Hysbysiad preifatrwydd yn ymwneud â Chyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn prosesu data personol at ddibenion recordio, trawsgrifio a defnyddio Microsoft Copilot i fod yn gymorth o ran cyfarfodydd ac ymweliadau.
Cyflwyniad
Yn yr hysbysiad preifatrwydd yma mae esboniad ynghylch y modd mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (y byddwn yn cyfeirio ato fel 'CBSRhCT', 'Y Cyngor', 'ni') yn defnyddio gwybodaeth pan fydd recordiad yn cael ei wneud o gyfarfodydd neu ymweliadau, pan fydd yn cael ei droi'n nodiadau ysgrifenedig o'r hyn sy'n cael ei ddweud (trawsgrifio), neu pan fydd offer fel Copilot Microsoft 365 yn cael eu defnyddio'n gymorth at y dibenion yma. Yn rhan o hyn mae cyfarfodydd ar-lein (fel ar Microsoft Teams), cyfarfodydd ac ymweliadau wyneb yn wyneb, a chyfarfodydd lle bydd rhai pobl yn ymuno wyneb yn wyneb ac eraill ar-lein (sydd weithiau'n dwyn yr enw 'cyfarfodydd hybrid').
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma ar y cyd â thudalennau diogelu data y Cyngor, sydd ar ein gwefan:
Diogelu Data | Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf
Pan fydd Copilot yn cael ei ddefnyddio i fod yn gymorth o ran cyfarfodydd neu ymweliadau, dylai hefyd gael ei ddarllen ar y cyd â hysbysiad preifatrwydd y Cyngor ynghylch Deallusrwydd Artiffisial; gallwch fwrw golwg arno yma:
Y modd rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth bersonol | Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (rctcbc.gov.uk)
Y Rheolydd Data
Mae'r Cyngor yn gyfrifol am y modd mae data personol yn cael eu defnyddio pan fydd cyfarfodydd ac ymweliadau yn cael eu recordio, eu trawsgrifio neu'n cael cymorth Copilot. Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolydd data â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau ynghylch y modd mae eich data personol yn cael eu defnyddio, neu wedi cael eu defnyddio, o ran recordio neu drawsgrifio cyfarfod neu ymweliad, cysylltwch â'r gwasanaeth neu adran a drefnodd y cyfarfod neu'r ymweliad.
Ar gyfer cwestiynau cyffredinol ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd yma, fe allwch chi gysylltu ag aelodau Carfan Rheoli Gwybodaeth y Cyngor drwy e-bostio Rheoli.Gwybodaeth@rctcbc.gov.uk
Dyma pwy ydyn ni a'r hyn rydyn ni'n ei wneud
A ninnau'n awdurdod lleol, mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf yn cynnal ystod eang o gyfarfodydd ac ymweliadau i fod yn gymorth o ran cyflawni gwasanaethau, gwneud penderfyniadau, a gweithio gyda thrigolion, partneriaid a sefydliadau eraill. Gall y canlynol fod ymhlith y cyfarfodydd yma; trafodaeth carfan fewnol, apwyntiadau â defnyddwyr gwasanaethau, ymgynghoriadau cyhoeddus, sesiynau hyfforddiant, a fforymau gwneud penderfyniadau, ffurfiol.
At ddibenion tryloywder, gwella'r modd mae gwasanaethau'n cael eu cyflenwi a gofalu bod cofnodion cywir yn cael eu cadw, mae'n bosib y bydd rhai o'r cyfarfodydd ac ymweliadau yma'n cael eu recordio a'u trawsgrifio. Mae hyn yn ei helpu i:
- Creu cofnod cywir o'r hyn gafodd ei ddweud neu ei gytuno arno, neu gadw cofnod o'r fath.
- Rhoi cymorth i bobl oedd yn methu bod yn y cyfarfod neu'r ymweliad.
