Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu'n 'prosesu') data personol am unigolion at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr.
Dylech chi ddarllen yr isod ynghyd â'r hysbysiad yma:
Y Rheolydd Data
Y Cyngor yw'r rheolydd data o ran y data personol sy'n cael eu prosesu at ddibenion darparu gwybodaeth amserol, gywir a pherthnasol i drigolion ynghylch gwasanaethau, mentrau, cymorth a diweddariadau'r Cyngor.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru yn rheolydd data â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â’r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â’r Garfan Cyfathrebu:
E-bost: CylchlythyrPreswylwyr@rctcbc.gov.uk
Ffôn: 01443 424007
Drwy'r post: Y Garfan Cyfathrebu, Llawr 2, Llys Cadwyn, Stryd y Taf, Pontypridd, CF37 4TH
Dyma pwy ydyn ni a'r hyn rydyn ni'n ei wneud
Mae Cyngor Rhondda Cynon Taf yn darparu ystod o wasanaethau ar gyfer preswylwyr ac ymwelwyr ledled y fwrdeistref sirol. Ymhlith y rhain mae; cymorth tai, addysg a hyfforddiant, iechyd y cyhoedd a gofal cymdeithasol, casgliadau gwastraff ac ailgylchu. Mae’r Cyngor yn gweithio i atgyfnerthu iechyd, ffyniant a lles y gymuned leol drwy ei weledigaeth a'i amcanion.
Ar hyn o bryd mae'r Cyngor yn cyfathrebu gyda thrigolion drwy ystod o fecanweithiau, gan gynnwys e-bost, gwefannau, cylchlythyron, y cyfryngau cymdeithasol a sianeli eraill sydd wedi'u cymeradwyo.
Y nod o ran y prosiect Cylchlythyr Preswylwyr yw rhannu cylchlythyron digidol rheolaidd, wedi'u targedu, â thrigolion. Bydd yn cyd-fynd mewn modd ystyrlon â'r sianeli cyfathrebu sy'n bodoli eisoes ac yn ehangu'r ystod o gyfathrebu rhwng y Cyngor a'r gymuned y mae'n ei gwasanaethu.
Nodwch – mae'r gwasanaeth yma ar wahân i unrhyw 'ddiweddariadau' neu gylchlythyron eraill gan wasanaethau unigol yr ydych o bosibl wedi cofrestru / tanysgrifio ar eu cyfer, megis Gwasanaethau Hamdden, Cymorth i Gynhalwyr ac ati.
Data personol pwy rydyn ni'n eu prosesu?
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr:
- Preswylwyr / Defnyddwyr y Gwasanaeth
Y categorïau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau canlynol o ddata personol at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr
- Cyfeiriad e-bost, enw cyntaf, rhan gyntaf y cod post, oedran.
Pam rydyn ni'n prosesu'r data personol?
Rydyn ni'n prosesu'r data personol er mwyn rhannu cylchlythyron perthnasol â'r sawl sydd wedi tanysgrifio. Mae'n bosibl y bydd hyn yn cynnwys, ond heb ei gyfyngu i'r gweithgareddau canlynol:
- Rhannu gwybodaeth sy'n berthnasol i ddemograffeg benodol (e.e casgliadau gwastraff mewn dalgylchoedd penodol).
Ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol er mwyn anfon y cylchlythyron at drigolion yw;
- Caniatâd – Erthygl 6(a) – mae gwrthrych y data wedi cydsynio i brosesu ei ddata/data personol at un neu ragor o ddibenion penodol.
Gan bwy rydyn ni'n cael data personol, neu o ble?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Preswylwyr yn tanysgrifio'n uniongyrchol.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'r data personol?
Dydyn ni ddim yn rhannu data personol gydag unrhyw un at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr.
Prosesyddion Data
Mae prosesyddion data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddyd ni mae ein prosesyddion data yn gweithredu. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r data personol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn eu defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n cadw'r data yn ddiogel ac yn dal gafael arnyn nhw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Dyma'r categorïau o brosesyddion data rydyn ni'n eu defnyddio at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr:
- Darparwyr Systemau TG
- Y Llwyfan Cyfathrebu Digidol
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw’r data personol?
Rydyn ni'n cadw’r data personol at ddibenion y Cylchlythyr Preswylwyr, yn unol â'r canlynol
|
Hyd
|
Rheswm
|
|
90 diwrnod
|
Wedi i'r contract ddod i ben ac i'r cyfrif gael ei gau, mae’r canlynol yn rhan o'r broses rydyn ni'n cadw ati: mae'r data yn aros mewn stad wedi'i amgryptio am 90 diwrnod cyn iddyn nhw gael eu dileu'n llwyr.
|
Eich hawliau'n ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth ynghylch eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w harfer nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Os oes gyda chi bryder ynghylch y modd mae eich data wedi cael eu defnyddio, mae gyda chi'r hawl i gysylltu â'r Cyngor i godi cwyn.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Cyfathrebu yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost:
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, rhoi canmoliaeth neu wneud cŵyn ar-lein) neu e-bostio Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i gysylltu â charfan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn ynghylch diogelu data
Mae gyda chi'r hawl hefyd i gysylltu â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth i godi cwyn os ydych chi'n anfodlon â'r modd rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk