulu neu gyfenw
- Cyfeiriad
- Rhifau ffôn
- Cyfeiriad E-bost
- Manylion taliadau
3. O ble mae'r gwasanaeth yn cael fy ngwybodaeth?
Rydych chi’n cyflwyno’r wybodaeth wrth i chi gyflwyno cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol i'r Cyngor. Mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn gofyn bod unrhyw berson sy'n gwneud cais yn nodi enw a chyfeiriad ar gyfer gohebiaeth.
4. Beth fyddwn ni'n ei wneud gyda'ch gwybodaeth bersonol?
Ar ôl i ni dderbyn eich cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, bydd Adran Rhyddid Gwybodaeth y Cyngor yn trosglwyddo'r cais i'r adran/adrannau perthnasol fel bodd modd i'r adran baratoi ymateb.
Bydd yr ymateb yn cael ei lunio yn unol â thelerau’r y ddeddfwriaeth berthnasol ac yna'n cael ei gyflwyno i chi.
5. Beth ydy'r sail gyfreithiol o ran defnyddio'r wybodaeth yma?
Mae gan unigolion yr hawl i weld gwybodaeth dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004.
Mae'r ddwy ddeddf yma'n gofyn i'r person sy'n gwneud cais i gyflwyno enw a chyfeiriad ar gyfer gohebiaeth. Hefyd, mae'r ddeddfwriaeth yma'n golygu bod rhaid i'r Cyngor brosesu ceisiadau o'r fath.
6. Ydy'r gwasanaeth yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw sefydliad arall?
Byddwn ni'n rhannu'ch gwybodaeth chi gydag adrannau mewnol perthnasol er mwyn prosesu eich cais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol ac i sicrhau bod modd llunio ymateb.
Os dydych chi ddim yn hapus gydag ymateb y Cyngor i gais Rhyddid Gwybodaeth/Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, mae hawl gyda chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). Os ydych chi'n gwneud hynny, mae'n bosibl y bydd yr wybodaeth bersonol rydych chi'n ei rhannu â'r Cyngor yn cael ei throsglwyddo i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn dilyn cais ganddi. Mae hyn fel bod modd iddyn nhw brosesu'ch cwyn.
7. Am faint o amser fydd y gwasanaeth yn cadw fy ngwybodaeth?
Byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth am gyfnod o 2 flynedd yn dilyn eich ymholiad.
Ar ôl y cyfnod yma, byddwn ni'n cael gwared ar yr wybodaeth mewn modd diogel.
8. Eich gwybodaeth, eich hawliau
Mae'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i chi, gan gynnwys yr hawl i gael gweld yr wybodaeth bersonol mae'r gwasanaethau yn ei chadw amdanoch chi.
Edrychwch ar ragor o wybodaeth am eich hawliau gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
9. Cysylltwch â ni
Os oes gyda chi unrhyw bryderon neu os ydych chi eisiau rhagor o wybodaeth am sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â ni gan ddefnyddio un o'r dulliau isod:
Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf, Y Pafiliynau Cwm Clydach Tonypandy, CF40 2XX
E-bost: caisamwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk
Ffôn: 01443 424111 / 01443 424102