- Gwneud cyfarfodydd ac ymweliadau'n fwy hygyrch ar gyfer y sawl sydd ag anghenion ychwanegol.
- Rhoi tystiolaeth ynghylch y penderfyniadau sydd wedi'u gwneud neu'r camau gweithredu sydd wedi'u cymryd.
- Bod yn gymorth o ran dysgu, datblygu a gwella gwasanaethau.
Mae'n bosib y byddwn ni hefyd yn defnyddio offer digidol megis Microsoft 365 Copilot i helpu i grynhoi trafodaethau, cofnodi camau gweithredu a chynhyrchu nodiadau ynghylch cyfarfodydd. Mae'r offer yma'n cael eu defnyddio i fod yn gymorth i fodau dynol wneud penderfyniadau, nid er mwyn cymryd lle eu penderfyniadau. Maen nhw'n cael eu gweithredu yn rhan o systemau diogel sy'n dilyn rheolau diogelu data llym.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Rydyn ni'n casglu data personol gan bobl sy'n dod i gyfarfod neu ymweliad sy'n cael ei recordio neu ei drawsgrifio, ac yn defnyddio'r data dan sylw. Gall y bobl/sefydliadau a ganlyn fod ymhlith y rhain, ond nid y rhain yn unig:
- Aelodau o'r cyhoedd sy'n mynychu cyfarfodydd
- Staff y cyngor
- Aelodau etholedig
- Sefydliadau partner
Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Os yw cyfarfod yn cael ei recordio neu ei drawsgrifio, mae'n bosib y byddwn ni'n casglu gwahanol fathau o ddata personol gan ddibynnu ar natur y cyfarfod a ph'un a yw'r sawl sy'n bresennol yn aelod o'r cyhoedd neu'n weithiwr proffesiynol.
Ar gyfer aelodau o'r cyhoedd, gall y wybodaeth a ganlyn fod yn rhan o'r data dan sylw:
- Eich enw ac unrhyw fanylion cyswllt y byddwch chi'n eu cyflwyno.
- Gwybodaeth ynghylch eich perthynas â'r Cyngor (e.e preswylydd, defnyddiwr gwasanaeth, cynrychiolydd y gymuned)
- Yr hyn rydych chi'n ei ddweud yn ystod cyfarfod.
- Recordiadau sain neu fideo ohonoch chi (os bydd eich meicroffon neu eich camera ar waith)
- Unrhyw ddogfennau neu ddeunyddiau y byddwch chi'n eu rhannu
- Nodiadau neu grynoadau sy'n cynnwys eich cyfraniadau chi
Ar gyfer gweithwyr proffesiynol, gan gynnwys staff y Cyngor, aelodau etholedig, a chynrychiolwyr o sefydliadau partner, gallai'r isod fod yn rhan o'r wybodaeth yma:
- Eich enw, manylion cyswllt, a phan fo hynny'n berthnasol teitl eich swydd neu rôl.
- Y sefydliad rydych chi'n ei gynrychioli a'ch perthynas â'r Cyngor.
- Yr hyn y byddwch chi'n ei ddweud yn ystod y cyfarfod
- Recordiad sain neu fideo ohonoch chi (os yw'ch meicroffon neu gamera ar waith)
- Unrhyw ddogfennau neu sgriniau y byddwch chi'n eu rhannu
- Nodiadau neu grynodebau mae offer fel Microsoft Copilot wedi'u creu ac mae'ch cyfraniad chi'n rhan ohonyn nhw.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol?
Rydyn ni'n defnyddio'r wybodaeth yma at ddibenion:
- Creu cofnod dibynadwy, neu ei gadw, o ran yr hyn gafodd ei ddweud a'r hyn gafodd ei gytuno arno. Er enghraifft mae modd defnyddio recordiadau neu drawsgrifiadau i ail-wirio pa gamau gweithredu gafodd eu rhoi i bwy, cadarnhau'r penderfyniadau gafodd eu gwneud, neu ddatrys unrhyw gamddealltwriaeth wedi'r cyfarfod.
