Hysbysiad preifatrwydd mewn perthynas â phrosesu data personol gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf at ddibenion Gwasanaeth Addysg i Oedolion yn y Gymuned.
Cyflwyniad
Bwriad yr hysbysiad preifatrwydd yma yw darparu gwybodaeth am sut y bydd Cyngor Bwrdeistref Sirol Rhondda Cynon Taf (cyfeirir ato fel 'Cyngor Rhondda Cynon Taf', 'y Cyngor', 'Awdurdod Lleol', 'ni') yn defnyddio (neu 'brosesu') data personol am unigolion at ddibenion Addysg i Oedolion.
Dylech chi ddarllen yr hysbysiad yma yn ogystal â:
- Hysbysiad preifatrwydd corfforaethol y Cyngor
Y Rheolwr Data
Y Cyngor yw'r rheolwr data ar gyfer y data personol a gaiff eu prosesu at ddibenion Addysg i Oedolion.
Mae'r Cyngor wedi'i gofrestru gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolwr. Ei gyfeirnod yw Z4870100.
Ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma
Os oes gyda chi unrhyw gwestiynau neu ymholiadau yn ymwneud â'r hysbysiad preifatrwydd yma, cysylltwch â'r Gwasanaeth Addysg i Oedolion yn y Gymuned:
Drwy e-bostio: AddysgOedolion@rctcbc.gov.uk
Ffonio: 01443 570077
Neu drwy lythyr i: Canolfan Dysgu Gydol Oes Garth Olwg, Heol Sant Illtyd, Pentre'r Eglwys, Pontypridd, CF38 1RQ
Pwy ydyn ni a beth rydyn ni'n ei wneud
Mae Gwasanaeth Dysgu Oedolion yn y Gymuned RhCT yn darparu ystod eang o gyfleoedd dysgu i oedolion yn yr awdurdod.
Mae nifer o'r cyrsiau sy'n cael eu cynnig wedi'u hachredu gyda chyrff dyfarnu allanol, gan gynnwys Agored Cymru, Qualsafe a BCS.
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae’n bosibl y byddwn ni'n prosesu data personol sy’n ymwneud â’r unigolion canlynol;
- Unrhyw un sydd wedi mynychu ein cyrsiau
- Unrhyw un sydd wedi mynychu cwrs gyda'n partner ddarparwyr Hyfforddiant
- Unrhyw un sydd wedi mynychu un o'n hachlysuron
Y mathau o ddata personol rydyn ni'n eu prosesu
Mae'n bosibl y byddwn ni'n prosesu'r categorïau data personol canlynol er mwyn gweinyddu eich presenoldeb ar gwrs/mewn achlysur;
- Enw llawn
- Cyfeiriad
- Oedran/Dyddiad geni
- Manylion cyswllt; rhif ffôn/cyfeiriad e-bost
- Rhif Yswiriant Gwladol
- Statws cyflogaeth
- Manylion unrhyw fudd-daliadau (os yw'n berthnasol)
- Anabledd
- Tras Ethnig
- Hunaniaeth Genedlaethol
- Cefndir a chyrhaeddiad addysgol
- Rhywedd
- Dewis Iaith
- Perthynas agosaf (cyswllt mewn argyfwng)
Bydd manylion eich cerdyn yn cael eu prosesu wrth gymryd taliadau ar gyfer cyrsiau â thâl. Darllenwch Hysbysiad Preifatrwydd (taliadau i'r Cyngor) am ragor o wybodaeth.
Pam rydyn ni'n prosesu data personol
Rydyn ni'n prosesu data personol ar gyfer y gweithgareddau canlynol. Dydy'r rhestr yma ddim yn gynhwysfawr;
- Ymateb i'ch ymholiad/sylwadau/cwynion
- Prosesu'r cais ar gyfer y cwrs sydd wedi'i ddewis
- Monitro presenoldeb a chynnydd
- Cysylltu â chi ynglŷn â’r cwrs os oes angen
- Cysylltu â'r berthynas agosaf mewn argyfwng
- Monitro eich cynnydd a'r gwasanaethau sy'n cael eu darparu ar gwrs rydych chi'n wedi'i fynychu gyda'r darparwyr hyfforddiant sy'n bartneriaid i ni sydd wedi derbyn cyllid (megis cyllid gan Lywodraeth neu gronfa Ffyniant Gyffredin Llywodraeth y DU) i ddarparu cyrsiau.