- Bod yn gymorth i bobl oedd yn methu bod yn bresennol – er enghraifft, galluogi rhywun oedd yn methu bod yn y cyfarfod yn sgil salwch neu ddyblygu o ran amserlenni i ddarllen trawsgrifiad neu grynodeb er mwyn cael gwybod y diweddaraf ynghylch yr hyn gafodd ei drafod a'r penderfyniadau gafodd eu gwneud.
- Gwneud cyfarfodydd yn fwy hygyrch – Er enghraifft, gall trawsgrifiadau helpu pobl sy'n fyddar neu sydd â nam ar eu clyw i ddilyn yr hyn gafodd ei ddweud, neu alluogi cyfranogwyr i adolygu trafodaethau yn eu hamser eu hunain os ydyn nhw'n prosesu gwybodaeth yn well wrth ei darllen.
- Bod yn gefn i staff o ran datblygiad a dysgu – Mae'n bosib y byddwn ni'n defnyddio recordiadau neu drawsgrifiadau i helpu i hyfforddi staff, adfyfyrio ar sut mae cyfarfodydd yn cael eu cynnal, a gwella cyfathrebu neu'r modd mae gwasanaeth yn cael ei gyflenwi.
- Gwella'r modd rydyn ni'n gweithio ac yn gwneud penderfyniadau – Er enghraifft, gall adolygu trawsgrifiadau o gyfarfodydd ein helpu ni i nodi patrymau, tynnu sylw at feysydd y mae gofyn eu gwella, a gofalu bod penderfyniadau yn cael eu gwneud ar sail gwybodaeth gywir a llawn.
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
Mae modd i ni recordio cyfarfodydd a'u trawsgrifio pan fo'r canlynol yn wir:
- Mae'n ein helpu ni i gyflawni ein dyletswyddau cyhoeddus (Erthygl 6(1)(e) – Tasg Gyhoeddus)
- Mae gofyn i ni wneud hynny yn gyfreithiol felly – er enghraifft er mwyn cydymffurfio â dyletswyddau cyfreithiol yn ymwneud â gwneud penderfyniadau, diogelu, neu atebolrwydd cyhoeddus.
- Mewn rhai achosion, mae'n fodd o atgyfnerthu ein buddiannau cyhoeddus (Erthygl 6(1)(f))
- Os yw data sensitif yn rhan o bethau, rydyn ni'n dibynnu ar resymau buddiannau cyhoeddus sylweddol (Erthygl 9(2)(g))
Gan bwy rydyn ni'n cael data personol, neu o ble?
Rydyn ni'n casglu data personol yn uniongyrchol gan bobl sy'n cymryd rhan mewn cyfarfodydd.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Bydd recordiadau o gyfarfodydd a thrawsgrifiadau yn cael eu defnyddio, gan fwyaf, er mwyn bod yn gymorth wrth greu cofnodion, camau gweithredu, neu grynodebau, cywir. Mae'n bosib y bydd y crynodebau yma'n cael eu rhannu ag unigolion y mae arnyn nhw angen deall yr hyn gafodd ei drafod neu ei gytuno arno. Dyw'r recordiad neu drawsgrifiad llawn ddim fel arfer yn cael ei rannu, ac mae'n cael ei gadw i'w ddefnyddio'n fewnol, oni bai bod rheswm penodol neu anghenraid cyfreithiol dros wneud hynny.
Enghraifft: Os bydd cyfarfod diogelu yn cael ei recordio at ddibenion sicrhau bod cofnod cywir ar gael, fyddai'r recordiad llawn ddim yn cael ei rannu â'r sawl sy'n bresennol. Yn hytrach, byddai crynodeb neu gynllun gweithredu yn cael ei rannu. Serch hynny, os bydd llys neu gorff rheoleiddio yn gwneud cais i weld y recordiad neu wrando arno'n rhan o broses gyfreithiol, mae'n bosib y bydd gofyn i ni ei rannu.