- Paratoi a darparu adroddiadau i Lywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU er mwyn dangos bod y cyrsiau'n cael eu cynnal mewn modd addas ac yn unol ag amodau'r cyllid.
- Dangos tystiolaeth o'r hyn sydd wedi'i gyflawni i'r cyrff dyfarnu fel bod modd cyflwyno tystysgrifau.
- Rhif Dysgwr Unigryw – Bydd y gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth Ledled Partneriaid yn defnyddio eich gwybodaeth chi i roi Rhif Dysgwr Unigryw i chi yn unig. Mae rhagor o fanylion am sut rydyn ni'n prosesu ac yn rhannu eich data ar gael drwy www.miap.gov.uk
- Efallai y bydd eich manylion cyswllt yn cael eu rhannu â chontractwyr sy'n gweithredu ar ran Llywodraeth Cymru (gan gynnwys Swyddfa Cyllid Ewropeaidd Cymru (WEFO)), er mwyn cynnal ymchwiliadau neu arolygon o ddysgwyr presennol a chyn-ddysgwyr. Bydd hyn yn rhan o werthusiadau ffurfiol o raglenni a ariennir gan Lywodraeth Cymru. Os byddan nhw'n cysylltu â chi, byddan nhw'n egluro diben y cyfweliad neu'r arolwg i chi a bydd modd i chi gytuno i gymryd rhan neu wrthod gwneud hynny. Yna, bydd eich manylion yn cael eu dileu pan ddaw'r contract gwerthuso i ben. Efallai y byddwn ni hefyd yn cynnal ein gwerthusiadau/arolygon ein hunain a byddwn ni'n cysylltu â chi i gael eich barn ar ein gwasanaethau ni. Mae'n bosibl y byddwn ni'n gwneud hyn yn uniongyrchol gyda chi neu adrannau eraill y Cyngor, neu gydag asiantaethau ymgynghorol allanol.
Ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r data personol
O dan y Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR), ein sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r data personol er mwyn darparu cyfleoedd Addysgu Oedolion yn y Gymuned yn RhCT yw;
- Tasg Gyhoeddus – Erthygl 6 (e) – prosesu sy'n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu arfer awdurdod swyddogol sydd wedi'i roi i'r rheolwr.
Gan bwy neu o ble rydyn ni'n casglu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n derbyn y data personol gan unigolion neu sefydliadau yn y categorïau canlynol:
- Yn uniongyrchol gennych chi pan rydych chi'n ymholi/cofrestru/mynychu cwrs ac/neu achlysur
- Gan ddarparwyr hyfforddiant sy'n bartneriaid i ni (pan maen nhw wedi derbyn cyllid i ddarparu'r cwrs) ac mae gofyn iddyn nhw roi gwybod i ni am eich cynnydd fel bod modd i ni fonitro bod y cyllid wedi cael ei wario mewn modd addas
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu data personol?
Mae'n bosibl y byddwn ni'n rhannu'r data personol â'r sefydliadau allweddol canlynol er mwyn arddangos bod y cyrsiau'n cael eu cynnal yn gywir ac yn unol â thelerau ac amodau'r cyllid grant. Hefyd, Cyrff Dyfarnu, megis Agored Cymru, Qualsafe a BCS er mwyn darparu tystysgrifau.
Dim ond y lleiafswm o wybodaeth bersonol sydd ei hangen mewn perthynas â'r diben fydd yn cael ei rannu. Bydd yr wybodaeth sy'n cael ei rhannu a'r bobl y mae'n cael ei rhannu â nhw yn dibynnu ar natur a difrifoldeb y pryder a'r sefydliadau a'r asiantaethau sy'n ymwneud â chefnogi'r defnyddiwr gwasanaeth.
|
Pwy
|
Diben
|
|
Adrannau Mewnol y Cyngor
|
Gweithio mewn partneriaeth a rhoi gwybod i Gronfa'r Loteri
Gweithio mewn partneriaeth a rhoi gwybod i Gronfa Ffyniant Gyffredin Llywodraeth y DU
|
|
Cyrff Dyfarnu megis y canlynol (dydy'r rhestr yma ddim yn gynhwysfawr);
Agored Cymru, Qualsafe a BCS.
|
Dyfarnu cymhwyster i ddysgwr
|
|
Menter Iaith
|
Diwallu amodau grant yn unol â chytundeb lefel gwasaneth
|
|
Llywodraeth Cymru
|
Cydymffurfio/hysbysu amodau grant
|
Proseswyr Data
Mae proseswr data yn gwmni neu sefydliad sy'n prosesu data personol ar ein rhan. Mae ein proseswyr data yn gweithredu ar ein cyfarwyddyd ni yn unig. Does dim modd iddyn nhw wneud unrhyw beth gyda'r data personol oni bai ein bod ni wedi eu cyfarwyddo nhw i wneud hynny. Fyddan nhw ddim yn rhannu'r wybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni nac yn ei defnyddio at eu dibenion eu hunain. Byddan nhw'n dal y data yn ddiogel ac yn eu cadw am y cyfnod rydyn ni wedi'u cyfarwyddo i wneud hynny.
Categori y proseswyr data rydyn ni'n eu defnyddio yw Cyflenwyr systemau TGCh ac ati
Am ba mor hir y byddwn ni'n cadw'r data personol?
Rydyn ni'n cadw'r data personol sydd wedi'u cynnwys yn rhan o'n cofnodion ar gyfer Addysgu Oedolion yn y Gymuned:
|
Faint o amser
|
Rheswm
|
|
7 mlynedd
|
Gofynion wedi'u pennu gan gyllidwyr grant e.e. y Gronfa Ffyniant Gyffredin - yr adran Codi'r Gwastad, Tai a Chymunedau
|
Er mwyn dilyn egwyddor storio data Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol, mae'r cofnodion yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Dydy'r holl ddata personol ddim yn cael eu cadw. Dim ond data personol sy'n berthnasol sy'n cael eu cadw am y cyfnod cyfan. Caiff unrhyw wybodaeth sy'n amherthnasol yn y tymor hir neu sy'n amherthnasol yn dystiolaethol ei dinistrio yn y cwrs busnes arferol.
Eich hawliau yn ymwneud â diogelu data
Mae'r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn rhoi hawliau pwysig i unigolion, gan gynnwys yr hawl i gael gweld data personol mae'r Cyngor yn eu cadw amdanoch chi.
Cliciwch yma am ragor o wybodaeth am eich hawliau o ran gwybodaeth a sut i'w defnyddio nhw.
Eich hawl i wneud cwyn i'r Cyngor ynghylch diogelu data
Mae'r hawl gyda chi i gwyno i'r Cyngor os ydych chi o'r farn ein bod ni ddim wedi trin eich data personol yn gyfrifol nac yn unol ag arfer da.
Mae modd i chi wneud hyn drwy gysylltu â'r Garfan Addysgu Oedolion yn y Gymuned yn uniongyrchol drwy un o'r dulliau cyfathrebu canlynol. Mae modd datrys y rhan fwyaf o bryderon yn gymharol gyflym trwy alwad ffôn syml neu e-bost.
- E-bost: AddysgOedolion@rctcbc.gov.uk
- Ffôn: 01443 570077
- Neu drwy lythyr i: Canolfan Dysgu Gydol Oes Garth Olwg, Heol Sant Illtyd, Pentre'r Eglwys, Pontypridd, CF38 1RQ
Fel arall, mae modd i chi wneud cwyn ffurfiol trwy Gynllun Adborth Cwsmeriaid y Cyngor gan ddefnyddio'r ddolen ganlynol (Gwneud sylw, canmoliaeth neu gŵyn ar-lein) neu e-bostiwch Swyddog Diogelu Data'r Cyngor: rheoli.gwybodaeth@rctcbc.gov.uk.
Eich hawl i wneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch diogelu data
Mae modd i chi hefyd gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth os ydych chi'n anfodlon â sut rydyn ni wedi defnyddio'ch data. Serch hynny, rydyn ni'n eich annog chi i gysylltu â ni yn gyntaf a rhoi cyfle i ni ymchwilio i'ch pryder a chywiro pethau.
Mae modd cysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:
- Cyfeiriad: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
- Rhif y Llinell Gymorth: 0303 123 1113
- Gwefan: https://www.ico.org.uk