Bydd y sawl sy'n trefnu'r cyfarfod yn rhoi gwybod i chi o flaen llaw, ac ar ddechrau'r cyfarfod, â phwy y bydd y recordiad, trawsgrifiad neu unrhyw grynodeb yn cael ei rannu, ac i ba ddiben. Mae hyn yn helpu i ofalu bod pawb yn cael gwybod sut y bydd eu gwybodaeth yn cael ei defnyddio, ac yn deall hyn.
Rydyn ni'n gofalu bob amser bod rhannu data yn digwydd mewn modd cyfreithlon, a'i fod yn cael ei gyfyngu i'r hyn sy'n angenrheidiol, a'i drin yn ddiogel.
Prosesyddion Data
Mae'r Cyngor yn defnyddio Microsoft a darparwyr TG eraill rydyn ni'n ymddiried ynddyn nhw at ddibenion cyflenwi ac atgyfnerthu’r offer DA rydyn ni'n eu defnyddio, megis Copilot.
Mae'r cwmnïau yma'n gweithredu yn brosesyddion data ar ran y Cyngor. Mae hyn yn golygu mai dim ond yn unol â'n cyfarwyddyd ni y byddan nhw'n defnyddio eich data personol, a does gyda nhw ddim hawl i'w defnyddio at eu dibenion eu hunain. Mae pob proses yn digwydd yn unol â'n contractau a safonau diogelu, llym, er mwyn gwarchod eich gwybodaeth.
Am ba mor hir y byddwn ni'n dal gafael ar y data personol?
Gan fwyaf, mae recordiadau a thrawsgrifiadau o gyfarfodydd yn cael eu defnyddio i helpu i gynhyrchu cofnodion, camau gweithredu, neu grynodebau, cywir. Y crynodebau yma sy'n cael eu defnyddio'n gofnod swyddogol o'r cyfarfod.
Mae recordiadau a thrawsgrifiadau yn cael eu dileu yn awtomatig wedi 60 niwrnod, oni bai eu bod wedi'u dileu cyn hynny, er enghraifft, unwaith y bydd cofnodion neu grynodeb terfynol wedi'u creu/ wedi’i greu. Mae hyn yn ei helpu i ofalu ein bod yn cadw data personol am y cyfnod mae hynny'n angenrheidiol, a dim hwy.
Mewn rhai achosion, mae'n bosib y bydd gofyn i ni gadw recordiad neu drawsgrifiad am gyfnod hwy na'r arfer, er enghraifft, os yw hyn yn angenrheidiol at ddibenion cyfreithiol, diogelu neu arolygu. Yn y sefyllfaoedd yma, bydd y data'n cael eu cadw'n ddiogel, a dim ond am y cyfnod y mae angen gwneud hynny.
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Yn unol â Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol y DU (RhDDC), mae gyda chi hawliau pwysig o ran eich data personol. Yn rhan o hyn mae eich hawl i gyrchu unrhyw ddata sydd gyda'r Cyngor ar gadw amdanoch chi, gan gynnwys gwybodaeth sydd wedi'i chofnodi mewn recordiadau neu drawsgrifiadau o gyfarfodydd.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Os yw'ch pryder yn ymwneud â chyfarfod sydd wedi cael ei recordio neu ei drawsgrifio, cysylltwch â threfnydd y cyfarfod dan sylw yn uniongyrchol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o faterion yn gyflym trwy alwad ffôn neu e-bost syml.
Fel arall, fe allwch chi wneud cwyn swyddogol drwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol:
Gallwch adael sylwadau, gair o ganmoliaeth neu wneud cwyn, ar-lein.
Mae modd i chi hefyd e-bostio'r Swyddog Diogelu Data:Rheoli.Gwybodaeth@rhondda-cynon-taf.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i leisio cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (SCG) i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â'r SCG fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk